Iso Management Systemsin standardien

standardit ovat kaikkialla ympärillämme, kulissien takana. Ne hiljaa takaavat turvallisuutemme, mukavuutemme ja mukavuutemme kaikessa yksityiselämässämme ja työelämässämme. Asiaan vihkiytymättömälle normit saattavat tulla esiin vasta poissaolollaan, kun asiat menevät pieleen.
jos luet tätä opasta, olet todennäköisesti tietoinen hallintajärjestelmästandardeista tai käytät niitä jo organisaation suorituskyvyn hallintaan. Standardien pitäisi olla luotettava ja välttämätön viittaus suunnitteluun, toteuttamiseen ja optimointiin hallintajärjestelmät.
tämän oppaan tarkoitus on kaksitahoinen: ensinnäkin tarjota lähtökohta niille, jotka eivät tunne standardeja, ja toiseksi tarjota virkistystä niille, jotka käyttävät standardeja saadakseen niistä parhaan mahdollisen hyödyn.
se antaa perehdytyksen asiakirjan tuntumaan ja virtaukseen, ymmärtää standardivalikoimaan sovellettavat yleiset vaatimukset ja Keskeiset hallintajärjestelmien tieteenalat. Niihin kuuluvat ISO 9001:2015 laatujärjestelmät ja ISO 14001: 2015 ympäristöjärjestelmät.

Mitä ovat standardit?

ISO on julkaissut yli 19 000 kansainvälistä standardia ja määrittelee standardin asiakirjaksi, joka sisältää vaatimuksia, spesifikaatioita, ohjeita tai ominaisuuksia, joita voidaan käyttää johdonmukaisesti varmistamaan, että materiaalit, tuotteet, prosessit ja palvelut sopivat tarkoituksiinsa.
ensimmäinen huomattava seikka on, että standardi on asiakirja, joka on ymmärrettävä ja pantava täytäntöön. Konseptiltaan samanlainen kuin tieliikennelaki – sitä dokumentoidaan, harjoitellaan ja testataan sen varmistamiseksi, että kuljettajat täyttävät yleisen turvallisuuden kannalta hyväksytyn vähimmäispätevyyden.
standardeja on monenlaisia, mutta keskitymme hallintajärjestelmästandardeihin, joita on kahta päätyyppiä:

• yleiset standardit. Sovelletaan minkä tahansa organisaation käsittelemällä johtamisen tieteenaloja, kuten laatu, ympäristö, energia tai tietoturva. Nämä standardit kuuluvat maailmanlaajuisesti laajimmin hyväksyttyihin johtamisjärjestelmiin.

• toimialakohtaiset standardit. Suunniteltu vastaamaan vertikaalisten markkinoiden erityistarpeisiin. Esimerkiksi standardi AS 9100 käyttää pohjana ISO 9001-standardia ja lisää ilmailun ja ilmailun toimitusketjun erityisvaatimuksia.

ISO management systems-standardit tarjoavat puitteet hallintajärjestelmien suunnittelulle, toteuttamiselle ja optimoinnille eri johtamisen tieteenaloille tai riskialueille. Ne eivät ole voimakkaasti ohjailevia ja antavat hyvän joustavuuden erityyppisille organisaatioille toteuttaa johtamisjärjestelmää, joka toimii niille niiden erityisissä yhteyksissä.

yhteiset rakenteet ja käsitteet

ISO-hallintajärjestelmästandardit noudattavat nyt ISO-asiakirjan liitettä SL, jossa esitetään johtamisjärjestelmien korkean tason rakenne ja Ydinkäsitteet. Useat standardit noudattavat tätä rakennetta, mukaan lukien ISO 9001:2015, ISO 14001:2015 ja ISO 27001:2013. Tuleva työterveys – ja työturvallisuusstandardi ISO 45001 seuraa perässä.
tämä merkittävä kehitys mahdollistaa erilaisten johtamisjärjestelmien integroimisen entistä tehokkaammin ja vaikuttavammin. Yhteinen rakenne on mukailtu standardien sisällysluetteloissa ja jaksoissa seuraavasti:

1. Soveltamisala. Siinä määritellään standardin tavoiteltu tulos ja rajat. Ei pidä sekoittaa organisaation johtamisjärjestelmän tai sertifioinnin laajuuteen, joka viittaa organisaatiorakenteen ja toiminnan laajuuteen, johon standardi on toteutettu.

