”Procure to pay” eli P2P on toiminta-ja tapahtumasarja, johon yritys ryhtyy vaatiessaan tavaroita tai palveluja ulkopuoliselta toimittajalta. Tämä sykli kuvaa vaiheet, jotka yrityksen on toteutettava hankkia kohteita ja maksaa asianmukainen rahalähetys toimittajalle, vähennettynä alennukset ja oikaisut.
vaikka nykyaikainen P2P-sykli yritystason yrityksille on teoriassa yksinkertainen, se on erittäin monimutkainen yritys, jossa on paljon liikkuvia osia. Kun yritykset kasvavat ja toimivat suuremmassa mittakaavassa, P2P: n ja siihen liittyvien maksuliikenteen prosessien on siirryttävä yksinkertaisista paperipohjaisista työnkuluista rönsyileviin ponnisteluihin, jotka usein vaativat automaatiota ja tietokoneavusteisia apuvälineitä.
Tarkastellaanpa nykyaikaisen P2P-syklin perusvaiheita, niiden tehottomuutta ja sitä, miten modernit, tekoälyllä toimivat ohjelmistoratkaisut voivat integroitua johtaviin ERP-alustoihin menestyksen ja säästöjen saavuttamiseksi.
tässä pikaoppaassa tutkimme vastauksia seuraavaan kysymykseen:
- 5 suurta hankinnasta maksuun – prosessin vaihetta
- hankinnasta maksuun-ratkaisut
- mikä on SAP: n P2P-prosessi käytettäessä Kofax ReadSoft-integraatiota?
- hankinnan muuttaminen maksulliseksi kehittyneiden ohjelmistoratkaisujen avulla
5 suurta hankinnasta maksuun-prosessin vaihetta
tyypillisessä hankinnasta maksuun-syklissä on viisi vaihetta, joissa yritys saavuttaa suoritetun liiketoimen. Suurissa yrityksissä tämän kiertokulun eri osia esiintyy usein koko päivän, joka päivä. Monikansallisille yrityksille hankintasykli tuo merkittävän määrän tietoa ja laajat vastuut.
näin se toimii.
Hankintapyyntö
tässä vaiheessa yritys tunnistaa tarpeen osalle, valmiille tuotteelle, palvelulle tai muulle, jota se voi vaatia ulkopuoliselta myyjältä. Osasto, jolla on vaatimus, määrittelee tarpeen ja asettaa tekniset tiedot. Osto-osasto sitten ottaa nämä tekniset tiedot ja tunnistaa toimittajan, tai valitsee ensisijainen toimittaja perustuu aikaisempiin tilauksiin ja kokemuksia.
Ostotilaus
kun myyjä on tunnistettu, ostajien on määritettävä sopiva hinta ja varmistettava, että se vastaa heidän osastonsa ostovoimaa. Neuvottelut uusien myyjien kanssa voivat viedä aikaa, ellei yritykselläsi ole jo vakiintunutta sopimusta, jossa on selkeät ehdot. Tässä vaiheessa osasto luo ostotilauksen (po) vaadituille tavaroille, kirjaa PO: n ainutkertaiseksi tietueeksi kirjoihinsa ja lähettää tilauksen myyjälle täytettäväksi.
tilausvahvistus
myyjä vastaanottaa ostotilauksen ja lähettää vahvistuksen sen vastaanottamisesta, usein vahvistuksen siitä, että niiden varastotasot ovat asianmukaiset täyttämistä varten. Myyjä neuvoo ennakoitujen läpimenoaikojen ja toimituspäivien liiketoimintaa. Tämä elintärkeä tieto on tärkeää toimitusketjun ja logistiikan tehokkaalle suunnittelulle, mutta sen hyödyntäminen ja hyödyntäminen voi olla haastavaa, kun teknologia on rajallista.
toimitusilmoitus
seuraavaksi ostetut tavarat saapuvat, ja yrityksesi on toimitettava myyjälle vahvistus toimituksesta. Kriittinen vaihe tässä vaiheessa on Lähetyksen tarkistaminen ostotilausta vastaan sen varmistamiseksi, että kaikki on saapunut hyvässä kunnossa. On tärkeää huomata poikkeuksia, kuten vahingoittuneita tai puuttuvia kohteita, jotta vältytään maksamasta tavaroita, joita ei ole vastaanotettu. Yrityksesi välittää nämä tiedot takaisin myyjälle.
