tapahtumien hallinta on prosessi. Edellyttää liikkeenjohdon ja osaamisen käyttöä. Kuvitella, suunnitella ja toteuttaa sosiaalisia ja liiketoimintaan liittyviä tapahtumia. Siihen kuuluu konseptien visualisointi, suunnittelu, budjetointi, tapahtumien järjestäminen ja tuottaminen. Täydellinen ja tehokas sekoitus luovia ja teknisiä taitoja. Kohdennetun tapahtuman luominen ja toimittaminen kohdeyleisölle.
tapahtumajärjestämisen kenttä on niin laaja, ettei sillä ole oppikirjan mukaista määritelmää. Sitä ei voi määritellä tietämättä, mitä ”tapahtuma” ja ”johtaminen” tarkoittavat.
mikä on tapahtuma?
kaikki, mitä tapahtuu, varsinkin jotain tärkeää. Se voi olla suunniteltu julkinen tai sosiaalinen tilaisuus. Tapahtuma voi olla hääjuhla, toimistojuhla, muotinäytös, konferenssi, tuotelanseeraus, Urheilutapahtuma, rockkonsertti, näyttely, seminaari ja paljon muuta…
mitä on johtaminen?
Henri Fayolin mukaan ” johtaminen on ennustamista ja suunnittelua, organisointia, komentamista, koordinointia ja valvontaa.”Asioiden yksinkertaistaminen entisestään, johtaminen on tapa, jolla asioita hoidetaan. Tai tarvittavien taitojen käyttäminen haluttujen tavoitteiden ja tavoitteiden saavuttamiseksi.
tapahtumapäällikkö – kaikkien alojen Jack
Etsi paikka, valitse loistava teema, varaa DJ/bändi, Järjestä hyvää ruokaa ja lähetä kutsuja. Monien mielestä tapahtumien suunnittelu ja tuottaminen on helppoa. Tiedätkö sinä?
onnistuneen tapahtuman luominen vaatii paljon kovaa työtä, taitoja ja kokemuksia. Tapahtumapäällikkö vaatii kolmikon oikeaa sekoitusta ollakseen hyvä.
esimies suunnittelee, järjestää ja toteuttaa erityyppisiä ja-kokoisia tapahtumia. Yksinkertaisesti sanottuna työ on budjettien, aikataulujen ja erilaisten myyjien kanssa. Sitten luodaan täydellinen tapahtuma asiakkaalle.
tapahtumamestarin työ voi olla rankkaa, mutta käytännössä se on planeetan jännittävin ja palkitsevin työ.
Tapahtumapäälliköksi tulemiseen vaadittava taito
tapahtuman Johtaminen ja tuottaminen tehokkaasti vaatii melkoista osaamista. Tapahtumapäällikön on omistettava nämä taidot:
- monitaitoinen
- loistava viestintä-ja kansalaistaito
- poikkeuksellinen organisointitaito
- luovuus
- yksityiskohtien hyvä tarkkaavuus
- hyvät neuvottelu -, myynti – ja markkinointitaidot
- kyky työskennellä paineen alla ja tiukat määräajat
- ole katuälykäs ratkomaan ongelmia nopeasti
- budjettitietoisuus
tapahtumat-luonteeltaan kokemuksellinen
tapahtuma voi olla yleisötilaisuus tai illanvietto. Tapahtuman tarkoitus voi olla juhla, koulutus, markkinointi tai jälleennäkeminen…
tapahtumat ovat niin monipuolisia ja rajattomia. Lähes jokainen tapahtuma eroaa toisesta. Tapahtumapäällikkö ei juuri koskaan koe samaa jokaisessa tapahtumassa. Koska jokaisen asiakkaan tarpeet eroavat toisistaan. Tapahtumapäällikkö varmistaa, että tapahtuma sujuu asiakkaan ohjeiden mukaan.
