Nai Kanell
Director of Marketing
SpaceIQ
we all know communication among team is imperative for success. Joukkueet, jotka eivät osaa kommunikoida hyvin, eivät toimi yksikkönä. Vastuut, odotukset ja tieto sekoittuvat, mikä johtaa lukuisiin epäonnistumisiin. Toisaalta ryhmät, joilla on vahva mieltymys viestintään, kehittävät positiivisia synergioita. Eron tekijä? Pääsy hyödyllisiin tiimin viestintävälineisiin.
usein kommunikaatio-ongelmat eivät johdu ponnistelun puutteesta. Ne syntyvät tiimin jäsenten välisissä kommunikointitavoissa olevien puutteiden vuoksi. John lähettää sähköpostia, jota Suzie ei näe. Patty työstää dokumentin tuoretta versiota, kun taas Jerry työstää aikaisempaa luonnosta. Kun ihmiset eivät ole samalla sivulla, he eivät voi työskennellä tehokkaasti yhdessä. Oikeiden tiimiviestintävälineiden käyttö voi paikata näitä aukkoja ja auttaa ihmisiä tekemään parempaa yhteistyötä.
tässä on viisi oleellista tiimiviestintävälinettä ja joitakin parhaita vaihtoehtoja tiimeille, sekä sisäisesti että hajautetusti.
viesti-ja chat-sovellukset
Viestialustat korvaavat nopeasti sähköpostin de-facto viestinnän muotona. Tiimiviestintäsovellus, kuten Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work tai jopa office-ryhmäkeskustelu, tarjoaa enemmän toiminnallisuutta kuin sähköposti.
sähköpostit ilmestyvät sähköpostiisi, eikä niillä voi tehdä juuri muuta kuin merkitä ne tai lajitella kansioihin. Messenger-ja chat-sovellukset tarjoavat tiimeille organisaatiomaailman ja interaktiivisuuden. Slack järjestää keskustelut kierteiksi helpon navigoinnin mahdollistamiseksi. Microsoft Teams tekee tiedostojen jakamisesta helppoa suurille ryhmille. Facebook for Work tekee GIF-kuvien ja emojien kautta kommunikoinnista helppoa.
viestisovellukset menevät sähköpostia pidemmälle tuodakseen tiimeille sellaisen ihmissuhdeviestinnän tason, jota tarvitaan paljon toimivilla työpaikoilla. Nopea, ytimekäs, organisoitu—juuri sitä, mitä viestinnän pitäisi olla.
Tiedostonjakosovellukset
tietojen ja varojen siirtäminen tiimin jäsenten välillä on vaivalloista. Pilvipohjaiset tiedostonjakosovellukset antavat kaikille pääsyn samoihin tietoihin samaan aikaan, joten ketään ei jätetä ulkopuolelle tai taakse.
tänään, Dropbox, Box.com, Google Drive, ja Microsoft OneDrive sääntö business pilvet. Niissä on äärettömät gigatavut (jopa teratavua) dataa keskitetyssä arkistossa, jossa kaikki tiimin jäsenet voivat käyttää niitä. Aina kun päivität tiedoston, se päivitetään kaikille.
Tiedostonjakosovellukset helpottavat organisointia ja yhteistyötä. Dropboxin ja Google Driven kaltaiset sovellukset mahdollistavat reaaliaikaisen yhteistyön suoraan pilvipalvelussa. Nämä samat sovellukset auttavat myös jakamaan valtavia tiedostoja hyppysissä-niitä, jotka ovat liian suuria lähetettäväksi sähköpostitse. Ei tarvitse laittaa tiedostoja muistitikulle; lataa vain pilveen tiedostonjakosovelluksen kautta ja lähetä linkki.
Videoneuvottelutyökalut
hajautetut tiimit voivat harvoin tavata henkilökohtaisesti. Mark on kotona, John kahvilassa ja Nicole toimistossa. Vaikka he kaikki voivat tehdä yhteistyötä lukemattomien työkalujen avulla, joskus kasvokkaista viestintää ei voi korvata. Enter: videoneuvottelutyökalut.