2. Normatiiviset Viittaukset. Standardeissa voidaan myös viitata niihin liittyviin standardeihin ja ohjeasiakirjoihin, jotka on määritelty normatiivisissa viitteissä. Jotkut standardit, kuten ISO 14001:2015 ei ole normatiivisia viittauksia ja sisältää kaikki täytäntöönpanoon tarvittavat tiedot.

3. Termit ja määritelmät. Standardeissa on oma tekninen kielensä, joka takaa tarkan toteutuksen. Kohdassa 3 määritellään kaikki tarvittavat termit ja määritelmät.

4. Organisaation konteksti. Konteksti liittyy sisäisiin ja ulkoisiin tekijöihin, jotka luovat organisaatiolle riskejä ja mahdollisuuksia. Työkalut kuten PESTEL-analyysi, McKinsey 7S-malli ja SWOT voivat auttaa kontekstin määrittelyssä. Näiden työkalujen merkitys johtamisjärjestelmissä kasvaa, sillä standardit edellyttävät strategista johtajuutta.

5. Johtajuus. Johtamisjärjestelmien standardeissa korostetaan johtamista, ei vain johtamista, ja johtajien ja poliittisten päättäjien vaatimukset on määritelty tässä osiossa.

6. Suunnitella. Jokaisella standardilla on vaatimukset tavoitteiden saavuttamisen, mahdollisuuksien hyödyntämisen ja riskien hallinnan edellyttämien toimien määrittelemiselle.

7. Tukee. Organisaation johtajien on tarjottava tarvittavat resurssit johtamisjärjestelmän perustamiseen, ylläpitoon ja jatkuvaan parantamiseen.

8. Toiminta. Tässä osassa siirrytään järjestelmän operatiiviseen käyttöönottoon, jossa vaaditaan prosessien luomista, toteuttamista ja valvontaa. Standardin luonteesta riippuen se voi sisältää monia tai muutamia vaatimuksia. ISO 9001: 2015 – standardin osalta suurin osa sen vaatimuksista on tässä kohdassa.

9. Suorituskyvyn Arviointi. Määritelty kussakin standardissa tarpeeksi seurata, mitata, analysoida ja arvioida suorituskykyä. Sisäisen tarkastuksen ja johdon katsauksen vaatimukset löytyvät täältä.

10. Parantaminen. Tulosten arvioinnin tuloksia hyödyntäen on toteutettava toimia jatkuvan parantamisen saavuttamiseksi. Tämä on nimenomainen vaatimus johtamisjärjestelmien standardeissa.

on huomattava, että jokaisessa standardissa käytetään Plan-Do-Check-Act-mallia (PDCA) johtamisjärjestelmän jatkuvan parantamisen perusperiaatteena ja prosessina. Edellä esitetty liite SL-rakenne vastaa suoraan PDCA-mallin vaiheita seuraavasti:

Plan = Context > Leadership > Planning > Support

Do = Operation

Check = Performance evaluation

Act = Improvement

the anatomy of an ISO management systems standard

kannattaa perehtyä sen dokumentoidun standardin rakenteeseen, jonka kanssa on päättänyt työskennellä. Siitä tulee välttämätön viite ja sen tietäminen, mistä etsiä erityistä tietoa, on korvaamatonta.
standardien rakenneosat ovat:

• Otsikko-sivu. Todetaan tarkka nimi ja numero annetun standardin. Tämä on tärkeää, koska usein hallintajärjestelmästandardit ovat osa tähän liittyvää sarjaa. Esimerkiksi ISO 9000 ei ole sama standardi kuin ISO 9001. Ensimmäisessä esitetään laadunhallintajärjestelmien perusteet ja sanasto. Viimeksi mainitussa määritellään laatujärjestelmän vaatimukset ja viitataan standardiviittauksissaan ISO 9000-standardiin.

