mikä on palkanlaskenta?
palkanlaskenta on prosessi, jolla työnantaja maksaa työntekijälle tämän suorittamasta työstä. Kaikissa yrityksissä, joissa on työntekijöitä, pitäisi olla palkanhallintaprosessi. Tehokas palkanlaskentaprosessi varmistaa, että työntekijöille maksetaan tarkasti ja johdonmukaisesti, ja antaa HR: lle mahdollisuuden keskittyä muihin työnsä osa-alueisiin.
palkanlaskenta vaikuttaa ytimeltään yksinkertaiselta, mutta monimutkaistuu erilaisten vähennysten vuoksi. Työnantajien on perusteellisesti ymmärrettävä, miten tehdä palkanlaskenta, miten pidättää verot jokaisesta palkkapussista ja miten varmistaa, että verot maksetaan oikealle valtion virastolle. Työnantajat voivat myös olla vastuussa vakuutusmaksujen vähentämisestä ja maksamisesta sekä varojen tallettamisesta eläketileille tai valituille hyväntekeväisyysjärjestöille.
palkkahallinnon tehtävät voivat aiheuttaa valtavan taakan ja ei-toivotun stressin pienyrittäjille ja olla ylivoimaisia suuryrityksille. Myöhästynyt määräaika tai virheellinen veroilmoitus voi johtaa sakkoihin tai vankilaan. Näiden ongelmien välttämiseksi jokaisen pienen, keskisuuren ja suuren yrityksen tulisi käyttää palkanlaskenta-ohjelmistoa.
Mitä Palkanlaskentaohjelmisto Tekee?
palkanlaskentajärjestelmä on ohjelma, jonka tarkoituksena on järjestää kaikki työntekijöiden maksamiseen ja verojen kirjaamiseen liittyvät tehtävät. Nämä tehtävät sisältävät pitää kirjaa tuntia, laskemalla palkat, seuranta läsnäolo, ennakonpidätykset ja vähennykset, tulostus ja toimittaa tarkastuksia, täyttämällä suoria talletuksia, maksamalla vakuutusmaksut harjoittajien, ja/tai maksaa työn veroja hallitukselle. Tämä ohjelmisto voidaan ostaa HR – ohjelmistotoimittajan kautta tai sisällyttää HR-ohjelmistopakettiin moduulina kattavassa järjestelmässä.
Palkanlaskentaohjelmisto edellyttää, että työnantajat syöttävät työntekijöiden palkkatietoja ja työtunteja — mutta ei paljon sen pidemmälle. Sieltä, ohjelmisto käyttää tietoja laskea ja vähentää ennakonpidätykset automaattisesti. Suurin osa palkanlaskentaohjelmista päivittyy automaattisesti aina, kun verolaki muuttuu, ja se muistuttaa työnantajia siitä, milloin eri verolomakkeita pitää tehdä.
Miksi Pienten Yritysten Pitäisi Hankkia Palkanlaskentaohjelmisto?
palkanlaskenta on asia, joka on tehtävä tarkasti ja säännöllisesti, joten yritysten on järkevää investoida järjestelmään, joka automatisoi nämä prosessit. Palkanlaskennan ohjelmisto voi vähentää virheitä, parantaa vaatimustenmukaisuutta ja säästää aikaa. Yhä helppokäyttöisempien vaihtoehtojen ansiosta palkanlaskentaohjelmisto auttaa yrityksiä kaikkialla säilyttämään määräysvallan palkanlaskentaprosesseissa samalla kun se tarjoaa enemmän joustavuutta kuin ulkoistettu palkanlaskenta.
