nykyään jokainen yritys tarvitsee puhelinjärjestelmän, jolla se saa yhteyden asiakkaisiinsa. Kyllä, on olemassa useita kanavia, jotka palvelevat samaa tarkoitusta (live chat, sosiaalinen media, sähköposti jne.). Puhelinten osuus kaikesta tuen vuorovaikutuksesta on kuitenkin edelleen 61 prosenttia.
toimistopuhelinjärjestelmä voi helpottaa yhteydenpitoa asiakkaisiin ja vähentää samalla käyttökustannuksia, parantaa turvallisuutta ja tuottavuutta. Eikä kyse ole vain asiakkaiden kanssa kommunikoimisesta. Toimistopuhelinjärjestelmä helpottaa myös tiimien välistä viestintää, suorituskyvyn analysointia ja strategian tarkastelua.
viime vuosina toimistopuhelinjärjestelmät ovat kokeneet valtavan murroksen. Nykyajan toimistopuhelinjärjestelmät, kuten VoIP, hyödyntävät Internetiä puhelujen soittamiseen ja vastaanottamiseen, alentaen kustannuksia jopa 75%, ovat erittäin skaalautuvia ja helppohoitoisia.
Joten, mistä tiedät, mikä liiketoimiston puhelinjärjestelmä on hyvä yrityksellesi? Mitkä ovat kunkin puhelinjärjestelmän edut? Tässä artikkelissa, käsittelemme juuri sitä. Aloitetaan.
mikä on Toimistopuhelinjärjestelmä?
toimistopuhelinjärjestelmä on laitteisto-tai ohjelmistopohjaisten puhelinten verkko, joka mahdollistaa monimutkaiset puhelintoiminnot liiketoimintaympäristössä internet-protokollaa ja perinteisiä puhelinlinjoja käyttäen.
nykyaikaiset toimistopuhelinjärjestelmät mahdollistavat yhteyden asiakkaisiin ympäri maailmaa nimellishintaan. Sitä paitsi, voit pysyä yhteydessä niihin ympäri vuorokauden, kiitos mobiilisovelluksen puhelinjärjestelmän tarjoajien.
Toimistopuhelinjärjestelmän tyypit
toimistopuhelinjärjestelmiä on kolmea päätyyppiä.
1) Legacy Public Switched Telephone Network (PSTN)
tunnetaan myös lankapuhelimina, PSTN on ollut käytössä 1800-luvun lopulta lähtien. Kun käytät PSTN, sinun täytyy asentaa puhelinlinjoja koko toimiston.
vaikka niitä käytetään laajalti maailmanlaajuisesti, PSTN-järjestelmät eivät sovellu hyvin yrityksille. Jokaiselle työntekijälle pitää olla oma linja. Korkeiden soittokustannusten lisäksi tarvitset satoja dollareita ylläpitoon joka vuosi.
2) PBX-puhelinjärjestelmät
PBX (Private Branch Exchange) – järjestelmä on yksityinen puhelinverkko, jonka avulla yritykset voivat käyttää sisäistä puhelinjärjestelmää ja käyttää vähemmän puhelinlinjoja. Sen avulla voit vaihtaa puheluita Käyttäjien välillä paikallisilla linjoilla, jolloin kaikki työntekijät voivat jakaa tietyn määrän ulkoisia puhelinlinjoja.
PBX-toimistopuhelinjärjestelmät perustuvat kahteen osaan: puhelinsarjaan ja PBX: ään. Puhelin on kytketty PBX: ään verkon täydentämiseksi. Lisäksi toimistopuhelinjärjestelmässä on joitain luontaisia ominaisuuksia, kuten puhelun siirto, puhelunpito, räätälöidyt tervehdykset jne.
PBX puolestaan mahdollistaa verkon yhteydenpidon ryhmissä konferenssipuhelujen kanssa, videopuheluiden soittamisen, faksien ja tulostimien työstämisen ilman, että niitä käytetään manuaalisesti.