• sisältö. Sisällysluettelot listaavat kaikki standardin osat vaatimuksineen. Se on hyödyllinen pikaviite lausekkeiden, alalausekkeiden ja alalausekkeiden tunnistamiseksi.

• Esipuhe. Kertoo, mikä iso-komitea on vastuussa standardin kehittämisestä. Tiedot ovat viitteellisiä, eikä niillä ole käytännön vaikutuksia hallinnointijärjestelmän täytäntöönpanoon.

• Johdanto. Esitetään standardin tausta ja päätavoitteet, joita joskus kutsutaan standardin ”hengeksi”.

• vaatimukset. Luvuissa 1-10 esitetään standardin erityisvaatimukset. Jaksoissa 1-3 esitetään yleisesti standardin toimeksianto, eivätkä vaatimukset ole tarkastuskelpoisia. Kohdissa 4-10 esitetään johtamisjärjestelmän vaatimukset, jotka on selitetty edellä yhteisessä rakenteessa.

• liitteet. Antaa lisäohjeita ja selvennyksiä siitä, mitä odotettiin esitettyjen vaatimusten noudattamiselta.

• Lähdeluettelo. Viittaa asiaan liittyviin standardeihin, jotka voidaan määritellä myös 2 jaksossa normatiivisissa viittauksissa.

• termien Hakemisto. Tässä aakkosellinen termihakemisto, joka on ristiviittattu kohtaan 3 termit ja määritelmät.

standardien

kielen kääntämisessä käytetään termien ja määritelmien lisäksi ISO-standardeissa seuraavia kahta termiä, joita ei tule käyttää synonyymisesti.

• ”on” ilmoitettava vaatimus, joka on täytettävä standardin noudattamiseksi. Sisäiset ja ulkoiset tarkastajat arvioivat vaatimustenmukaisuuden, jos lausekkeissa sanotaan ”on”.

• ”pitäisi” tarkoittaa suositusta. Tämä on parhaiden käytäntöjen mukaista, ja vaikka se ei ole pakollista, se voi tarjota mahdollisuuksia parannuksiin, mikä on vaatimus.

näissä ehdoissa kerrotaan, mitä sinun on tehtävä noudattaaksesi ja mikä on suositeltavaa hyvää käytäntöä.

jos aloitetaan toteutuksesta

kun on päätetty käyttää standardeja johtamisjärjestelmän toteuttamiseen, voit noudattaa PDCA-mallia koko projektinhallintaprosessin ajan.
kumman tahansa menetelmän valitset, seuraavilla vinkeillä pääset alkuun:

• Hanki kopio standardista. Osta iso täältä

• lue se ainakin kahdesti. Lue standardi useita kertoja saada suuntautunut sen rakenne, määritelmät ja otsikko vaatimukset.

• Tee muistiinpanoja. Lue standardi tarkemmin, käyttämällä haluamaasi menetelmää muistiinpanojen tekemiseen ennen yksityiskohtaista suunnittelua-tunnista avaintoimet, mahdolliset tiimin jäsenet,kriittiset resurssit, projektin sponsorit jne.

• tee aukkoanalyysi. Tee kuiva – ajotarkastus ennen käyttöönoton aloittamista. Tarkastetaan kohtien 4-10 vaatimukset merkittävien puutteiden ja todennäköisten haasteiden tunnistamiseksi. Tämä auttaa keskittymään.

