Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) voidaan määritellä ohjelmistoksi tai online-ratkaisuksi, jota käytetään organisaation kaikkien henkilöstötoimintojen tiedonsyöttöön, tietojen seurantaan ja tiedonhallintaan. Kun työelämä on jatkuvassa digitaalisessa muutostilassa, HR-järjestelmien ja-prosessien on sopeuduttava datatietoiseen, teknologiaan perustuvaan ja ihmiskeskeiseen maailmaan. Inhimillisten voimavarojen tietojärjestelmät ovat kehittyneet viimeisen vuosikymmenen aikana myös omaksumaan nämä uudet suuntaukset työpaikoilla. Katsotaanpa, mitä HRIS on nykypäivän yhteydessä, mitä se voi tehdä, ja mitä se voi auttaa organisaatiota saavuttamaan.
Sisällysluettelo
-
- mikä on henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (HRIS)?
- HRIS-järjestelmät ja toimivat komponentit
- HRIS-mallit
mikä on henkilöstöhallinnon tietojärjestelmä (HRIS)?
Henkilöstötietojärjestelmä (HRIS) määritellään ohjelmistoksi tai online-ratkaisuksi, jota käytetään organisaation kaikkien henkilöstötoimintojen tiedonsyöttöön, tietojen seurantaan ja tiedonhallintaan.
se on siten käytettävissä oleva, toimintakelpoinen tietokanta, joka mahdollistaa kaikkien HR-järjestelmien sujuvan toiminnan joko organisaation palvelimella, pilvipalvelussa tai ulkoistetun toimittajan palvelimella. HRIS: ää kutsutaan usein HRMS: ksi (henkilöstöhallintojärjestelmä), koska se auttaa tehokkaassa henkilöstöhallinnossa ja-suunnittelussa.
HRIS: ään kuuluu laaja valikoima järjestelmiä. Esimerkiksi, se sisältää kaikki näkökohdat hallintaan työntekijän tietokanta ja Hakemisto, hakija seuranta, etuuksien hallinto, palkanlaskennan prosessit, työn aikataulutus, aika ja läsnäolo, jättää seuranta, sähköiset allekirjoitukset, compliance protokollat, muokattavissa insight raportit, työntekijän itsepalvelu, suorituskyvyn hallinta, ja HR prosessit huolehditaan mobiilisovelluksissa.
tämä luettelo, niin kauan kuin se voi olla, ei ole kiveen kirjoitettu. Se eroaa sekä asiakas-että myyjäjärjestöjen sisällä perustuen hallinnoitavan inhimillisen pääoman tarpeisiin, työntekijöiden vahvuuteen, organisaation maantieteelliseen leviämiseen, sen noudattamiin toiminnan perusprotokolliin ja sen tulevaisuuden karttaan.
Lue lisää: Mitä on inhimillisen pääoman hallinta (HCM)? Määritelmä, prosessi, alustat (työkalut) esimerkeillä
HRIS prosessit ja Työkomponentit
tällä hetkellä kaikki henkilöstötoiminnot käsittelevät melkoista datadumppausta, koska jokainen vuorovaikutus, joka ehdokkaalla tai työntekijällä on organisaation kanssa, tallennetaan dataksi. Inhimillisten voimavarojen tietojärjestelmästä tulee näin ollen ratkaisevan tärkeä kaiken tämän tiedon järkevyyden kannalta – ei ainoastaan tietojen tehokkaan keräämisen ja tallentamisen kannalta, vaan myös sellaisen tiedon keräämiseksi, joka mahdollistaisi tehokkaan työnkulun ja parantaisi tehokkuutta.
useimmat HRIS-ratkaisut tarjoavat nykyään räätälöityjä järjestelmiä, jotka perustuvat organisaation yksilöllisiin tarpeisiin ja kasvusuunnitelmiin. Katsotaanpa kurkistaa kuuteen keskeiseen HRIS-prosesseihin ja toimiviin komponentteihin, joita useimmat organisaatiot tarvitsevat joissakin yhdistelmissä.
tietokannan hallinta
useimpien henkilöstötietojärjestelmäratkaisujen keskeinen tarjonta on valmis tietokanta, johon kaikki työntekijöiden tiedot voidaan tallentaa ja hallita tehokkaasti. HR-tiimi (tai portaalia hallinnoiva henkilö) voi helposti syöttää kaikki henkilöstötiedot järjestelmään. Tarkoitus on saada kaikki nämä tiedot ja asiaankuuluvat metritiedot siitä pyynnöstä mistä tahansa eri puolilta maailmaa.
järjestelmään tallennetut tiedot vaihtelevat korvaustiedoista, hätäyhteystiedoista ja koulutushistoriasta yhteystietojen esittämiseen, oppimismittareihin ja suorituskyvyn arviointipisteisiin. Tietokanta muodostaa kaikkien HR-toimintojen ytimen ja voi osoittautua tehokkaaksi online-tai pilvipalveluna toimivaksi varmuuskopioksi pitkälti paperittomalle toimistolle.
