Liiketoimintaprosessien noudattaminen

tämä on ensimmäinen blogi sarjassamme, jossa kerrotaan, miten palvelu-ja Muutoshallintaa voidaan hyödyntää vaatimusten noudattamisessa keräämällä kaikki tarvittavat tiedot muutoshyväksyntöjen käsittelyyn ja auditoitavien tietueiden luomiseen. Tässä artikkelissa kerromme, miksi liiketoimintaprosessien noudattaminen on keskeinen osa onnistuneen organisaation rakentamisen perustaa. Toinen artikkelimme kertoo, miten eri toimialojen lainsäädännön noudattaminen antaa tärkeää ohjausta organisaatioille, kun ne pyrkivät saavuttamaan liiketoimintatavoitteensa. Kolmannessa ja viimeisessä artikkelissamme (julkaiseminen 29.kesäkuuta 2021) selitämme, miten vaatimustenmukaisuuden tarkastusta käytetään paitsi arvioimaan, noudattaako yrityksesi ulkoisia säännöksiä, myös määrittämään, noudattaako se omia sisäisiä menettelyjään ja käytäntöjään.

jos sinulla ei ole palvelu-ja Muutoksenhallintajärjestelmää, joka pystyisi käsittelemään compliance-työnkulkuja, on useita tekijöitä, jotka sinun tulisi ottaa huomioon ennen kuin päätät ostaa sellaisen. Help Net Security puhui useiden alan ammattilaisten kanssa saadakseen heidän näkemyksensä aiheesta, ja SunView Softwaren Senior Vice President, Michael W. Hechler, punnitsi joitakin arvokkaita suosituksia. On monia myyjiä, jotka tarjoavat ratkaisuja, jotka voivat käsitellä liiketoimintaprosessien noudattamista. On tärkeää muistaa, että olet rakentamassa pitkäaikaista kumppanuutta, joten sinun täytyy tuntea olonsa mukavaksi tuotteen lisäksi löytää yritys, johon voit luottaa. ”Kun valitset ITSM-ratkaisun, SunView Softwaren Senior VP: n Michael W. Hechlerin mukaan,” sinun pitäisi aina aloittaa nykyisistä liiketoimintavaatimuksistasi.”Lue koko haastattelu vierailemalla miten valitsen ITSM-ratkaisun yritykselleni?

mikä on liiketoimintaprosessi?

aivan kuten ”compliance” voi tarkoittaa monia asioita eri ihmisille, myös liiketoimintaprosessit tarvitsevat selkeän määritelmän ja ymmärryksen. Tässä artiklassa liiketoimintaprosessi on joukko vaiheita, joita ryhmä sidosryhmiä suorittaa tietyn tavoitteen saavuttamiseksi. Jokainen liiketoimintaprosessin vaihe merkitsee tehtävää, joka on annettu osallistujalle. Jokainen tehtävä on keskeinen rakennuspalikka useille niihin liittyville ideoille, kuten liiketoimintaprosessien hallinnalle, prosessiautomaatiolle ja muille. Kaikenkokoiset organisaatiot hyötyvät selkeästi määritellyistä prosesseista, mutta hyvien liiketoimintaprosessien edut ovat huomattavimpia skaalautuvissa organisaatioissa. Prosessit muodostavat useimpien yritysten perustan ja auttavat virtaviivaistamaan yksittäisiä toimintoja varmistaen, että resursseja käytetään mahdollisimman tehokkaasti.

menestyvät yritykset keskittyvät toiminnassaan selkeästi määriteltyjen ja mitattavissa olevien tavoitteiden saavuttamiseen. Näiden tavoitteiden saavuttamiseksi otetaan käyttöön prosesseja ja menettelyjä, joilla varmistetaan, että laadukkaat tuotteet ja palvelut ovat saatavilla ajallaan ja täyttävät asiakkaiden odotukset. Hyvin suunnitellut prosessisuunnitelmat voivat auttaa yritystäsi:

• kehittää laadukkaita tuotteita ja palveluja
• tuottaa johdonmukaisia ja tehokkaita tuloksia
• vähentää markkinoille pääsyä
• täyttää asiakkaiden tarpeet ja parantaa tyytyväisyyttä
• noudattaa lainsäädännön vaatimuksia

miksi ihmiset vastustavat uusien prosessien seuraamista?

