siirtyminen TAS (Telephone Answering Service) – toimialalle ei ole koskaan ollut edullisempaa tai saavutettavissa kuin vuonna 2020. Tarve ulkoistaa saapuvia puheluita on nopeasti kasvava kysyntä yrityksille, jotka laajentuvat ja haluavat olla kustannustehokkaita ja kekseliäitä aikansa kanssa. Kun aloitat TAS, kuitenkin, on olemassa muutamia asioita harkitsemaan, että voisi joko auttaa tai estää startup liiketoimintaa. A #1 prioriteetti on valita oikea vastauspalvelu ohjelmisto.
mikä on puhelinvastaaja (tas)?
puhelinvastaaja toimii virtuaalisena vastaanottovirkailijana yrityksille, joiden on ulkoistettava saapuvia puhelujaan. Ennen kuin käytät TAS, yritykset olivat vastaamattomat puhelut lähetetään vastaajaan ja palauttaa asiakkaiden puhelut myöhemmin, koska ne oli taipumus muihin tehtäviin, jotka olivat enemmän aikaa herkkä. Kun taas TAS, puhelut voidaan lähettää suoraan live vastauspalvelu vastata puheluihin reaaliajassa. Asiakkaan tarpeet voidaan täyttää ajoissa ja YRITYS voi edelleen keskittyä muihin käsillä oleviin tehtäviin.
vastauspalvelu kotoa tai toimistosta: hyvät ja huonot puolet
yksi ensimmäisistä päätöksistä, jotka sinun on tehtävä, on, työskenteleekö yritys yhdestä paikasta vai tekeekö se kaikki etätyötä. Palvelun luonteen ja tekniikan kehityksen vuoksi vastauspalvelut voivat menestyksekkäästi toimia keskitetystä paikasta, kuten toimistorakennuksesta, tai ne voivat olla hajautettuja, missä vastauspalvelun tarjoaja voi työskennellä monista paikoista ja usein työskennellä kotoa käsin. Molemmissa vaihtoehdoissa on hyviä ja huonoja puolia, joten on tärkeää arvioida molempien käytännöllisyyttä, kustannustehokkuutta ja oikeudellisia näkökohtia, jotta yrityksesi startup on hyvin tietoinen ja hyvin varustettu.
Kuinka aloittaa vastauspalvelu kotoa
on pelottavaa, että startup-yritys sallii työntekijöiden työskennellä etänä, koska on olemassa riski, että yritys ei voi toimia kuten se toimisi, jos kaikki olisivat samassa rakennuksessa. Vaikka on totta, että johtaja on vähemmän valvoa day-to-day ja on kouluttaa työntekijöitä virtuaalisesti, se ei välttämättä tarkoita, että yrityksesi laatu puuttuu. Oikean johdon ja hyvän käsityksen siitä, miten liiketoiminta toimii, startup yritys voi menestyksekkäästi työskennellä kotoa. Etu yrityksesi etätyö on, että se on suuri joukko tukikelpoisia työntekijöitä valita, koska ei ole työmatkaliikenteen rajoituksia. Yrityksesi voi myös olla valikoivampi, kuka palkataan, esimerkiksi voit palkata vain henkilöitä, joilla on kokemusta alalta. Tämä poistaisi laajan koulutuksen tarpeen tietokoneen avulla.
jos yrityksenne haluaa positiivista synergiaa, kommunikaatiota ja tiimiyhteistyötä korostavan ympäristön luominen voi auttaa saamaan yrityksen toimimaan ikään kuin kaikki olisivat samassa rakennuksessa. Sinun täytyy mennä pilvipohjainen TAS-ohjelmisto voi onnistuneesti toimia etäagenttien (reach about that below). Käyttämäsi TAS-järjestelmä saattaa myös tarjota mahdollisuuden seurata ja valmentaa työntekijöitä heidän ottaessaan puheluita, mikä on hyödyllinen ominaisuus työskennellä tiiviisti etätyötä tekevien työntekijöiden kanssa.