Ajanhallinta
jokaisen työntekijän kellotusaikojen seuranta on aikapainotteinen tehtävä. Suurin osa toimistoista nykyään mahdollistaa työntekijöiden joko punch in biometrically tai kirjautua syöttää omia tunteja, tämä päivittäinen annos tietoja tarvitsee tehokasta hallintaa.
Esimiehet voivat nyt hyväksyä lomapyynnöt, ja tiedot voidaan kytkeä suoraan palkanlaskentaan. Ei-tunkeileva mutta tehokas henkilöstötietojärjestelmä voi näin ollen pitää tarkkaa kirjaa täsmällisyydestä ja läsnäolosta.
Lue lisää: Mitä on ihmisten johtaminen? Kokonaisvaltainen prosessi parhaiden käytäntöjen kanssa
Palkanlaskentatoiminnot
palkanlaskenta on yksi HR: n tärkeimmistä toiminnoista. lean-henkilöstötietojärjestelmä mahdollistaa työntekijöiden työtuntien ja läsnäolotietojen helpon lataamisen, joten numeropulasta voidaan tehdä paljon yksinkertaisempaa ja talletuksista työntekijöille saumattomampia. Tämä johtaa myös virheiden vähenemiseen vähentämällä ihmisen toimintaa. Lisäksi useimmat HRIS-palkanlaskentaohjelmat johtavat verotuksen noudattamisen parantamiseen, erityisesti organisaatioille, jotka käsittelevät useita verotasoja.
etuuksien hallinta
etuuksien hallinta ei koske vain lääketieteellisiä etuuksia ja eläkesijoituksia, vaan kaikkia etuuksiin liittyviä kyselyjä, palautetta, tietoja ja viestintää. Tällaiset sovellukset tarjoavat yhden luukun käyttökokemuksen kaikille työnantajille ja työntekijöille, lisäävät läpinäkyvyyttä ja mahdollistavat sujuvamman toiminnan.
etuusmääräykset ja-strategia vaikuttavat jokaiseen työntekijään, ja se, miten se hoidetaan, vaikuttaa työntekijän kokonaiskokemukseen työssä.
Employee interface
useimmat inhimillisten voimavarojen tietojärjestelmäohjelmistot mahdollistavat työntekijöiden rajoitetun käytön, mutta jo tämä kohtuullinen työntekijöiden itsepalvelun taso on askel eteenpäin sellaisen kulttuurin luomisessa, jossa työntekijöillä on enemmän toiminnallista vapautta. Käyttöliittymä, jonka avulla työntekijät voivat päivittää henkilötietojaan, tarkistaa palkkataulukoita, muuttaa eläke-etuusohjelmia, päivittää suoria talletustietoja tai ladata etuusvaalidokumentteja, tarjoaa helpon, integroidun ja aikaa säästävän käyttökokemuksen.
lahjakkuuden hankkiminen ja säilyttäminen
oikean lahjakkuuden hankkiminen ja säilyttäminen on tapa, jolla organisaatio voi toivoa kasvavansa. Tässä yhteydessä, rekrytointi ja säilyttäminen ovat ratkaisevia osia tahansa HRIS ja ovat paremmuusjärjestykseen useimmat organisaatiot must-have ominaisuuksia.
oikean lahjakkuuden saaminen mukaan on vasta ensimmäinen askel kykypalapeliin. Työntekijöille on myös tarjottava oikea koulutus, urapolku ja palkitsemissuunnitelmat, jotka mahdollistavat kasvun, lisäävät moraalia ja luovat työonnea. HRIS-työkalut voivat parantaa hakijakokemusta ja samalla helpottaa rekrytoijien hankkimista, seuraamista ja sitoutumista oikeiden lahjakkuuksien kanssa.