Oletko koskaan ollut täysin varma siitä, että loit ”täydellisen” liiketoimintaprosessin—vain pettyäksesi tuloksiin? Käytit uusinta teknologiaa automatisoidaksesi työnkulkusi ja kehitit paljon dokumentaatiota kuvaamaan jokaista vaihetta huolellisesti yksityiskohtaisesti. Mitä tapahtui, kun yritit toteuttaa sen prosessin? Toimiko se? Ehkä parempi kysymys on, noudattivatko kaikki osastollanne tai organisaatiossanne prosessia siten kuin halusitte sitä noudatettavan? Jos vastauksesi jälkimmäiseen kysymykseen on” ei”, asianomaiset sidosryhmät eivät ole noudattaneet liiketoimintaprosessisi vaatimuksia—mistä tahansa eri syistä.

sääntöjen noudattamatta jättäminen voi olla pettymys ja turhauttavaa johtajille, varsinkin jos paljon aikaa ja rahaa on tuhlattu projektiin, joka on suunniteltu erityisesti uusien menettelyjen toteuttamiseen. Tässä muutamia syitä saatat saada pushback Uusi prosessi:

• tapojen olennot-ihmiset ovat tapojen olentoja eivätkä yleensä pidä muutoksesta. Jos työntekijäsi ovat tehneet työtään tietyllä tavalla jo pitkään, he luultavasti kietoutuvat moniin kerroksiin työhön liittyviä tapoja, joita on vaikea murtaa.
• epäilet uutta prosessia—jos työntekijäsi jo uskovat tekevänsä hyvää työtä, he saattavat ihmetellä, miksi haluat heidän muuttuvan. Hidastaako Uusi toimintatapasi heitä? Onko prosessisi tavoitteena poistaa työpaikkoja tai korvata tiettyjä työntekijöitä?
• pelko vastuun lisäämisestä—työntekijät saattavat kokea, ettei heillä ole aikaa ja/tai taitoja ottaa lisää vastuuta.
• et ymmärrä uutta prosessia—työntekijäsi eivät välttämättä ymmärrä, mikä heidän roolinsa tulee olemaan uudessa prosessissasi. Monimutkaisia prosesseja voidaan joutua toteuttamaan käyttämällä pieniä, kasvavia muutoksia saada hyväksyntää.
• ei näe vaikutusta asiakkaisiin-työntekijät, jotka eivät ole vuorovaikutuksessa asiakkaiden kanssa, eivät välttämättä ymmärrä, miten Uusi prosessisi vaikuttaa yrityksesi tuotteisiin, palveluihin ja asiakastyytyväisyyteen.
• Uusi prosessi on tehoton – tätä voi olla vaikea hyväksyä, mutta työntekijät voivat ”työskennellä” uuden prosessin ympärillä, koska se on rikki. Tärkeitä askelia voi jäädä puuttumaan, tai sitten oikeisiin tehtäviin ei ole määrätty oikeita ihmisiä.
• johdon tuen puute-työntekijät voivat tuntea itsensä hylätyiksi, jos Ylin johto ei täysin tue uutta prosessiasi tai jos johto ei halua odottaa tarpeeksi kauan hyödyn toteutumista.
• ristiriidat muiden tehtävien kanssa-työntekijät saattavat joutua poikkeamaan uudesta prosessistasi täyttääkseen erityisiä pyyntöjä, tai resursseja saatetaan vetää pois prosessistasi työskennelläkseen muissa tehtävissä.

vaikka on monia syitä, joiden vuoksi työntekijät saattavat olla haluttomia ottamaan käyttöön uuden prosessin, oikea Muutosjohtamisjärjestelmä on ensimmäinen askel ohjatessasi organisaatiotasi valmistelemaan, varustamaan ja tukemaan työntekijöitään menestyksekkäästi muutoksen hyväksymisessä ja positiivisten tulosten saavuttamisessa.

