Employee Offboarding: What is Offboarding (Definition) with Offboarding Checklist

Employee offboarding is formal separation process your business can us to address employees who exit the company throughout, layoffs, termination, or retirement. Se sisältää useita vaiheita siirtää työntekijöiden tietoa ja työtehtäviä, poistaa salasanat ja käyttöoikeudet, luovuttaa laitteet, ja kerätä palautetta kautta exit Haastattelu.

työntekijöiden Offboarding tarkoittaa yrityksen omistamien laitteiden, kuten tietokoneiden, henkilökorttien ja puhelimien, palauttamista. Siihen kuuluu myös tietoturvaongelmien ehkäiseminen deaktivoimalla salasanat ja rajoittamalla verkkoyhteyttä yrityksen järjestelmiin varkauksien tai tietojen väärinkäytön estämiseksi. Työntekijöiden offboarding takaa myös lopullisen palkan oikea-aikaisen ja tarkan käsittelyn.

täydellinen luettelo vaiheista löytyy alla olevasta offboardingin tarkistuslistasta.

mitä hyötyä offboardingista on yrityksellesi?

kun työntekijä lähtee, se vaarantaa yrityksesi monella tavalla. Seuraavat muodollinen työntekijä offboarding tarkistuslista varmistaa, että yrityksesi voi puhtaasti lopettaa suhteen poistuvan työntekijän.

parannettu turvallisuus

asianmukainen offboarding auttaa varmistamaan turvallisuuden estämällä luvaton pääsy kriittisiin tietoihin ja tietoihin. Rajoittamalla pääsyä yrityksen verkkosivustoille, sisäisiin asiakirjoihin ja kolmannen osapuolen ohjelmistoihin varmistat, että yrityksen luottamukselliset tiedot pysyvät luottamuksellisina. Offboarding estää myös yrityksen myöntämien laitteiden varastamisen tai väärinkäytön.

tämä voi olla erityisen tärkeää, jos työntekijä lomautetaan tai irtisanotaan. Kuvittele, millainen vaikutus yrityksesi liikevaihtoon on, jos potkut saanut myyjä lataa täyden listan tulevaisuudennäkymistään ja ottaa sitten uuden työpaikan kilpailijalta.

se estää myös tilanteita, joissa tyytymätön työntekijä voi estää työkavereitaan pääsemästä käsiksi kriittisiin ohjelmistoihin tai verkkoyhteyksiin – esimerkiksi Kun San Franciscon kaupungin verkkoinsinööri kieltäytyi luovuttamasta verkon salasanojaan ja lukitsi työkaverinsa ulos kaupungin verkosta. Siinä tapauksessa insinööri joutui maksamaan 1,5 miljoonaa dollaria korvauksia, joista suurin osa oli korvauksia työnantajalleen heidän ponnisteluistaan verkkoyhteyksien palauttamiseksi.

muodollinen offboarding-prosessi auttaa estämään tämänkaltaisia tilanteita.

institutionaalinen tietämyksen siirto

kun työntekijä lähtee, vuosien kokemus ja laitostuntemus astuu usein ovesta ulos hänen kanssaan. Tällä ”aivovuodolla” voi olla merkittävä vaikutus päivittäiseen toimintaan. Tämä pätee erityisesti pitkän vakinaisten työntekijöiden kanssa vuosia (tai jopa vuosikymmeniä) heimon tietoa yrityksesi, joka ei ole vangittu kirjallisessa muodossa.

on erittäin tärkeää, että yritykselläsi on viralliset menettelyt tietojen dokumentoimiseksi ja siirtämiseksi jäljelle jääneille työntekijöille, jotta työntekijöiden vaihtuvuuden aiheuttamat häiriöt voidaan minimoida. Muodollisen dokumentoinnin avulla yrityksesi voi jatkaa toimintaansa mahdollisimman sujuvasti, kun työntekijä poistuu, ja se voi nopeuttaa korvaavan työntekijän palkkaamista kyseiseen tehtävään.

rehellistä, rakentavaa palautetta

kunnolliset poistumishaastattelut ovat myös tärkeä osa offboardingia, erityisesti vapaaehtoisesti lähteville työntekijöille. Rehellisen palautteen saaminen exit-haastattelussa voi auttaa sinua ymmärtämään paremmin sekä positiivisia asioita että liiketoimintasi haasteita, joten voit yrittää jatkuvasti parantaa työntekijöiden tyytyväisyyttä ja vähentää liikevaihtoa.