vastauspalvelun aloittaminen toimistosta
keskitetystä toimipaikasta on ollut suosituin tapa pyörittää yritystä, koska työntekijöiden pitäminen yhdessä paikassa on todistetusti antanut johtajalle mahdollisuuden valvoa paremmin laadunvarmistusta, tietojen jakamista ja yhteistyötä yrityksen roolien välillä. Useimmissa tapauksissa, se on myös kustannustehokkaampaa insource roolit yrityksessä, koska sinun ei tarvitse maksaa maksuja, kuukausittain ennakkomaksut, tai palkkiot kolmannelle osapuolelle. Yksi huono puoli keskitetyssä paikassa työskentelyssä on se, että kelpoiset työntekijät ovat rajallisempia kuin jos yritys palkkaisi etänä. Tämä ei ehkä ole ongelma, jos olet sijaitsee suurkaupungissa, mutta jos yritys on maaseutualueella se voi olla haastavaa löytää sopivia työntekijöitä. Työntekijöiden tulo töihin voi kuitenkin helpottaa kouluttautumista ja auttaa heitä puheluihin vastaamisessa ja vastaamisessa. Päätös riippuu johtajan mieltymyksestä ja siitä, kuinka paljon kontrollia he haluavat saada päivittäin.
Kirjoita liiketoimintasuunnitelma Puhelinvastaajaasi
kirjoittaessasi liiketoimintasuunnitelmaa yrityksellesi sinun tulee pyytää apua alan lakimieheltä ja kirjanpitäjältä oikeusturvaa ja verostrategiaa koskevan päätöksenteon ohjaamiseksi. Asianajaja ja kirjanpitäjä pystyy määrittämään, mikä liiketoimintayksikkö on sinulle paras. Esimerkiksi:
- LLC (liiketoimintarakenne, jossa omistajat eivät ole henkilökohtaisesti vastuussa yhtiöiden veloista tai veloista)
- Yksityisyrittäjä (liiketoimintarakenne, jossa vain yksi omistaja maksaa henkilökohtaista tuloveroa yrityksen voitoista)
- kumppanuus (liiketoimintarakenne, jossa osakkaat jakavat velat ja voitot tasan)
- s-corp (oikeushenkilö, joka päättää siirtää yhtiötulot, tappiot, vähennykset ja luotot niiden osakkeenomistajat liittovaltion verotuksessa)
- C-Corp (omistajistaan erillinen oikeushenkilö)
tämäntyyppisessä liiketoiminnassa olisi viisasta valita LLC: n, S-corp: n tai C-corp: n välillä, koska nämä yhteisöt suojaavat henkilökohtaista omaisuutta liiketoiminnan vastuusta. Kun yhteisö on päätetty, kirjanpitäjäsi voi perustaa säätiön kirjanpitoa, palkanlaskentaa ja kirjanpitoa varten.
lakimiehesi ja kirjanpitäjäsi voivat yhdessä varmistaa yrityksesi oikeusturvan, mutta ylimääräisten toimenpiteiden varalta on erittäin suositeltavaa ottaa virhe-ja laiminlyöntivakuutus. Tämä vakuutus suojaa joku haastaa yrityksen perustuu virheitä puhelimeen vastaaminen, viestin ottaminen, tai antaa tietoja soittajalle. Se suojaa yritystäsi myös siinä tapauksessa, että työntekijä ei tavoita asiakasta kiireellisellä viestillä, mikä johtaa asiakkaan liiketoiminnan menetykseen. Jos yrityksesi haluaa virhe-ja laiminlyöntivakuutuksen, Etsi yritys, joka on tarjonnut vakuutusta muille vastauspalveluille, niin yhtiöllä on käsitys siitä, mitkä yrityksesi erityistarpeet ovat.
on muodostettava perusbudjetti, joka sisältää arviot tuloista, jotka haluat alittaa, ja arviot menoista, jotka haluat ylittää. Ota huomioon myös sijoittajat ja kaikki lainatut rahat budjettiin. Kun arvioidaan kannattavuuslaskenta kohta, antaa enemmän kuin tarpeeksi aikaa tämän tavoitteen saavuttamiseksi, koska se on yleensä paljon myöhemmin kuin monet yritykset suunnitelma. Liiketoimintasuunnitelma, joka aliohjaa tulot, ylitykset Kulut, ja asettaa kannattavuuslaskenta päivä pitkälle tulevaisuuteen, liiketoiminnalla on parempi käsitys mahdollisista tappioista siihen asti. Kun liiketoiminta alkaa laajentua ja saat lisää asiakkaita, liiketoimintasuunnitelma on päivitettävä, jotta se on järkevää, missä yrityksen kasvu on.
