kalenterit ovat hyödyllisiä välineitä tulevien kokousten, määräaikojen ja välitavoitteiden seuraamiseen. Niiden avulla voit hahmottaa aikataulusi ja muistuttaa tärkeistä tapahtumista, kuten lomista ja loma-ajoista.
ei ole ihme, että ihmisillä on usein valittavanaan erilaisia kalenterityökaluja, kuten kaikkea toimiston seinällä olevasta paperisesta kalenterista kalenterinhallintavälineeseen, kuten Calendly.
ongelmana on, että ihmiset hoitavat liian usein useita kalentereita kerralla. Kun nämä kalenterit eivät ole integroitu työsi ja synkronoitu keskenään, tämä voi johtaa massa sekaannusta, päänsärkyä, ja jäi määräajat.
miksi sinun pitäisi käyttää projektinhallintaohjelmistokalenteria
jos hallinnoit ja päivität jo yhtä tai useampaa kalenteria, et välttämättä pidä kalenteritoimintoja tärkeänä projektinhallintaohjelmiston ominaisuutena. Kalentereita sisältävä projektinhallintaohjelmistoratkaisu tarjoaa kuitenkin useita etuja, joita muut kalenterivaihtoehdot eivät tarjoa.
esimerkiksi perinteiset kalenterit ovat loistavia Oman päivän suunnitteluun, mutta kamalia projektityön suunnitteluun, visualisointiin ja jakamiseen.
vaikka verkkokalenteri saattaa muistuttaa sinua tulevasta määräajasta, sitä ei ole suunniteltu kertomaan, mitä tehtäviä vaaditaan määräajan täyttämiseksi, kuka niitä tekee ja mikä on niiden tämänhetkinen suoritustila. Sinun pitäisi mennä ulkopuolella, että ohjelma (tai lähettää sähköpostia pyynnön) löytää, että kriittisiä tietoja.
projektinhallinnan ohjelmistokalenterit vastaavat näihin peruskysymyksiin linkittämällä suoraan projektin etenemiseen ja tietoihin.
tässä on seitsemän toimintoa, joita projektinhallintakalenterit tarjoavat, joita perinteiset eivät:
- voit seurata ja suunnitella kriittistä työtä manuaalisesti
- seurata automaattisesti projektien, tiimien tai kansioiden tiettyä työtä
- värikoodi tilan, kanavan, yleisön ja muiden mukaan
- voit kerrostaa kalentereita saadaksesi kokonaiskuvan useista projekteista tai kansioista
- voit tarkastella kalentereita kuukauden, vuosineljänneksen ja/tai vuoden mukaan
- voit avata projektitehtäviä suoraan kalenterista
- voit helposti jakaa reaaliaikaisia kalenteripäivityksiä muiden sidosryhmien kanssa
projektinhallintaohjelmistojen kalenterit voit tarkastella ajoitettuja tehtäviä, jotka sisältävät kaikki asiaan liittyvät tiedot, tiedostot ja keskustelut. Tämän toiminnon avulla voit helposti hypätä kalenterista suoraan työhön ilman navigointia muiden työkalujen tai sovellusten kautta.
Plus, jolla on jaettava projektinhallintakalenteri, voit tarkastella useiden tiimien ja projektien tehtäviä ja projektisuunnitelmia koko liiketoiminnan ajan. Tämä näkyvyys auttaa sinua tunnistamaan mahdolliset konfliktit ja koordinoimaan työtä yksilöiden ja ryhmien välillä.
projektinhallinnan ohjelmistokalentereiden avulla voit jakaa ajantasaista tietoa nopeasti sisäisille ja ulkoisille sidosryhmille. Tämä toiminnallisuus tarkoittaa, että johtajat ja asiakkaat voivat helposti käyttää lintuperspektiiviä projektin aikataulusta ja tulevista avainpäivistä, kaikki yksinkertaisessa, visuaalisessa muodossa.
miten projektinhallintakalenterit toimivat
toisin kuin perinteiset kalenterit, projektinhallintaohjelmistokalenterit kytkeytyvät suoraan ohjelmistosi taustalla oleviin projekteihin ja tehtäviin. Tämä tarkoittaa, että kalenteri päivittyy automaattisesti tehtävien ja aikataulujen muuttuessa.
