miten suunnitella akateeminen konferenssi

Aseta päivämäärä

suosittelemme valitsemaan päivämäärän, joka osuu määräaikaan-tätä voidaan aina jatkaa myöhemmin. Älä unohda tarkistaa, onko vastaavia konferensseja samana vuonna, jotta vältyt päällekkäisyyksiltä.

Valitse aihe

jos suunnittelet akateemisen konferenssin järjestämistä, sinulla on luultavasti jo mielessäsi todella hyvä aihe. Mutta jos et ole, yritä valita yksi, joka laittaa uuden spin suosittu aihe olla varmempi houkutella puhujia, valtuutettuja ja osallistujia. Liian kapea ja liian vähän ihmisiä haluaa tulla, liian laaja ja konferenssinne ei ole tarpeeksi keskittynyt.

Hae apua oppilaitoksestasi

jos olet jatko-opiskelija tai henkilökuntaan kuuluva, varmista, että ilmoitat yliopistollesi, mitä teet! Ota yhteyttä oman osastosi hallintohenkilöstöön ja yliopiston tapahtumatiimiin, jos sellainen on. Heillä on varmasti paljon neuvoja ja he todennäköisesti haluavat auttaa sinua järjestämään asioita.

Hanki ammattiapua

jos et ole yhteydessä johonkin tiettyyn yliopistoon, suosittelemme hankkimaan ammattiapua käytännön asioiden järjestämiseen. Silloin voi keskittyä asioiden akateemiseen puoleen. Olipa sen talon oma tapahtumatiimi, kuten meillä on Senaatintalossa tai konferenssisuunnittelija,heidän ohjauksensa auttaa konferenssin suunnittelua sujumaan.

Aseta budjettisi

• budjetit voivat tuntua aika pelottavilta, jos et ole hoitanut yhtä aiemmin. Tässä muutamia parhaita käytäntöjä konferenssin budjetin hallintaan:
• tiedä, miten aiot maksaa kaiken ja mihin mahdolliset voitot menevät-käytätkö osastotiliäsi, tarvitsetko erityistä koodia?
• älä koskaan arvaa kustannuksia, laske aina kulusi ajanmukaisilla lainausmerkeillä.
• oletetaan aina, että sekä menoissa että tuloissa on pahin mahdollinen skenaario (se kuulostaa pessimistiseltä, mutta tekee budjetoinnista onnellista.)
• tiedä, mistä pitää maksaa etukäteen ja mistä konferenssin jälkeen.
• tavoitteena on tehdä voittoa, sillä sitä voitaisiin käyttää toisen tapahtuman rahoittamiseen.
• varmista ilmoittautumismaksut ja mahdollinen rahoitus kattaa kulusi sekä varajärjestelyn.
• varmista, että rekisteröintimaksu vastaa päivän tarjontaa (erityisesti akateemisissa konferensseissa, joissa on enemmän kuin yksi päivä).

miten rahoitus akateemisille konferensseille

lisärahoitus on aina hyvä asia. Tässä muutamia paikkoja suosittelemme katsomaan:

• departementtien rahoittajat
• ainejärjestöt
• jatko-osaamisen kehittämisapurahat
• kustantajat
• Korkeakouluakatemia
• relevantit yritykset ja organisaatiot
• kaupalliset yritykset
• paikalliset yritykset yhteydet omaan alaan

vinkki: älä unohda luoda konferenssisähköpostiosoitetta

keynote speakers tai call for papers?

kun on kyse ihmisten saamisesta puhumaan konferenssissanne, teillä on kaksi päävaihtoehtoa. Esittelyyn voi kutsua isoja nimiä tai oman oppilaitoksen ihmisiä. Jälkimmäinen on hyvä vaihtoehto, jos haluat hallita ohjelmaa alusta alkaen ja jos haluat ehdottaa aiheita kaiuttimet kattaa. Kutsutut puhujat voivat kuitenkin olla kalliita, ja heillä on usein hyvin kiireiset aikataulut. Paperipyynnön lähettäminen on toinen tapa löytää puhujia ja se toimii myös konferenssisi markkinointina. Toki tässäkin vaihtoehdossa on miinuksia, sillä ei voi vaikuttaa siihen, kuka ehdottaa paperia.

