tekeekö tiimisi säännöllisiä HENKILÖSTÖAUDITOINTEJA? Tehottomat HR-prosessit, – järjestelmät ja-käytännöt voivat vahingoittaa liiketoimintaasi. Jos näitä tekijöitä ei seurata jatkuvasti, yritys voi joutua työlakien väärälle puolelle. Kuten ankarat rangaistukset työsuojeluohjelman puuttumisesta. HR-auditoinnin suorittaminen auttaa varmistamaan, että olet perustamassa työntekijöitäsi ja yritystäsi pitkän aikavälin menestykseen ja vaatimustenmukaisuuteen.
ehkä siitä on niin kauan, kun olet viimeksi osallistunut HR-auditointiin, että olet unohtanut, miten hyödyllistä tämä voi olla organisaatiollesi. Varsinkin kun olemme kulman takana pandemian jälkeisessä maailmassa, moni asia voi muuttua nopeasti bisneksessä ihmisten kanssa. Tämä edellyttää nopeaa askelta taaksepäin ja sen arviointia, mihin organisaatio on menossa inhimillisen pääoman hallinnan kannalta.
mikä on HR-auditointi?
HR-auditoinnissa tarkastellaan henkilöstöprosesseja ja-toimintatapoja, jotta voidaan tunnistaa alueet, joita on ehkä parannettava ja mitkä alueet suoriutuvat hyvin. Organisaatiot voivat käyttää HR auditointia varmistaakseen vaatimustenmukaisuuden ja saattaakseen HR-ohjelmat liiketoiminnan tavoitteiden mukaisiksi. He varmistavat, että nämä prosessit todella edistävät organisaation suorituskykyä.
henkilöstötarkastus on samankaltainen kuin sisäinen prosessitarkastus. Yksinkertaisesti sanottuna, se on kuin antaisi henkilöstöosastolle todistuksen siitä, kuinka tehokas se on. HR-osastosi auditoinnin suorittaminen myös havaitsee noudattamatta jättämisen alueita liiketoiminnan riskin vähentämiseksi.
pohjimmiltaan HR-auditointi on tilaisuus tiukentaa prosesseja niin, että rekrytointi, säilyminen, palvelukseen ottaminen, koulutus, palkka ja palkkaus, palkanlaskenta ja tuloshallinta saavat kaikki tarvitsemansa huomion.
se saattaa tuntua työläältä. Eikö sinulla ole jo paljon tekemistä, kun yrität rekrytoida ja pitää työntekijöitä ja sitten varmistaa, että he suoriutuvat? HR-prosessiesi jatkuva parantaminen auttaa sinua kuitenkin varmistamaan, että ne ovat lakien ja määräysten mukaisia, mutta myös sen, että ne auttavat työntekijöitäsi ja organisaatiotasi menestymään paremmin.
liittyvät (vapaa) resurssi eteenpäin! Jatka lukemista alla ↓
51 HR Metrics cheat sheet
Data-driven HR alkaa toteuttamalla asiaankuuluvia HR-mittareita. Lataa ilmainen lunttilappu 51 HR mittarilla
perustuu Dutch Modern Academyn kuvaan.
miksi suorittaa HR-auditointi?
HR-auditoinnin tavoitteet ovat moninaiset. Vaikka se ei ole pakollista, jokainen tarkistettu henkilöstöhallinnon osa-alue hyötyy tästä ponnistelusta. Clevelandilaisen asianajotoimiston Walterin ja Haverfieldin partnerin Mark S. Floydin mukaan ”auditoinnit tarkastelevat henkilöstöosaston nykyisten käytäntöjen, menettelyjen ja järjestelmien tehokkuutta, kun ne liittyvät uusimpiin työ-ja työlainsäädännön muutoksiin ja kehitykseen.”Lisäksi, hän lisää,” vanhempi johto nojaa vahvasti osastoon varmistaakseen, että yhtiön yleinen liiketoimintastrategia on yhdenmukainen monien monimutkaisten lakien ja asetusten kanssa, jotka ohjaavat työympäristöä.”
ei vielä vakuuttunut? Tässä muutamia syitä, miksi HR-auditointien pitäisi olla etusijalla organisaatiossasi:
- parantaa henkilöstöön vaikuttavia prosesseja ja toimintatapoja. HR audit on mahdollisuus parantaa prosessiesi ja käytäntöjesi alueita, joilla on suurin vaikutus työntekijöihisi. Tämä voimaannuttaa työntekijöitä, auttaa säilyttämään heidät ja viime kädessä vahvistaa yritystä.