Plus, nämä kalenterit tarjoavat kaksisuuntaisen synkronoinnin. Tämä tarkoittaa, että jos haluat viivyttää tai siirtää tehtävää, voit tehdä muutoksen oikein kalenterinäkymässä. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on vetää ja pudottaa tehtävän yli uuteen päivämäärään. Paitsi että se päivittää tehtävän, se myös säätää automaattisesti kaikki riippuvaiset tehtävät.
kaikki tehtävät tai projektimuutokset heijastuvat välittömästi sekä projektin aikatauluun että kalenteriin reaaliajassa, mikä tarkoittaa, että sinun ei koskaan tarvitse huolehtia ristiriitaisista tiedoista, ja koko tiimisi voi toimia yhden totuuden lähteen varassa.
toinen tapa, jolla projektinhallintaohjelmistojen kalenterit mahdollistavat yhden totuuden lähteen ylläpitämisen, on tukea yksittäisten kalentereiden luomista ilman päällekkäistä tietoa. Esimerkiksi, voit luoda erillisiä kalentereita kaikenlaisia erilaisia näkemyksiä, kuten:
- eri projektit, tiimit tai osastot
- erilliset projektin vaiheet
- kohdeyleisön työ
- kanavakohtainen työ
- eri työnkulkutilastot
jokainen kalenteri on edelleen peräisin samasta tietolähteestä, joten kaikki muutokset projektissa heijastuvat silti välittömästi kaikissa kalentereissa.
tämän ominaisuuden avulla voit yksinkertaistaa kalenterinäkymiä niin, että datamäärä ei nouse ylitsepääsemättömäksi eikä mitään jää huomaamatta. Plus, voit vetää erilliset kalenterit yhteen nähdä iso kuva.
klassiset vs. älykalenterit
projektinhallinnan ohjelmistokalentereita on kahdenlaisia:
- klassikkokalenterit
- älykalenterit
Klassikkokalenterit ovat sinun tai tiimisi käsin tekemiä. Ne tarjoavat joustavan ratkaisun, jonka avulla voit näyttää vain erikseen valitsemasi tehtävät.
klassiset kalenterit ovat hyödyllisiä, jos sinulla on paljon tehtäviä jaettuna useisiin projekteihin ja haluat seurata vain tärkeimpiä tai tärkeämpiä. Samoin tiimin jäsenet voivat halutessaan luoda oman klassikkokalenterin, jolloin he voivat hallita vain suppeaa joukkoa tehtäviä, kuten omia ja suoraan omaansa edeltäviä tehtäviä.
älykkäät kalenterit luovat automaattisesti kalenterinäkymiä, jotka näyttävät kaikki tietyn projektin tai kansion tehtävät. Voit myös käyttää suodattimia luodaksesi älykkäitä kalentereita, jotka täyttävät vain määritellyt kriteerit — esimerkiksi, jos tiimin jäsen haluaa nähdä vain heille annetut tehtävät.
Älykalenterit ovat hyödyllisiä, jos tehtävät, joita haluat seurata, ovat kaikki samassa projektissa tai kansiossa ja jos voit helposti suodattaa tehtävät, joita haluat seurata. Älykkäiden kalentereiden suurin hyöty on se, että ne voidaan luoda vain muutamalla klikkauksella ja päivittää projektin muuttuessa.
esimerkiksi, jos projektiin lisätään uusi tehtävä, älykäs kalenteri voi vetää sen näytöllesi (olettaen, että se täyttää suodatuskriteerit.) Kun taas manuaalinen kalenteri, sinun pitäisi manuaalisesti lisätä, että uusi tehtävä kalenteriin. Tämä lisää riskiä, että uudet tehtävät jäävät huomaamatta.
Kalenteriintegraatiot
vaikka projektinhallintakalenteri tarjoaa paljon lisätoimintoja ja-etuja, saatat silti haluta käyttää nykyistä kalenterityökaluasi, varsinkin jos seuraat myös muita kuin projektiin liittyviä tapahtumia, kokouksia ja määräaikoja.
tästä syystä on tärkeää valita projektinhallintaohjelmisto, joka pystyy integroimaan suosittuihin kalenterisovelluksiin, kuten Google Calendar, Outlook ja Apple Calendar. Tämän integraation avulla voit ylläpitää omaa kalenteriasi ilman, että sinun tarvitsee hallita ja päivittää kahta erillistä työkalua.
muista, että perinteisiä kalentereita ei ole suunniteltu käsittelemään kaikkia niitä yksityiskohtia, joita projektinhallintaohjelmistokalenteri voi tarjota. Sinun pitäisi etsiä ratkaisu, jonka avulla voit valita, millä tasolla yksityiskohtia on julkaistu perinteiseen kalenteriin. Esimerkiksi, online-kalenteri, saatat haluta vain nähdä tehtävän eräpäivät tai saatat haluta jättää alatehtäviä.