tapahtumatyypit
tapahtumat luokitellaan yleisesti seuraavasti
Festivaalitapahtumat
juhlan kunniaksi luodut tapahtumat ovat yleisimpiä. Kaikki uskonnolliset juhlat kuuluvat tähän luokkaan. Festivaaleja kuten Shivaratri, Dussehra, Makar Sankranti, Diwali, joulu, Holi, Eid, uusivuosi vietetään kaikessa loistossaan…
Julkkikset järjestävät usein show ’ n pysäyttäviä juhlia juhlien kunniaksi. He kutsuvat perheensä ja ystävänsä mukaan juhlallisuuksiin. Asiakkaat sitoutuvat usein tapahtumajärjestäjiin järjestämään upeita juhlia moitteettomasti.
erikoistapahtumat
erikoistilaisuudet näyttelevät aina merkittävää osaa elämässämme. Olipa kyse jälleennäkemisistä, syntymäpäivistä, vuosipäivistä tai häistä, haluamme juhlia niitä upeasti.
-
syntymäpäiväjuhlat
takana ovat yksinkertaiset kotibileet. Muuttuvien aikojen vuoksi syntymäpäivät ovat menneet elämää suuremmiksi. Tapahtumapäällikkö palkkaa lapsiystävällisiä paikkoja, pomppivia linnoja, joissa on hyvää ruokaa ja juomaa ja viihdettä, kuten nukkeja tai taikaesityksiä, pitääkseen lapset mukana … sisällyttämällä teeman, kuten ’jäädytetty’ tai ’Peppa The Pig’ kaikkeen kutsuista ruokailuvälineisiin koristeisiin ja lahjoihin…
-
Häät
kihlauksesta, haldi seremonia, mehendi toiminto sangeet ja häät. Intialaisiin häihin liittyy erilaisia seremonioita ja rituaaleja. Tapahtumapäälliköllä on monenlaista suunniteltavaa ja toteutettavaa erilaisten seremonioiden takia.
-
vuosipäivät
parin romanttisimman päivän luomisesta kaikkien aikojen suurimpien juhlien järjestämiseen. Merkkipäivillä on tärkeä osa ihmisten elämässä. Mikä olisikaan parempi tapa viettää tämä tärkeä päivä osallistamalla tapahtumavastaava luoda täydellinen päivä sinulle!
-
Jälleennäkemiset
oli kyse sitten koulun tai yliopiston jälleennäkemisistä, tapahtumapäällikkö varmistaa, että päivästä tulee hauska. Täydellisen paikan löytämisestä hauskojen pelien, viihteen, pitopalvelun järjestämiseen ja jokaisen arvokkaan hetken tallentamiseen valokuvaajan kanssa…
viihde -, taide-ja Kulttuuritapahtumat
Oletko koskaan ollut muotinäytöksessä ja nähnyt julkkisten kävelevän rampilla? Vai tunsitko sähköimpulssin lävitsesi, kun seisoit tuhansien joukossa rock-konsertissa? Etkö ajatellut ”Wooooooooow”???
kaikki tämä näissä tapahtumissa syntynyt sähköistävä energia oli Tapahtumajärjestäjän kovaa työtä. On paljon tapahtumia, jotka kuuluvat tähän kategoriaan. Monista Palkintoseremonioista, kuten Filmfare Awardsista tai IIFA Awardsista, muotinäytöksistä, klassisista tanssiesityksistä, road Show ’ sta, musiikkikonserteista, taidenäyttelyistä, taideavauksista ja jopa taidetyöpajoista…
viihdetapahtumat ovat tunnettuja kyvystään houkutella suuri yleisö. Suurempi joukko tarkoittaa yleensä parempia budjetteja. Mutta siinä on riskinsä, kun lipunmyynti ei yllä odotettuihin tavoitteisiin!