Exit-haastattelut voivat myös paljastaa asioita, joista yritysten omistajat ja HR-tiimit eivät välttämättä ole tietoisia. Vaikka nykyiset työntekijät saattavat varoa keskustelemasta esimerkiksi huonoista esimiehistä, ongelmallisista työkavereista tai liiketoimintastrategian puutteista, yhtiöstä lähtevällä työntekijällä ei ole enää kannustinta pitää näitä tietoja itsellään.

exit-haastattelu antaa myös mahdollisuuden ymmärtää paremmin oman yrityksen hyväksi työskentelyn myönteisiä puolia. Tieto siitä, mikä on tärkeää työntekijöille — ja mitkä ponnistelut toimivat — auttaa sinua vahvistamaan käynnissä olevia aloitteita, jotta voit jatkaa yrityksesi kulttuurin parantamista.

yritä lähestyä poistumishaastatteluja rauhallisin, avoimin kysymyksin, joiden tarkoituksena on saada rehellistä palautetta-jopa työntekijöille, jotka vaikuttivat liian kielteisiltä tai saattavat lähteä kyseenalaisissa olosuhteissa. Palautteen ottaminen vakavasti voi auttaa parantamaan yrityksesi kulttuuria ja voi myös auttaa pitämään oven auki laadukkaille työntekijöille, jotta he voivat palata yritykseesi tulevaisuudessa.

on tärkeää, että viestität selkeästi uutiset työntekijän lähdöstä. Tämä voi estää vääriä juoruja leviämästä, mikä voi vaikuttaa jäljellä olevien työntekijöiden moraaliin, ja auttaa edistämään avoimuuden kulttuuria, joka johtaa parempaan työntekijöiden tyytyväisyyteen.

tarkat palkanlaskenta-ja paperityöt

tarvitset myös palkanlaskennan viimeistelyn ja muut poistumispaperit. Virallisen erokirjeen saaminen on tärkeää, ja sinun on varmistettava, että päivität palkkajärjestelmäsi sen mukaisesti. Joissakin tapauksissa työnantajat, jotka eivät tee tätä, päätyvät tietämättään maksamaan työntekijöille erehdyksessä, kuten esimerkiksi työntekijä, joka keräsi yli 250 000 dollaria irtisanomisen jälkeen.

poistumishaastattelussa pitäisi käydä pikainen keskustelu työntekijän viimeisen palkan ajankohdasta ja määrästä. Sinun pitäisi myös tarkistaa jatkaminen etuja, kuten COBRA tai muu kattavuus, joka ulottuu yli päättymispäivän.

kuka on mukana työntekijöiden offboardauksessa?

monissa keskisuurissa yrityksissä HENKILÖSTÖRYHMÄSI toimii tyypillisesti koordinaattorina työntekijöiden offboardauksessa. On tärkeää, että offboarding prosessi sisältää IT johtajat, laitoksen johtajat, ja osastojen johtajat.

pienemmissä yrityksissä, joilla ei ole omaa henkilöstöryhmää, prosessia voi johtaa yrityksen omistaja, toimistopäällikkö tai työntekijän esimies. Näissä tapauksissa on tärkeää, että muodollinen offboarding tarkistuslista olemassa varmistaa vaiheet eivät jää.

Small business HR-ohjelmiston avulla voit automatisoida offboarding-prosessin, jotta vältät kriittiset vaiheet. HR-ohjelmisto voi myös virtaviivaistaa muita aikaa vieviä HR-tehtäviä, kuten työntekijöiden rekrytointia, palkkaamista, palkkaamista ja työlakien noudattamista.