- varmistaa yrityksen vaatimustenmukaisuuden. Älä koskaan pidä itsestään selvänä, että politiikkasi on kaikkien lakien mukainen. Uusia työlakeja ja lakimuutoksia tapahtuu koko ajan. Jotta saat ja pysyä vaatimusten mukaisena ja vältät ei-toivotut oikeusjutut, sinun on oltava pelin edellä HR compliance-auditoinneilla, jotka tunnistavat mahdolliset riskialueet.
- tekee HR-tiedosta merkityksellistä ja strategista. Hyödynnä kaikki HR-tiedot yhdistämällä ne HR-käytäntöjesi ja-käytäntöjesi todellisuuteen.
- auttaa ehkäisemään kielteisiä vaikutuksia työllisyyskäytännöissä. Auditoinneilla voidaan lieventää ongelmia, joilla on erilaisia vaikutuksia hakijoihin rekrytoinnissa, palkkoihin ja palkkioihin, seuraajasuunnitteluun ja yleensä koko työntekijän elinkaaren ajan.
- luo oikeudenmukaisen ja oikeudenmukaisen korvauksen. Tilintarkastuksen ja palkitsemisanalyysin aikana voi olla myös hyvä käytäntö tarkastaa, kuinka oikeudenmukaisia ja kilpailukykyisiä palkka-ja palkkiopaketit ovat. Tämä voi tukea rekrytointi-ja säilyttämistoimia ja myös välttää valituksia.
- tunnistaa järjestelmien ja käytäntöjen tehottomuudet. Ainakin HR-auditoinnit voivat auttaa löytämään toimintatapoja tai järjestelmiä, jotka eivät ole tehokkaita. Turhat tehtävät tai liian pitkät prosessit voivat aiheuttaa virheitä.
milloin sinun pitäisi suorittaa HR-auditointi?
älä odota asioiden ilmaantumista, ennen kuin teet HR-auditoinnin. Ennakoiva lähestymistapa on aina parempi kuin reaktiivinen. Lauren Brown, aPHR, avustaja Bernard Terveys blogi, jakaa, ” paras aika vuodesta suorittaa tarkastus riippuu organisaation tarpeet ja aikataulu. Hitaampi vuodenaika saattaa olla tuottavampi kuin organisaation kiireinen kausi. Samoin vuoden loppu tai alku voi auttaa organisaatiota benchmark parannuksia vuodesta toiseen.”
Certificate ProgramLearn muuttaa HR-tiedot visuaalisesti intuitiivisiksi mittareiksi
, jotka vaikuttavat organisaatiosi keskeiseen päätöksentekoon.
valitse vuodenaika, joka sopii organisaatiollesi ja työmäärällesi parhaiten.
HR audit-tyypit
voit suorittaa useita HR auditointityyppejä, joista jokainen keskittyy tiettyyn organisaation inhimillisen pääoman alueeseen. Voit suorittaa tarkastuksen luomalla sisäisen HR-ammattilaisten komitean (tarkistaa alueen, jota he eivät yleensä käsittele), tai voit päättää käyttää kolmannen osapuolen HR audit-palvelua.
tässä ovat erilaiset HR-auditoinnit, jotka haluat suorittaa:
| Arkistotarkastus | |
| I-9 tarkastus | tarkastus, jonka tarkoituksena on varmistaa maahanmuuttoa ja kansalaisuutta koskevan lain (INA) työnantajaseuraamussäännösten jatkuva noudattaminen. |
| työntekijöiden tiedostot | ovatko työntekijätiedostosi lukitussa ja suojatussa paikassa ja digitaaliset henkilöstötiedostot salattuja ja suojattuja? |
| palkkatietoja | ylläpidätkö yksityiskohtaisia palkkatietoja ja kenellä on niihin pääsy? |
| tietojen säilyttäminen | kuinka kauan säilytät työntekijöiden tietoja ja noudatatko tietojen säilyttämistä koskevia sääntöjä? |
| HR-toimintojen auditointi | |
| rekrytointi ja palkkaaminen | pidätkö kirjaa rekrytointiponnisteluista mainoksista haastatteluihin ja palkkauskäytäntöihin? Täytätkö myönteisen toiminnan vaatimukset? |
| Onboarding practices | How new employees are onboarded matters. Millainen rakenne on teidän onboarding ohjelma on? Saatko palautetta uusilta palkkaajiltasi? |
| korvaus ja palkka | varmista, että palkkasi ja palkkasi on kilpailukykyinen, ja varmista, että eri työntekijäryhmille maksetaan samaa palkkaa vastaavista töistä. Selvitä myös, luokitteletko työntekijät oikein palkatuiksi / tunneiksi, kokoaikaisiksi työntekijöiksi, osa-aikatyöntekijöiksi tai itsenäisiksi urakoitsijoiksi. |