kokous-ja näyttelyt
itse laaja ja kilpailullinen kategoria. Monet konventit vetävät puoleensa tuhansia ihmisiä. Joissakin kokouksissa voi olla vain kourallinen ihmisiä, mutta ne voivat olla todella korkean profiilin osallistujia.
suuresta joukosta ihmisiä, jotka osallistuvat ”Improve your Parenting Skills” -konferenssiin, 1000-luvulle ihmisiä, jotka osallistuvat ”property exhibition” – tapahtumaan, hauskan täyteiseen lasten karnevaaliin, jopa Infosysin puheen järjestämiseen… tässä kategoriassa on paljon tapahtumapäällikölle.
markkinointi-ja Promootiotapahtumat
kaupalliset tapahtumat tulevat suurella budjetilla ja korkealla profiililla. Julkkisparfyymin, uuden pesunesteen tai uusimman Volvon lanseerauksesta. Promootiotapahtumien tavoitteena on erottaa tuote kilpailijoistaan. Varmistan, että uuden tuotteen lanseeraus on ikimuistoinen. Mediajätit kutsutaan yleensä näihin tilaisuuksiin. Onnistuessaan se tekisi hienon uran tapahtumapäällikkönä.
urheilutapahtumat
olympialaisista, Kansainyhteisön kisoista sulkapalloturnauksiin tai ikiomaan IPL: n (Indian Premier League) villitykseemme kaikki nämä luokitellaan urheilutapahtumiksi…
jokaisessa kaupungissa, kaupungissa, osavaltiossa ja maassa järjestettävät urheilutapahtumat houkuttelevat kansainvälisiä urheilumiehiä ja-naisia korkeimmalla tasolla. Tapahtumapäällikkö järjestää logistiikan, catering … päivä näkemistä vapaapäivinä, esittelee kauneutta ja perinteitä maan, on toinen hyvä vaihtoehto.
tapahtumapäälliköllä pitää olla myös lääkintäryhmä valmiustilassa mahdollisten hätätilanteiden varalta. Suurenmoisen kunnioittavaa pelkoa herättävän avajais-ja päättäjäisjuhlan suunnittelu ja aikaansaaminen on toinen taidonnäyte.
hyväntekeväisyystapahtumat
Urheilureliefeistä maratoneihin, verenluovutusleireille tai jopa yummy bake-myyjäisiin. Hyväntekeväisyystapahtumat ovat todella yleisiä kaikissa suurissa kaupungeissa ympäri Intiaa. Intiassa on nykyään paljon suuryrityksiä, jotka järjestävät hyväntekeväisyystapahtumia. Valtavan hyväntekeväisyystapahtuman järjestäminen kestää yleensä useita kuukausia.
jos kyseessä on muodollinen tapahtuma, niin tärkeiden liikemiesten, yrittäjien tai jopa kuuluisuuksien kutsuminen on tärkeää… mutta jos epävirallinen on suunnitelma, paljon viihdettä, suuren teeman päättäminen ja ohjelman luominen sen ympärille auttaa. Jos järjestäjä saa köytettyä suositun persoonan kunniavieraaksi, seuraisi valtava yleisömäärä.
vaihtelevia tapahtumia
on vain joitakin tapahtumia, jotka uhmaavat luokittelua. Kukat, hedelmät, koirat… kaikki tarjoavat huomion tapahtumalle maailmassa. Ootyn kukkanäyttelyn tai Bengalurun All India Championship-koiranäyttelyn kaltaiset tapahtumat ovat yleisiä esimerkkejä.
mitä tapahtumien hallinta sisältää?
tapahtumien hallinta on Intian nopeimmin kehittyvä toimiala. Nopeasti kasvava harppauksin joka vuosi. Tapahtumatyypit ovat tärkeitä jokaiselle pian tulevalle tapahtumavastaavalle. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, mitä tapahtuman suunnittelussa ja toteutuksessa tapahtuu.