vastaa kaikkiin lakisääteisiin vaatimuksiin vastaajapalvelua aloittaessaan
sekä lakimies että kirjanpitäjä ovat tarpeellisia voimavaroja vastatessaan kaikkiin lakisääteisiin vaatimuksiin. On parasta varmistaa, että kirjanpitäjä ja asianajaja joko asuvat alueella tai ovat työskennelleet tiiviisti alueella, jonka haluat sijoittaa yrityksesi, koska on todennäköisesti oikeudellisia vaatimuksia erityisesti sijainti. Tarvittavien lupien ja lisenssien saaminen voi viedä aikaa, koska suunnitelmat on toimitettava kaupunginvaltuustolle, valtion osastoille ja liittovaltion osastoille hyväksyntää tai tarkistusta varten. Jotkut perus luvat ja lisenssi, että jokainen startup-liiketoiminnan Amerikassa on saatava ovat:
- Terveysluvat
- ympäristöluvat
- yleinen liikelupa
- liittovaltion/osavaltion verotunnus
- Liikevaihtoverolupa
jos yrityksenne päättää sallia työntekijöiden työskennellä kotoa käsin, on mahdollista, että osavaltionne/kaupunkinne tarvitsee edelleen yrityksenne ja useimpien vaatii kodin miehitysluvan. Varmistaa yrityksesi täyttää kaikki vaatimukset ja säädökset tarkista Small Business Administration verkkosivuilla.
Perusvarusteet puhelinvastaajapalvelun käynnistämiseksi
laitteet, joita tarvitset puhelinvastaajapalvelun pyörittämiseen, riippuvat paljolti ohjelmistotoimittajasta ja siitä, millaisen asennuksen haluat. Ennen viimeaikaista nykyaikaista pilvipohjaista ohjelmistoa, joka on nyt saatavilla, yrityksillä oli ennen oma linja jokaiselle asiakkaalle. Tämä oli super vaikea hallita, uuvuttavaa ja kallista. Tänä päivänä on olemassa pilvipohjaisia vaihtoehtoja, joissa sinun ei enää tarvitse omistaa kalliita paikan päällä laitteistoa tai puhelinlinjoja talon sisällä vastaajapalvelusi käyttämiseksi.
pilvipohjaisen ohjelmistoalustan käyttämiseen tarvittavat olennaiset laitteet:
- hyvä internet-yhteys
- tietokone jokaista työntekijää kohti, joka on sidottu modeemiin tai reitittimeen
- USB-tai Bluetooth-kuuloke jokaiselle operaattorille (agentti)
emme mene yksityiskohtiin muista standard business-laitteista, joita saatat tarvita, jos käytät MATKATOIMISTOJASI toimistosta, kuten pöydät, tuolit jne., mutta sinun kannattaa miettiä myös näitä kohteita riippuen erityisistä asetuksistasi.
vastaajapalvelun käynnistämiseen tarkoitettu ohjelmisto
oikean vastaajapalveluohjelmiston löytäminen on ratkaisevaa vastaajapalvelun onnistumisen kannalta. Perinteisesti vastauspalvelut vaativat kalliita paikan päällä laitteistoa ja käytettyjä vakiopuhelinlinjoja, ja on vielä monia yrityksiä, jotka tarjoavat näitä vanhentuneita ratkaisuja. Joistakin muista on tullut hybridejä on-premise / cloud / software-pohjaisia ratkaisuja. Yritykset, jotka tarjoavat näitä palveluja, veloittavat usein $10,000 – $25,000 vain aloitusmaksuina ja saattavat kestää jopa 6 kuukautta laivalla yrityksesi. Lisäksi, ne voivat vaatia sinua mennä ulos ja ostoksia noin puhelinpalvelu, kutoma palvelu, puhelinnumerot, ja enemmän.
onneksi ollaan siirtymässä täysin pilvipohjaisiin järjestelmiin, kuten EVS7: n tarjoamiin puhelinvastaajapalveluohjelmiin. Tässä tapauksessa, kaikki mitä tarvitaan on pääsy verkkosivuilla yhdessä kuulokkeet ja hyvä internet-yhteys.
