parhaalla tavalla järjestetty tapaaminen on hyvä tapa saada todellista työtä tehtyä. Noudatan tätä sääntöä johtamisessani silloin, kun haluan suunnitella ja seurata projektejani tehokkaasti. Tiedän varmasti, että projekti – (johto) tapaamisilla on merkittävä rooli tiimiviestinnän, johtamisen ja tiimityön kehittämisessä. Vahvistan myös, että hankekokoukset antavat järjestää virallisia keskusteluja ja työpajoja, joiden tarkoituksena on tuottaa parhaita ryhmäpäätöksiä ja-ratkaisuja.
niinpä päätin kirjoittaa tämän artikkelin, joka antaa projektikokouksen määritelmän, selittää, mitä kick-off-kokous tarkoittaa, ja kuvailee, miten tyypillisen kokouksen esityslista kirjoitetaan. Uskon, että työstäni on sinulle hyötyä, varsinkin jos kehität uraasi projektipäällikkönä. Koska projektinjohtotapaamiset ovat välttämättömiä ja säännöllisiä tapahtumia järjestetään koko projektin elinkaaren ajan, oletan, että sinun on erittäin tärkeää ymmärtää määritelmä ja osata suunnitella esityslistat ja järjestää aloituspalaveri. Joten lue artikkeli ja jätä kommentteja ja ehdotuksia. Kiitos jo etukäteen!
kokouksen määritelmä
Hankekokouksissa viitataan tehokkaaseen menetelmään jakaa tietoa ja kommunikoida ryhmän ja sidosryhmien kanssa. Projektitapaamisia on monenlaisia, ja joskus on vaikea antaa kattavaa projektitapaamisen määritelmää, joka kattaisi kaikki tapahtuman osa-alueet. Tässä artikkelissa esitämme yhteisen määritelmän hankekokouksista.
Hankekokous on säännöllinen tapahtuma, johon osallistuvat kaikki hankkeesta kiinnostuneet tai siitä kiinnostuneet henkilöt kommunikoivat muiden osallistujien ja sidosryhmien kanssa keskustelemalla asioista, tekemällä ehdotuksia, hyväksymällä tai hylkäämällä tarjouksia.tarkoituksena on saada aikaan ryhmäpäätöksiä, jotka nopeuttavat hankkeen toteuttamista suunniteltujen tavoitteiden ja odotettujen tulosten mukaisesti.
tässä on useita erilaisia hankekokouksia:
- säännölliset ryhmäkokoukset ovat yleisimpiä kokouksia, joita voidaan järjestää ja toteuttaa monta kertaa hankkeen toteutusprosessin aikana. Säännölliset (päivittäiset, viikoittaiset, kuukausittaiset) kokoukset on ajoitettu ja eritelty viestinnän hallintasuunnitelmassa.
- Muutosvalvontakokoukset järjestää muutosvalvontalautakunta, ja ne on tarkoitettu muutospyyntöjen tarkasteluun. Hallitus tekee päätökset tapahtuneiden muutosten hyväksymisestä ja sidosryhmien kanssa tiedottamisesta ja jatkotoimista.
- Tilannekatsaustapaamisia järjestetään säännöllisesti, jotta voidaan vaihtaa ja analysoida tietoa projektin tämänhetkisestä etenemisestä ja sen tuloksista. Tällaisen kokouksen aikana projektipäällikkö jakaa osallistujien kesken tulosraportteja, joiden avulla tiimi ja sidosryhmät saavat näkyvyyttä nykyisiin suoritustasoihin ja tehtävien etenemiseen. Tilannekatsauksia kutsutaan myös suorituskatsauksiksi.
aloituskokous
projektin aloituskokous on suunnittelutapahtuma (joka yleensä järjestetään ja toteutetaan Työpajan muodossa), joka pidetään aivan hankkeen (tai sen erityisvaiheen) alussa, jotta jokainen hankkeen toteuttamiseen osallistuva henkilö ymmärtää selkeästi hankkeen tavoitteet, menettelyt ja suunnitelmat.
aloituspalaveria pidetään usein joukkueen rakentamisen virallisena alkuna, kun projektipäällikkö esittelee tiiminjohtajien avustuksella joukkueen rakentamiseen ja koulutukseen liittyviä toimia. Jos tapaaminen järjestetään jonkin projektin vaiheen alussa, se on yleensä tapa yhdistää tiimin käsitys projektin tavoitteista todellisiin suunnitelmiin ja menettelyihin.
hankkeen aloituskokouksen tyypillinen esityslista sisältää seuraavat asiat:
- vahvistetaan johtamiskehys, mukaan lukien keskeiset vaiheet, tavoitteet, sidosryhmät, menestymiskriteerit, liiketoiminnan tarve, tuotokset jne.
- käy läpi ja päivittää (tarvittaessa) liikeasioita.
- laaditaan hallintorakenne, mukaan lukien johdon vastuut ja tehtävät, raportointimenettelyt, valvonta, hallintoa koskevat asiakirjat jne.