Olitpa vain järjestämässä ystävän häitä tai tuottamassa monikansallista tuotelanseerausta. On tiettyjä olennaisia tehtäviä;
-
selkeät tavoitteet
asiakkaan tavoitteen ymmärtäminen on erittäin tärkeää. Mikä on tapahtuman tarkoitus? Millaista kokemusta haluamme ihmisillä olevan? Jokaisen tapahtuman suunnittelu on mahdotonta ilman selkeitä tavoitteita.
-
Budjettihallinto
tehokas budjetti tulee asiakkaan tavoitteiden ymmärtämisen jälkeen. Suuren tapahtuman toimittaminen on helppoa, kun sinulla on kaikki varat ilman kysymyksiä. Mutta mahtavan tapahtuman tuottaminen rajallisella budjetilla tarkoittaa ’hienoa johtamista’.
-
aikajanojen määrittäminen
varmista, että päämiehesi ja sinä sovitte aikajanasta. Sen määritteleminen, mitä on tapahduttava ja milloin sen on tapahduttava. Useimpiin tapahtumiin kuuluu ajanhallinta, aikataulutus ja koordinointi. Varmista, että kaikki palkatut myyjät noudattavat samoja menetelmiä.
-
paikan valinta
paikan valinta voi tuntua yksinkertaisimmalta työltä. Oleellista on kuitenkin valita oikea tapahtumapaikka, joka sopii omaan tapahtumaan kuin hansikas. Siihen kuuluu tutkimusta, kustannusneuvotteluja, parisuhteen rakentamista ja parhaan viimeistelyä.
-
toimittajien hankinta ja johtaminen
jokaiseen tapahtumaan osallistuu erilaisia myyjiä. Järjestäjä kokoaa yhteen erilaisia toimittajia, kuten pitopalveluja, sisustusasiantuntijoita, viihdettä… myyjien yhteydenottoja, lyhennysvapaita, neuvottelukuluja ja sopimusten viimeistelyä. Siitä lähtien, tehokkaasti hallita kaikkia myyjiä. Sen varmistaminen, että he täyttävät tehtävänsä ajoissa, laadukkailla tuotteilla ja budjetissa, on elintärkeää tapahtuman onnistumiselle.
-
markkinointi ja viestintä
nykyään tämä koskee erilaisia kanavia suoramainonnasta sosiaaliseen mediaan ja digitaaliseen markkinointiin. Tapahtumasta riippuen esimiehet toteuttavat markkinointia ja viestintää sen mukaisesti.
-
riskien hallinta
tapahtumat ovat monimutkaisia. Kun tapahtumalla on monta elementtiä, se tarkoittaa useita mahdollisuuksia epäonnistua. Riskien ymmärtäminen on ratkaisevan tärkeää. Riskien pohtiminen, niiden minimointi ja varautumissuunnitelman laatiminen on tärkeä tehtävä kaikissa tapahtumissa.
-
ajattele kestävästi
kun suunnittelet ja toteutat tapahtumaa, mieti, miten voit vaikuttaa. Yrittäkää tehdä tapahtumahallinnassa päätöksiä, joilla olisi ympäristövaikutuksia.
edut käyttämällä Event Management Company
on monia etuja käyttämällä event management company hallita tapahtuman. Yksi niistä on stressin vähentäminen-sitä useimmat asiakkaat kertovat meille! Joten tässä ovat meidän etuja käyttämällä tapahtuma management company:
- säästää aikaa ja rahaa
- antaa sinulle luovia ideoita, jotka toimivat puolestasi
- asiantunteva suunnittelu ja budjettihallinta onnistuneen tapahtuman varmistamiseksi
- ammattimainen toimitus tapahtumapäivänä
- riskien hallinta
vinkkejä onnistuneeseen tapahtumien hallintaan
tapahtuman suunnittelu voi olla stressaavaa ja usein jättää järjestäjät häkeltyneiksi. Nämä ovat muutamia vinkkejä, joiden avulla voit hallita tapahtumien hallinnan taidon;
- varhainen aloitus
aloita suunnittelu mahdollisimman pian. Realistisesti järjestäjät alkavat suunnitella suurtapahtumaa 4-6 kuukautta etukäteen. Pienemmät tapahtumat tarvitsevat vähintään 1 kuukauden suunnittelun. Etumatkan saaminen auttaa tapahtuman sujuvaa kulkua.
