saatat luulla kaikkien arkistokaappien olevan samanlaisia, mutta se ei vain pidä paikkaansa. Älä vain oleta, että tallennusjärjestelmääsi ei voida parantaa. Sinulla on vaihtoehtoja. Irtokirjahyllyt, värikoodatut avohyllyt ja jopa viivakoodaus ovat yleistyneet monissa toimistoissa, joissa käsitellään suuria määriä tietueita. Vanha standardi pystylaatikko arkistokaappi tuli ensimmäisen kerran käyttöön myöhään 19th century ja monet records johtajat pitävät näitä kaappeja toiminnallisesti vanhentunut useimmissa nykyaikaisissa toimistosovelluksissa. ”on kaikista arkistointilaitteista kallein, sillä kansioihin pääsy vaatii enemmän lattiatilaa ja enemmän fyysistä aikaa ja vaivaa. Se ei myöskään tarjoa täyttä hyötyä visuaalisista hakuapuvälineistä, kuten erikoismerkinnöistä ja värikoodeista.”Jos tiedät, että arkistointijärjestelmäsi on tehoton, harkitse nykyaikaisempien laitteiden tarkastamista. Vaikka se maksaa aluksi rahaa, se voi säästää rahaa pitkällä aikavälillä säästämällä lattiatilaa toimistossasi, mikä lykkää laajentamisen tai uudelleensijoittamisen tarvetta ja vähentämällä henkilöstön aikaa, joka menee hukkaan tehottomaan arkistointijärjestelmään, jossa on hankalia tallennusyksiköitä.
the Daily Management of Records and Information a Guide for Local Governments, julkaisija National Association of Government Archives and Records Administrators, S. 8.