Laskumaksu
toimittamillasi tiedoilla myyjä tekee tarvittavat vähennykset ja lähettää sitten laskun yrityksellesi. P2P: n kriittisin vaihe tapahtuu täällä: kolmiosainen ottelu, jossa sovitetaan yhteen alkuperäinen PO, toimituskuitti ja lasku varmistaakseen, että kaikki tiedot ovat oikein.
perinteisesti se on aikaa vievä prosessi. Virheiden jäljittäminen voi aiheuttaa mahdollisesti kalliita viivästyksiä. Lisäviiveitä esiintyy usein, kun ottelu on valmis, mutta tarvitset luvan maksamiseen. Vasta kun kaikki nämä elementit ovat paikoillaan, yrityksesi voi maksaa maksun, syöttää lopulliset taloudelliset tiedot tilikirjoihin ja sulkea tapahtuman.
hankinnasta maksuun-ratkaisut
koska liikkuvia osia on niin paljon ja tietoja on jatkuvasti sovitettava yhteen, yritykset tarvitsevat kehittyneitä ratkaisuja maksulaskuihin ja P2P-sykliin liittyvien käsittelyprosessien osalta. Nämä ratkaisut tulevat usein ERP-alustalla, kuten SAP: ssä ja SAP: n erityismoduuleissa, yhdistettynä lisäohjelmistoihin, jotka on suunniteltu vähentämään virhetasoja ja vähentämään kitkaa.
SAP: ssa nämä prosessit ovat usein ”tilaustyö” – työnkulkua.
mikä on ”tilaus”?
katso takaisin oston pakkolunastus -, ostotilaus-ja tilausvahvistusvaiheet. SAP: n luomassa ERP-alustassa yritys voi käyttää ohjelmistoratkaisua, joka on suunniteltu automatisoimaan ostoprosessin alkuvaihe. Osastot voivat nostaa pyyntöjään, ja järjestelmä voi luetella sopivia toimittajia ja luoda standardoidun PO: n, jossa on rajallinen määrä ihmisen kosketusta.
tällaiset automatisoidut järjestelmät sekä vähentävät virheiden todennäköisyyttä että lisäävät yritysanalytiikan kannalta kriittisen tiedon saatavuutta. Käyttämällä SAP: tä osana P2P-prosessivirtaa voit integroida elektronisesti toimittajan järjestelmiin ja automatisoida suuren osan ostoista. SAP P2P-prosessin käyttö takaa tehokkaan tiedonkeruun ja mahdollistaa liiketoimintasi analyyttiset toimenpiteet säästö-ja parannusmahdollisuuksien tunnistamiseksi.
Tutkitaanpa näitä vaiheita.
mikä on SAP: n P2P-prosessi käytettäessä Kofax ReadSoft-integraatiota?
SAP: n teho ja monipuolisuus P2P-syklin elementtien hallintaan ovat vertaansa vailla, mutta oikeilla työkaluilla voidaan laajentaa alustan perustoimintoja 2000-luvulle. Koneoppimiseen ja tekoälyyn perustuvat kehittyneet ohjelmat, kuten Kofax ReadSoft, voivat muuttaa osittain paperipohjaisia työnkulkuja täysin digitaalisiksi virtauksiksi, jotka tuottavat selkeitä ja johdonmukaisia tuloksia.
ReadSoft käyttää kognitiivista sieppaustekniikkaa älykkäästi luokittelemaan dokumentteja ja poimimaan tietoa, kuten PO-numeroita, tuotetyyppejä, määriä ja paljon muuta. Samalla ohjelmistolla voidaan myös kvantifioida laskuista saatavia tietoja ja SAP: n avulla tehostaa kolmiosaista täsmäytysprosessia.
