se on ennennäkemättömän muutoksen aikaa lakialalla, ja sen seurauksena monet asianajajat tekevät suuria uramuutoksia. Kokeneista asianajajista, jotka haarautuvat itsenäisesti uusiin asianajajiin, jotka tulevat ammattiin keskellä pandemiaa-yhä useammat lakiammattilaiset avaavat omia käytäntöjään. Mutta näinä epävarmoina aikoina fyysinen toimistotila ei ehkä ole paras vaihtoehto. Tehty oikein, virtuaalinen toimisto järjestely voi olla yhtä tehokas samalla ylimääräinen kerros varotoimi.
tässä viestissä selvitetään virtuaalisen asianajotoimiston käynnistämisen ja perustamisen välttämättömyyksiä. Hallinnollisista seikoista tarvittavien resurssien turvaamiseen, pidä lukemassa 8 vinkkiä Oman virtuaalikäytännön aloittamiseen.
Tip #1 Tee liiketoimintasuunnitelma
mikä tahansa onnistunut yritys tarvitsee toimintasuunnitelman, eikä uusi virtuaalinen lakitoimistosi ole poikkeus. Olitpa avaamassa upouutta käytäntöä tai siirtymässä fyysisestä toimistosta, ota aikaa kirjoittaa yksityiskohtainen liiketoimintasuunnitelma, joka opastaa sinut läpi koko prosessin ja ennakoivasti haasteisiin. Suunnitelmasi tulisi sisältää erilaisia osia, kuten:
- tiivistelmä, joka sisältää tehtävänkuvauksesi, yleisen yrityskuvauksen ja taloudelliset tiedot.
- markkina-analyysi, jossa tarkastellaan lakipalvelujesi tarjontaa ja kysyntää omalla toimipaikallasi ja maantieteellisellä alueellasi.
- organisaatiokaavio, jossa esitetään yrityksen rakenne, mukaan lukien jokainen kyseiseen käytäntöön kuuluva positio.
- palvelukuvaus yrityksesi harjoitusalueista, mukaan lukien tuntihinnat ja maksuaikataulut.
- markkinointisuunnitelma, jossa esitetään, miten yritystä pyritään markkinoimaan, houkuttelemaan potentiaalisia asiakkaita ja turvaamaan uusia asioita.
- talousennusteet-osio, jossa luetellaan yrityksen taloudelliset tavoitteet sekä tulos-ja kustannusennusteet.
Tip #2 perustakaa työtila
teillä ei välttämättä ole kivikonttoria, mutta tarvitsette silti fyysisen paikan, jotta voitte suorittaa ammatilliset tehtävänne joka päivä. Päätä, mihin haluat sijoittaa työtilasi. Onko sinulla oma toimisto kotonasi vai aiotko monikäyttöinen muu alue talossa? Oli miten oli, mieti, mitä tarvitset tehdäksesi tästä työtilasta tuottavan. Joitakin näistä seikoista ovat:
- työpöytäsi ja tuolisi
- Valaistus
- toimistotarvikkeiden säilytystila
- Yksityisyys ja asiakassalaisuus
- internetyhteys
- ympäristösi virtuaalikokouksia varten
Tip #3 Määritä prosessisi
tehokas ja toimiva virtaus lakitoimistossa on menestyksen kannalta ratkaisevan tärkeää. Ilman oikeanlaisia prosesseja yrityksen jäsenet voivat tuhlata huomattavia tunteja yrittäessään keksiä pyörän uudelleen ja selvittää hallinnollisia tehtäviä. Vielä haastavampaa on se, että virtuaaliympäristössä firmojen jäsenet eivät ole samassa tilassa jakamassa helposti ideoita ja tietoa. Tästä syystä on erittäin tärkeää, että hallinnolliset prosessit ovat selkeästi määriteltyjä heti uuden yrityksen alusta alkaen.
mieti, miten sinä ja henkilökuntasi selviydytte esim.:
- mahdolliset asiakaskonsultaatiot
- uuden asiakkaan vastaanotot
- postinjakelu
- asiakirjojen tallennus
- sisäinen viestintä
- ulkoinen viestintä
- ajan seuranta
- Asiakaslaskutus
kun olet tehnyt nämä tärkeät päätökset, lyhennä ne kirjoittamiseen luomalla tiukat käsikirjat ja toimintastandardit.
