Laskun tarkistusprosessi ja miten parantaa sitä
myyjät käyttävät laskuja kerätäkseen maksuja tuotteista ja palveluista, jotka he ovat toimittaneet asiakkailleen sopimuksen, ostotilauksen tai tilauslomakkeen ehtojen mukaisesti. Vaikka sopimusehdoissa toisin todetaan, laskuissa voi olla eri ehtoja tai lisäehtoja kuin niissä. Lisäehtoihin sisältyy usein virheitä ja laiminlyöntejä (E&OE), joilla pyritään puolustelemaan vähäisiä virheitä ja vähentämään niiden oikeudellista vastuuta mahdollisesti puutteellisista tai virheellisistä tiedoista.
tietotekniikan tuotteiden ja palvelujen laskuissa on usein enemmän virheitä kuin muissa kuin tietoteknisissä tuotteissa ja palveluissa. Tämä koskee erityisesti ohjelmistoihin liittyviä laskuja lisensoinnista, päivittämisestä, ylläpidosta ja tuesta. Useiden tutkimusten mukaan jopa 75 prosenttia ohjelmistolaskuista on virheellisiä, jos keskiarvo jää 50-60 prosentin välille. Se sanoi, ei kaikki virheet ovat olennaisia kustannuksia ja riskiä. Sopimusehdoilla ja laskuvirheillä on kuitenkin yhteys. Mitä enemmän neuvotellaan ehdoista, sitä suuremmalla todennäköisyydellä lasku on virheellinen.
muita syitä korkeampiin virhetasoihin ovat:
- myyjän tai tuotteen on hankkinut toinen myyjä, joka käyttää erilaista liiketoimintamallia ja laskutusjärjestelmää (kuten SAP)
- maailmanlaajuiset erot, kuten verot ja valuutta
- myyjän laskutusjärjestelmä on joustamaton ja tai vanhentunut. Järjestelmät eivät pysty mukautumaan epätyypillisiin tai voimassa oleviin ehtoihin riippumatta siitä, onko niistä neuvoteltu tai sovelletaanko niitä myyjän nykyisen liiketoimintamallin mukaisesti
- lasku perustuu väärään ohjeasiakirjaan, kuten virheelliseen tilauslomakkeeseen, tai virheelliseen aikatauluun
- laskusta puuttuvat tiedot, kuten tuoteotsikot, määrät, alkamis-ja päättymispäivät jne.
- muutokset myyjän liiketoimintamallissa ja / tai terminologiassa
Laskutarkastus tarkistaa, että sait sen, mitä maksoit siitä, ennen kuin suoritat maksun myyjälle. Useat tekijät vaikuttavat siihen, millä tasolla lasku tarkastetaan, mukaan lukien prioriteetti ja organisaatio, joka varmistaa, että laskut suoritetaan oikein, riskinottohalukkuus sekä työkalujen ja määriteltyjen prosessien saatavuus.
laskujen täsmäytys
monet yritykset ovat automatisoineet laskujen maksamisen ja ne, jotka eivät yleensä ole päättäneet siirtää päätöstä kirjanpitohenkilöstölle. Ongelmana tässä lähestymistavassa on, että henkilökunta ei usein tunne toimialoja ja hallinnollisia asiakirjoja, joiden kanssa organisaatio työskentelee. Kummassakin tapauksessa päätös laskun maksamisesta perustuu kolmijakoiseen täsmäytysprosessiin, jossa ostotilausta verrataan tavarakuittiin ja laskuun. Olipa vertailu manuaalinen tai automatisoitu, se voi ottaa huomioon vain ostotilauksen numeron ja määrän ottamatta huomioon muita tietoja, jotka voivat olla tärkeitä. Joskus järjestelmät voivat vertailla asiakirjoja 2-tie ottelu tai 4-tie ottelu. Osa yrityksistä aloittaa yhdellä sovintoprosessilla, mutta muuttaa sitä liiketoiminnan kasvaessa tai laskutukseen liittyvien ongelmien ilmetessä. On tärkeää tarkistaa sovintoprosessi usein arvioida, kuinka hyvin se toimii.
tiukenna ehtoja
jotkut yritykset luovat maksuehtoja, jotka ovat asiakaskohtaisia. Tämä voi olla hienoa pienille yrityksille, joilla on vähän asiakkaita. Kun bisnes kasvaa, siitä tulee este. Laskuasiakirjan ehtojen kiristäminen yleiseksi termiksi vähentää virheitä. Globaalit yritykset saattavat tarvita erilaisia ehtoja sen mukaan, missä maassa ne työskentelevät, mutta näiden ehtojen on koskettava kaikkia kyseisen maan asiakkaita. Se helpottaa automatisointia ja säästää aikaa laskun laatimisessa. Monet yritykset asettaa standardin termi uuden asiakaskunnan ja sitten päivittää vakiintunut asiakaskunta.
arvioi prosessisi uudelleen
ongelma-alueiden tunnistaminen on tärkeä tekijä menetelmiesi parantamisessa. On joitakin asioita huomioon, kun arvioidaan uudelleen:
- lähetätkö paperilaskuja?
