Shadow payroll on mekanismi työntekijöille, jotka lähetetään Alankomaihin ulkomailta, mutta myös päinvastoin (työntekijät, jotka lähetetään Alankomaihin ulkomailta). Tällainen käyttöönotto vaikuttaa usein sovellettavaan sosiaaliturvaan ja verovelvollisuuteen. On tärkeää tietää, missä työntekijä on sosiaalivakuutettu ja missä palkkavero ja kansanvakuutusmaksut on maksettava.
kaksinkertaisen verotuksen estämiseksi Alankomaat on tehnyt sopimuksia useiden maiden kanssa. Näissä sopimuksissa todetaan, miten molempien maiden verot ja sosiaalivakuutusmaksut ovat linjassa keskenään.
jos sosiaaliturva on maksettava yhdessä maassa ja verot on maksettava toisessa maassa, tai jos vero on maksettava molemmissa maissa, tulee niin sanottu varjopalkkio.
esimerkki kansainvälisestä palkanlaskennasta
jos työntekijä on palkanlaskennassa Alankomaissa ja on siellä sosiaalivakuutettu, mutta hän työskentelee myös Saksassa, voi olla, että verot on maksettava Saksassa. Oikeiden maksujen määrittämiseen tarvitaan siis palkanlaskenta Alankomaissa, mutta myös Saksassa.
huomaa, että palkkakäsite (joka tulisi ymmärtää sanalla ”palkka”) ei ole 100-prosenttisesti sama kaikissa maissa. Esimerkiksi työsuhdeauto voi johtaa täysin erilaiseen palkkaan (”lisäys”) yhdessä maassa kuin toisessa.
kansainvälisen palkkahallinnon kanssa on erittäin tärkeää tehdä oikeat maksut asianomaisille veroviranomaisille, jotta jälkikäteen ei tule yllätyksiä. Erityisen turhauttavaa on, jos käy ilmi, että verot tai sosiaaliturvamaksut on maksettu väärään maahan. Ensinnäkin se on edelleen maksettava oikeassa maassa. Toiseksi perusteettomasti maksettujen summien takaisinperintä toisessa maassa ei ole aina helppoa.
miten varjopalkkarit toimivat tavallisessa palkkalistoilla?
varjopalkkiot suoritetaan tavallisen palkanlaskijan taustalla. Tämä tarkoittaa, että varjopalkkio on tarkoitettu vain oikeiden vähennysten ja maksujen laskemiseen toisen maan palkkaveroista. Varjopalkkioista ei makseta työntekijälle varsinaisia maksuja. Vähennysten laskeminen tapahtuu työntekijän säännöllisessä palkkauksessa tai tapahtuu työnantajan kustannuksella.
esimerkki varjopalkkioista
kun työntekijä lähetetään Saksasta Alankomaihin, on ensin määritettävä Alankomaiden (varjo) palkkalistoille, mitkä palkkaerät sisältyvät Alankomaiden palkkalistoille. Matkakalenteri määrittää sen jälkeen, kuinka monta päivää työntekijä on työskennellyt tietyn kuukauden aikana Hollannissa ja näin ollen, kuinka paljon tulot muodostuvat hollantilaisista työpäivistä. Tämän perusteella päätetään, mitkä vähennykset ja maksut on suoritettava Alankomaissa. Huomata: työntekijälle ei makseta maksua hollantilaisen palkkalaskelman perusteella, koska hän on jo palkkalistoilla Saksassa ja saa säännöllisen palkkansa kyseisestä palkkalaskelmasta. Tärkeää on myös se, onko työntekijän kanssa tehty nettopalkkasopimus vai bruttopalkkasopimus.
palkkaveroilmoituksessa tämä työntekijä ilmoitetaan verottajalle. Sen vuoksi on tärkeää, että käytössä on kansalaispalvelunumero (BSN), jotta Alankomaissa verotettavaan palkkaan ei tarvitse soveltaa nimetöntä verokantaa.
milloin varjopalkkio on tarpeen?
varjopalkkio voi olla tarpeen seuraavissa tilanteissa:
- työntekijä, joka työskentelee useissa maissa;
- työntekijä on palkkalistoilla yhdessä maassa, mutta hänet on lähetetty toiseen maahan (tämä koskee erityisesti sitä, jos hän haluaa pysyä sosiaalivakuutettuna ensimmäisessä maassa).
varjopalkkion tärkeitä asiakirjoja:
- henkilöllisyystodistus (henkilötodistus tai passi)
- työsopimus ja tehtäväkirje
- Päiväkalenteri
- palkkalaskelmat
- A1-selvitys tai todistus kattavuudesta.
- 30 prosentin päätösjärjestely
varjopalkkion suorittaminen
varjopalkkion suorittaminen ja erilaisten tässä yhteydessä tarvittavien asiakirjojen pyytäminen on usein monimutkaista ja vaatii erityistä tietämystä. Voimme tukea sinua käyttöönoton suunnittelussa, erilaisten asiakirjojen pyytämisessä ja shadow-palkanlaskennan toteuttamisessa.
jos sinulla on kysyttävää shadow payrollista tai muista maailmanlaajuisista Liikkuvuuspalveluista, ota yhteyttä Global Mobility Services-tiimiimme.