Miten Prosessin Noudattamista Voidaan Parantaa?

nykyaikaiset organisaatiot tarvitsevat Muutosjohtamisratkaisun, joka on optimoitu tukemaan muutoksen dramaattista kasvua ja monimutkaisuutta. Kehittyneiden automaatio-ja työnkulkujen avulla ChangeGear on suunniteltu virtaviivaistamaan koko muutoksenhallinta-ja compliance-prosesseja, joiden avulla organisaatiot voivat täyttää auditointi-ja compliance-vaatimukset.

onnistuneen Muutosjohtamisen avaintekijä on ymmärrys siitä, että mitään muutosta ei koskaan tapahdu eristyksissä. Muutos vaikuttaa tavalla tai toisella koko organisaatioosi ja kaikkiin sen sisällä oleviin ihmisiin. Hyvällä Muutosjohtamisjärjestelmällä voit kannustaa kaikkia sopeutumaan uuteen toimintatapaasi ja omaksumaan sen. Onnistunut muutosjohtaminen nojaa viiteen avainportaaseen:

Vaihe 1-Ymmärrä muutos

edistääksesi onnistuneesti muutoksesi hyötyjä sinun on ymmärrettävä ne itse. Kysy itseltäsi, miksi uskot, että tätä prosessia on muutettava. Mitkä ovat tavoitteesi? Miten yrityksesi hyötyy muutoksesta? Miten muutos vaikuttaa positiivisesti työntekijöihin? Miten se vaikuttaa siihen, miten ihmiset työskentelevät ja kokevat työnsä? Mitä ihmisten on tehtävä, jotta muutos onnistuisi? Tärkeää voi olla myös miettiä, mitä tapahtuu, jos muutosta ei toteuteta. Jotta muutos toimisi, pitää olla riittävästi tyytymättömyyttä vanhaan toimintatapaan. Ihmisten on kuitenkin myös voitava luottaa siihen, että uusi lähestymistapa on parempi kuin vanha ja että muuttoliikkeelle on selkeä polku.

Vaihe 2-Suunnittele muutos

tehokas muutos ei tapahdu vain sattumalta—se on suunniteltava organisaatioosi sopivaksi. Se, miten muutosta hallitaan, vaihtelee organisaatiosta toiseen. Joillakin yrityksillä on hyvin jäykät muutosmenetelmät, kun taas toisilla lähestymistapa on avoimempi ja joustavampi. Johtajien on ymmärrettävä nykyisen ympäristönsä perustelut ennen kuin he yrittävät tehdä merkittäviä muutoksia.

sinun on otettava huomioon sponsorointi, osallistuminen, sisäänosto ja vaikutus muutokseen. Tutkimukset ovat osoittaneet, että iso tekijä onnistuneessa muutosjohtamishankkeessa on se, kuinka näkyvä sponsori on muiden sidosryhmien joukossa. Sinun täytyy varmistaa, että sponsori on tehokas ja on aktiivisesti mukana koko prosessin ajan.

puutteellinen suunnittelu ja muutoksen henkilöstövaikutusten laiminlyönti voivat johtaa tuottavuuden menetykseen, työntekijöiden irtisanomiseen, suureen vaihtuvuuteen ja vastustukseen. Näillä kielteisillä seurauksilla ja riskeillä on myös taloudellisia seurauksia. Työntekijöiden voi kestää kauemmin aloittaa uuden järjestelmän käyttö, kauemmin hallita prosessin vaiheet sekä kauemmin yrityksesi nähdä hyvä sijoitetun pääoman tuotto (Roi).

Vaihe 3-Hyödynnä huoltoikkunat, sähkökatkokset ja Vaihtoikkunat

huoltoikkuna on ajoitettu aikataulu, jonka aikana ITIL-yhteensopivien organisaatioiden omaisuuseriä tai palveluja (Konfiguraatioerä (CI)) saa muuttaa. Koska muutokset voivat sisältää seisokkeja, näitä ikkunoita voidaan käyttää minimoimaan kriittisten liiketoimintaprosessien häiriöt. Yleensä aikataulutettujen muutosten pitäisi tapahtua huoltoikkunan sisällä.