• Rakenna tiimisi. Toteutus voi olla vaikeaa ilman tukea; harkitse kouluttautumista tai konsultin palkkaamista – kumpikaan ei ole välttämätöntä, mutta se voi auttaa riippuen budjetista, resursseista ja toteutusaikataulusta.

johtamisjärjestelmän toteuttamiseen on paljon enemmän käytännön vinkkejä, joita käsittelemme tulevissa artikkeleissa.

erityisstandardien keskeiset vaatimukset

liitteessä SL esitetyn yleisen rakenteen ja käsitteiden lisäksi jokaisella hallintajärjestelmästandardilla on omat vaatimuksensa tiettyjen tieteenalojen ja riskien hallitsemiseksi.
tässä tarkastellaan lyhyesti seuraavien standardien otsikkokäsitteitä:

• ISO 9001: 2015-laadunhallintajärjestelmät

• ISO 14001:2015-ympäristöjärjestelmät

alla olevien käsitteiden ja periaatteiden ymmärtäminen on lähtökohta, jotta kunkin standardin erityisvaatimuksista saadaan mahdollisimman suuri arvo.

ISO 9001:2015 laadunhallintajärjestelmät

ISO 9001: n perimmäinen tarkoitus on auttaa organisaatioita jatkuvasti vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin ja parantamaan yleistä suorituskykyään entistä tehokkaammaksi ja tehokkaammaksi.
perusperiaatteita ovat:

• 7 johtamisperiaatteet-ISO 9001:Vuotta 2015 tukee seitsemän johtamisperiaatetta, joita sovelletaan minkä tahansa organisaation hyvään toimintaan. Nämä on kuvattu täysin ISO 9000:2015

  • asiakaskeskeisyys. Laadunhallinnan ensisijainen painopiste on vastata asiakkaiden vaatimuksiin ja pyrkiä ylittämään asiakkaiden odotukset.

  • johtajuus. Johtajat kaikilla tasoilla luovat yhtenäisyyden tarkoituksen ja suunnan ja luovat olosuhteet, joissa ihmiset osallistuvat organisaation laatutavoitteiden saavuttamiseen.

  • ihmisten sitoutuminen. Osaavat, voimaantuneet ja sitoutuneet ihmiset kaikilla tasoilla koko organisaatiossa ovat olennaisen tärkeitä, jotta voidaan parantaa organisaation kykyä luoda ja tuottaa arvoa.

  • prosessi lähestymistapa. Johdonmukaiset ja ennustettavat tulokset saavutetaan tehokkaammin ja tehokkaammin, kun toiminnot ymmärretään ja hallitaan toisiinsa liittyvinä prosesseina, jotka toimivat yhtenäisenä järjestelmänä.

  • parannusta. Menestyvillä organisaatioilla on jatkuva panostus parantamiseen.

  • näyttöön perustuva päätöksenteko. Tietojen analysointiin ja arviointiin perustuvat päätökset tuottavat todennäköisemmin toivottuja tuloksia.

  • Ihmissuhdehallinta. Kestävän menestyksen saavuttamiseksi organisaatiot hoitavat suhteitaan kiinnostuneisiin osapuoliin, kuten tavarantoimittajiin, työntekijöihin ja sääntelyviranomaisiin.

• Plan-Do-Check-Act-malli-kuten edellä on esitetty, PDCA-malli on jatkuvan parantamisen perusta.

• riskiperusteinen ajattelu. Tämä eksplisiittinen käsite viittaa alitajuiseen tai dynaamiseen prosessiin, joka tarkastelee riskejä ja mahdollisuuksia sisäisistä ja ulkoisista lähteistä. Se ei vaadi muodollista riskinarviointia; tämä käsite on samanlainen kuin työmatkakuljettajat ja jalankulkijat, jotka tekevät reaaliaikaisen alitajuisen riskinarvioinnin onnettomuuksien välttämiseksi.

ISO 14001: 2015 Environmental Management Systems

ISO 14001 määrittelee ympäristöjärjestelmän vaatimukset — mutta ei erityisiä ympäristönsuojelun tasoa koskevia kriteerejä, jotka organisaation on määriteltävä.
sen päätavoitteena on tarjota puitteet, jotka auttavat organisaatioita:

• parantaa ympäristönsuojelun tasoa. Suojelemalla ympäristöä ehkäisemällä, lieventämällä ja kumoamalla kielteiset vaikutukset.

