Sisällysluettelo
yksinkertainen ja tehokas muotoilu on tehokas työkalu kirjoittajan työkalupakissa. Se voi auttaa muuttamaan pitkä, tarpeeton, ja tylsä (gasp!) liikeasiakirja ytimekkääksi ja visuaalisesti houkuttelevaksi esitykseksi. Opi tekemään se oikein ja katsella kirjoitustaitosi dramaattisesti parantaa.
miksi tarve formatoida
sinun tehtäväsi on valistaa ja informoida lukijoitasi tai yleisöäsi. Ja sinun täytyy tehdä se tavalla, joka tarjoaa optimaalisen lukukokemuksen. Käytä siis muotoilua, jotta teksti on luettavissa, informatiivinen ja mielenkiintoinen (mutta ei koskaan häiritsevä), jotta lukija voi nopeasti ja helposti sulattaa tiedot.
Muotoilutekniikat
on olemassa muutamia perusmuotoilutekniikoita, joita voi käyttää yleisesti liikekirjoittamisessa. Niitä ovat:
- luodit ja numerolistat
- Infografiikat
- alaotsikot
- fontit
kaivetaan hieman syvemmälle, miten kutakin näistä käytetään tehokkaasti.
Bullets and Numbers
ollaanpa rehellisiä: ihmiset eivät lue kuten ennen. He kyyristyvät nähdessään pitkiä kappaleita ja alkavat revetä vain ajatellessaan, että heidän pitäisi lukea läpi 16-sivuinen käsikirja. Ole siis tekstin laatijana kiltti lukijallesi pehmentämällä iskua luodeilla ja numeroiduilla listoilla.
Pare kirjoituksesi vain olennaiseen käyttämällä luoteja tai numeroituja luetteloita. Tätä lukijasi haluaa-selkeää suuntaa, joka menee suoraan asiaan. Tässä esimerkki siitä, miten pitkä kappale päivitettiin ykkösluokkaan vain yhdellä lauseella ja muutamalla bullet-pisteellä:
Zoom-kokoukseen on helppo liittyä. Näin:
- avaa zoomaus puhelimella tai kannettavalla tietokoneella.
- klikkaa ” Liity kokoukseen.”
- syötä antamasi kokoustunnus ja salasana.
- Valitse Yhdistä ääni / video ja klikkaa ” Liity.”
jos haluat näyttää numeroidulta listalta, vaihda luodit. Valitsitpa minkä tahansa, tärkeintä on pitää lista yksinkertaisena ja keskittyneenä.
käytä Infografiikoita
Infografiikat sisältävät kuvia, kaavioita ja tekstiä, jotka välittävät tietoa visuaalisesti. Ne kiinnittävät huomiosi, opettavat pääkohtia ja ovat helppo muistaa. Ne voivat osoittaa aikajanoja, lisätä tuotemerkin tietoisuutta, edistää tapahtumia, korostaa tuloksia raporteissa, ja niin paljon muuta. Voit saada malleja ilmaiseksi, ostaa mukautettuja malleja, tai luoda omia.
alanimikkeet
alanimikkeet hajottavat tehokkaasti pitkiä kappaleita. He voivat esitellä uuden aiheen tai vastata kysymykseen. Kirjoituksen lopussa oleva alaotsikko voi korostaa päätelmää.
alaotsikot vaativat oman muotoilunsa. Voit tehdä niistä erottuvat käyttämällä suurempaa fonttia tai eri fonttityyliä. Tai yksinkertaisesti tehdä siitä rohkea.
tietenkin, kun kirjoituksesi esitetään verkossa, muista käyttää otsikoita oikein (H1, H2, H3 jne.) hakukoneoptimoinnin parantamiseksi. Niiden avulla lukijat voivat myös nopeasti selata tekstiä löytää mitä he etsivät.
käytä alaotsikoita lukijan huomion kiinnittämiseen. Aloita verbillä tai kysymyksellä, pidä se lyhyenä ja voimakkaana tai käytä tiekarttaa sisällön hahmottamiseen. Tässä muutama esimerkki:
- Kuinka käyttää Quickbookia kuin Pro
- konsultin palkkaaminen
- miksi ei ole varaa jättää tätä seminaaria väliin
- kaiken paketointi
- lopulliset ajatukset
Valitse oikeat fontit
valinta liikeasiakirjan oikeiden fonttien tulisi perustua helppolukuisuuteen. Jos lukija on hajamielinen fontteja, jotka ovat kiireisiä, vaikea lukea, Hessu, tai vain koriste, menetät yleisösi. (Ja ehkä uskottavuutesi.) He keskittyvät enemmän siihen, miltä sanat näyttävät kuin viestiin, jota yrität välittää.
valitse siksi kirjasimet, jotka ovat yksinkertaisia, ammattimaisia ja yhtenäisiä (tavoitteena käyttää yhtä tai kahta kirjasintyyliä asiakirjaa kohti). Kaksi liike-elämässä käytettävää kirjasintyyppiä ovat serif ja sans serif. Yleisesti hyväksyttyjä fontteja yrityksille ovat New Times Roman, Cambria, Georgia, Arial ja Calibri.
kerrataan
kun olet kirjoittanut kopion yritysdokumentillesi, vilkaise sitä uudelleen nähdäksesi, missä voit käyttää seuraavia muotoilutekniikoita:
- tee pääkohdat erottumaan luoteja tai numeroita.
- käytä infografiikkaa opetuksen tehostamiseen.
- hajota teksti alaotsikoihin ja käytä otsikoita hakukoneoptimoinnin parantamiseen.
- valitse fontteja, jotka ovat yksinkertaisia ja sopivia liikekirjoittamiseen.
oikein tehtynä muotoilu voi tuoda eloa liiketoimintadokumentteihin tai esityksiin. Opettele käyttämään oikeita tekniikoita, ja kirjoituksesi paranee edelleen.