Employee offboarding checklist

käytä tätä työntekijöiden offboarding checklistiä varmistaaksesi, että yrityksesi ei menetä kriittisiä offboarding-vaiheita:

• turvallisuus
  • työntekijän on luovutettava yrityksen omistama kiinteistö
    • kannettavat tietokoneet ja tietokonelaukut
    • matkapuhelimet
    • työntekijöiden henkilötunnukset ja kulkuluvat
    • pysäköintiluvat
    • Työsuhdeajoneuvot
  • Rajoita kirjautumisoikeutta
    • verkon ja tietokoneen kirjautumisoikeutta
    • Sähköposti -, puhelinkonferenssi-ja pikaviestitilit
    • kolmannen osapuolen ohjelmistojen salasanat (pääsy yrityksen kriittisiin järjestelmiin, Intranet, Salesforce, Marketo, verkkosivujen CMS, analytiikka jne.)
    • oikeus tutustua yhtiön arkaluonteisiin asiakirjoihin
• palkanlaskenta ja muut paperityöt
  • Päivitä palkanlaskentajärjestelmä, jonka päättymispäivä on
  • Keskustele työntekijän viimeisestä palkasta, mukaan lukien käyttämättömien lomapäivien maksu tai työntekijän eropaketti
  • pyydä työntekijää allekirjoittamaan irtisanomiskirje
  • allekirjoittamaan kilpailukielto tai salassapitolomakkeet
  • etuuksien dokumentointi: terveydenhuollon etuuksien (COBRA) jatkaminen, eläkejärjestelmä, työttömyysvakuutus jne.
• tiedon siirto
  • rutiinitehtävien priorisoitu dokumentointi ja tarvittaessa vaiheittaiset ohjeet
  • ajankohtaisten ja suunniteltujen projektien tilannepäivitykset
  • olemassa olevat työntekijät kouluttavat työkavereitaan näiden tehtävien hoitamisesta
  • luovuta pääsy tiedostoihin tai järjestelmiin
  • Hanki luettelo yhteyksistä organisaatiossa ja sen ulkopuolella
• Exit interview
  • Hanki palautetta siitä, miksi työntekijä lähtee
  • Kysy alueista yritys voi parantaa
  • Keskustele onko työntekijällä tukea ja työn tekemiseen tarvittavat resurssit
  • Määritä työntekijän suhde esimieheensä
  • kysy, mitä olisi voitu tehdä, jotta he jäisivät
  • yritä pitää ovi avoinna arvostetuille työntekijöille palata yritykseen
• viestintä
  • lähetä sähköpostia tai ilmoita suullisesti työkavereille
  • ilmoita ulkopuolisille kontakteille (esim.asiakkaille, joiden kanssa työntekijä työskenteli, myyjille, joiden kanssa hän työskenteli jne.)

joillakin yrityksillä ja toimialoilla on ainutlaatuisia tarpeita, jotka vaativat lisävaiheita lisätään niiden offboarding tarkistuslista lisäksi edellä. Suosittelemme tarkistuslistasi päivittämistä näiden kohteiden kanssa, jotta varmistat johdonmukaisen offboarding-prosessin koko yrityksessäsi.

HR-ohjelmisto voi auttaa automatisoimaan monia näistä vaiheista prosessin yksinkertaistamiseksi ja parhaiden käytäntöjen seuraamiseksi.

jos huomaat, että HR-tehtävien hoitamiseen käytetty aika vetää sinut pois liiketoiminnan muista kriittisistä osa-alueista, harkitse kumppanuutta HR-palveluntarjoajan kanssa, joka voi auttaa hallinnoimaan kaikkia HR: n osa-alueita, mukaan lukien palkanlaskenta, edut, vaatimustenmukaisuus, palkkaaminen, onboarding-prosessi ja offboarding.

Yhteenveto

Employee offboarding (määritelmä): virallinen prosessi hallita työntekijöitä, jotka jättävät yrityksesi.

offboarding-tarkistuslistan käyttäminen voi auttaa yritystäsi parantamaan tietoturvaa, käsittelemään tarvittavia paperitöitä, minimoimaan institutionaalisen tietämyksen menetyksen ja saamaan palautetta työympäristön parantamiseksi.

jos etsit lisätietoa siitä, miten voit vähentää liiketoimintaasi kohdistuvia riskejä ja parantaa työntekijöiden löytämistä, palkkaamista, palkkaamista laivalla ja laiturilla, opi, miten kumppanuus HR-palveluntarjoajan kanssa voi auttaa.