muistin virkistämiseksi BPR arvioi nykyiset prosessit ja tunnistaa tapoja tehostaa niitä, mikä tarkoittaa vähemmän turhaa vaivaa ja enemmän aikaa arvokkaaseen työhön. BPR on täytettävä perusteellisesti, joten on parasta palkata asiantuntija tekemään suurimman osan työstä puolestasi. Konsultti ”varjostaa” jokaista liiketoimintaprosessia ja esittää kysymyksiä mukana olevalle henkilöstölle. Näin he voivat:
-
tarjoa koko organisaation kattava näkymä
-
tunnistaa puutteet ja tehottomuudet esim. tietojen kaksinkertainen käsittely, päällekkäiset prosessit
-
tunnista mahdolliset alueet prosessien tai automaation virtaviivaistamiseksi
-
tutkia, mitä prosesseja ei tarvita tai eivät tuota, mitä niiden pitäisi
BPR-menestys ei tule helposti. Se edellyttää kaikkien osallistumista, ja jotta se tapahtuisi, ylimmän johdon on sitouduttava, työntekijöiden on tunnettava olevansa vaikutusvaltaisia, ja tarvitaan strateginen suunta ja päämäärä.
Näin teet liiketoimintaprosessikatsauksen neljässä vaiheessa:
1. Tunnista ja kartoita nykyiset prosessisi.
Aloita määrittelemällä liiketoimintaprosessi ”sellaisena kuin se on”. Tämä tarkoittaa kaikkia tyypillisen liiketoimintaprosessin osa-alueita, kuten:
- luettelo rooleista
- luettelo vaiheista
- luovutuspisteet
- poikkeukset
tavoitteena tässä on ymmärtää tarkalleen, miten liikeprosessi toimii nykyään, kinks ja kaikki.
tässä vaiheessa on haastateltava prosessissa mukana olevia henkilöitä. Pyydä heitä kysymällä kysymyksiä, kuten:
- miksi tämä askel otettiin?
- tarvitsetko jonkun muun hyväksynnän tuon askeleen ottamiseen tai päätöksen tekemiseen?
- onko säännöstä poikkeuksia?
ei riitä, että he vain kuvailevat sitä – heidän täytyy näyttää, miten he sen tekevät. Sinun on myös kannustettava näitä työntekijöitä selittämään mahdolliset ongelmat nykyisessä prosessissa.
harkitse seuraavia kysymyksiä:
- mikä prosessissa on rikki?
- mitkä prosessin vaiheet luovat tiesulkuja?
- mikä vaihe vaatii eniten aikaa?
- mikä vaihe aiheuttaa eniten viivästyksiä?
- onko olemassa toimenpiteitä, jotka nostavat kustannuksia/resursseja?
- onko mitään askelia, jotka heikentävät laatua?
se auttaa myös luomaan visuaalisen esityksen liiketoimintaprosessista alusta loppuun ja sen vuorovaikutuksesta ihmisten, osastojen ja ohjelmistojen kanssa. Tämä helpottaa mahdollisten aukkojen ja ylikuormituspisteiden analysointia ja tunnistamista.
2. Analysoi niitä keskustelemalla sidosryhmien kanssa (älä unohda asiakkaitasi).
kun olet kartoittanut prosessit, Järjestä henkilöstölle tapaamisia, joissa pohditaan, miksi ongelmat ovat olemassa ja miten ne ratkaistaan. Asiakkaiden kanssa keskusteleminen antaa sinulle myös hyvän käsityksen siitä, missä olet menossa vikaan.
löydöksistä luodaan raportti, jonka tulisi koostua prosessikartasta, ja jokainen prosessi sidotaan yksityiskohtaiseen keskusteluun, joka koostuu:
- prosessin vaiheet
- askeleeseen liittyvät ongelmat
- ongelmatyyppi
- ongelman vaikutus
- järjestelmävaatimukset
3. Kartoita Uusi suunnitelmasi ja tavoitteesi.
nyt tulee parannussuunnitelma-lähinnä toimintasuunnitelma toivottujen prosessien toteuttamiseksi.
tässä on asetettava realistiset ja mitattavissa olevat tavoitteet, jotka ovat linjassa liiketoiminnan kokonaistavoitteiden kanssa.
Sisällytä avaintoimet, jotka on toteutettava, jotta pääset sinne, missä haluat olla, miten ne saavutetaan, sekä mahdolliset taloudelliset ja resurssivaikutukset.
4. Selvitä, miten teknologia sopii uuteen suunnitelmaasi.
tekniikka on viimeinen osa tässä kaikessa – BPR: n pitäisi ajaa teknologiaa, ei toisinpäin.
tämä riippuu täysin tilanteestasi, mutta esimerkkejä teknologioista, jotka luovat tehokkaampia prosesseja ovat:
- Asiakassuhdehallinta (CRM)
- tiedostonjako-ja projektinhallintajärjestelmä, kuten Microsoft Office
hyötyjen korjaaminen:
yksityiskohtainen BPR vähentää riskejä, auttaa hallinnoimaan budjettia ja tuottaa onnistuneen käyttöönoton uusille järjestelmille.
siihen on lisätty myös oman organisaation siilojen vähentäminen.
itsenäinen ja objektiivinen näkemys auttaa tietenkin, joten konsultin palkkaaminen hoitamaan katsausta on paras vaihtoehto.
tyypillisesti kyseessä on alan kokenut IT-kumppani, joka antaa suosituksia, neuvoo yrityksesi tarpeisiin parhaiten soveltuvaa teknologiaa ja auttaa muutosten toteuttamisessa.
jos teet kotiläksysi, et todellakaan voi mennä pieleen!