kiireisen toimistokerroksen päivät kymmenien työntekijöiden kanssa juhlavaatteissa ovat jo kaukana. Perinteiset työpaikkatavat on korvattu uudemmilla, kustannustehokkaammilla työtavoilla, kuten virtuaalitoimistolla.
virtuaalitoimisto tarjoaa tavallisen toimiston toiminnot ja palvelut, mutta ilman fyysistä sijaintia. Se on ihanteellinen aloittelevalle yritykselle, koska se säästää yleiskustannuksissa. Tämä tekee virtuaalitoimistoista suosittuja pienille yrityksille tai startupeille. He voivat säästää fyysiseen toimistoon liittyviä kuluja, mutta silti saada tyypillisen toimistoosoitteen edut. Mitkä ovat muut edut?
kulujen vähentämisen ohella virtuaalitoimisto tarjoaa ennennäkemätöntä joustavuutta. Internet-yhteyden, missä tahansa voi olla toimistosi!Katsotaanpa, miksi tarvitset virtuaalitoimiston ja mitä tarvitaan luodessasi virtuaalitoimistoa.
mihin Virtuaalitoimistoa tarvitaan?
alkuaikojen talousvaikeuksien vuoksi uudet yritykset haluavat vähentää kustannuksiaan aina, kun se on mahdollista. Toimistomaksut ovat suurin kuluerä, ja niitä on ensin vähennettävä. Esimerkiksi coworking-tila New Yorkin kaltaisessa liikekeskuksessa voi maksaa jopa 500 dollaria kuukaudessa.
jos haluat perustaa toimistotilan itse, niin 3-30-300-sääntö on merkityksellisempi. Se antaa todelliset kustannukset toiminnan toimistotilaa. Jokaista 3 dollaria käytetään yleishyödyllisiin maksuihin, 30 dollaria käytetään vuokrakuluihin ja lisäksi 300 dollaria palkkakuluihin neliöjalkaa kohden työskentelytilaa vuosittain.
alkuaikoina jaloilleen ponnistavalle yritykselle nämä kustannukset voivat tuoda haasteita ja haitata kasvua. Ota huomioon tuore tutkimus, jonka mukaan kabinetit jäävät tyhjilleen 77 prosenttia ajasta. Tällaisen resurssien tuhlauksen myötä virtuaalitoimiston perustamisen tarve kasvaa entisestään.
7 askelta luoda virtuaalitoimisto
nyt kun tiedämme, miksi tarvitsemme virtuaalitoimiston, tutustutaan ”miten”. Tässä muutama askel:
-
on strategia
-
palkkaa oikeat ihmiset
-
Aseta Toimiston osoite
-
Viritä Toimistopuhelin
-
hanki tarvittavat työkalut
-
Hanki Virtuaaliassistentti
-
pysy yhteydessä tiimiisi
on strategia
järkevä strategia säästää sinut kamppailulta myöhemmin tiellä. Kun luot virtuaalitoimiston, huomaa tehtäväsi ja varmista, että sinulla on koko prosessi suunniteltuna.Vaikka et työskentele tavallisessa toimistotilassa, sinun on silti tehtävä strategia.
tämä ei poikkea kovin paljon siitä, mitä yleensä olisi, jos olisi perinteisesti töissä. Liiketoiminnan perusteet eivät muutu, eivätkä myöskään tavoitteet.
joitakin kaavoitusta kaipaavia alueita ovat:
•markkina-analyysi
•kilpailija-analyysi
•Arvolupaukset
•yritysrakenne
•kohdemarkkina
•markkinointistrategia
•rahavirta
palkkaa oikeat ihmiset
idea voi syntyä yksittäisestä ajatuksesta, mutta se on toteutettava tiimin voimin. Epäsovinnaisella työskentelytavalla oikeiden ihmisten löytäminen työhön voi olla haastavaa. Joillakin työntekijöillä saattaa kestää jonkin aikaa sopeutua uuteen järjestelmään, kun taas jotkut eivät sopeudu lainkaan.
virtuaalitoimiston myötä tiiminsä valitsema kykyjenetsijäpotti laajenee merkittävästi, ehkä jopa maailmanlaajuiseksi. Joustavuus työssä on jotain useimmat työntekijät etsivät, ja se voi houkutella lahjakkuuksia tulla ja työskennellä sinulle.
