julkiset hankinnat eivät ole koskaan olleet näkyvämpiä. Hyvin hoidetuilla hankinnoilla saavutettavien säästöjen toteutumisessa hankintastrategian merkitys on noussut.
tässä blogissa on opas hankintasykliin ja pohditaan joitakin keskeisiä seikkoja, jotka tulisi tehdä jokaisessa vaiheessa.
Tutustu hankintoihin
sääntöjen ymmärtäminen on hankinnoissa välttämätöntä.
ostajien ja toimittajien on ymmärrettävä hankintaprosessin rakenne, vaaditut vähimmäisaikataulut, näihin määräaikoihin sovellettavat menettelyt, niihin liittyvät prosessit, mukaan lukien puitesopimukset, valinta-ja myöntämisperusteet, arviointiprosessi ja odotusaikaprosessi.
ilman ymmärrystä näistä ja monista muista asioista, virheriski on liian suuri, ja epäonnistuminen on selvä mahdollisuus.
hankintasykli auttaa ostajia ymmärtämään prosessia ja jakaa hankintaprosessin 13 osaan.
mikä on hankintasykli?
hankintasykli on tärkeä osa hankintaprosessia.
hankintasyklissä hahmotellaan vaiheet, jotka ostajien tulisi toteuttaa kunkin hankintasuunnitelman yhteydessä.
CIPS-hankinta-ja Toimitussykli
tämä blogi opastaa hankintasyklin vaiheisiin.
yhteisten hankintajärjestelmien hankinta-ja Toimitussykli on tavaroiden tai palvelujen hankinnan keskeisten vaiheiden syklinen prosessi.
kiertoon kuuluu 13 vaihetta:
- Määrittele liiketoiminnan tarpeet ja kehitä eritelmä
- markkina-analyysi ja tee tai osta päätös
- strategian ja suunnitelman kehittäminen
- hankintaa edeltävä Markkinatestaus
- dokumentaation ja yksityiskohtaisen erittelyn kehittäminen
- Tavarantoimittajan valinta osallistumaan tarjouskilpailuun
- tarjouspyyntöasiakirjojen antaminen
- ostotarjousten arviointi ja validointi
- Sopimuksen tekeminen ja täytäntöönpano
- varasto, logistiikka ja vastaanotto
- sopimuksen toteuttaminen ja parantaminen
- Tavarantoimittajasuhteiden hallinta
- omaisuuserät Johto
Määrittele liiketoiminnan tarpeet ja kehitä spesifikaatio
ennen kaikkea organisaation on ymmärrettävä ja määriteltävä hankintatarpeensa. Tämä voidaan tehdä ottamalla yhteyttä sidosryhmiin koko organisaatiossasi, ja tämä tutkimus tukee korkean tason spesifikaation luomista. Osallistuminen osakkeenomistajien kanssa tässä alkuvaiheessa tarkoittaa sitä, että he tukevat todennäköisemmin muutosprosessia, kun sidosryhmältä vaaditaan sisäänostoa.
markkina-analyysi ja osto-tai ostopäätös
hankintasyklin toinen vaihe edellyttää markkina-analyysiä. Analyysin tekeminen auttaa organisaatiotasi arvioimaan saatavilla olevia markkinavaihtoehtoja.
osana tätä tutkimusta organisaatiosi tulisi tarkastella menoja, nykyistä asemointia ja markkinoiden dynamiikkaa. Tämä auttaa organisaatiotasi tunnistamaan potentiaaliset toimittajat ja valmistumisasteen.
se tukee myös päätöksiä, jotka koskevat ostoja ja ulkoistuksia ja sisäistä tarjontaa.
strategia ja suunnittelu
kun olet määritellyt liiketoiminnan tarpeet, voit kehittää organisaatiosi hankintastrategiaa.
strategiassasi tulisi ottaa huomioon ulkoisen ympäristön mahdolliset vaikutukset. CIPS antaa tästä esimerkin verkkosivuillaan ja toteaa, että
” tarjouskilpailun järjestäminen on hyvä idea, jos on kilpailua ja sinulla on hyvät mahdollisuudet hyödyntää markkinoita.
