Of all the processs the finance team coveres, the month end close process particularly ansaitsee huomiosi. Jos työskentelet kirjanpidossa, tiedät, että tilinpäätöksillä on varmasti merkitystä, mutta yhtä tärkeää on johdonmukainen, ajan tasalla oleva kirjanpito, joten laskuja, kuitteja tai muita tärkeitä asiakirjoja ei jätetä.
Kirjanpitoryhmien tulisi tarkastella kuukausittaista sulkemisprosessia, laatia tarkistuslista tehtävistä, jotta se sujuisi sujuvasti ja oikein, noudattaa parhaita käytäntöjä ja käyttää käytössään olevia ohjelmistotyökaluja. Tämä opas on tarkoitettu auttamaan sinua hypätä aloittaa tämän matkan.
mikä on kuukauden loppu lähellä?
yritykset välittävät tilinpäätöksen toimittamisesta ajoissa, koska se auttaa ylläpitämään tervettä kassavirtaa, helpottaa taloussuunnittelua, auttaa strategisten liiketoimintapäätösten tekemisessä ja mittaa edistymistä kohti pitkän aikavälin tavoitteita.
jokaisen kuukauden lopussa yritykset pitävät usein huolen siitä, että heidän kirjanpitonsa suljetaan niin, että ennätykset lyödään kiveen. Tämä tehtävä, joka tunnetaan kuukauden lopussa sulje prosessi, johtaa:
- luotettava ja tarkka kirjanpitojärjestelmä
- tietoon perustuvat liiketoimintaan liittyvät päätökset
- näkyvämpi yrityksen taloudellinen tilanne
- helpompi tilintarkastus
- yksinkertaistettu veroilmoitus
jokaisen kuukauden lopussa voit olla varma, että kaikki liiketoimet ovat tapahtuneet täysin joko ennen sulkemista tai sen jälkeen ja että kuukauden lopun saldosi on tarkka ja ajan tasalla. Edellisen kuukauden täysin valmiiksi saatua tilinpäätöstä voidaan käyttää myös ensi kuun liiketoimintapäätösten pohjana, sillä päätösjakso nostaa esiin alueita, joilla voi parantaa.
toisin sanoen teette täydellisen katsauksen rahoitustoiminnasta ja tuloksesta koko kyseisen kuukauden osalta ja luotatte siihen, että kyseisen kuukauden ennätys ei todennäköisesti muutu tulevaisuudessa. Tarkat tiedot, jotka olet ”sulkemassa” täällä sisältää:
- taseet, jotka tarvitsevat varmennuksen ja varmuuden siitä, ettei niissä ole poikkeamia.
- yritysten välinen kauppa ja kaikki liiketoimet, joita teet muiden yritysten kanssa.
- toistuvat päiväkirjamerkinnät validoitava, hyväksyttävä ja lähetettävä.
- täydellinen tarkistuslista, josta puhutaan myöhemmin.
muita asiaan liittyviä asiakirjoja ovat kirjaamattomat laskut, pankki-tai luottokorttilaskut, asuntolainamerkinnät ja vakuutuslaskut. Tiedonkeruu on selvästi suuri osa prosessia, ja osa kerättävistä tiedoista sisältää:
- tulot pankkitilit
- tilinpäätökset ja taseet
- Käyttöomaisuus ja varastotasot
- pankkitilitiedot
- tuotot ja kulut
- Käteiskassat
- Yleiskirjatiedot
kuukausittaisen sulkemisprosessin tarkka lähestymistapa vaihtelee riippuen liiketoiminnan tyypistä ja sen erityisistä kirjanpitomenetelmistä. Ja jotkut yritykset harjoittavat vuosittaista versiota, joka tunnetaan nimellä vuoden lopun sulje.
kuukauden lopun sulkeutumisprosessi, tarkistaminen, on säädös kirjausten oikaisemisesta suljetun ajanjakson tilien oikaisemiseksi. Se tunnetaan vaihtoehtoisesti nimellä ” record to report.”
