A3-prosessissa on yhdeksän (no, kymmenen) vaihetta.
0: tunnista ongelma
koska A3-prosessin tarkoituksena on ratkaista ongelmia tai vastata tarpeisiin, ensimmäinen, hieman kirjoittamaton vaihe on, että sinun täytyy tunnistaa ongelma tai tarve.
1: Capture the current state of the situation
kun olet asettunut ongelman ympärille tai haluat käsitellä sitä, on aika kaapata ja analysoida tilanteen nykytila. Toyota ehdottaa ongelmanratkaisijoita:
- tarkkaile työprosesseja omakohtaisesti ja dokumentoi havaintosi.
- kokoonnu tussitaulun ympärille ja käy läpi prosessin jokaisen vaiheen. Voit käyttää fancy prosessi kartoitus työkaluja tehdä tämän, mutta tikku luvut ja nuolet tekevät työtä yhtä hyvin.
- jos mahdollista, kvantifioikaa ongelman suuruus (esim. % lipuista, joilla on pitkä kierrosaika, # asiakastoimituksista, jotka ovat myöhässä, # virheilmoituksista neljännesvuosittain). Graafi tiedot, jos mahdollista; visualisoinnit ovat todella hyödyllisiä.
2: Tee perussyyanalyysi
nyt kun näet prosessisi, yritä selvittää tehokkuusetujen perimmäinen syy. Voit esittää kysymyksiä, kuten:
- Missä me kärsimme tietoliikennehäiriöistä?
- missä näkyy pitkiä viiveitä ilman toimintaa?
- mitä tietoja tarvitsemme voidaksemme tehdä yhteistyötä tehokkaammin / sujuvammin?
dokumentoi nämä kipupisteet ja kaiva sitten syvemmälle. 5 whys on hyödyllinen työkalu perusteellisen perussyyanalyysin tekemiseen. Perusidea on, että aloitat ongelmalausunnolla ja sitten kysyt ”miksi?”kunnes ongelman todellinen syy selviää. Saatat joutua tai ei tarvitse kysyä, miksi täsmälleen viisi kertaa-tämä on yksinkertaisesti arvio.
3: Suunnittele vastatoimet juurisyiden käsittelemiseksi
vastatoimet ovat ideoitasi tilanteen ratkaisemiseksi; prosesseihisi tehtävät muutokset, jotka vievät organisaation lähemmäksi ideaalia puuttumalla juurisyihin. Vastatoimien tavoitteena tulisi olla:
- täsmennettävä tavoiteltu tulos ja suunnitelma sen saavuttamiseksi.
- luoda selkeät, suorat yhteydet prosessin vaiheista vastaavien henkilöiden välille.
- vähennä tai poista silmukoita, kiertoteitä ja viiveitä.
4: Määrittele kohdetila
kun olet valinnut vastatoimesi, voit määritellä kohdetilan selkeästi. A3-prosessissa viestitätkohdetilaamme prosessikartan avulla. Muista huomata, missä muutokset prosessissa tapahtuvat, jotta ne voidaan havaita.
5: Laadi toteutussuunnitelma
nyt kun olet määritellyt tavoitetilan, voit laatia suunnitelman sen saavuttamiseksi. Täytäntöönpanosuunnitelmiin olisi sisällyttävä:
- tehtävälista, jolla vastatoimet saadaan kuntoon
- kuka vastaa mistä
- eräpäivät mistä tahansa ajallisesti arkaluonteisista työkohteista
useimmat tiimit päättävät dokumentoida toimeenpanosuunnitelmansa A3: een.
6: laaditaan seurantasuunnitelma, jonka tulokset ovat ennustettuja
seurantasuunnitelma, jonka avulla Lean-tiimit voivat tarkistaa työnsä; sen avulla he voivat tarkistaa, ymmärsivätkö he nykytilan riittävän hyvin parantaakseen sitä. Seurantasuunnitelma on kriittinen vaihe prosessin parantamisessa, koska se voi auttaa tiimejä varmistamaan, että:
- toteutussuunnitelma toteutettiin
- tavoiteehto toteutui
- odotetut tulokset saavutettiin
nämä kuusi ensimmäistä vaihetta on kuvattu A3-raportissa. Useimmat joukkueet käyttävät A3-malliaan.
7: saada kaikki mukaan
systeemisen parannuksen tavoite on, että se parantaa järjestelmän jokaista osaa. Siksi on tärkeää ottaa keskusteluun mukaan kaikki, joihin toteutus tai kohdetila mahdollisesti vaikuttaa, ennen kuin muutoksia tehdään.
konsensuksen rakentaminen koko prosessin ajan on yleensä tehokkain lähestymistapa, minkä vuoksi monet tiimit haluavat ottaa tämän mukaan jokaisessa A3-prosessin kriittisessä käännekohdassa. Työn laajuudesta riippuen voi olla myös tärkeää informoida johtajia ja muita sidosryhmiä, joihin työ voi vaikuttaa.
8: toteuta!
nyt on toteutuksen aika. Seuraa toteutusta, kuten on keskusteltu, ja tarkkaile parannusmahdollisuuksia matkan varrella.
9: Jos tuloksia arvioidaan
liian monissa tilanteissa, A3-prosessi päättyy toteutukseen. On tärkeää mitata todellisia tuloksia ja verrata niitä ennusteita, jotta oppia.
jos todelliset tuloksesi poikkeavat suuresti odotetusta, tee tutkimusta selvittääksesi miksi. Muuta prosessia tarpeen mukaan ja toista toteutus ja seuranta, kunnes tavoite saavutetaan.