kilpailun kehittäminen markkinoilla tai sen käyttöönotto voi olla parempi strategia, jos olet riippuvainen yhdestä ainoasta hankintalähteestä”
jos päätät järjestää tarjouskilpailun, sinun on myös alettava harkita, mitä tarjouskilpailureittiä käytät. Edellyttääkö hankkimiesi tavaroiden/töiden/palvelujen arvo, että noudatat arvokasta hankintareittiä julkaisemalla ne OJEU: ssa (vuoden 2020 loppuun asti ja etsimällä tarjouksen sen jälkeen)? Jos näin on, mikä hankintamenettely on todennäköisesti tarkoituksenmukaisin hankintaasi varten?
Esihankinta
esihankintavaiheeseen olisi kuuluttava markkinatestaus ja sitoutuminen. Markkinatesti auttaa organisaatiotasi arvioimaan, onko nyt oikea aika mennä torille. Tässä vaiheessa on otettava huomioon muun muassa crop cycles-kilpailutoiminta, uusi lainsäädäntö ja toimittajien tilikauden Päättyminen.
tarjouspyyntöasiakirjojen kehittäminen
tarjouksen arvosta riippumatta sinun on laadittava tarjouspyyntöasiakirjat, joissa ilmoitetaan mahdollisille toimittajille hankinnasta, mitä haluat ostaa, ehdot, jotka niiden on täytettävä, jotta ne voidaan ottaa huomioon, ja kriteerit, joita sinä, ostaja, käytät sekä valinta-että hankintavaiheessa. Tämä on valmisteltava ennen hankintailmoituksen antamista.
tarjouspyyntöasiakirjoja laadittaessa on tärkeää, että tarjoajat erittelevät yksityiskohtaisesti vaadittavien tavaroiden tai palvelujen määrät, palvelutasosopimuksen ja ehdot. Keskeisten sidosryhmien pitäisi olla osa tätä vaihetta.
tämä on osa yksityiskohtaista eritelmää, jolla varmistetaan yhdenmukaisuus kaikkialla (esim.hinnoittelu, tuotteiden laatu, operatiivinen toimivuus). Saada tekniset tiedot oikein ensimmäisellä kerralla vähentää riskiä joutua tarjouskilpailun uudelleen. Tämä eritelmä on osa tarjousasiakirjoja tavarantoimittajille.
toimittajien valinta
tässä vaiheessa organisaation olisi oltava valmis julkaisemaan hankintailmoitus joko EUVL: n kautta tai, jos hankinnan arvo on alle OJEU: n kynnysarvojen, jonkin kansallisen portaalin, kuten Contracts Finderin (Englanti) tai Public Contracts Scotlandin kautta. Tässä hankintailmoituksessa on noudatettava valitsemasi EYVL: n hankintamenettelyn tai julkaisemasi portaalin edellyttämää muotoa. Siinä on ainakin ostajan yhteystiedot, tietoa tarjouspyyntöasiakirjoihin tutustumisesta, lyhyt kuvaus ja vastausten määräpäivä.
jos suoritat muita kuin OJEU: n hankintoja, hankintailmoituksesi ja tarjousasiakirjojesi avulla voit esittää toimittajille useita kysymyksiä. Jos käytät OJEU: n rajoitettua menettelyä, käytät vakiomuotoista Valintakyselyä tai eurooppalaista vakiomuotoista hankinta-asiakirjaa (Skotlanti) arvioidaksesi toimittajien valmiuksia, tarjontaa, taloudellista asemaa jne. SQ arvioidaan ennalta sovittujen valintaperusteiden perusteella, joiden avulla voidaan määrittää, pitäisikö toimittaja valita ehdokkaaksi ja saada tarjouspyyntö.