3) VoIP Phone System
VoIP (Voice over Internet Protocol) – ohjelmisto on toimistopuhelinjärjestelmä, jolla voi soittaa ja vastaanottaa yrityspuheluita Internetin välityksellä. Se ei vaadi mitään laitteistoa tai erikoislaitteita, jotta yritysviestintä olisi mahdollista. Tarvitset vain Internetin ja laitteen (älypuhelin, kannettava tietokone, Työpöytä tai ohjelmistopuhelin).
on olemassa tyhjentävä luettelo ominaisuuksista, jotka sisältävät puhelujen hallinnan, puhelunvalvonnan, soitonsiirron, räätälöidyt vastaajaviestit, äänestä sähköpostiin ja monia sellaisia ominaisuuksia, joiden avulla VoIP voi peittää monitoiminen rooli.
yksi VoIP office-puhelinjärjestelmien lisäominaisuuksista on, että voit valita minkä tahansa puhelinnumeron. Voit myös ottaa niin monta numeroa kuin tarvitset aiheuttamatta mitään investointeja.
voit tallentaa puhelut, seurata niitä reaaliajassa ja jopa proomuttaa välillä, Jos koet, ettei agentti pysty käsittelemään asiakasta tehokkaasti.
Huom: VoIP tarjoaa suurimmat hyödyt verrattuna PSTN-ja PBX-puhelinjärjestelmiin.
Mikä Tekee VoIP-Toimistopuhelinjärjestelmästä Paremman Kuin Muut Toimistopuhelinjärjestelmät?
1-kustannustehokas
kuten edellä mainittiin, VoIP käyttää yhtä puhe-ja tietoverkkoa puhepalvelujen tuottamiseen ja poistaa piirikytkentäverkkoja kustannusten vähentämiseksi. Tämän seurauksena myös kaukopuheluiden soittaminen tulee edullisemmaksi VoIP-palveluntarjoajaa käytettäessä.
etsitpä sitten pientä toimistopuhelinjärjestelmää tai yritysluokkaa, löytyy budjetistasi sinulle ratkaisu.
2-Soitonsiirto
VoIP-toimistopuhelinjärjestelmillä voi välittää puheluita mihin tahansa numeroon. Se voi olla kollegoidesi jatke, henkilökohtainen numerosi tai jokin muu valitsemasi numero. Soittaja näkee kuitenkin vain numeron, johon on soittanut, eikä hänelle edes ilmoiteta, että puhelu välitetään eteenpäin.
3-Call analytics
seuranta avainpuhelumittarit, kuten puhelun kesto, saapuvien puhelujen määrä, lähtevät puhelut, asiakastyytyväisyystasot, ja enemmän avulla voit paremmin ymmärtää agenttisi suorituskykyä ja löytää parannusmahdollisuuksia. Call analytics tarjoaa sinulle syvällisen ymmärryksen toiminnastasi, jonka avulla voit parantaa palvelujasi ajan myötä.
4-vastaaja
vastaaja antaa asiakkaille mahdollisuuden jättää viestin, kun et voi valita puheluita. Johtava VoIP office puhelinjärjestelmät kuten CallHippo lähettää vastaajaviestit suoraan sähköpostiisi, jonka avulla voit kuunnella asiakkaita kun haluat. Tämä puolestaan antaa sinulle mahdollisuuden ratkaista heidän huolensa ja palata niihin heti, kun olet käytettävissä.
5-VoIP integroituu helposti muihin liiketoimintajärjestelmiin
integroimalla VoIP-järjestelmäsi muihin liiketoiminnan työkaluihin voit automatisoida pitkäveteisiä prosesseja ja varustaa agenttisi kaikilla tarvittavilla tiedoilla, joita he tarvitsevat tehdäkseen työnsä tehokkaasti.
6-parempi asiakaslähtöisyys
nykypäivän markkinat ovat lähestymistavaltaan hyvin asiakaskeskeiset, ja jos et avaa useita viestintäkanavia asiakkaille, he siirtyvät kilpailijoidesi suuntaan. Erillinen Toinen puhelinnumero organisaatiollesi on paras tapa lisätä asiakkaiden vuorovaikutusta, koska sen avulla he voivat tavoittaa tukihenkilöstön ja edustajat mihin aikaan päivästä tahansa.
joten, jos yrityksesi haluaa hypätä asiakastyytyväisyyslistojen kärkeen, valitse luotettava palveluntarjoaja, joka saa mahdollisimman pian parhaan VoIP-toimistopuhelinjärjestelmän!