Aseta toimipiste
vaikka olisit virtuaalityössä, tarvitset silti postia. Tämä posti voi olla virallisia asiakirjoja tai asiakkaan kirjeenvaihtoa. Lisäksi voi olla sääntelyyn liittyviä esteitä, jotka saattavat vaatia fyysistä toimipaikkaa ja yhteystietoja.
byrokratian lisäksi yrityksen julkisuuskuvan kannalta on hyödyllistä, että sillä on ammattimainen työosoite. Virtuaaliosoitteelle on useita palveluntarjoajia. He antavat sinulle fyysisen osoitteen saada postisi ja muita asiakirjoja. Aina kun he saavat sinulle tarkoitettua postia, saat ilmoituksen tai viestin digipostihuoneesta.
tämän jälkeen voit valita paketin suhteen uuden toimintatavan. Voit avata ja skannata sen ja lähettää sen sinulle, pitää sitä hallussasi tai tuhota sen. Nyt, osaat luoda virtuaalisen toimiston osoite.
perustaa Toimistopuhelimen
samanlainen osoite, puhelinnumero on jotain, joka on pakko. Virtuaalipuhelinjärjestelmät käyttävät VoIP (Voice over Internet Protocol) – tekniikkaa, ja kaikki viestintä tapahtuu Internetin välityksellä. VoIP: n avulla saat tavallisen puhelinnumeron, mutta ilman fyysistä lankapuhelinta.
voit käyttää VoIP-järjestelmiä Android / iOS-matkapuhelimissa tai kannettavissa tietokoneissa ja tietokoneissa Windows-tai Mac-käyttöjärjestelmällä. Tämä säästää sinun tarvitse ostaa lisää laitteita, kuten pöytäpuhelin.
hanki tarvittavat työkalut
on tärkeää, että olet hyvin varustautunut ja valmistautunut virtuaalitoimiston pyörittämiseen kuin hyvin öljytty kone. Tätä tarkoitusta varten, tarvitset joitakin työkaluja käsillä, jotka voivat auttaa työsi edetä sujuvasti. Ne voivat olla tuottavuusohjelmistoja, tallennuspalveluja, aikataulutusalustoja ja paljon muuta. Keskustellaan esimerkki!
pilvitallennus on jotain, mitä tarvitset, jos työskentelet virtuaalitoimistossa. Pidä tietosi turvassa ja turvassa samalla, kun ne ovat helposti saatavilla kaikkialla liiketoiminnassa. Trellon kaltaiset työkalut auttavat pitämään tiimin samalla sivulla ja hallinnoivat tehokkaasti monia henkilöstötehtäviä. Muut palvelut tarjoavat myös verkkolaskutyökaluja ja tuottavuuden seurantalaitteita. Ne voivat auttaa sinua pitämään kirjaa työntekijöiden työajoista ja vapaa-ajasta.
on Virtuaaliassistentti
virtuaaliassistentti auttaa delegoimaan ei-kriittisiä tehtäviä ja säästää aikaa tärkeisiin asioihin. Nämä tehtävät voivat liittyä henkilöresursseihin, tehtävien aikatauluttamiseen tai muuhun organisaatiotoimintaan. Virtuaaliavustajat voivat erikoistua tietylle alueelle tai ottaa kaiken sateenvarjonsa alle.
oli tilanne mikä tahansa, ne voivat osoittautua korvaamattomiksi työtaakkasi vähentämisessä, jolloin voit keskittyä kokonaiskuvaan.
Stay Connected
Virtuaalitoimistossa työskentely tuo mukanaan myös haasteita. Sinun täytyy olla yhteydessä tiimiisi, tietää, mitä he tekevät, koordinoida kiireellisissä asioissa, ja yleensä olla samalla sivulla. Tämä voi olla vaikeaa työskenneltäessä useista paikoista, ja siksi tehokas viestintä on tärkeää.
mahdollisten väärinkäsitysten poistamiseksi voit käyttää virtuaalitiimiisi työkaluja kuten Slack ja Zoom. Niiden avulla voit olla jatkuvasti yhteydessä työntekijöihisi.Voit myös käyttää tuottavuuden hallintatyökaluja koordinoidaksesi työn tehokkaasti tiimin kesken.
Wrap Up!
virtuaalitoimistot tarjoavat joustavuutta, muunneltavuutta ja skaalautuvuutta. Kaikki nämä tekijät ovat merkittäviä nousevalle liiketoiminnalle ja toimivat kasvun veturina. On parempi pysyä ajan tasalla virtuaalitoimiston vaatimuksista ja tietää, mitä työkaluja käyttää. Voit levätä rauhassa ja olla täysin varma, että virtuaalinen toimisto on tehokas.