Pimennysaika on suunniteltu ajanjakso, jonka aikana tukea voidaan vähentää, kuten loma, yritystapahtuma, sopimusvelvoite asiakkaan kanssa tai kriittinen liikeaika, kuten tilikauden loppu. Suunniteltuja muutoksia ei saa tapahtua sovittujen sähkökatkosten aikana. Sähkökatkokset määrittelevät ajat, joiden aikana normaalia muutosaktiivisuutta ei pitäisi ajoittaa, mutta ne eivät estä muutoksen syntymistä. Yleensä hätätilanteissa on poikkeuksia, mutta niiden pitäisi olla harvinaisia ja edellyttää toimeenpanotason hyväksyntää ennen täytäntöönpanoa.

Muutosikkuna osoittaa yleensä, että tiettyjä varoja tai palveluja voidaan keskeyttää muutoksiin liittyvän toiminnan vuoksi. Jotkut yritykset esimerkiksi määrittelevät tietyt aikalohkot (eli joka keskiviikko klo 2:00 – 4:00 ET) yhteisymmärryksessä palvelun kuluttajien ja siihen liittyvien asiakkaiden tai osastojen kanssa. Vaihda windows auttaa aikatauluttamaan muutoksia minimoidaksesi vaikutukset kriittisiin liiketoimintaprosesseihin.

Vaihe 4-viestitään muutoksesta

viestitään varhaisessa vaiheessa ja usein koko muutosprosessin ajan. Varmista, että työntekijät tai asiakkaat ymmärtävät täysin, mitä vaikutuksia on, kuinka kauan, ja mikä heidän roolinsa voi olla, kun toteutus on valmis. Viestintä voi olla muutosjohtamisen make-or-break-osa. Muutoksen, jonka haluat toteuttaa, on oltava selkeä ja merkityksellinen, jotta ihmiset ymmärtävät, mitä haluat heidän tekevän ja miksi heidän on tehtävä se. Jos työntekijöille kerrotaan, mikä muutos on kuulematta, miksi se tehdään, he ovat taipuvaisia vastustamaan eivätkä tekemään mitään.

Vaihe 5-muutoksen toteuttaminen

johtajilla on tärkeä rooli muutosprosessin toteuttamisessa. Ollakseen tehokas esimiesten on ymmärrettävä muutos ja sen vaikutukset tiimiinsä. Oikeanlaisen sitoutumisen myötä esimiehistä tulee muutostiimin jatkajia, jotka auttavat hyväksymisessä, ymmärtävät vaikutuksen ja nostavat esiin mahdollisia huolenaiheita onnistumisen todennäköisyyden parantamiseksi. Lisäksi esimiesten tulisi helpottaa palautetta projektiryhmän ja työntekijöiden välillä koko organisaatiossa. Tietäen, että yksittäiset työntekijät tai tiiviit työntekijäryhmät käsittelevät muutosta eri tavoin, esimiesten tulisi valmentaa heitä muutosprosessin läpi ja vahvistaa muutosten arvoa niiden tekemisen jälkeen.

on olemassa monia erilaisia strategioita, joilla voit panna muutoksen liikkeelle. Jos haluat luoda kiireellisyyden tunteen rakentaaksesi vauhtia ja rohkaista ihmisiä lähtemään ideasi taakse, sinun täytyy olla tietoinen tietyistä asioista matkan varrella:

• varmistetaan, että kaikki muutoksessa mukana olevat ymmärtävät, mitä pitää tapahtua ja mitä se merkitsee heille.
• sovi muutoksesi onnistumiskriteereistä ja varmista, että niitä mitataan ja raportoidaan säännöllisesti.
• tunnista muutoksessa mukana olevat keskeiset sidosryhmät ja määrittele niiden osallistumistaso.
• tunnista koulutustarpeet, jotka on suoritettava ennen muutoksen toteuttamista, sen aikana ja sen jälkeen.
• nimittää ”muutosagentteja”, jotka ovat valmiita, halukkaita ja kykeneviä auttamaan uuden prosessin käynnistämisessä ja toimimaan roolimallina muille.
• etsi keinoja muuttaa ihmisten tapoja, niin että uudesta prosessista tulee uusi normi.
• varmista, että kaikkia tuetaan koko muutosprosessin ajan.

ensi viikolla kerromme, miten eri toimialojen lainsäädännön noudattaminen antaa tärkeää ohjausta organisaatioille niiden pyrkiessä saavuttamaan liiketoimintatavoitteensa.