mainokset:
arkistointitoiminto olisi järjestettävä siten, että se auttaa kirjanpidon asianmukaisessa ylläpidossa. On tärkeää huomata, että tiedot on asetettava saataville aina, kun se on tarpeen. Toimistopäällikkö on päätettävä, arkistointi olisi keskitetty tai hajautettu keskitetty arkistointi ja hajautettu arkistointi sekä on omat ansionsa ja haittansa.
1. Keskitetty Arkistointijärjestelmä:
kyseessä on järjestelmä, jossa kaikki huolen kohteena olevia eri osastoja koskevat tiedot arkistoidaan yhteen paikkaan tai keskustoimistoon. Toisin sanoen organisaation yksittäiset osastot tai osastot eivät tee arkistointia.
mainokset:
keskitetyn arkistointijärjestelmän ansiot
1. Se asetetaan asiantuntijoiden valvontaan, mikä helpottaa tehokkuutta.
2. Käytettävissä oleva tila käytetään taloudellisesti.
3. Niitä valvotaan tehokkaasti.
mainokset:
4. Arkistointilaitteiden ja työn päällekkäisyyttä (kuten hajautetussa järjestelmässä) ei tule, ja sellaisena arkistoinnissa on taloudellisuutta.
5. Papereiden viilaamiseen ja ulosottoon on yhdenmukaiset normit. Tämä mahdollistaa asiakirjojen nopean sijainnin.
6. Ihmiset, jotka tekevät samaa työtä yhä uudelleen, tulevat työnsä asiantuntijoiksi. Tämä lisää tehokkuutta.
7. Paperit jätetään samana päivänä.
mainokset:
8. Puuttuvien tiedostojen tai papereiden sijainti on helposti tiedossa (indikaattorin asianmukaisella käytöllä).
keskitetyn arkistointijärjestelmän poistot
1. Kun osaston johtaja tarvitsee kiireesti jonkin kirjeen, se ei saavuta häntä ajoissa pitkän menettelyn vuoksi. Tämä on suurin haittapuoli.
2. Virheet voivat hiipiä sisään.
mainokset:
3. Paljon aikaa kuluu, jos arkistointiosasto sijaitsee kaukaisissa huoneissa.
4. Tiedostojen antamisessa ja palauttamisessa on tiukat säännöt. Säännöistä tulee tärkeämpiä kuin kaupoista.
5. Salassapitoa ei voi pitää yllä.
2. Hajautettu arkistointijärjestelmä
mainokset:
tässä järjestelmässä arkistointi tapahtuu eri osastoilla itsenäisesti eikä keskitetysti yhdessä paikassa. Jokainen osasto asentaa erilliset laitteet ja nimittää henkilökunnan huolehtimaan arkistointityöstä. Tätä järjestelmää kutsutaan myös osastojen arkistointijärjestelmäksi.
hajautetun arkistointijärjestelmän ansiot
1. Sopivia, yksinkertaisia ja helppoja menetelmiä voidaan ottaa käyttöön osaston mukavuuden mukaan.
2. Tiedostot ovat helposti ja nopeasti saatavilla.
3. Tiedoston nopea saatavuus lisää tehokkuutta.
4. Salassapitovelvollisuus voidaan säilyttää.
5. Vastaanottava virkailija arkistoi kirjeet virheettömästi, koska hänen on käsiteltävä vain muutamia kirjeitä.
hajautetun arkistointijärjestelmän heikennykset
1. Yhdessä organisaatiossa, eri osastoilla, noudatetaan erilaisia arkistointitapoja. Näin ollen mikään vakiojärjestelmä ei ole vallitseva.
2. Arkistovirkailijalla on monia muitakin töitä; hänestä ei voi tulla arkistoinnin asiantuntijaa.
3. Osastojen välinen virkailijoiden siirto ei ymmärrä muiden osastojen arkistointijärjestelmää.
4. Jos yksi asiakirja koskee kahta tai useampaa osastoa, asiakirjan laatiminen on vaikeaa.
5. Arkistointi tehdään kätevästi virkailija, jolla on monia muita töitä tehdä yhdessä arkistointi. Siksi hän saattaa hukata kirjeet tai pitää niitä muissa rekistereissä tai jättää ne huomaamatta.