Anna tarjousasiakirjat
jos käytät kaksivaiheista menettelyä, kuten OJEU: n rajoitettua menettelyä tai neuvottelumenettelyä, sinun on lähetettävä viralliset asiakirjat (esim.tarjouskilpailu. Jos käytössä on yksivaiheinen prosessi, kuten OJEU: n avoin menettely, SQ tai ESPD yhdessä kaikkien muiden tarjousasiakirjojen kanssa annetaan alun perin ja kaikki toimittajat toimittavat täydellisen tarjouksen
näiden asiakirjojen kanssa, on lähetettävä yksityiskohtainen erittely, asiakirja, jossa on liiketoiminnan vaatimukset ja selkeät aikataulut.
osto-ja myyntitarjousten arviointi ja validointi
on aika arvioida tarjoukset ennalta määriteltyjen kriteerien perusteella, jotka olivat osa tarjousasiakirjojasi, jotta toimittajat ovat tietoisia kriteereistä, joita he yrittävät täyttää.
tarjousten arvioinnin olisi oltava jäsenneltyä, kurinalaista ja avointa.
tässä vaiheessa on tavallista, että ostajaorganisaatio suorittaa luottotarkastukset, laitoskäynnit, tuotenäytteet tai kokeet.
hankintaryhmien olisi tässä vaiheessa pyrittävä olemaan täysin yhteydessä toimittajiinsa varmistaen samalla, että ne noudattavat jatkuvasti hankintasäännöksiä. Tämä voi kuitenkin olla vaikeaa, eikä ole helppoa yrittää hallita kaikkia tarjouskilpailuja tehokkaasti.
tarjousten hallintaohjelmiston avulla tiimit voivat tallentaa ja jakaa avaintietoja keskenään koko hankintaprosessin ajan.
sopimuksen teko ja täytäntöönpano
kun olet valinnut haluamasi toimittajan – voit tehdä sopimuksen.
sopimuksentekoperusteiden antaminen antaa molemmille osapuolille mahdollisuuden ymmärtää velvoitteensa, mikä minimoi sopimukseen liittyvät riskit.
varasto, logistiikka ja vastaanotto
tässä vaiheessa on tehtävä varastoon liittyviä huomioita; näitä voivat olla:
- Tuotekoodaus ja luokittelu
- tila, sijoittelu ja hylly.
- toimitustiheys.
hankintasopimusten toteuttaminen ja parantaminen
julkisen sektorin organisaatioilla on velvollisuus hankkia tehokkaasti ja saada mahdollisimman suuri arvo jokaisesta tekemästään sopimuksesta.
kaikissa sopimuksissa olisi esitettävä sovitut Keskeiset suoritusindikaattorit – joita on seurattava tarkistuksin. Sopimuksen uudelleentarkastelussa olisi keskusteltava siitä, miten suhde toimii, ja siinä olisi ratkaistava mahdolliset ristiriidat.
Sopimushallintaohjelmisto voi tukea ostajia suorituskyvyn seuraamisessa ja parannusten vauhdittamisessa.
tällaista ohjelmistoa voidaan käyttää kaikilla sopimushallinnan Post – palkinnon osa-alueilla, jolloin voit seurata toimittajan suoritusta, suorittaa arvonmäärityksen, luoda sopimusmuutoksia ja tietää, milloin sinun on suunniteltava uusintaa-ja paljon muuta.
oikean sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto helpottaa elämääsi paljon, sillä eProcurment-strategiasta on monia etuja, kuten:
- toimittajan suorituksen arviointi koko sopimuksen ajan mahdollistaa toimet sopimuksen toimivuuden ja tehokkuuden parantamiseksi
- oikeana ajankohtana tehdyt päätökset, jotka lieventävät mahdollisia tulevaisuudessa ilmeneviä riskejä
- toimittaja on yhteistyöhaluinen ja vastaa organisaation tarpeisiin
- palvelujen toimittaminen on tyydyttävää molemmille osapuolille
- sopimusriitoja ei ole tai yllätyksiä
Deltan sopimussuoritustyökalun avulla käyttäjä voi luoda, hallita/seurata ja tallentaa räätälöidyn kunkin sopimuksen ja kunkin toimittajan/urakoitsijan suorituskyvyn seurantasuunnitelma.
käyttäjä voi toteuttaa jokaiselle aktiiviselle urakkasopimukselle selkeän ja mitattavissa olevan Urakkasuoritusohjelman käyttämällä helppotajuista Key Performance Indicator (KPI) – rakentajaa ja siihen liittyvää suunnitelma/muistutus/arviointimenetelmää.