kuukauden Päättymisprosessin vaiheet
taloudellisen sulkeutumisen ei tarvitse olla päänsärky kirjanpitotiimille. Oikeiden vaiheiden noudattaminen, kun käsitellään taloudellisia tietoja kunkin kuukauden lopussa, johtaa positiiviseen vaikutukseen koko organisaatioon.
tietojen kerääminen
kirjojen sulkeminen on dataintensiivinen tehtävä. Aloita keräämällä eri tietopisteitä kyseiseltä tilikaudelta:
- Varastoluku
- tuloslaskelman tileillä
- Siirtovelat
- Yleiskirjeessä
on aina kirjattava päivittäiset operatiiviset liiketoimet, mieluiten ajankohta, jona ne tehdään, eikä odotus kuukauden loppuun.
kirjanpidon osat
kirjanpitojärjestelmät eivät ole homogeenisia kokonaisuuksia, vaan ne ovat yleensä moduuleja, jotka kattavat tiettyjä tarkoituksia, kuten velat ja saamiset. Osa sulkemisprosessia on kaikkien näiden komponenttien yhteensovittaminen yhteen.
varmista, että esimerkiksi tilivelat ovat yleisen tilikirjan mukaisia. Tätä varten Järjestä kuitit ja kirjoita ylös kaikki ostoksesi. Tarkista tietosi tämän vaiheen aikana varmistaaksesi, että kaikki on maksettu.
myyntisaamisten osalta tarkastellaan kaikkia tulolähteitä lainoista laskujen maksuun. Onko asiakas jättänyt maksun kesken tai oletko unohtanut lähettää laskun? Hoida kirjaukset kuntoon ennen kuun loppua.
Reconcile Accounts
Reconciling all your accounts is a major step of the closing. Vertaa tiliotteita kuitteihin, pankkilomakkeisiin ja muihin ulkopuolisiin merkintöihin. Tilit, jotka tarvitsevat tätä hoitoa ovat:
- käteis -, sekki-ja säästötilit
- Prepaid-tilit
- muut tasetilit
- pikkurahat
Sovittakaa ensin yhteen käteistilit, jotka ovat helpompia käsitellä, koska käteis-asioinnissa ilmenee epäselvyyksiä ja virheitä. Tämä vaihe tekee sinut myös tietoinen siitä, kuinka paljon käteistä sinulla on käsillä kuin yritys.
sieltä siirrytään tasetilien täsmäytykseen. Älä unohda tarkistaa tuotto-ja kulutilit sekä varmista, että kaikki merkinnät on otettu tarkasti huomioon.
harkitse inventaario ja käyttöomaisuus
kaikkea arvokasta organisaatiossa ei voida asettaa käteismääräksi. Käyttöomaisuus—johon voi kuulua laitteita, kiinteistöjä ja ajoneuvoja-tuo yrityksellesi pitkän aikavälin arvoa. Muista, että niiden arvo voi ajan mittaan laskea.
tee vastaavasti inventaariolaskenta joka kuukausi osana sulkemista. Tarvitsetteko täydennysvarastoa? Jos on,niin kuinka paljon? Onko jokin tavara helposti pilaantuva tai tarvitaanko sitä korvaamaan?
Kirjoita tilinpäätös
kun yleiskirja on päivitetty, laaditaan tilinpäätös, joka voidaan tehdä joko taulukkolaskentaan kootuilla tiedoilla tai automaatiovälineillä. Näissä asiakirjoissa käsitellään yleensä yleiskirjeen tiivistelmää, tuloslaskelmia ja taseita.
pelkkä tilinpäätöksen läpikäyminen voi antaa tietoa siitä, mitä on ostamassa ja saako sijoitukselleen kunnollisen tuoton. Ne kertovat myös ylimenevistä menoista ja muista budjettikysymyksistä.
lausuntojen järjestäminen on aivan yhtä tärkeää, jottet säntäile niiden löytämiseksi kuukauden viimeisinä päivinä. Useimmissa kirjanpito-ohjelmisto on ominaisuuksia sisäänrakennettu tätä tarkoitusta varten.