tässä on lista tärkeistä asioista, jotka kannattaa ottaa huomioon, kun ostaa Vastauspalveluohjelmiston tarjoajaa:
- kyky tuoda asiakastiedot nopeasti esiin riippuen siitä, kuka soittaa
- intuitiivinen skriptaus ja helppokäyttöinen käyttöliittymä
- räätälöinti tärkeille tiedoille jokaiselle asiakkaalle
- kyky siirtää puheluita nopeasti
- monikanavainen viestintä asiakkaan kanssa (kuten ääni, teksti ja sähköposti)
- Hallinnointiportaali päivittämistä varten asiakastiedot
- puheluiden raportointi ja ajan seuranta
- kyky skaalata ylös ja alas agentteja nopeasti
- nopea käyttöönotto ja päivitykset lennossa
- laskutus ja laskutus vaihtoehdot
- All-inclusive options and unlimited calling
EVS7: n Fox-Vastauspalveluohjelma täyttää jokaisen näistä kohteista ja ilmainen demo on saatavilla verkkosivuilta.
mitä tulee vastaajapalvelun aloittamisen jälkeen
kun yritys on ostanut tarvittavat laitteet, saanut kaikki luvat ja luvat, palkannut/kouluttanut henkilökunnan ja alkanut palvella asiakkaita, yrityksen on pyrittävä saavuttamaan kannattavuusraja. Jotta tämä voidaan tehdä, yhtiön on säilytettävä nykyiset asiakkaat ja samalla pyrittävä jatkuvasti saamaan lisää asiakkaita. Sen jälkeen keskitytään siihen, miten palveluista, markkinoinnista ja johtamisesta saadaan entistä tehokkaampia ja tehokkaampia skaalautuessa.
vaikka yrityksenne tarjoama palvelu saattaa olla riittävä uusien asiakkaiden vastaanottamiseen, yrityksenne on löydettävä parannettavia alueita säilyttääkseen kilpailuetunsa. Siksi tutkia ja kartoittaa asiakkaiden tarpeet ja toimittaa niitä säännöllisesti.
voit parantaa yrityksen markkinointia lataamalla verkkoalustoillasi blogeja, informatiivisia julkaisuja ja päivityksiä usein säilyttääksesi enemmän huomiota internetissä. Etsi myös luotettava Hakukoneoptimointiyritys, joka auttaa kasvattamaan brändiäsi, se on rahan arvoista pitkällä aikavälillä, ja yrityksesi hyötyy valtavasti hakukoneteknologian markkinoinnista.
kun johdat yritystä, tarkkaile jatkuvasti alan kilpailijoita, ota oppia heiltä ja tee palvelustasi heidän palveluaan mieluisampaa. Pysy ajan tasalla alan muutoksista varmistaaksesi, että yrityksesi ei ole koskaan jäljessä ohjelmistopäivityksistä tai uusista palveluista, joita muut yritykset tarjoavat.
kun kannattavuusraja on saavutettu, yhtiö voi maksaa mahdolliset lainat ja sijoittajat takaisin. Silloin yritys on yksinomaan voittoa ja kasvaa, kun se jatkaa päivitysprosessia ja tuottaa puhelinvastaajapalvelunsa.
Jatka virtuaalisen puhelinkeskuksen käynnistämistä koskevan oppaamme lukemista, josta löydät myös hyödyllisiä vinkkejä.
Works Cited
DeHaan, Peter Lyle. Puhelinvastaajapalvelun aloittaminen. Coppell, Advanced Call Center Resources, 24. Lokakuuta 2020.
Hae lupia ja lupia. 2020. Hae Lupia Ja Lupia. Saatavilla: <https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
”S Corporations / Internal Revenue Service”. Irs.Gov, 2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, osakkeenomistajat%20for%20federal%20tax%20tarkoittaa. Accessed 24 Marras 2020.
Vastaanottohq. 2020. Puhelinvastaajapalvelu / Vastaanottohq. Saatavilla: <https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Kaksonen, Alexandra. ”Sole Proprietorship: What You Should Know”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Accessed 24 Marras 2020.