- tositteet voidaan liittää keskeisiin suoritusindikaattoreihin.
- sopimuksen toteuttamiseen sisältyy kaikki vientitoiminnot.
toimittajasuhteiden hallinta
toimittajasuhteiden hallinta edellyttää kaikkien toimittajien kanssa käytävien vuorovaikutusten strategista hallintaa näiden vuorovaikutusten arvon maksimoimiseksi. Se tarkoittaa sitä, että luodaan tiiviimpiä, yhteistyömäisempiä suhteita arvon realisoimiseksi.
toimittajasuhteiden hallintaohjelmisto voi kurittaa organisaatiosi prosesseja ja auttaa työntekijöitäsi strategisesti suunnittelemaan ja hallitsemaan vuorovaikutusta toimittajien kanssa.
Deltan Toimittajanhallintamoduuli tarjoaa helpon toimittaja – /toimittajahallintapalvelun, joka ohjaa toimittajan yhteen keskuskeskukseen, jossa he rekisteröivät, tallentavat ja hallinnoivat tietojaan ja johon ostajilla on välitön pääsy. List building-toiminnot tarjoavat ostajille mahdollisuuden luoda ja hallita tavarantoimittajien luetteloita.
- Luo rajoittamaton määrä kategoria / toimittajaluetteloita
- kyky tallentaa ja hallita kehysluetteloita
- Kyky asettaa listan avoimet ja suljettavat päivämäärät ja ajat määräaikojen mukaisesti
- reaaliaikainen tiedonäkymä: luetteloissa olevat tavarantoimittajaprofiilit päivittyvät automaattisesti, jos toimittaja tekee päivityksen
- poistaa vaatimuksen toimittajatietojen ja paperin säilytyksen aikaavievästä ylläpidosta
Omaisuudenhoito
arvioinnit on tehtävä sen määrittämiseksi, ovatko vaatimukset muuttuneet. Järjestöjen pitäisi myös miettiä, mitä voidaan parantaa ja yhtiöittää ensi kerralla.
tästä päästään syklin loppuun – joka vie meidät takaisin alkuun!
keskeiset näkökohdat
tehtäessä päätöksiä koko syklin ajan CIPS: n mukaan on otettava huomioon seuraavat seikat::
- hankintajärjestelmät & teknologia
- sidosryhmien sitoutuminen
- kestävä kehitys/ CSR / etiikka/ turvallisuus
- riskien arviointi / lieventäminen
- jatkuva parantaminen
- ihmiset & taidot
- innovaatio
tutkimme joitakin näistä keskeisistä näkökohdista tarkemmin alla.
hankintajärjestelmät & teknologia
vaatimus siitä, että kaiken julkisiin hankintoihin liittyvän viestinnän on oltava sähköistä lokakuusta 2018 lähtien, tarkoittaa, että sähköiseen hankintajärjestelmään liittyvät ohjelmistot ja tarjousten hallintajärjestelmät nivoutuvat yhä enemmän kaupallisiin sähköisiin hankintaratkaisuihin.
sähköisen tiedonvaihdon (Edi) keksiminen mahdollisti tiedostojen ja asiakirjojen jakamisen julkisen ja yksityisen sektorin kesken, mikä oli tuolloin mullistavaa.
nykyään teknologia on mahdollistanut julkisen sektorin entistä tehokkaamman ostamisen mittatilausohjelmistoilla. Ostajat käyttävät tarjousten hallinta-tai eTendering-järjestelmiä, joissa on arkistointimekanismeja, joiden avulla ostajat ja toimittajat voivat tarkistaa ja tarkistaa tarjousasiakirjoja sekä kaikkia tarjoukseen liittyviä kysymyksiä ja vastauksia.
sähköisen viestinnän käyttö poistaa tarpeettomat manuaaliset prosessit ja auttaa ostajaorganisaatioita nopeuttamaan vasteaikoja ja selkeyttämään viestintäkanavia tavarantoimittajiensa kanssa.
lisäksi siirtyminen sähköiseen hankintaratkaisuun tarkoittaa, että organisaatiosi ympäristövaikutukset ovat kevyemmät, koska tulostusta ja lähettämistä ei vaadita. Sen lisäksi, että organisaatiosi on kestävämpi, se leikkaa budjetin menoja, mikä tekee etendering-ohjelmistosta erinomaisen sijoituksen.