- annatko jokaiselle myyjällesi yrityksen tunnukset?
- mitkä toleranssirajat ovat voimassa?
- mikä on ostotilausten volyymi joka viikko / kuukausi / neljännes?
- mikä on viikolta/kuukaudelta/neljännekseltä lähetettyjen laskujen määrä?
- mikä on vastaanottamiesi laskujen määrä joka viikko / kuukausi / neljännes?
- kuinka usein käytät myyjän alennuksia?
- kuka käsittelee materiaalihallintaa?
tarkastelkaa tarkasti jokaista osastoa ja niiden osallistumista käytössä oleviin prosesseihin. Voi olla paikka, jossa asiat alkavat pullonkaulata. Saada palautetta näiden osastojen ehdotuksia tehdä asioita virtaviivaisempi. Harkitse automaatiota ja sähköistä laskutusta minimoidaksesi fyysiset paperijäljet. Miron käyttäminen tiimiyhteistyössä on viestinnän onnistumisen kannalta elintärkeää. Toiminnanohjaus (ERP) näyttää prosessisi reaaliajassa ja auttaa arvioimaan järjestelmää.
Palo – Ongelmamyyjät
kun sinulla on myyjä tai myyjät, joilla on tapana jättää maksu maksamatta ajallaan, he voivat sotkea laskutusprosessisi ja kassavirtasi. Ehtoihisi tulee sisältyä myöhästymismaksu tai prosenttimaksu kaikista saapuvista laskuista. Muuta näiden maksujen sijaintia ja laita ne lähelle laskun määrää. Nämä maksut luodaan automaattisesti ohjelmissa rivikohtana. Tarkista laskusi päivämäärä. Näkyykö se, kun skannataan tietoja? Ongelmalliset myyjät luovat lisää työtä varastonhallintaan ja rahoitukseen. Jos myyjä kieltäytyy noudattamasta maksusopimuksia, on aika etsiä uusi myyjä.
tämä koskee myös sitä, miten myyjä seuraa omia laskujaan. Joillakin myyjillä on ongelmallisia prosesseja, joissa on epäselvää, mistä maksaa. Tai teet maksuja laskusta, jota ne koskevat muihin laskuihin. Kun myyjä tekee tällaisia asioita, se hidastaa prosessia omassa päässä. Sitä on muutettava, jotta prosessisi sujuvat ja yrityksen taloudellinen kuva selkiytyy. Tapahtumakoodit ja asiakirjan numero voivat auttaa määrittämään, miten maksuja on sovellettu.
Benchmark-vertailut
oman yrityksen vertaaminen muihin samoilla markkinoilla toimiviin voi olla yritykselle etu. Ne tarjoavat ideoita siitä, miten ylläpitää sitä, mikä toimii, ja ratkaisuja ongelmiin. Se voi olla silmiä avaava kokemus, joka opettaa paljon. Se, että tietää, miten seisoo kilpailijoiden vieressä, on etu. Jos voit hyvin, se voi olla motivaattori parantaa myyntiä ja suhteita. Kustannukset voivat olla korkeat, mutta tämä on investointi yhtiöön. Monet yritykset voivat kertoa, että niillä on ongelma-alueita, mutta niiden kustannukset paljastuvat vertailussa. Kannattaa maksaa palvelusta, joka auttaa muuttamaan prosesseja ja säästää yrityksen rahaa.
Review Diskonttausohjelmat
kun kyse on tiliveloista, jokaisen saatavilla olevan alennuksen hyödyntäminen on talouslaskennalle arvokasta. Ongelma on, kun he ovat myöhässä niiden laskujen maksamisesta ja menettävät Alennukset. On tarkistettava, mitä tapahtuu, jotta näitä laskuja ei makseta alennuskelpoisuuden aikana.
toinen harkinnan arvoinen asia on neuvotella ehdot myyjän kanssa uusiksi, jotta saat alennuksen tai paremman alennuksen. Jos myyjä on haluton, ostoksia ympäri Uusi myyjä halukas tarjoamaan alennusta on tapa parantaa prosesseja ja taloutta.
tarjoaako yhtiö alennuksia varhaisesta vai oikea-aikaisesta palkasta? On syytä harkita kassavirran ja myyntisaamisten prosessien parantamista. Se on myös houkutteleva neuvotteluväline uusia asiakaskuntia hankittaessa.
laskujen tarkistusprosessi kannattaa aina arvioida vähintään kerran vuodessa, jotta asiat ovat mahdollisimman tehokkaita.