- joustaa
muutos on ilmeinen. Joten onko se tapahtuma-aika, paikka tai teema, varmista, että olet joustava ja voi vastata muuttuviin vaatimuksiin suoraan.
- neuvottele
myyjien käskyistä huolimatta kaikki on neuvoteltavissa. Päätä kunkin toimittajan budjetti ennen kokousta. Tarjous maksaa 5-10% pienempi kuin tämä luku. Myyjä voi sietää taistella, mutta lopulta he haluavat yrityksesi.
- delegoi vastuut
Jaa tapahtuma eri osioihin. Määritä sitten osio jokaiselle tiimisi jäsenelle. Kun jäsen hoitaa yhden jaon, hän kiinnittää enemmän huomiota ja huomaa mahdolliset pienet muutokset.
- luo varasuunnitelma
on harvinaista nähdä tapahtuman sujuvan ongelmitta. Arvioi tapahtuman tärkein asia ja luo varasuunnitelma. Näin sinulla on vaihtoehto, jos tarvetta ilmenee.
- Tee harjoitus
kaksi viikkoa ennen varsinaista tapahtumapäivää, suorita koko tapahtuma. Järjestä tapaaminen tiimisi kanssa ja käy kaikki läpi. Alusta alkaen aina seurantaprosessiin asti. Monesti tässä tapaamisessa tulee mutkia matkaan. Se antaa sinulle mahdollisuuden korjata ne ennen käsin.
- Photograph Everything
”Kuva on tuhannen sanan arvoinen” on hyvin yleinen lause. Positiivisten kuvien lähettäminen nettiin on siis erinomainen tapa todistaa tapahtuman onnistuminen. Jos sinulla on budjetti, sitten palkata valokuvaaja. Snap kaikki mahdollinen, kuten paikka, tapahtuma brändäys, paljon osallistujia ottaa hauskaa…
- mene verkkoon
Sosiaalinen media on tapa markkinoida tai markkinoida yritystäsi. Luo oma hashtag tapahtumaasi Twitterissä ja rohkaise ihmisiä twiittaamaan siitä. Luo Facebook-sivu ja saada ihmiset seuraamaan sinua.
- oikea-aikainen seuranta
tapahtuman päätyttyä monet järjestäjät pitävät mielellään taukoa. Seuraa osallistujia sähköpostitse tai sosiaalisessa mediassa ja esittele tapahtuman onnistumista saadaksesi lisää liiketoimintaa.
ura Tapahtumahallinnossa
tapahtumahallinnan kenttä on hohdokas ja hauska. Koskaan ei ole tylsää hetkeä. Tämä on yksi ala, joka pitää sinut varpaillaan! Se etenee ja kehittyy nopeasti.
jos suhtaudut intohimoisesti uraan tapahtumahallinnossa, tee vapaaehtoistyötä tai harjoittele saadaksesi todellisen maailman kokemuksen siitä, mitä tapahtumiin liittyy. Ensinnäkin, se auttaa rakentamaan portfolio ja antaa sinulle arvokasta kokemusta. Tuo uskottavuutta mahdollisten työnantajien kanssa. Sen avulla voit myös nähdä, onko tapahtumissa työskentely sinua varten.
parempi vaihtoehto… voit valita tapahtumahallinnan kurssin monista maineikkaista instituutioista Intiassa tai ulkomailla. Jatkakaa tätä 12. standardin tai valmistumisen jälkeen.
Haluatko siis työskennellä vastustamattomalla tapahtumahallinnan kentällä???