Delta esourcingin asiakkailla on käytössään huipputeknologiaa, joka voi muuttaa jokaisen ostajan strategian tehokkuutta. Hankintaprosessin jokainen vaihe ensimmäisestä hankintailmoituksesta arviointiin ja hankintasopimusten hallinnointiin voidaan tehdä sähköisesti, ja se on täysin tarkastettavissa.
sidosryhmien sitoutuminen
koko hankintaprosessin ajan ostajien ja toimittajien sitoutuminen on ratkaisevan tärkeää. Tekemällä yhteistyötä markkinapaikan kanssa ennen hankintaa ostaja voi oppia lisää uusimmista saatavilla olevista tuotteista ja palveluista.
varhaisesta sitoutumisesta on monia etuja ostajille, mm.:
- verkottuminen ja suhteiden luominen toimittajiin
- toimittajat voivat vaikuttaa sopimuksen tavoitteisiin ja vaatimuksiin ennen virallisen ilmoituksen julkaisemista, mikä vähentää uusintahakemusten riskiä.
- toimittajat voivat valistaa ostajaa tuotteistasi/palveluistasi, nykyisestä maisemasta ja markkinoiden trendeistä
GDPR
25.toukokuuta 2018 EU otti käyttöön uuden tietosuojaa ja turvallisuutta koskevan lain kaikkialla Euroopassa, yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR).
tietosuoja-asetus sisältää satoja sivuja uusia vaatimuksia, mikä saa maailman johtavat organisaatiot arvioimaan tietosuojastrategiaansa uudelleen.
monet väittäisivät, että GDPR on maailman tiukin tietosuoja-ja tietoturvalaki. Vaikka Euroopan unioni on laatinut ja hyväksynyt sen, se asettaa velvoitteita järjestöille missä tahansa, kunhan ne kohdistavat tai keräävät EU: n kansalaisiin liittyviä tietoja.
IT-hallinnon mukaan:
”EU: n tietosuoja-asetus ei enää siirtymäkauden lopussa (31.12.2020) päde suoraan Yhdistyneessä kuningaskunnassa. Yhdistyneen kuningaskunnan järjestöjen on kuitenkin noudatettava sen vaatimuksia vielä tämän kohdan jälkeenkin.
ensinnäkin DPA 2018 vahvistaa EU: n yleisen tietosuoja-asetuksen vaatimukset Yhdistyneen kuningaskunnan lainsäädännössä. Toiseksi Yhdistyneen kuningaskunnan hallitus on antanut lakisääteisen välineen-tietosuoja, yksityisyys ja sähköinen viestintä (muutokset jne.) (EU Exit) Regulations 2019 – joka muuttaa DPA 2018: aa ja yhdistää sen EU: n GDPR: n vaatimuksiin muodostaen tietosuojajärjestelmän, joka toimii Yhdistyneessä kuningaskunnassa Brexitin jälkeen.
tämä uusi järjestelmä tunnetaan nimellä ”Yhdistyneen kuningaskunnan GDPR”.
kyberturvallisuus
uudet asetukset, kuten GDPR, sekä tietoverkkotapausten vaikutuksista uutisointi mediassa ovat nostaneet kumppaneiden, sidosryhmien, asiakkaiden ja laajemman yleisön odotuksia. Yksinkertaisesti järjestöjen – ja erityisesti hallitusten jäsenten-on tartuttava kyberturvallisuuteen.
julkisella sektorilla on suuria määriä arkaluonteista tietoa, ja on tärkeää, että kaikilla julkisen sektorin elimillä on osaamista ja kykyä puolustautua kyberuhkia vastaan, mikä tarkoittaa panostamista sekä oman organisaation että toimitusketjun turvallisuuden parantamiseen.