Palkanlaskentaohjelmisto on helppokäyttöinen ja edullinen, ja sillä voidaan vähentää palkanlaskennan virheitä ja vähentää työntekijöiden työtuntien, palkkojen ja verojen ennakonpidätysten laskemiseen käytettyjä tunteja erityisesti pienyrityksille. Pienyrittäjät voivat ostaa edullisen järjestelmän paikalliselta tietokoneeltaan tai pilvipalvelun kautta pay-as-You-go-mallilla. He voivat myös hallita palkanlaskentaprosessia paremmin tämän ohjelmiston avulla, jolloin he voivat koota raportteja omaan tahtiinsa ja tehdä muutoksia nopeasti tarpeen vaatiessa.
miten palkanlaskenta tehdään
kun henkilöstöosastot päättävät tehdä palkanlaskennan manuaalisesti, se vie suuren osan heidän ajastaan. Vaikka se on kustannustehokasta, se vaatii työntekijöiltä palkanlaskentaan ja verotukseen liittyvien lakien opettelua ja jättää paljon tilaa virheille. Tässä työssä on myös pitkä oppimiskäyrä.
jos teet palkanlaskennan manuaalisesti, henkilöstöhallinnon työntekijät käyttävät paljon aikaa palkanlaskentaan ja tietojen, työntekijöiden tietojen ja muiden tietojen salaamiseen. Kun he ovat saaneet nämä tiedot, he voivat laskea palkat kertomalla työntekijöiden aikakortit palkan mukaan, mukaan lukien kaikki ansaitut ylityöt ja juomarahat. Lopuksi ne vähentävät ennakonpidätykset ja jakavat tarkastuksia ja suoria talletuksia työntekijöille.
palkanlaskentaohjelmistolla yrityksesi hoitaa edelleen omat palkanlaskentaprosessinsa, mutta aikaa vievä puoli on automatisoitu. Palkanlaskentaohjelmisto on hieman kalliimpaa kuin palkanlaskennan tekeminen manuaalisesti, mutta käytetty raha kannattaa vähentää virheriskiä ja säästää aikaa työtunneissa.
sinun tarvitsee vain ostaa haluamasi palkanlaskentaohjelmisto, syöttää yritys-ja työntekijätiedot, antaa työntekijöille mahdollisuus seurata aikaansa online-ohjelmiston avulla ja antaa järjestelmän suorittaa palkanlaskenta automaattisesti ja jakaa palkat.
miten voit valita yrityksesi tarpeisiin sopivan Palkanhallintaohjelmiston
parhaiten yrityksesi tarpeisiin sopivan palkanlaskentajärjestelmän valitseminen on oleellista, ja on useita tekijöitä, jotka on pidettävä mielessä päätöstä tehtäessä.
- yrityksesi budjetti: Analysoi ensin yrityksesi koko ja päätä, kuinka paljon olet valmis käyttämään palkanlaskennan käsittelyyn. Tietäen budjetti ja kokoluokitus yrityksesi kaventaa luetteloa palkanlaskenta ohjelmistotoimittajien. Pienet yritykset, jotka eivät ennakoi nopeaa kasvua, saattavat haluta investoida halvempaan palkanlaskentaohjelmistoon, joka suorittaa palkanlaskennan perustoimintoja.
- toimittajan maine ja valmiudet: seuraavaksi vertaile elinkelpoisten myyjien tarjontaa ja lue joidenkin heidän nykyisten asiakkaidensa arvioita. Suuret tai nopeasti kasvavat yritykset saattavat haluta investoida palkanlaskennan ohjelmistojärjestelmiin, jotka on integroitu muihin suunnittelun ja henkilöstöhallinnon osa-alueisiin. Mieti, kuinka monta työntekijää palkanlaskennan ohjelmistoratkaisu voi käsitellä ja vaikuttaa mahdolliseen kasvuun. Jos saatavilla, pyydä demoja ja katso itse, kuinka helppoa ohjelmisto on työskennellä ja kuinka hyvin se sopii yrityksesi. Varmista, että ohjelmisto on tunnettu brändi eikä uusi tai epävakaa yritys.
- turvaominaisuudet: palkanlaskentajärjestelmää valitessa kannattaa etsiä turvaa. Salasanasuojatut ohjelmistot suojaavat yritystäsi tietojen peukaloinnilta ja mahdollisilta tietomurroilta. Ihannetapauksessa järjestelmällä pitäisi olla hyvät turvallisuusarviot ja luokitukset. Myyjän edustajien pitäisi myös pystyä vastaamaan kaikkiin kysymyksiin, joita sinulla on turvallisuudesta.