7-ammattikuva
Toimistopuhelinnumerot ovat elintärkeä alusta, joka antaa organisaatiolle ammattimaisen kuvan ja parantaa yrityksen mainetta positiivisesti. Voit tallentaa räätälöityjä tervehdysviestejä soittajille. On myös mahdollista soittaa musiikkia tai ääniviestejä asiakkaille, kun he odottavat, että tukitiimin jäsenet osallistuvat.
automatisoidut puheohjausjärjestelmät poistavat ympärivuorokautisen vastaanottovirkailijan tarpeen ja tekevät asiakasviestinnästä ketterämpää, joustavampaa ja reagoivampaa. Tämän seurauksena yrityspuhelinnumerot muuttavat tapaa, jolla asiakkaat mieltävät organisaatiosi ja luovat vankan yrityksen maineen yrityksellesi.
8-lisääntynyt liikkuvuus
liikkuvuus on pelin nimi nykyisellä digitaalisella aikakaudella, ja VoIP-toimistopuhelinjärjestelmät ovat nopein keino parantaa asiakkaiden saavutettavuutta edistämällä liike-elämän viestintää liikkeellä! VoIP-tekniikalla toimivat toimistopuhelinnumerot ovat hyödyllinen työkalu yrityksille, joilla on etätyöntekijöitä ja jotka toimivat useista eri paikoista ympäri maailmaa.
virtuaaliset puhelinnumerot mahdollistavat myös sen, että tiimin jäsenet voivat pysyä yhteydessä ulkopuolisiin kumppaneihin ja johtajiin maantieteellisestä sijainnista riippumatta – tarvitaan vain nopea internet-yhteys, jotta työntekijät voivat pysyä käytettävissä.
9-Puhelunvalvonta
näistä toiminnoista on paljon hyötyä työntekijöiden kouluttamisessa tai valvonnassa.
on neljä pääasiallista tapaa, joilla järjestelmä hel=
- seuranta: sen avulla voit kuunnella puhelinkeskustelua. Kukaan puhelun osapuolista ei kuule sinua. Tämä ominaisuus on hyödyllinen pitämään valppautta puhelun laatua.
- Whispering: johtajat saattavat tarvita hieman ohjausta käsitellessään tiettyjä asiakkaita. Tämä ominaisuus auttaa sinua puhumaan organisaation sisäisille jäsenille kertomatta asiakkaalle kuka puhuu tai mitä henkilö puhuu.
- proomu: Tämän ominaisuuden avulla voit syöttää jatkuvan puhelun, jonka avulla molemmat osapuolet kuulevat sinut. Tämä on samanlainen kuin kokouspuhelu, mutta se voidaan aloittaa milloin tahansa. Oletetaan esimerkiksi, että työntekijän ja asiakkaan välillä käydään keskustelua; voit seurata ja hypätä mukaan heittämään ehdotuksia, kun haluat.
- Äänitys: Äänitys onnistuu myös yksinkertaisella napin painalluksella. Tämä tallenne voidaan tallentaa äänitiedostona ja hakea myöhemmin koulutusta tai oikeudellisia tarkoituksia varten.
mitä ominaisuuksia kannattaa etsiä Toimistopuhelinjärjestelmästä?
valitsemalla toimistopuhelinjärjestelmän, jossa on kaikki tarvittavat olennaiset ominaisuudet, saat sijoituksestasi kaiken irti.
1-puhelu siirretään
haluatko siirtää puhelun, kun olet tavoittamattomissa tai kiireinen? CallHippo tarjoaa kahdenlaisia puhelun siirtämiseen ominaisuuksia: kylmä ja lämmin.
kylmäsiirto on, kun puhelun siirtää kontaktiin puhumatta uudelle kontaktille. Tämän asetuksen avulla valitsemasi yhteys voi hyväksyä tai hylätä pyynnön. Kun puhelu on vastaanotettu, se tiputetaan teidän puoleltanne.
lämmin siirto on, kun puhut uudelle kontaktille ennen puhelun siirtoa. Voit myös liittyä mukaan ja tehdä siitä 3-suuntaisen puhelun.