Learn More: Talent Acquisition Specialist: 10 Key Skill Requirements for 2020
HRIS-mallit
nyt kun olemme tutustuneet henkilöresurssien tietojärjestelmäkoneistoa liikuttaviin järjestelmiin ja toimiviin komponentteihin, kaivaudutaan sen prosessien toimintaa ohjaaviin HRIS-malleihin.
perus – HRIS: n panos-ja tuotosmalli
tämä malli luettelee HRIS: n perustoiminnot-tulosta lähtöön. Sekä ympäristö-että sisäisistä lähteistä saadaan syöttötietojärjestelmien tietoja, jotka sitten tulkitaan informaatioksi ja käytetään rekrytoinnissa, työvoiman suunnittelussa, työvoiman/osaajien johtamisessa, palkitsemisessa, hyödyissä ja raportointikanavan eri osissa.
Kuva 1. Perus-HRIS: n panos-ja tuotosmalli
malli HRIS: n käyttöönottoon
, jossa on lukuisia vaihtoehtoja saatavilla markkinoilla (siihen pisteeseen, jossa markkinat näyttävät ylikansoitetuilta), oikean HRIS: n valinta on suuri päätös. Mutta kun tämä on tehty, sen varmistamiseksi, että organisaatio on investoinut voittavaan järjestelmään, HRIS: n oikea hyväksyminen on välttämätöntä. Tässä on malli, joka luettelee eri näkökohtia hyväksymällä oikea HRIS ja sopeutua uusiin prosesseihin.
kuva 2. HRIS adoptiomalli
Lue lisää: työn tulevaisuus: 10 keskeisintä suuntausta seuraavien 10 vuoden aikana
HRIS success model
seuraava luku on integroitu HRIS-malli menestykseen. Tällä halutaan toistaa, miten järjestelmän prosessien laatu, tiedonsaanti ja soveltaminen, helppokäyttöisyys ja hyödyllisyys vaikuttavat käyttäjien käsitykseen järjestelmästä.
HRIS: n koettu hyödyllisyys on mielenkiintoinen tekijä, koska se on melko subjektiivinen ja sen on oltava työntekijän kannalta järkevää. Kaikki nämä tekijät yhdessä vaikuttavat käyttäjien tyytyväisyyteen ja lopulta HRIS: n menestykseen.
kuva 3. HRIS success model
Lue lisää: Mikä on Talent Pipeline? Määritelmä, johtaminen esimerkeillä
henkilöstötietojärjestelmä sisältää kolme suurta sovellusta-lahjakkuuden hankinnan, lahjakkuuden hallinnan ja lahjakkuuden optimoinnin – kaikki tämä tietojen tehokkaan tuen avulla. Näissä laajemmissa pilareissa seuraavat sovellustiilet tuovat useita etuja ja auttavat rakentamaan vahvempaa organisaatiota:
-
- tietojen tallennuksen alentuneet kustannukset, koska kertainvestointi on riittävä
- ketteryys tiedon hakemisessa ja analysoinnissa
- prosessien päällekkäisyyksien vähentäminen, mikä säästää aikaa, rahaa ja energiaa
- oikean tiedon saatavuus tilauksesta oikeaan aikaan
- vahvempi analyysi ja siten älykkäämmät päätökset
- relevantti urasuunnittelu, josta voidaan tiedottaa paremmin
- raporttien ja tietojen laadun paraneminen
- organisaation sopeutumiskyvyn paraneminen, koska oikeiden tietojen saatavuus, lisää tietoisuutta sekä sisäisestä että ulkoisesta ympäristöstä
- avoimuus johtaa rehellisempään ja mukaansatempaavaan työntekijäkokemukseen
Lue lisää: Top 5 Human Capital Management (HCM) – ohjelmiston ominaisuudet vuodelle 2019
useimmat organisaatiot käyttävät nykyään HRIS-tai HCM-ratkaisua tehdäkseen HR-prosesseista yksinkertaisempia, samaistuttavia ja liiketoiminnan tarpeiden ja työntekijöiden odotusten kannalta merkityksellisiä. Organisaatiot ovat hemmoteltu valinta markkinoilla, jotka tarjoavat erilaisia ratkaisuja ja ratkaisu yhdistelmiä joten meidän täytyy valita, mutta valitse viisaasti!
mitä HRIS-malleja ja prosesseja käytät? Mitä ominaisuuksia pitäisi mielestäsi päivittää lähitulevaisuudessa? Kerro siitä Facebook, LinkedIn tai Twitter. Kuuntelemme aina.