- ohjelmiston joustavuus ja yhteensopivuus: seuraavaksi tarkastellaan sitä, osoittautuuko ohjelmisto yhteensopivaksi ja joustavaksi. On tärkeää, että palkanlaskenta-ohjelmisto toimii hyvin muiden liiketoimintajärjestelmien kanssa ja kasvaa yrityksesi mukana. Etsi integraatiovalmiuksia ja varmista, että Järjestelmä vastaa kaikkia käyttämiäsi HR-tai rahoitusalan ohjelmistoja. Vaihtoehtoisesti harkitse järjestelmän hankkimista, joka hoitaa palkanlaskennan ja muut toiminnot, jotka haluat automatisoida.
- raportti ja historian näkyvyys: lopuksi haluat palkkahallinnon, jonka avulla voit säilyttää hallinnan ja tarkastella raportteja ja historiatietoja. Vaikka palkanlaskennan ohjelmisto on vähemmän altis virheille kuin manuaaliset järjestelmät, on silti mahdollista toimintahäiriöitä ja glitches. Se voi olla hyödyllistä pystyä tarkistamaan tiedot ja tehdä korjauksia manuaalisesti ajoittain.
Palkanlaskentaohjelmiston hyödyt
Palkanlaskentaohjelmistoon sijoittaminen voi säästää työvoiman dollareita, poistaa virheitä ja välttää sääntöjen noudattamiseen liittyviä ongelmia. Prosessit voidaan saada valmiiksi murto-osassa ajasta, mikä vapauttaa työntekijät toimintaan, joka on suotuisampi tuottaa tuloja. Palkanlaskentaohjelmiston avulla yrityksen on myös helpompi sopeutua ja ottaa lisää työntekijöitä kasvaessaan.
siirtyminen kolmannen osapuolen ulkoistamisesta palkanlaskentaohjelmistoon säästää myös rahaa, poistaa palkanlaskentaan liittyvien väärinkäsitysten mahdollisuuden ja minimoi toimittajien määrän. Jos palkkaratkaisu on osa kattavaa HR-ohjelmistojärjestelmää, prosessit virtaviivaistuvat ja tietojen ristiviittaaminen päätöksentekoa varten voi olla helpompaa.
parantaa säännösten noudattamista
yhtiöverojen laskeminen ja ilmoitusten tekeminen voi olla hämmentävää, ja määräaikojen puuttuminen voi aiheuttaa suuria sakkoja ja rangaistuksia. Palkanlaskenta-ohjelmat tarjoavat tietoa ja muistutuksia vaatimusten noudattamistarpeista. Ohjelmistoa päivitetään säännöllisesti, joten yrityksillä on aina ajantasaiset tiedot verolakien ja muiden säädösten muutoksista. Jotkin ohjelmistot voidaan asettaa automaattisesti tuottamaan raportteja ja arkistoimaan veroja, joten johtajien ja työnantajien on yksinkertaisesti toimitettava hyväksyntä ennen viimeistelyä.
laskee vähennykset ja nettotulot
kun työntekijän bruttotulot on määritetty, palkanlaskentaohjelmisto laskee automaattisesti vähennykset, kuten verot, vakuutukset ja eläkesäästöt. Vähennyssummat vähennetään automaattisesti, ja Shekki nostetaan tai talletetaan suoraan määrätylle pankkitilille. Jotkut palkanlaskenta-ohjelmistoratkaisut voidaan myös konfiguroida automaattisesti lisäämään korvausta kilometrimääristä, matkakuluista ja muista työntekijöiden menoista.
valmistelee verolomakkeet
Palkanlaskentaohjelmisto lievittää verotusajan stressiä tuottamalla automaattisesti kaikki verolomakkeet, joita työntekijät, urakoitsijat ja yritykset tarvitsevat. Yleisiä verolomakkeita, jotka voidaan luoda ja tulostaa tai lähettää napin painalluksella, ovat W2s, W3s, 1099-MISC ja 1099s.
verojen laskeminen ja kirjaaminen on parhaimmillaan hankalaa. Kun teet liiketoimintaa ja on työntekijöitä useissa valtioissa, kaikki eri veroprosentit, se voi nopeasti muuttua HR painajainen. Käyttämällä HRI voi auttaa HR osasto pysyä päällä eroja ja muutoksia veroprosentit, jotka voivat vaihdella postinumeron tai valtion.