Kofax Process Directorin kaltaisten työkalujen avulla yritykset voivat automatisoida hankinnan, maksamisen ja uuden toimittajan käyttöönoton ja tehdä virheiden korjaamisen helpoksi varhaisessa vaiheessa—ennen kuin ne voivat aiheuttaa ongelmia.
P2P-perussykliä kehittyneempi SAP-työnkulku ottaa perusvaiheet ja jakaa ne keskeisiin hetkiin tietojen keräämisessä ja viestinnässä.
vaatimusten määrittely
ostopyynnön tehnyt osasto määrittää vaatimuksensa selkeästi tulevien projektien, olemassa olevan inventaarion ja muiden tekijöiden perusteella. ERP-tiedot auttavat näitä osastoja tekemään älykkäitä arviointeja tarpeettomien pakkolunastusten välttämiseksi.
toimittajan/Toimituslähteen määrittäminen
tiimisi on määritettävä, mistä löytää sopivat myyjät tai toimittajat tarvittaville tavaroille, jos ei ole olemassa tietoja sopivista toimittajista.
Toimittajan valinta
SAP auttaa tiimiäsi valitsemaan järjestelmässäsi määritellyistä saatavilla olevista toimittajista. Process Director-integraation avulla nämä vaiheet ovat heti saatavilla tutussa järjestelmässä, jossa on helppokäyttöiset rajapinnat.
ostotilausten käsittely
ostoyksikkö luo tai antaa ostotilauksen. Kofax-työkaluilla tämä prosessi voi tapahtua kokonaan sähköisesti, jolloin PO-prosessi pysyy paperittomana. Voit myös skannata paperikopion ostotilaukset järjestelmään. Readsoftin älykkäät algoritmit luokittelevat dokumentin automaattisesti, arkistoivat sen sopivaan järjestelmään ja kirjaavat tiedot toiminnanohjausjärjestelmään.
ostotilausten seuranta
Myyntipositioiden seuranta tarkoittaa tilaukseen liittyvien merkittävien tapahtumien tarkkailua, kuten määrien muutoksia, varastojen puutetta myyjältä tai toteutustietoja. Tehokas seuranta ja laskujen täsmäytys POs-järjestelmällä voi vähentää pullonkauloja ja varmistaa, että kaikki noudattavat samoja ostolupasääntöjä. Helpompi hyväksymisen työnkulku tarkoittaa kustannustehokkaampaa työtä.
Tavarakuitti
tavaran vastaanottamisen jälkeen voit tallentaa kaikki toimitukseen liittyvät tiedot Readsoftin ja muiden KOFAXIN AP automation-työkalujen avulla. Hankinnasta maksuun-järjestelmäsi kautta voit lähettää sähköisesti kuittiilmoituksen myyjälle.
Laskun tarkistaminen
kun myyjä lähettää laskun yrityksellesi, ReadSoft voi automaattisesti luokitella sen ja poimia tarvittavat tiedot. Process Directorin tai omien SAP-työkalujesi avulla otat käyttöön automaattisen po-yhteensopivuuden. Yhdessä, nämä työkalut dramaattisesti yksinkertaistaa matching prosessi. Kun lisätään nopeutta ja vähentää merkittävästi inhimillisiä virheitä, yrityksesi voi helposti hyödyntää säästöjä varhaisen maksun alennukset ja välttää päänsärkyä, kuten kaksinkertaiset maksut.
procure to Pay with Advanced programming Solutions
jäsentämällä hankintasi huolellisesti maksu-ja PO-prosesseihin, yrityksesi voi säästää rahaa, parantaa tuloksia ja virtaviivaistaa toimia, jotka ovat perinteisesti olleet keskeinen pullonkaulojen ja päänvaivojen aiheuttaja. Tehokkaalla AP-automaatiolla voit helposti vakiinnuttaa osastosi luotettavana vaikuttajana yrityksen menestykseen.
saadaksesi lisätietoa Kofax-ratkaisujen, kuten Readsoftin ja accounts Automationin integroinnista ERP: hen, kuten SAP: hen, pyydä tarjous, joka on rakennettu liiketoimintaasi varten tänään.