• täytettävä säännösten noudattamista koskevat velvoitteet. Pakolliset ja vapaaehtoiset vaatimukset. (esim. oikeudelliset ja muut vaatimukset, mukaan lukien asianomaisten osapuolten asiaankuuluvat tarpeet ja odotukset).

• ympäristötavoitteiden saavuttaminen. Riskien hallintaan ja ympäristönsuojelun tason parantamiseen liittyvien keskeisten suorituskykyindikaattoreiden vahvistaminen.

näiden tavoitteiden saavuttamisen pääperiaatteet ovat:

• Konteksti. Organisaatioyhteyden arvioinnilla pyritään saamaan korkeatasoinen käsitys keskeisistä kysymyksistä, jotka vaikuttavat myönteisesti tai kielteisesti ympäristövastuiden hallintaan. Nämä tulevat kolmesta päälähteestä:

  • ympäristöolosuhteet (jotka liittyvät ympäristönäkökohtiin) – ilmasto, ilmanlaatu, veden laatu, maankäyttö, saastuminen, luonnonvarat, biologinen monimuotoisuus jne.

  • ulkoinen – oikeudellinen/sääntely, talous, teknologia, sosiaalinen/kulttuurinen, kilpailu, ajurit/suuntaukset, asianomaiset osapuolet jne.

  • sisäinen-strateginen johto, valmiudet, vaatimustenmukaisuuden tila, kulttuuri, standardit, operatiiviset järjestelmät, sopimussuhteet jne.

• asianomaiset osapuolet. Mahdollisten vaatimustenmukaisuusvelvoitteiden tunnistamiseksi organisaation on arvioitava niiden sidosryhmien joukko, joihin organisaation ympäristönäkökohdat voivat vaikuttaa, tai jotka kokevat olevansa, esimerkiksi:

  • osakkeenomistajat, hallituksen jäsenet ja työntekijät

  • asiakkaat, toimittajat ja urakoitsijat

  • sääntelijät, yhteisöt ja painostusryhmät

• Elinkaarinäkökulma. Ympäristönäkökohtien arvioinnissa olisi otettava huomioon alku-ja loppupään kysymykset raaka-aineiden hankinnasta loppusijoitukseen. Tämä takaa kokonaisvaltaisen arvioinnin ja ymmärryksen näkökulmien välisistä suhteista toisiinsa kytkeytyvänä järjestelmänä, mutta ei vaadi yksityiskohtaista elinkaarianalyysia.

tiivistelmä: Alku

ISO management systems-standardien käytön aloittamisen avain on suhteellisen yksinkertainen: Hanki standardi ja tutki keskeiset käsitteet, terminologia ja otsikkovaatimukset. Tee tämä ennen suunnittelun täytäntöönpanoa varmistaa suunnitelmat pään oikeaan suuntaan; se säästää aikaa ja keskittyä resursseja.
tulevissa artikloissa käsitellään yksityiskohtaisemmin täytäntöönpanon käytännön näkökohtia. Perehdymme perusteellisemmin keskeisten hallintajärjestelmien standardien erityisvaatimuksiin ja tarvittaviin yhteisiin toimiin, kuten kontekstin arviointiin, johdon arviointiin ja sisäiseen tarkastukseen. Pohdimme myös, miten johtamisjärjestelmät voidaan integroida tehokkuuden maksimoimiseksi ja synergian saavuttamiseksi.
lisää tietoa standardien käyttöönotosta:

• aloita alusta-Lue ISO management – standardien kuvaukset.

• Rakenna taitojasi-katso johtamisjärjestelmien toteutus-ja auditointikoulutuksemme.

• Suunnittele budjetti-saat nopean tarjouksen hallintajärjestelmien sertifioinnista.

• Etsi konsultti – jos tarvitset apua, etsi Liitännäiskonsulttirekisteristämme.

• integroi optimoidaksesi – Lue lisää järjestelmiesi integroinnista.

jos sinulla on neuvoja standardeihin ryhtymiseen, haluaisimme kuulla sinusta.