2-Puhelutallenne
on olemassa vain pieni määrä VoIP-puhelinjärjestelmiä, jotka tarjoavat puhelutallennusta. Ääni tallennetaan pilveen, ja voit hakea tiedot milloin tahansa sinulle sopii.
Tässä muutamia puhelutallennuksen merkittäviä etuja yrityksellesi:
- Paranna agentin suorituskykyä: Seuraamalla puheluita voit antaa palautetta asiamiehille asiakaspalvelun hallinnan tekemistä ja kieltoja ja auttaa heitä parantamaan ajan myötä.
- Seuraa edistymistä ja parannusta: on hyvä verrata sitä, miten tiimisi puhuu asiakkaillesi nyt ja miten he ovat tottuneet siihen jokin aika sitten. Se antaa käsityksen siitä, saavutetaanko mitään parannusta vai ei.
- R&D: Pilvipuhelinjärjestelmät, kuten CallHippo, mahdollistavat puhelutallenteiden jakamisen organisaatiossa. Jakamalla puhelut R&d-osastosi kanssa voit saada paremman käsityksen siitä, miten asiakkaat käyttävät tuotettasi, millaisia ongelmia heillä on ja niin edelleen. Tällaiset tiedot parantavat tuotteitasi ja palveluitasi.
- vältä turhia ongelmia: usein käy niin, että onnettomat asiakkaat nostavat kanteen yhtiötä vastaan, johon sitten liittyy lakitviittejä ja asiat menevät sotkuiseksi. Siten, ottaa puhelutiedot tietokanta antaa sinulle vipuvaikutusta tällaisia ongelmia ja ratkaisee ne ilman ärsytystä mukana mitään asianajajia. Lisäksi tällainen puhelutietokanta pysyy automaattisesti pilvipohjaisessa puhelinjärjestelmässä ja auttaa sinua noudattamaan teknisiä, oikeudellisia ja palvelutason ohjeita.
3- Puhelinkonferenssi
asioiden hoitaminen ei ole helppoa. Usein sinun täytyy palkata yksi tai useampi henkilö tiimistäsi saada työsi tehtyä. Tällaisissa tapauksissa, tarvitset yhtenäinen viestintä, joka tarjoaa puhelinkonferenssi.
pienessäkin toimistopuhelinjärjestelmässä on puhelinkonferenssiominaisuus, jonka avulla voi yhdistää ihmisiä, vaikka he eivät olisi samassa toimistossa. He voivat vastata puheluihin mistä päin maailmaa tahansa, kunhan heillä on toimiston puhelinnumero. Lisäksi puhelunsiirto auttaa ihmisiä
4-Puhelujonoon
jos sinulla on enemmän töitä kuin pystyt hoitamaan, puhelujono voi pelastaa nahkasi. Soittajien ei tarvitse kuulla mukaansatempaavia piippauksia odottaessaan. Sen sijaan ne laitetaan jonoon. Voit myös laittaa automaattisen viestin, jossa kerrotaan tuotteistasi, palveluistasi, alennuksistasi ja muista tarjonnoistasi, jotta puhelujen luurin mahdollisuus vähenee.
Puhelujono vähentää näännytyssuhdetta, koska se kertoo soittajalle tarkan vastausajan ja estää heitä katkaisemasta puhelua.
tarjoamme call jonottamista pronssisissa ja yläpuolisissa suunnitelmissa. Katso hinnoittelu täältä.
5-Call Prooming
Call Managers voi käyttää call proomingia arvioidakseen soittajien suorituskykyä. Jos he huomaavat, että asiamiehellä on ongelmia keskustellessaan asiakkaan kanssa, he voivat auttaa heitä ja hoitaa tilanteen. Kun he näkevät, että asiakas ei pysty ratkaisemaan mitään kyselyä, he voivat puuttua ja pelastaa nahkansa. Siksi se auttaa poistamaan ongelman alkuunsa.