| suorituskyky ja koulutus | miten suoritusarvioita tehdään ja millaista koulutustukea tarjotaan? |
| lainmukaisuuden tarkastus | |
| EEOC | noudatatko EEOC: n ohjeita? Onko rikkomuksia? |
| Fair Labor Standards Act (FLSA) | noudatatko FLSA: n minimipalkkalakeja? |
| Perhe-ja Sairauslomalaki (FMLA) | mikä on prosessisi FMLA: n haettujen lomien tarkistamiseksi, hyväksymiseksi ja seuraamiseksi? |
| Americans with disability Act (Ada) | Tarjoatteko ADA: n mukaisesti mahdollisuuksia vammaisille työntekijöille? |
| etuudet | Tarjoatteko tarvittaessa pääsyn edullisiin terveydenhuollon etuuspaketteihin? Miten Cobraa johdetaan? |
| politiikkojen tarkastus | |
| Progressive discipline | onko kurinpitoprosessisi selkeä, johdonmukainen ja kirjallinen? |
| työsuhteen päättämistä koskeva politiikka | onko työsuhteen päättämistä koskeva politiikkasi valtion tahdonvastaisen työlainsäädännön mukainen? |
| PTO policy | Tarjoatteko palkallista vapaata kaikille tukikelpoisille työntekijöillenne? |
| turvallisuustarkastus | |
| OSHA-vaarat | ylläpidätkö OSHA-lokia? Ryhdytkö toimiin turvallisen työpaikan säilyttämiseksi, mukaan lukien koulutus? |
| MSDS | onko työpaikallasi MSDS-kirja ja tietävätkö työntekijät, mistä sen löytää? |
| PPE | Onko teillä riittävät henkilönsuojaimet, myös univormut tarpeen mukaan? |
7 vaiheet tehokkaaseen HR auditointiprosessiin
Mietitkö miten HR auditointi tehdään? Tässä on kätevä HR audit tarkistuslista pääset alkuun:
kuinka T-muotoinen olet?
nykypäivän digitaalisen liiketoimintaympäristön menestyneimmillä HR-ammattilaisilla on T-muotoinen osaamisprofiili. Ota ilmainen arviointi nyt!
alkuarviointi
Vaihe 1: Määritä, mitä haluat auditoida.
kuten edellä on mainittu, on monia erilaisia HR-auditointeja, joihin voi keskittyä. Tätä tarkoitusta varten, kuitenkin, haluat selvästi määrittää tarkastuksen tavoitteet organisaatiosi. Älä yritä tehdä kaikkea kerralla. Aseta aikataulu valmistumiselle.
Vaihe 2: Hanki sisäänosto johdolta.
ainoa tapa tehdä pysyvä muutos, joka vaikuttaa myönteisesti organisaatioosi, on varmistaa, että saat johtoryhmäsi mukaan. Tarvitset heidän tukeaan, varsinkin jos pyydät palkkaamaan kolmannen osapuolen suorittamaan tarkastuksen.
Vaihe 3: määritetään, kuka suorittaa tarkastuksen.
yritätkö tehdä tarkastuksen itse, vai palkkaatko organisaation ulkopuolelta? Päätä, kuka on vastuussa mitäkin tehtäviä, jos se on yhteinen ponnistus. Aseta odotukset arvioinnillesi alusta alkaen.
Vaihe 4: Kerää tiedot.
aluksi sinun on kerättävä kaikki olennaiset tiedot, jotka liittyvät siihen, mitä tarkastat. Voit esimerkiksi käyttää ATS-tietojasi, jos tarkastat rekrytointiprosessejasi. Varmista, että sinulla on lupa käyttää tietoja.
Vaihe 5: arvioi havaintosi.
järjestä ja analysoi löytämäsi tiedot. Yritä tunnistaa mahdolliset ongelmat ja parannusmahdollisuudet. Voit esimerkiksi ehkäistä tulevia vammoja lisäämällä sitä, kuinka usein yritys tilaa henkilönsuojaimia työntekijöille.
Vaihe 6: Suunnittele ja toteuta parannuksesi.
priorisoi ensin ongelmallisimmat alueet, esimerkiksi ne, jotka voisivat aiheuttaa organisaatiollesi eniten juridisia ongelmia. Sitten työtä tiesi alas teidän prioriteettilistaa parantaa prosesseja ja politiikkoja, jotka ovat heikkoja ja tarvitsevat parannusta.
Vaihe 7: Ole avoin muutoksista.
työntekijöitä kiinnostaa tietää muutoksista ja parannuksista, joita teet HR-prosesseihin. Etsi tapoja viestiä näistä muutoksista heille ja pyydä esimiehiä päivittämään työntekijät.