pitää kirjaa vaivattomasti
arkistojen pitäminen manuaalisella järjestelmällä voi olla vaikeaa ja vaatii paljon tilaa tiedostoille ja papereille. Tietojen pitäminen palkanlaskentaohjelmalla on vaivatonta ja tallentaa tiedostot sähköisesti. Vanhoja tiedostoja voi myös käyttää tai poistaa napin painalluksella, joten järjestyksessä pysyminen on helppoa.
mahdollistaa työntekijöiden itsepalvelun
vaikka sitä ei yleensä tarvita pienemmissä yrityksissä, työntekijöiden itsepalveluvaihtoehdot voivat helpottaa henkilöstöjohtajien elämää suuremmissa yrityksissä. Itsepalvelu antaa työntekijöille pääsyn henkilökohtaisiin tietoihin, jotka koskevat palkkahistoriaa, vähennyksiä, työtunteja, etuja ja lomapyyntöjä. He voivat automaattisesti pyytää muutoksia ja tarkistaa tietoja sen sijaan, että heidän pitäisi ottaa yhteyttä henkilöstöosastoon.
pilvipohjaiset
kaikenlaiset pilvipohjaiset ohjelmistot ovat yleistymässä, eikä palkanlaskentaohjelmisto ole poikkeus. Työnantajat näkevät hyötyä siitä, että he voivat saada tietoa etäpaikoilta ja maksaa ”software-as-a-service”-palvelusta kuukausittain tarpeidensa mukaan sen sijaan, että he keksisivät suuren summan täydellisestä sisäisestä ratkaisusta.
Pilviohjelmistot päivittyvät automaattisesti, kun vero-ja compliance-lait muuttuvat, kun taas paikan päällä olevat ohjelmistot on päivitettävä manuaalisesti. Näin säästetään aikaa tutkimukseen ja teknisiin päivityksiin sekä varmistetaan, että johtajat ja työnantajat saavat tarvittavat tiedot.
poistaa palkanlaskennan virheet
palkanlaskennan käsittely on toinen tärkeä HR-osaston tehtävä-ja se on epäkiitollista työtä. Kukaan ei huomaa palkanlaskentaa, ellei jotain ole vialla, ja silloin syntyvien virheiden korjaaminen on stressaavaa ja aikaa vievää. Ilman virheitäkin yrityksen sisäinen palkanlaskenta voi viedä paljon HR: n aikaa ja vaivaa. Käyttämällä HRIS voi vapauttaa aikaa ja helpottaa stressiä automatisoimalla prosessi.
hälyttää henkilöstöä poikkeamista
HRI ilmoittaa HR-henkilöstölle, jos poikkeamia ilmenee. Jos joku syöttää väärän dollarin määrän tai tuntimäärän tai jos jokin on erilainen kuin aiemmat palkkasekit, järjestelmä voi lähettää hälytyksen. Näin mahdolliset virheet voidaan saada kiinni ja korjata välittömästi.
takaa oikea-aikaiset maksut
HRIS-hälytykset eivät ole vain virheiden ja poikkeamien varalta. Maksaminen työntekijöillesi ajoissa on välttämätöntä yrityksesi kannalta. HRIS voi lähettää muistutuksia, kun on aika tehdä palkanlaskenta. Se voi myös virtaviivaistaa ja automatisoida suoraa talletusprosessia, jolloin oikea-aikainen palkanlaskenta on entistä helpompaa.
estää virheellisen luokittelun
organisaatioissa, joissa on paljon työntekijöitä, on helppo virheellisen luokittelun tapahtua. Alihankkijat voidaan kirjata järjestelmään työntekijöinä ja päinvastoin. Työntekijät voidaan palkata ja syöttää järjestelmään, mutta ei näy ensimmäisenä päivänä. Jos haamutyöntekijät eivät jäisi kiinni, he voisivat saada palkkansa tekemättä päivääkään töitä. Käyttämällä HRIS voi auttaa kiinni ja poistaa virheitä ja luokitusvirheitä, kuten nämä.