Barging on yrityspuhelinominaisuus, jossa johtajat voivat kuunnella live-puheluita reaaliajassa. Se auttaa sinua ymmärtämään asiakkaitasi ja tarjoamaan heille arvoa paremmin. CallHippo tarjoaa puhelun proomu ominaisuuksia hopea ja edellä suunnitelmia.
6 – IVR
on mahdotonta, että aina olisi ihmisvastaanottaja vastaamassa puheluihin. Teknologian murroksen myötä kaltaisesi yritykset-palkkaavat automaattiohjaajia hoitamaan puheluja.
tämä ominaisuus tervehtii asiakkaita useilla kielillä ja kysyy esimerkiksi, mitä he tarvitsevat. Se ohjaa heitä myös suorittamaan jonkin nimenomaisen toimenpiteen, mikä vie heidät vaadittuun suuntaan.
CallHippo tarjoaa monikielistä IVR: ää auttaakseen asiakkaitaan. Voit valita haluamasi kielen tililläsi olevasta luettelosta.
hyvä, että on toimistopuhelinjärjestelmän ominaisuuksia:
- ilmoitukset (tervehdykset)
- Autovahti
- vilkkaan lampun tila
- soitonsiirto
- puhelutallenne
- puhelinkonferenssi
- suora Sisäänvalinta (did)
- hold music
- sisäinen/ulkoinen Puhelunsiirto
- pikaviestit
- rivilaajennukset
- soittajan tunnus
- monilaitetuki
- reaaliaikainen analytiikka
- reaaliaikainen Puhelunvalvonta
- reaaliaikainen Puhelunvalvonta
- Maksuttomat numerot
kuka tarvitsee toimistopuhelinjärjestelmää?
riippumatta siitä, millä toimialalla olet tai minkä kokoinen yrityksesi, tarvitset toimistolle puhelinjärjestelmän, jotta voit hallita liiketoimintaasi tehokkaasti. Näin toimistopuhelinjärjestelmällä voi olla tärkeä rooli eri toimialoilla:
IT-ja ohjelmistoyritykset
it-yrityksenä puhumme henkilökohtaisesta kokemuksesta, kun sanomme, että hyvä toimistopuhelinjärjestelmä voi säästää jopa 20% ajastasi asiakkaiden kanssakäymisessä. Ominaisuudet, kuten IVR, Tervetuloa ja pidä viestit, ja 24*7 puhelutuki tarjoaa asiakkaillesi sujuvan ja ihastuttavan kokemuksen. Se antaa ammattimaisen tunteen asiakastukitiimillesi ja antaa heille mahdollisuuden muodostaa yhteys asiakkaisiin maailmanlaajuisesti.
kouluissa ja yliopistoissa
näyttöjen korvautuessa liitutauluilla opetusalasta on tulossa entistä teknillisempi tarjoamaan laadukasta opetusta opiskelijoille. Toimistopuhelinjärjestelmän käytön myötä opetusala ottaa uuden askeleen eteenpäin teknologisen kehityksen tiellä. VoIP-puhelinjärjestelmä pyrkii tarjoamaan parempaa ja kustannustehokkaampaa viestintää opetusalalla viemällä puhelinjärjestelmän verkkoon. Olipa kyseessä opiskelijan vanhemmat, henkilökunnan perheenjäsen tai kolmannen osapuolen myyjä, joka haluaa asioida oppilaitoksesi kanssa, Callhippon pilvipohjainen VOIP-puhelinjärjestelmä kouluille ja kirjastoille vastaa jokaiselle soittajalle 24*7 vuoden kaikkina 365 päivänä.
valtion laitokset
kokonaisen maan johtaminen ei ole helppo uroteko. Nopea ja turvallinen viestintä on avain toimivaan hallitukseen. Pilvipohjainen toimistopuhelinjärjestelmä on yhden luukun ratkaisu kaikkiin hallituksen kohtaamiin tietoliikenneongelmiin. CallHippo lupaa turvallista ja yhteistoiminnallista yhtenäistä viestintää taskuystävällisin hinnoin. Paikalliset Maksuttomat numerot tarjoavat paremmat mahdollisuudet mahdollisille asiakkaille ja auttavat heitä laajentamaan tavoitettavuuttaan omilla paikkakunnillaan. CallHippo tarjoaa ominaisuuksia, kuten Dynamic Number Insertion (dni), joka analysoi verkkoliikennettä ja paikantaa alueita, jotka vaativat eniten huomiota.