Zoom on markkinoiden johtava tiimiviestintäväline videoneuvotteluissa, mutta se ei suinkaan ole ainoa. Minulla on tapaaminen. Join.me, ja Skype kaikki tarjoavat Oman iteraation videokeskusteluun. Ominaisuudet, kuten henkilö-to-person chattailu, ryhmäkeskustelut, näytön jakaminen, ja jopa yksityiset chat näytöt, ryhmät voivat tavata sama kuin ne olisivat henkilökohtaisesti. Video chat täyttää visuaalisen viestinnän tyhjiön, joka tulee yhä liikkuvammasta työvoimasta.
Asiakirjamuokkausohjelma
yhden vakuuden työstäminen yhdessä on hankalaa ilman pilvipohjaista asiakirjamuokkausohjelmaa. Ryhmät tarvitsevat reaaliaikaisen ja ajantasaisen version siitä dokumentista, jota ne ovat parantamassa. Moderni yhteistyöohjelmisto antaa sen heille. Unohda tulostaa useita versioita ryhmän muokattavaksi tai yrittää seurata loputon sähköpostiketju luonnoksia. Tämän päivän tiimit sijoittavat varastonsa Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign ja monet muut.
dokumenttien muokkausohjelmiston kauneus viestintävälineenä on kontekstuaalinen palaute. Asiakirjan merkitseminen on paljon helpompaa kuin sen selittäminen sähköpostissa tai edes yrittää puhua joku sen läpi puhelimessa. Tiimit voivat myös kutsua ulkopuolisia yhteistyökumppaneita (kuten asiakkaita) katsomaan ja tekemään muistiinpanoja suoraan asiakirjaan. Kun historialliset iteraatiot on tallennettu ja arkistoitu, on helppo nähdä, kuka muuttaa mitä ja jopa palata, jos on virhe. Se on toinen esimerkki siitä, kuinka korvaamattomia pilvipohjaiset alustat ovat ryhmäviestinnässä.
Projektinhallintaympäristöt
Projektinhallintaympäristöt ovat liiketoimintatiimien kiistatta arvokkaimmat viestintävälineet. Näissä sovelluksissa viestintä, yhteistyö, vastuullisuus ja vastuu yhdistyvät. He ovat minkä tahansa toimivan joukkueen sydän—kotipesä kaikelle työlle.
Projektinhallintaohjelmistoja on monenlaisia. Voit valita yritysratkaisuja, kuten Basecamp tai ZoHo, mennä monipuolinen Wrike tai Asana, tai kokeile minimalistinen Trello tai Monday.com. Lista jatkuu lähes ikuisesti, ja siinä on alustoja kaikenkokoisille joukkueille, budjeteille tai monimutkaisuuksille. Ohjelmistosta riippumatta tunne on sama: organisaatio johtaa menestykseen. Projektinjohtoalustat ovat viestinnän huippunäytös ja tuovat kokonaisnäkyvyyttä konsernin työlle.
täydellinen viestintämahdollisuuksien sarja
jokaisella viestinnän osa-alueella on tärkeä rooli joukkueen menestymisessä. Hopealuotia ei ole. Tämä tehtävä saattaa vaatia yksinkertainen viestisovellus; että yksi saattaa vaatia videoneuvottelu. Tärkeintä on, että tiimit käyttävät samoja työkaluja ja ymmärtävät kunkin roolin yhteistyössä.
joukkueympäristössä ei pitäisi koskaan olla epävarmuutta, eikä kenenkään tarvitse arvailla mitään, koska se liittyy ikätovereihin. Sen sijaan heidän olisi voitava käyttää mitä tahansa työkalupakissaan olevia viestintäresursseja saadakseen vastauksia ja tietoa. Jokainen vuorovaikutus on mahdollisuus kasvattaa joukkueen dynamiikkaa vahvemmaksi ja parantaa ryhmän luonnollista synergiaa.
Jatka Lukemista: 10 Liikkuvaa Työntekijäsovellusta, Jotka Lisäävät Tuottavuutta