Britannian hallitus parantaa kyberturvallisuutta toimitusketjussaan. Lokakuun 1 päivästä 2014 lähtien kaikkien toimittajien on täytynyt noudattaa Cyber Essentials-valvontaa, jos ne tekevät tarjouksia julkisista sopimuksista, joihin liittyy arkaluonteisten tietojen ja henkilötietojen käsittelyä sekä tiettyjen teknisten tuotteiden ja palvelujen tarjoamista.
eettinen hankinta
hankinnat muuttuvat, eivätkä ostajat voi enää tehdä hankintasopimuksia kustannusperusteisesti ottamatta huomioon hankinnan laajempaa vaikutusta.
koska hankintatoimiin voi liittyä monimutkaisia suhteita monien eri organisaatioiden välillä, on mahdollista, että monet epäeettiset käytännöt liittyvät johonkin toimitusketjuun. Nämä voivat vaihdella laittomasta toiminnasta, kuten nykyajan orjuudesta ja korruptiosta, laajempiin kysymyksiin, kuten piittaamattomuuteen ilmastonmuutoksen seurauksista
eettinen hankinta voi tukea ostajia välttämään näitä sudenkuoppia, koska se keskittyy toteuttamaan hankintatoimia mahdollisimman korkeatasoisten vastuullisen, kestävän, ympäristöllisen ja sosiaalisesti valveutuneen liiketoimintakäytännön mukaisesti.
sosiaalinen arvo
sosiaalinen arvo voi tarkoittaa sitoutumista ympäristökysymyksiin hankinnoissa, esimerkiksi kestävien tai vähähiilisten käytäntöjen asettamista etusijalle. Yhteiskunnalliseen arvoon voi kuitenkin sisältyä myös tekijöitä, jotka ovat yrityksille ”lähempänä kotia”.
työntekijöitään hyvin kohtelevat yritykset ovat eräänlainen ”yhteiskunnallinen arvo”. Esimerkiksi elämisen palkan maksaminen kaikille työntekijöille edistää sekä työntekijöiden hyvinvointia että paikallistaloutta.
Chartered Institute of Procurement & Supplyn toimitusjohtaja Malcolm Harrison on aiemmin korostanut, että on harhaluulo ajatella yhteiskunnallisen arvon olevan tärkeää vain paikallishallinnon hankinnoissa. Yhteiskunnallisesta arvosta on tullut yhä tärkeämpää keskushallinnolle, kansallisille hallituksille ympäri maailmaa ja myös yksityiselle sektorille.
hankintastrategia Delta esourcingin kanssa
Delta tarjoaa keskitetyn, turvallisen online-ratkaisun, joka yksinkertaistaa ja automatisoi monia aikaa vieviä prosesseja, jotka liittyvät kilpailupyyntöjen laatimiseen ja esittämiseen sekä tarjousvastausten hallintaan.
Deltan monipuoliset toiminnot kattavat kaikki etenderointiprosessin osa-alueet käyttöönotosta, ilmoitusten laatimisesta, ennakkoon hyväksymisestä ja tarjouspyyntöjen julkaisemisesta aina vastausten arviointiin ja sopimusten tekemiseen ja jopa sopimusten hallinnointiin.
tämän kokonaisratkaisun avulla voidaan vähentää merkittävästi sekä hankintojen käsittelykustannuksia että tarjousten aikatauluja, jotka ylittävät EU: n julkisia hankintoja koskevat kynnysarvot.
Delta eSourcing tarjoaa valikoiman hankintaohjelmistoja ja on sitoutunut auttamaan julkisen sektorin organisaatioita saavuttamaan tehokkuussäästöjä hankintaprosessiensa parantamiseksi. Hankintapalvelumme tarjoavat sinulle joustavuutta räätälöidyn hankintapaketin luomiseen organisaatiollesi.
Varaa live-demosi asiantuntijatiimimme jäsenen kanssa.
Aloita