yksikään hanke ei voi olla immuuni riskeille. Ei ole epäilystäkään siitä, että kohdataanko hankkeessa riskejä vai ei, kyse on vain siitä, miten riskejä hallitaan niiden ilmetessä. Asianmukainen riskienhallinta on jokaisen projektipäällikön vastuulla. Riskejä on kahdenlaisia, 1) tunnettuja riskejä ja 2) tuntemattomia riskejä. Niitä kutsutaan myös tunnistetuiksi riskeiksi ja tunnistamattomiksi riskeiksi. Näiden riskien torjumiseksi myönnetään tietty määrä varoja, joita kutsutaan varauksiksi. Ennakoimattomia menoja koskeva varaus ja Hoitorahasto ovat erityyppisiä varantoja, jotka perustuvat riskityyppiin. Katsotaanpa näitä yksityiskohtaisesti.
Tarkista riskienhallinnan perusteet, jotta saat selkeämmän käsityksen perusasioista ja perehtyneisyyden Riskisanastoon.
osana riskienhallintaa jokaisessa projektissa luodaan varantoja riskien varalta. Mikä on vara?
mikä on varaus projektinhallinnassa?
PMBOK määrittelee ”reservin” varaukseksi projektinhallintasuunnitelmassa kustannusten ja/tai aikatauluriskin pienentämiseksi. Niin, yksi on ymmärrettävä, että, siellä on erilaisia varauksia aikataulu ja kustannukset eli… aikataulu varaus ja Kustannusvaraus.
hankkeen alkuvaiheissa perustetaan Alustava varaus, joka sisältää rajallisen tietomäärän. Myöhemmin, kun riskit on tunnistettu ja riskivastaukset suunniteltu, luodaan tarkistettu varanto.
2 Varantotyypit projektinhallinnassa
sen mukaan, minkä tyyppisiä riskejä varantoon aiotaan sijoittaa tai hallinnoida, on olemassa kahdentyyppisiä varantoja
- ennakoimattomia menoja koskeva varaus tai Puskurivaraus
- Hoitovaraus
ennakoimattomia menoja koskeva varaus projektinhallinnassa
- ennakoimattomia menoja koskeva varaus hankkeessa hallinnointia kutsutaan myös Puskurivarannoksi.
- ennakoimattomia menoja koskevaa varausta käytetään hallinnoimaan tunnettuja-tuntemattomia (tunnettuja= tunnistettuja, tuntemattomia=riskejä) tai tunnistettuja riskejä, joilla on käytössä aktiivisia riskinhallintastrategioita.
- PMBOK määrittelee ennakoimattomiin menoihin varautumisen aikataulussa tai kustannusten lähtötilanteessa varatuksi ajaksi tai rahaksi tunnettuja riskejä varten, joihin liittyy aktiivisia reagointistrategioita.
- ennakoimattomat varaukset ovat osa suorituskyvyn mittauksen perustasoa (PMB). Tässä on tärkeää ymmärtää,että Aikatauluriskien varannot ovat osa aikataulun perustasoa, Kun taas Kuluriskien varannot ovat osa kustannustasoa.
- projektipäälliköllä on täydet valtuudet varauksiin, mutta hän voi halutessaan siirtää tämän toimivallan riskin omistajalle.
- ennakoimattomia menoja koskevat varaukset voidaan jakaa toimialakohtaisesti.
miten ennakoimattomia menoja koskeva varaus lasketaan
ennakoimattomia menoja koskevia varauksia ei ole vahvistettu satunnaisesti, vaan ne on laskettu oikein eri tekniikoilla.
alla on muutamia suosittuja tekniikoita, joita käytetään ennakoimattomia menoja koskevan varauksen laskemiseen.
- Päätöksentekopuuanalyysi
- Monte Carlon simulaatio
- odotettu rahallinen arvo (EMV)
- prosenttiosuus hankkeen kustannuksista
Hoitovaraus projektinhallinnassa
- Hoitovaroja käytetään tuntemattomien (tuntematon=tunnistamaton, tuntemattomat=riskit) tai tunnistamattomat riskit (aktiivisia riskinhallintastrategioita ei ole saatavilla tämäntyyppisille riskeille.)
- PMBOK määrittelee Hallinnointivarauksen projektibudjetiksi tai projektiaikatauluksi, joka pidetään johdon valvontaa varten suorituksen mittaustason (Performance Measurement Baseline, PMB) ulkopuolella ja joka on varattu ennakoimattomiin hankkeeseen kuuluviin töihin.
- Johtoreservit eivät kuulu suorituskyvyn Mittaustasoon.
- näitä varantoja ei arvioida menetelmällä, vaan ne jaetaan organisaation normien mukaan.
- johdon varannot ovat ylemmän johdon valvonnassa, eikä projektipäälliköllä ole määräysvaltaa näihin varantoihin. Näiden varantojen käyttöä ei voida tehdä projektipäällikön harkinnan mukaan. Olisi esitettävä virallinen pyyntö ja hyväksyttävä se näiden varantojen käyttämiseksi.
- Hoitovarauksia jaetaan vain hanketasolla.
ennakoimattomia menoja koskeva varaus = kaikkien toiminnan ennakoimattomia menoja koskevien varausten summa
Työkokonaisuuden kustannusarviot = kaikkien toiminnan kustannusarvioiden summa
kustannusarvio = ennakoimattomia menoja koskeva varaus + Työkokonaisuuden kustannusarvio
hankkeen talousarvio = Kustannustilanne + Hoitovaraus.
on tärkeää ymmärtää estimoinnin ja riskienhallinnan välinen suhde. Arviointi ja riskienhallinta liittyvät toisiinsa. Vaikka asianmukainen arviointi auttaa tunnistamaan enemmän riskejä, asianmukainen riskienhallinta vähentää erilaisia aikataulu ja kustannusarvioita tekemällä niistä tarkempia.