- aloittaa suunnittelutoimet, mukaan lukien keskeiset virstanpylväät, tehtävien järjestys, priorisointi, tehtävien riippuvuudet jne.
- Riskienhallintaprosessi aloitetaan tekemällä riskianalyysi.
- Rakenna joukkue.
- laaditaan laatusuunnitelma, johon sisältyy laadunvalvonta-ja varmennusmenettelyt.
projektin Kick-Off-kokouksen esityslista (Template)
vinkkejä Suunnittelutilannetapaamisten järjestämiseen
jos otat projektipäällikön roolin, sinun on oltava valmis suunnittelemaan ja toteuttamaan projektitapaamisia säännöllisesti. Tämä on osa projektinjohtotehtäviäsi. Projektikokoukset auttavat varmistamaan, että projekti etenee suunnitellusti ja että mahdolliset ongelmat ratkaistaan oikealla tavalla.
seuraavat projektikokousten suunnitteluvinkit on suunniteltu auttamaan sinua ymmärtämään, miten kokoukset järjestetään ja mitä olennaisia asioita tarvitaan ponnistelujesi tehostamiseksi. Tässä vinkit:
- Aseta tavoitteita. Tämä projektikokousvinkki olettaa, että jos et aseta selkeitä tavoitteita kokoukselle, kokous on tuomittu epäonnistumaan, koska se ei anna tuloksia, eikä ratkaisua synny. Ennen kuin päätät aikatauluttaa kokouspäivän, varmista, että olet asettanut joukon älykkäitä tavoitteita. SMART tarkoittaa erityistä, mitattavissa, saavutettavissa, relevanttia ja oikea-aikaista.
- Kirjoita kokouksen asialista. Agendan laatiminen ja seuraaminen mahdollistaa tilakokouksen lyhentämisen ja tehostamisen. Saat enemmän mahdollisuuksia päättää kokouksen odotetuin tuloksin ja ajoissa. Sinun tulee laatia agenda 2-3 päivää ennen aloituspäivää ja sisällyttää siihen lista tapahtumista, jotka on ajoitettu ja priorisoitu. Kokous aikataulutus ohjelmisto auttaa tekemään niin.
- Pidä Asiakirjat Järjestyksessä. Se tarkoittaa, että kokousasiakirjoista pitää tehdä mahdollisimman lyhyempiä. Kun käytät kasoittain paperia pitää kokouksen, olet todennäköisesti epäonnistua, koska useita asiakirjoja voi de-motivoida ja johtaa harhaan tiimisi ja aiheuttaa sotku. Siksi kannattaa yrittää pitää 1 tai 2 paperiarkkia kokouksen ylläpitämiseksi. On myös suositeltavaa käyttää tarkistuspalaveri malli, joka sisältää yleisiä asioita esityslistan ja kuvataan, mitä asioita on käsiteltävä.
- kutsu oikeat ihmiset. Tiimisi jäsenet ovat luonnollisesti projektin johdon kokouksen tärkeimpiä osallistujia. Aika ajoin jotkut kokoukset vaativat kuitenkin jonkun senioreilta. Tämän hankekokouksen suunnitteluvihjeen jälkeen sinun tulee tietää etukäteen, jos ylimmän johdon osallistuminen on tarpeen, ja varmistaa sitten, että jokaiselle asianosaiselle ilmoitetaan tulevasta kokouksesta ja ratkaistavista ongelmista. Mukavuuden vuoksi voit käyttää kokoussuunnitteluohjelmistoa tehdäksesi muistiinpanoja tehtävälistaasi ja esityslistaasi.
- luo sopiva ja mukava fyysinen ympäristö. Huomaa, että projektikokouksesi tulee pitää mukavassa ja hyvin ilmastoidussa huoneessa, varsinkin jos on kesä. Älä unohda antaa osallistujille jääkylmää vettä, teetä, kahvia tai/ja joitakin alkoholittomia juomia, jotka saavat kuulijat tuntemaan olonsa mukavammaksi. Tämän kokoussuunnitteluvinkin jälkeen sinun kannattaa lisätä tietueita tehtävälistallesi ja luoda lista kaikista juomista, jotka on valmistettava etukäteen ennen kokouksen alkua.
- Aloita ja lopeta kokous ajoissa. Ihmiset eivät pidä siitä, jos jokin tapahtuma menee aikataulusta ohi, eikä todennäköisesti ole mitään turhauttavampaa kuin myöhästyneet kokoukset. Tässä projektikokousvinkissä sanotaan, että kannattaa varmistaa, että jokainen osallistuja on tietoinen alkamis-ja päättymisajasta. On suositeltavaa lähettää (joko suullisia tai kirjallisia) ilmoituksia osallistujille. Voit myös käyttää kokoussuunnitteluohjelmaasi sähköpostin muistutusten asettamiseen ja sähköisten ilmoitusten lähettämiseen.