en aio valehdella sinulle: tämä artikkeli oli vaikea kirjoittaa, koska se on niin kuiva aihe. Mutta silti, mielestäni sinun pitäisi olla tietoinen rooli oletukset on hankkeita. Ja niiden vaikutusten ymmärtäminen auttaa sinua välttämään joitakin yleisiä projektiriskejä.
katsotaanpa siis, mitä projektin oletukset ovat ja miksi ne ansaitsevat huomionne.
Mitä ovat hankkeen oletukset?
projektin oletukset ovat tiettyjä asioita, joita pidämme tosina ja jotka vaikuttavat tapaan, jolla suunnittelemme tai hallinnoimme projektia (KS.PMI: n määritelmä). Pidämme näitä seikkoja tosina, jotta saisimme perustan suunnittelulle. Jos emme voineet olla varmoja mistään, emme voineet tehdä mitään ennusteita projektimme kestosta ja kustannuksista.
oletukset voivat koskea eri osa-alueita, kuten omaa rooliamme ja vastuutamme, asiakkaamme vastuita, lakimääräyksiä, asiakkaan tarpeita sekä tulevia tapahtumia, joita odotamme tapahtuvan.
helvetti, tämä oli paljon abstraktia höpinää.
tehdään asiat selviksi muutamalla käytännön esimerkillä:
käytännön esimerkkejä projektin oletuksista
näiden esimerkkien avulla ymmärrät parhaiten oletusten käsitteen:
- oletukset taidoista: keskustelet IT-järjestelmän korvaavasta projektista potentiaalisen asiakkaan kanssa. Asiakkaan tietohallintojohtaja kertoo, että heillä on” erittäin kokenut ”IT-tiimi, joka on tehnyt”satoja Muuttoja”. Näin ollen olet samaa mieltä asiakkaan kanssa siitä, että he aikovat suorittaa tiedonsiirron itse. Asiakas on tyytyväinen, että he voivat säästää kustannuksia.
- Aikatauluoletukset: projektitiimisi jäsenet ovat mukana myös toisessa projektissa. Siksi olet suunnitellut keskeisiä toimintoja (esim.työmatkoja), jotta ne eivät törmää toiseen projektiin. Suunnittelun ja resurssien kohdentamisen osalta oletat, että toinen projekti noudattaa alkuperäistä aikatauluaan.
- Kustannusoletukset: rakennusprojektia varten ostetaan 5 tonnia sementtiä toukokuussa ja saman verran taas lokakuussa. Oletatte, että sementin hinta pysyy vakaana seuraavien kuukausien aikana.
- oletukset lakiympäristöstä: tehdäksesi asiakkaallesi houkuttelevan tarjouksen aiot palkata Intiasta ulkomaalaisia vuokratyöntekijöitä työskentelemään asiakkaan toimistossa pariksi kuukaudeksi. Nykyisten työ-ja maahanmuuttolakien mukaan tämä on mahdollista. Oletat, että oikeussäännöt pysyvät samoina tämän 24 kuukauden projektin aikana, ja tämä näkyy projektisuunnitelmassasi ja budjetissasi, jotka perustuvat alhaisempiin työvoimakustannuksiin.
miksi projektin oletukset tikittävät aikapommeja
käy läpi esimerkkejä, olet luultavasti huomannut ongelman oletusten kanssa: jos ne osoittautuvat vääriksi tai jos ympäristö muuttuu, projektisi voi joutua vakaviin vaikeuksiin.
ota edellä mainittu esimerkki ulkomaalaisten työntekijöiden palkkaamisesta:
- oletit, että (halvemmalla) ulkopuolinen henkilökunta hoitaa työn. Näin ollen kustannusarviosi ovat paljon alhaisemmat kuin tilanteessa, jossa kotityöntekijät ovat mukana. Jos hallitus nyt päättää kieltää ulkomaiset vuokratyöntekijät, se on iso ongelma.
- sinun täytyy toimittaa asiakkaalle, mutta sinun täytyy käyttää (kalliimpaa) kotimaista henkilökuntaa, joka tienaa 3-5x enemmän kuin intialaiset työntekijät. Lopulta teet tappiota projektille. Jos olet iso yritys Tämä ei satu paljon. Mutta jos olet pieni urakoitsija, yksikin tällainen projekti voi lopettaa yrityksesi.
räjähtävät kustannukset ovat vain yksi seuraus siitä, että työ perustuu virheellisiin oletuksiin. Muissa tapauksissa projektin laajuus voi räjähtää (tätä kutsutaan scope creepiksi) tai projekti voi ajautua vakavaan viivästykseen.
Lue vinkkini siitä, miten voit välttää projektin viivästymisen
Spot-oletukset ennen kuin ne aiheuttavat ongelmia
Takeaway tästä artikkelista: ole tietoinen oletuksista ja ongelmista, joita ne voivat aiheuttaa projekteissa. Haasta aina muiden tekemiä oletuksia ja ole tietoinen itse tekemistäsi oletuksista (tämä on vielä vaikeampaa). Vaatii taitoa ja harjoitusta huomata, kun ihmiset tekevät oletuksia, mutta todisteiden pyytäminen idealle tai lausunnolle on aina hyvä lähtökohta mahdollisten oletusten paljastamiseen.
lopuksi haluan osoittaa teille yhden tekniikan, joka on hyödyllinen oletusten tunnistamisessa. Se on luoda oletuslista yhdessä projektitiimin kanssa-periaatteessa aivoriihi mukana olevien ihmisten kanssa.