jos olet hakemassa papereita, suosittelemme sinua aina:

• käytä väärennettyjä määräaikoja.
• Määritä hyväksymäsi esitystapa ja sanojen määrä.
• Määritä, haetko aineistoa vain tieteenalalta.
• korosta selkeästi yhteystietosi ja papereiden toimittamisen yksityiskohdat.

kun se tulee valita papereita / kaiuttimet aina varmista, että:

• Vahvista hyväksymisesi ennen hylkäystä.
• valitse pääpuhuja, jonka työt vetoavat yleisösi enemmistöön.
• muistuta valtuutettuja lehdelleen ennen konferenssia varatusta ajasta.

älä turhaudu, jos joku putoaa pois tai pyytää päivänvaihtoa paperiinsa – näitä sattuu. Pidä aina varallaololuettelo tätä varten.

ohjelman laatiminen

sinun tulisi laatia konferenssisi ohjelma sisällön valinnan ohella. Älä aliarvioi, kuinka kauan tämän prosessin laatiminen kestää; se on kuitenkin hankala tehtävä!

tärkeimmät huomioon otettavat käytännön asiat ovat:

• muoto: montako paikkaa sinulla on? Onko teillä vain yksi puhujalohko tai rinnakkaisia istuntoja? Molemmissa on hyviä ja huonoja puolia, rinnakkaisissa istunnoissa on enemmän puhujia, mutta se voi olla turhauttavaa valtuutetuille, jos he puuttuvat avainistunnoista.
• varmista, että konferenssi on hyvässä vauhdissa, mutta silti siellä on runsaasti virkistystaukoja ja valtuutettujen mahdollisuuksia seurustella.
• jos sinulla on paneelisessioita, selvitä istuntomuoto ja ajoitussäännöt valitsemillasi paneelituoleilla.
• kuka toimii puheenjohtajana? Päivän viimeisen puhujan asettaminen konferenssin puheenjohtajaksi on loistava tapa varmistaa, että päivä kulkee aikataulujen mukaan.

älä unohda ottaa edustajien matkajärjestelyjä ja matka-aikoja huomioon istuntoja suunniteltaessa.

ennen kuin viimeistelet ohjelman, varmista, että käyt sen läpi osallistujien näkökulmasta. Laadukkaat paperit ja hyvä keynote-puhuja ovat konferenssisi luuranko, mutta varmista, että olet rakentanut osallistujillesi paljon mahdollisuuksia verkostoitua, vaihtaa ideoita ja nauttia älyllisten asioiden ympärillä.

akateemisen kokouspaikan valitseminen

loistavan konferenssipaikan valitseminen on toinen tärkeä osa suunnitteluprosessia. Tässä tärkeimmät huomioitavat asiat:

• sijainti: Valitse paikka, johon on helppo ja kätevä matkustaa.
• liikenneyhteydet: muista valita paikka, joka on lähellä julkisia liikenneyhteyksiä.
• tilat: varmista, että paikassa on ajan tasalla oleva AV-tekniikka ja WiFi. Talon sisäinen tekninen tukitiimi on myös valtava apu.
• koko: pidä mielessä, kuinka monta ihmistä sinun täytyy majoittaa valitessasi paikka; liian täynnä tai puolityhjä huone eivät ole ihanteellisia.
• Pitopalvelu: pitopaikka, jossa on oma pitopalvelu, tarkoittaa loppujen lopuksi yhtä vähemmän järjestettävää.
• Majoitus: jos konferenssisi kestää yli päivän, varmista, että lähellä on runsaasti majoitusta.

muita tärkeitä huomioita …

turvallisuus-pitääkö sinun palkata tapahtumaasi vartijoita?

Majoitus

jos konferenssisi kestää yli päivän, harkitse, onko sinun järjestettävä Majoitus jollekin osallistujista. Jos et maksa Majoitus, varmista, että annat luettelon ehdotetut hotellit ja B&Bs eri hintaluokissa.

