pienyrittäjänä inventaarion seuraaminen ja tarvikkeiden ja myytävien tavaroiden tilaaminen ei välttämättä ole lempitehtäväsi, mutta se on varmasti oleellista yrityksesi menestymisen kannalta. Ostotilaukset ovat ratkaisevia hyvin hallittu ostoprosessi, vaikka monet liikemiehet ja naiset eivät ymmärrä, mitä ne todella ovat tai miten käyttää niitä taloudellista menestystä.
tässä artikkelissa käsitellään:
-
mikä ostotilaus on
-
mitä sinun täytyy sisällyttää ostotilaukseen
-
ostotilauksen ja laskun erotus
mikä on Ostotoimeksianto
ostotoimeksianto (PO) on ostajan luoma oikeudellisesti sitova asiakirja, joka esitetään myyjälle. Aivan kuten ”cart” on sähköisen kaupankäynnin sivusto, ostotilaus on lähinnä luettelo siitä, mitä haluat ostaa. Siinä esitetään tilauksen tiedot, mukaan lukien määrä ja tyyppisiä tuotteita ostaja tarvitsee, sekä maksuehdot ja toimitus tiedot.
ostoehdotuksen ja ostotilauksen erotus on se, että jälkimmäinen toimii ostajan ja myyjän välisenä sopimuksena. Tekemällä tilauksen ostaja sitoutuu ostamaan tavaroita tai palveluita sovitulla summalla. Koska tilaus täytetään ennen kuin ostaja saa laskunsa, ostotilaus antaa myyjälle vakuutuksen maksamatta jättämistä vastaan.
miten Ostotilaus toimii?
ostotilauksia käyttävät yleensä pienet yritykset, jotka tilaavat tavaraa suuria määriä. Esimerkiksi lemmikkikauppa voi joutua ostamaan toimittajalta useita erilaisia koiranruokia ja tilaamaan monta pussia kutakin ruokatyyppiä. Tässä on ostotilausprosessi, jota lemmikkikaupan omistaja käyttäisi saadakseen tarvitsemansa tavarat:
-
kaupan omistaja luo ostotilauksen, jossa esitetään, mitä he tarvitsevat toimittajalta.
-
jos toimittajalla on varasto tilauksen täyttämiseksi, he hyväksyvät ostotilauksen, täyttävät sen ja toimittavat tuotteet sovittuna eräpäivänä.
-
tämän jälkeen toimittaja lähettää ostetuista tuotteista laskun tai myyntilaskun.
-
ostaja maksaa tavaran, ja kauppa käsitellään myyjän POS-järjestelmän kautta.
ostajat voivat myös tehdä erikoistilauksia erityisen suurille lähetyksille tai toistuville ostoksille. Pysyvä ostotilaus antaa ostajalle mahdollisuuden ostaa samoja tuotteita moninkertaisesti käyttämällä samaa PO-numeroa.
yleisostotilaus on molempien osapuolten välinen sopimus useista toimituksista tietyn ajanjakson aikana tiettyyn hintaan. Vilttitilauksia käytetään tyypillisesti yritysten välillä, joilla on vahva suhde, ja joskus niihin liittyy alennuksia tai muita kannustimia.
ostotilauksen ja laskun ero
koska ostotilaukset ja laskut ovat molemmat oikeudellisesti sitovia asiakirjoja, joita myyjät ja ostajat vaihtavat keskenään, ei ole yllättävää, että ne sekoitetaan usein keskenään. Nämä kaksi liittyvät toisiinsa myös siksi, että ostotilausta käytetään usein laskun luomiseen, vertailukohtana ostetuille tavaroille ja niiden hinnoille. Kuitenkin jokainen dokumentti käytetään eri vaiheessa ostoprosessin ja usein käytetään eri ihmiset, samoin.
tässä muutamia eroja ostotilausten ja laskujen välillä:
Ostotilaus
-
ostajan luoma
-
luotu ennen ostoa
-
Lays out tavarat tarvitaan
-
Sisältää ehdotetut maksutiedot
lasku
-
myyjän luoma
-
luotu oston jälkeen
-
vahvistaa toimitetut tavarat
-
vaatii maksun tiettynä päivänä
milloin käyttää ostotoimeksiannon vs. kauppalasku
ostaja käyttää ostotilausta tilauksen tekemiseen ja se annetaan ennen toimitusta.
laskun tekee myyjä laskutusohjelmaa käyttäen tilauksen toimittamisen jälkeen. Siinä määritellään summa, jonka ostaja on velkaa ostetusta tavarasta ja päivämäärä, johon mennessä ostajan on maksettava.
Aloita laskutus ilmaiseksi
Kuinka luoda ostotilaus
yritysten omistajat voivat löytää online-ohjelmiston, joka auttaa tekemään ostotilauksia, mutta voit myös käyttää yksinkertaista sanaa tai Excel-asiakirjaa omien tilauslomakkeiden tekemiseen.
tässä mitä sinun tulee sisällyttää:
-
myöntämispäivä
-
tarvittavat tuotteet ja kunkin tuotteen määrä
-
Tuotetiedot, mukaan lukien SKU-numerot, mallinumerot ja tuotenimet
-
kunkin tuotteen yksikköhinta
-
toimituspäivä
-
PO-numero
-
yritystiedot, mukaan lukien toimitus-ja laskutusosoite, yrityksen nimi ja yhteystiedot
-
maksuehdot, kuten ”paid upon delivery” tai erityiset maksupäivän vaihtoehdot
mitä Ostotilaus Näyttää?
ostotilaukset näyttävät myös hyvin samanlaisilta kuin laskut-yläosassa on kunkin yrityksen yhteystiedot ja tiedot sekä PO-numero ja päivämäärä. Näiden tietojen alla on yleensä taulukko, jossa tuotteet, määrät, yksityiskohdat ja hinnat ovat erillisissä sarakkeissa. Ostotilauksen alareunassa laitat tilauksen kokonaissumman, kokonaishinnan ja muut tilaus-tai maksuehdot sekä valtuutetun allekirjoituksen.
ostotilausten käytön hyödyt
ostajalle ostotilauksista on hyötyä inventaarion ja ostohistorian seurannassa. Lisäksi ostaja voi tilata tavaroita etukäteen ilman, että joutuu maksamaan heti. Samoin myyjälle, ostotilaukset auttaa seurata varaston, toistuvia tilauksia, ja enemmän. Mikä parasta, tämä dokumentaatio velvoittaa ostajan maksamaan, kun tilaus on täytetty, mikä antaa myyjälle mielenrauhan ja oikeusturvan.
nauttinut tästä artikkelista? Katso lisää vinkkejä ja oppaita yrityksellesi:
-
Johdatus sosiaalisen median pienyritysten omistajille
-
9 parhaat Business Analytics-työkalut suorituskyvyn seuraamiseen
-
kokoaikaisen itsenäisen ammatinharjoittamisen riskin laskeminen