Tip # 4 edistää yhtenäistä yrityskulttuuria
kun firmojen jäsenet työskentelevät eri paikkakunnilla, voi olla vaikeaa luoda yhtenäistä yrityskulttuuria. Kun jotkut työntekijät työskentelevät kotoa käsin, he tuntevat itsensä eristyneiksi ja masentuneiksi. Toimi näitä riskejä vastaan luomalla toimintaa ja käytäntöjä, jotka edistävät yhtenäistä kulttuuria ja joissa jokainen yrityksen jäsen on mukana. Virtuaalitapahtumat, kuten joukkuekilpailut, lounaskeskustelut ja kirjakerhot, voivat edistää yhtenäisiä ja positiivisia virtuaalisia työympäristöjä.
vinkki #5 ajattele asiakkaitasi
sinä ja firmasi jäsenet ette ole ainoita, jotka kokevat firmasi uudella tai erilaisella tavalla. Asiakkaasi joutuvat myös käsittelemään tilanteita, jotka ovat kaukana heidän odotuksistaan asianajajan suhteen. Varmista, että yrityksesi virtuaalisuus ei heikennä asiakaskokemusta tai yrityksesi kykyä tarjota asiakkaille loistavia lakipalveluita. Harkitse olosuhteita kuten:
- miten pidät asiakastapaamisia
- miten asiakirjat toimitetaan turvallisesti asiakkaille
- miten pidät asiakkaat ajan tasalla?
- mitä teknisiä resursseja tarvitset täyttääksesi asiakkaan tarpeet virtuaaliympäristössä?
Tip #6 käytä tehokasta teknologiaa
teknologia on tärkeää missä tahansa asianajotoimistossa, mutta se on ratkaisevan tärkeää virtuaalisesti toimiville asianajotoimistoille. Tarvitset työkaluja, jotka voidaan käyttää ja hyödyntää asianmukaiset jäsenet yrityksen kuin ne toimivat eri paikoissa. Joitakin yhteisiä oikeudellisia tech vaihtoehtoja ovat:
- käytännön hallintaohjelmisto
- pilvipohjainen asiakirjatallennus
- Verkkotutkimustyökalut
- Ajanseurantaohjelmisto
- pilvipohjainen laillinen laskutusjärjestelmä
- Asiakashallintaohjelmisto
TimeSolv laillinen laskutusohjelmisto tarjoaa erilaisia ominaisuuksia, jotka auttavat asianajotoimiston johtajia hallitsemaan käytäntöjään, seuraamaan aikaa, luomaan laskuja ja keräämään maksuja tehokkaasti. Pilvipohjaisella teknologiallaan ja lukuisilla integraatioillaan TimeSolv auttaa virtuaalisia asianajotoimistoja pysymään raiteillaan ja kannattavina.
Tip # 7 sisäinen & ulkoinen viestintä
jos uudessa virtuaalisessa lakitoimistossasi on tiimi asianajajia ja tukihenkilöitä, tarvitset sisäisen viestinnän työkaluja, joiden avulla kaikki jäsenet voivat olla vuorovaikutuksessa toistensa kanssa nopeasti ja helposti koko päivän ajan. Virtuaalisten työympäristöjen nousu on tuonut mukanaan erilaisia viestintävaihtoehtoja, mukaan lukien chat-sovellukset, kuten Slack, ja yhteistyötyökalut, kuten Microsoft Meetings. Tee hieman tutkimusta löytää paras vaihtoehto yrityksesi.
on myös tärkeää pohtia, mitä välineitä käytät ulkoiseen viestintään asiakkaiden ja muiden lakimiesten kanssa. Kun jokainen työskentelee eri paikoissa, käyttö eri kodin ja matkapuhelimet voi tehdä asianajotoimisto näyttää epäammattimaista potentiaalisille ja olemassa oleville asiakkaille.
VoIP technologies mahdollistaa asianajotoimistojen saumattoman yhteydenpidon asiakkaidensa ja kollegoidensa kanssa virtuaaliympäristössä. Puhelut reititetään internet-protokollaverkoissa. Näin ollen vastaanottaja näkee yrityksen yhden yhtenäisen puhelinnumeron riippumatta siitä, missä yrityksen jäsenet aloittavat puhelut. Lisäksi kun asiakkaat soittavat yritykseen, he käyttävät yhtä vakionumeroa, joka voidaan reitittää yrityksen jäsenille riippumatta siitä, missä he työskentelevät fyysisesti.
asiakasportaali voi myös avustaa ulkoisessa viestinnässä tarjoamalla työkalun tietojen ja päivitysten levittämiseen asiakkaille turvallisella ja virtuaalisella tavalla. Tämän teknologian avulla asiakkaasi voivat kirjautua itsenäisesti suojatuille tileilleen tarkastellakseen päivityksiä, tarkistaakseen laskuja ja maksaakseen lakilaskunsa.
Tip #8 Verkkomaksuvaihtoehdot
virtuaalinen asianajotoimisto tarvitsee työkaluja verkkomaksujen keräämiseen. Sosiaalisen etääntymisen aikakaudella monet kuluttajat suosivat verkkokauppaa, koska heillä ei ole matkaa toimistoon tai laittaa shekkiä postissa. Riippumatta siitä, hyväksytkö maksut asiakasportaalisi kautta tai sisällytätkö verkkosivustollesi maksupainikkeen, Online-maksuvaihtoehdot tuovat nopeamman korvauksen yrityksellesi ja vähemmän resursseja maksamattomien laskujen keräämiseen. Asianajotoimistosi henkilökunta lähettää laskut sähköisesti ja asiakkaat voivat maksaa ne vastaanotettuaan.