Pitopalvelu

älä unohda erityisruokavalioita ruokaa järjestettäessä. Suosittelemme aina näytteenottoa valikosta laadun varmistamiseksi.

hinnoittelu ja lipunmyynti

hinnoittelussa haluat kattaa kulusi, mutta varo veloittamasta lipuista liikaa.

jos suunnittelet myyväsi lippuja konferenssiisi verkossa, Tässä muutamia keskeisiä seikkoja, jotka sinun tulee ottaa huomioon valitessasi online-lipunmyyntialustaa:

varmista, että se on…

• helppo käyttää-ihanteellisesti osallistujien tulisi voida rekisteröityä ja ostaa lippuja samalla sivulla
• muokattavissa – joten voit luoda mukautetun sivun konferenssiasi varten (sinulla pitäisi olla myös mukautettu URL)
• mobiiliystävällinen – koska ihmiset ovat yhtä todennäköisesti rekisteröitymässä matkapuhelimen kautta kuin työpöydällä

varmista, että sillä on…

• hyvä asiakastuki
• Hyvät raportointityökalut ja tiedonkeruu – näin voit seurata, kuinka paljon rekisteröitymisiä/lippuja on myyty helposti
• Useita hintavaihtoehtoja-hyvä valinta eri hinnoittelutasojen asettamiseen ja eri lipputyyppien tarjoamiseen

muista, että haluat tehdä Kyllä-vastauksen mahdollisimman nopeasti ja helposti, joten sisällytä rekisteröintiprosessiin vain olennaiset kentät. On hyvä käytäntö antaa valtuutetuille määräaika, johon mennessä he voivat vetäytyä konferenssista ja saada hyvityksen.

vinkkejä lipunmyyntiin – erikoistarjoukset ja alennukset

erikoistarjousten tarjoaminen (erityisesti ryhmävarauksiin) ja aikaherkkä aikainen lintualennus on hyvä tapa varmistaa lipunmyynnin johdonmukaisuus.

miten edistää akateemista konferenssiasi

olet tehnyt kovasti töitä järjestääksesi akateemisen konferenssisi tähän asti; nyt haluat varmistaa, että kova työ kannattaa hankkimalla pummeja istumapaikoille. On tärkeää alkaa mainostaa konferenssia aikaisin. Ohjelmaasi ei tarvitse viimeistellä ennen kuin alat saada sanaa ulos.

Messaging:

viestisi tulee olla selkeä, vakuuttava ja hyötylähtöinen. Sisällytä aina aihe, paikka ja aika sekä se, kenelle konferenssi on tarkoitettu.

kuvat

kuvat lähettävät tapahtumasta voimakkaamman viestin kuin mitkään näppärät sanat koskaan voisivat. Joten varmista, että valitset ne huolellisesti!

Call-to-action

varmista, että call-to-action on ilmeinen ja näkyvä kaikissa markkinointimateriaaleissa.

kuinka edistää konferenssiasi verkossa

on olemassa runsaasti menetelmiä sekä verkossa että offline-tilassa, joilla voit edistää akateemista konferenssiasi. Edistämistavat jakautuvat kolmeen pääryhmään: omistetut tiedotusvälineet, ansaitut tiedotusvälineet ja maksetut tiedotusvälineet. Käyttämällä sekoitus kaikkia kolmea on paras tapa todella huutaa tapahtumasta ikäisensä.

omistetut mediat (kanavat, jotka suoraan omistat tai joita hallitset)

omistamiesi kanavien (kuten verkkosivuston, blogin tai postituslistan) hyödyntäminen konferenssisi mainostamiseksi on hyvä idea, koska et tarvitse lupaa ja se on ilmaista.

ansaittu media

ansaittu media on mikä tahansa kolmannen osapuolen sivustolla isännöimä ilmainen promootio. Akateemisen konferenssisi edistäminen ansaitun median kautta antaa sinulle mahdollisuuden markkinoida paljon laajemmalle yleisölle kuin suora vaikutuspiirisi.