terveydenhoitoala
lääkäritoimiston puhelinjärjestelmä on VoIP-pohjainen järjestelmä, jota kaikki terveydenhuoltoalalla käyttävät pysyäkseen yhteydessä. Koko puhelinjärjestelmä Ladataan pilveen, josta siihen pääsee käsiksi vain valtuutettu henkilöstö. Sen avulla terveydenhuollon ammattilaiset voivat pitää yhteyttä lääketieteellisiin tiimeihinsä ja huolehtia potilaiden tarpeista. Callhippon pilvipohjainen toimistopuhelinjärjestelmä tarjoaa tehokkaat ja laadukkaat tietoliikennelinjat terveydenhuollon laitoksille kohtuulliseen ja kohtuulliseen hintaan.
Hospitality Industry
alalla, jossa asiakaspalvelu on selkäranka, on käytettävä uusinta teknologiaa kommunikoidakseen asiakkaiden kanssa, kuunnellakseen heidän kyselyjään tai valituksiaan ja palatakseen heidän luokseen ratkaisun kanssa. VoIP-puhelinjärjestelmien avulla henkilökunta voi vastata asiakkaiden puheluihin mistä tahansa hotellin tai ravintolan osasta. Jos henkilöstön jäsen ei ole noin, ääni tallennus ja IVR ominaisuus on siellä huolehtia asiakkaan sijaan.
soitonsiirto-ja sisäpuheluominaisuuden avulla hotellin henkilökunta voi kommunikoida keskenään tehokkaasti hotellin kaikissa nurkissa. Näin esimiehen on helpompi koordinoida tapahtumia, ratkaista asiakkaiden valitukset ja hallita hotellin henkilökuntaa, mikä parantaa asiakaspalvelua ja parantaa asiakaskokemusta.
Kiinteistöbisnes
kun puhutaan kiinteistönvälittäjistä, olivatpa he freelancereita tai työskentelevät vakiintuneessa toimistossa, pilvipohjaisen toimistopuhelinjärjestelmän hyödyt ovat lukemattomat. Sen lisäksi, että se tarjoaa heille suuremman joustavuuden, se antaa heille myös ympärivuorokautisen pääsyn potentiaalisiin asiakkaisiin ympäri kaupunkia. Tällainen liiketoimiston puhelinjärjestelmä on kannettava, eli agentti voi kuljettaa sitä mukanaan minne tahansa. Lisäksi se ei vaadi mitään fyysistä puhelinlaitetta tai edes SIM-korttia. Kaikki mitä tarvitset on mikä tahansa laite, jossa on internet-yhteys!
Callhippossa kiinteistöbisneksen toimistopuhelinjärjestelmät ovat erittäin edullisia ja ominaisuuksiltaan monipuolisia. Ei vain yritystason yrityksille, CallHippo tarjoaa toimistopuhelinjärjestelmän myös pienille yrityksille. Tarjoamme joustavuutta valita monenlaisia ominaisuuksia ja maksaa ominaisuuksia todella tarvitset. Me Callhippolla teemme kaikkemme varmistaaksemme, että kiinteistöbisneksesi nousee kasvun ja parannuksen tikapuille!
lopulliset ajatukset
organisaatiosi koosta tai toimialasta riippumatta toimistopuhelinjärjestelmä voi helpottaa ja tehostaa yritysviestintää. Sen avulla voit pysyä yhteydessä asiakkaisiimme ympäri vuorokauden (käyttämällä auto-attendant).
ominaisuudet, kuten puhelujen analytiikka, puhelujen tallennus, puhelujen siirto ja IVR, antavat sinulle mahdollisuuden tarjota parhaan mahdollisen asiakaskokemuksen ja parantaa brändisi mainetta.
Etsitkö toimistopuhelinjärjestelmää? Ota yhteyttä saadaksesi tietää, miksi CallHippo voisi olla paras sijoituksesi!