vahva ja tehokas yritysviestintäjärjestelmä on edellytys yrityksen menestykselle, ja monet yritykset oppivat tämän läksyn kantapään kautta. Kyllä on monia yrityksiä, jotka ovat kärsineet paljon huonoista yritysviestintäprosesseistaan. He joutuivat menettämään asiakkaitaan, mikä vaikutti jopa heidän tulokseensa. Jos siis sinäkin et halua kohdata samanlaisia seurauksia, sinun on ehdottomasti analysoitava perusteellisesti viestintämenetelmäsi. Alla on joitakin mittareita analysoida viestintäjärjestelmän, jotkut ulkopuolella teknisiä näkökohtia:
- rakenne-rakenne yrityksesi viestintä on erittäin merkittävä rooli. On olemassa monia viestintäjärjestelmiä, jotka ovat itsenäisiä järjestelmiä, kuten PBX-puhelinjärjestelmät. Näillä vanhoilla järjestelmillä on hyvin monimutkainen rakenne ja ne ovat alttiita erilaisille ongelmille. Hyvän viestintäjärjestelmän pitäisi olla vähemmän monimutkainen, ja sen pitäisi olla helppo integroida muihin järjestelmiin. Modulaarinen rakenne on parempi, koska se auttaisi helppo havaitseminen ja ylläpito kysymyksiä.
- selkeys-sinun on tarkistettava, ovatko vastaajaviestit sekä vastaanotetut tai soitetut puhelut selkeitä vai eivät. Selkeys on ensimmäinen asia, joka tekee viestintäjärjestelmästä hyvän ja tehokkaan. Jos asiakkaasi eivät kuule, mitä sanot, on selvää, että silloin on väistämättä kommunikaatiovaje, joka myöhemmin aiheuttaisi ongelmia. Toisinaan ihmiset saattavat yksinkertaisesti sulkea puhelimen vain siksi, etteivät he pysty kuulemaan, mitä toisella puolella oleva ihminen sanoo. Kuvittele, jos tämä tapahtuu, kun työntekijät tekevät myyntipuheluita. Kilpailu markkinoilla on todella kovaa ja kilpailijat voivat helposti voittaa asiakkaasi puolelleen.
- johdonmukaisuus – tarkista, kuinka johdonmukainen järjestelmäsi on ollut viime kuukausina tai vuosina. Hyvän viestintäjärjestelmän pitäisi tarjota johdonmukainen suorituskyky. Vikoja voi olla, mutta vikojen esiintymistiheyden pitäisi olla hyvin pieni. Jatkona voit myös tarkistaa, kuinka usein olet järjestelmäsi hajoaa. Niin sanottu keskimääräinen aika vikojen välillä pitäisi olla erittäin korkea.
- Medium-viestiväline, jota yritysviestintäjärjestelmäsi käyttää signaalien lähettämiseen, on erittäin tärkeä. Jos käytetty väline on tehoton, on väistämättä viestintäkuilu sekä liiketoiminnan menetys. Esimerkiksi, jos vanha PBX-järjestelmä ei voi siirtää puheluita etätoimistoon kiireellisenä, järjestelmää ei käytetä. Viivästykset voivat olla kohtalokkaita liiketoiminnassa, ja kun se johtuu tehottomasta järjestelmästä, se sattuu vielä enemmän.
- relevanssi-sinun tulee päättää, onko yrityksesi viestintäjärjestelmällä merkitystä 5 vuoden jälkeen vai ei. Relevanssi on erittäin tärkeää, kun aiot investoida valtavasti rahaa rakentaa viestintäinfrastruktuurin. On tärkeää, että relevanssi tekijä otetaan huomioon ensin, kun päätät vaihtaa tai asentaa uuden viestintäjärjestelmän.
Unified Communication architecture on uusin teknologia, joka voi mullistaa yrityksesi viestinnän. Se on yksi järjestelmä, joka voi integroida kaikki viestintävälineet yhdelle alustalle. VoIP ja monet muut uudet teknologiat voidaan integroida vankan viestintäjärjestelmän rakentamiseksi. Se ei olisi vain merkitystä seuraavan 5 vuotta, mutta myös auttaa vuorovesi yli erilaisia viestintäongelmia. UC: n tarjoama selkeys ja johdonmukaisuus on vertaansa vailla. UC käyttää välinettä, jota tukee Internet, kuituoptiikka ja muut uudet uusimmat siirtolaitteet. Tämä auttaa sitä tarjoamaan laadukkaita signaaleja pitkiä matkoja. UC voidaan liittää olemassa olevaan tietoverkkoon ja käyttää Internetiä laajasti.