ansaitut mediakanavat harkittavaksi mm.:

Sosiaalinen media

on tärkeää olla aito, mukaansatempaava ja läpinäkyvä, jos haluaa ansaita ihmisten huomion sosiaalisessa mediassa. Valitse sosiaalinen sivusto, että suurin osa yleisöstä käyttää, keskittyä ponnistelujesi sijaan aloittaa useita sosiaalisia sivuja oman tapahtuman. Tämä on tärkeää kahdesta syystä: yksi, se kannustaa enemmän vuorovaikutusta yhdessä paikassa ja kaksi, käynnissä sosiaalisen median tili on hyvin aikaa vievää. Jos olet valmis laittamaan aikaa, tämä on todella palkitseva tapa edistää akateemista konferenssia. 28 sääntöämme tapahtuman markkinointiin Twitterissä (Lisää hyperlinkki) on hyvä paikka aloittaa lisäohjeiden saamiseksi.

bloggaajat ja vaikuttajat

jos sinulla on hyvä suhde bloggaajiin tai alan vaikuttajiin, ehkä he voivat auttaa sinua edistämään tapahtumaasi. Älä ota yhteyttä bloggaajiin ensimmäistä kertaa ainoana tarkoituksenaan saada heidät mainostamaan tapahtumaasi. Paljon mukavampi tapa rakentaa suhdetta voisi olla jotain, kuten kutsua heidät mukaan ilmaiseksi.

maksullinen media

maksullinen media ehkä vähemmän budjettiystävällinen, mutta se on paljon aikaa tehokkaampi tapa mainostaa tapahtumaa. Maksullisia mediakanavia harkittavaksi ovat:

• PPC mainonta – voit perustaa pay-per-click-tekstimainoksia hakukoneiden search as Google ja Bing avulla kohdentamaan ihmisiä, jotka etsivät akateemisia konferensseja tai termejä, jotka liittyvät omaan alaasi.
• näyttö-Voit myös luoda verkkosivuille visuaalisia mainoksia, jotka näkyvät Googlen verkossa. Voit suodattaa erilaisia sivustoja Google näyttää mainoksia perustuu useisiin tekijöihin varmistaa olet tavoittaa oikeat ihmiset.
• Sponsoroidut viestit (sosiaalisessa mediassa ja muilla verkkosivuilla)
• mainonta akateemisissa lehdissä

muut myynninedistämisvälineet

älä unohda luoda julisteita akateemista konferenssiasi varten levittääksesi sanaa laitoksessasi.

suurten nimien saaminen

jos haluat houkutella huippututkijoita konferenssiisi, varmista, että alat mainostaa sitä hyvissä ajoin. On myös tärkeää, että sinulla on vahva ohjelma sekä tehdä etuja osallistumalla akateemisen konferenssin todella selkeä kaikissa markkinoinnin.

miten johtaa akateemista konferenssia

tärkein neuvo, jonka voimme antaa akateemisen konferenssin järjestämisestä, on: älä yritä tehdä kaikkea itse. Yritä saada apua oppilaitoksesi tapahtumatiimiltä tai järjestä vapaaehtoisten ryhmä. Sinulla on hyvin kiireinen ennen konferenssia, joten yritä delegoida tehtäviä, kuten rekisteröintitiskin pyörittäminen ja konferenssipakkausten valmistelu.

varmista, ettet ole unohtanut järjestää:

• Rekisteripakkaukset
• nimimerkit
• runsaasti teetä ja kahvia

päivänä:

• saavu ajoissa
• Tutustu rakennukseen
• Tarkista, että sinulla on tarpeeksi tuoleja
• Tarkista, että sinulla on tarpeeksi teetä ja kahvia.
• Tarkista, että ohjelmisto on yhteensopiva tapahtumapaikkojen kanssa
• tuo varmuuskopiot kaikelle tekniikalle(USB-tikut, varapistokkeet, kaapelit jne.)
• Esittele itsesi kenelle tahansa talon henkilökunnalle
• Pidä kirjaa ajasta
• hengitä, rentoudu ja nauti kovan työsi ponnisteluista.