Loppukatsaus
kaikki asiaan liittyvä dokumentaatio lähetetään ylemmälle johdolle tarkistettavaksi. Päätösasiakirjoja tarkasteleva henkilö ei ole tähän asti suoraan sidoksissa loppuprosessiin ja hänellä on mahdollisuus katsoa kaikkea tuorein silmin.
päättyvä kuukausi päättyy, kun edellinen kuukausi on kiveen lyöty eikä siihen ole kirjattu uusia liiketoimia.
mitä olet oppinut tämän prosessin aikana, ja mitä voit hakea ensi kuun helpottamiseksi? Kun saat uuden alun ensi kuussa, omistaudu rakentaa taloudellinen kalenteri pysyä kirjanpitoon. Kirjoita määräajat:
- kaikkien tapahtumien kerääminen
- uusien raporttien vastaanottaminen ja kirjaaminen
- kaikkien tulojen ja menojen kirjaaminen
- yleinen aikataulu tilikirjan tarkistamiseksi
ilmoita suunnitelmistasi muille kuukauden lopun päätösprosessiin osallistuville tiimin jäsenille, jotta kaikki pääsevät mukaan. Voit muokata kalenteria ajan mittaan, jotta se mahtuu aikataulusi ympärille.
kuukauden lopun tiiviin tarkistuslistan
luettuani tuon askellistan, tilinpäätöstietojen sulkeminen voi tuntua hieman pelottavalta. Taloudellinen kirjanpito rooli ylittää vain liiketoimet, kattaa tulot käteistä, pankkilainat, säästötilit, kuukausittaiset kulut, ja muut olennaiset osat, jotka vaikuttavat koko organisaation.
Miten varmistat, ettet ole jäänyt mistään paitsi? Väärin sijoitettu lasku tai tiliote voi aiheuttaa kummallisia menetyksiä, joita et pysty tilittämään. Seuraavassa on tarkistuslista mennä yli, jos löydät itsesi vastuussa kuukausittain sulkeminen prosessi.
- Käteinen: Säädä maksamatta olevia sekkejä tai talletuksia, kunnes loppuvarastosi vastaa tiliotteen sisältöä. Talleta edelliseltä kuukaudelta saamatta jääneet varat.
- Vaihto-omaisuus ja käyttöomaisuus: kirjataan asianmukaisesti poistoarvo ja vanhentunut/vanhentunut vaihto-omaisuus.
- velat ja saamiset: Etsi soveltamattomia luottoja tai erääntyneitä saldoja poistettavaksi.
- pankille maksettavat velkakirjat: otetaan huomioon poistoaikataulut ja kirjataan asianmukaisesti kuukausikoron kustannukset.
- yritysten sisäiset tilit: Velkojen ja saatavien tulisi täsmätä molempien yritysten välillä. Tarkista myös prepaid-kulut.
- kertyneet lomat ja palkkasummat: työntekijöiden korvauksia varten.
- kertyneet verot: mukaan lukien kiinteistöihin, myyntiin ja palkanlaskentaan liittyvät verot.
- kulut: ml. tarvike-ja ylläpitokulut.
tätä tarkistuslistaa ei tarvitse täyttää järjestyksessä. Itse asiassa joitakin tehtäviä voitaisiin siirtää toiselle osastolle. Tehtäväriippuvuuksien tunnistaminen on väistämättä lisäaskel suuremmille organisaatioille.
parhaat käytännöt
laaditun suunnitelman ja tarkistuslistan lisäksi käydään läpi joitakin parhaita käytäntöjä, jotta tämä olennainen liiketoimintaprosessi olisi mahdollisimman sujuva.
- älä koskaan uhraa tarkkuutta nopeuden vuoksi: kirjojen sulkeminen voi olla aikaa vievää, mutta työstämäsi tiedot heijastuvat tuleviin liiketoimintapäätöksiisi. Hallitse odotuksia vastaavasti olemalla kiirehtimättä työtä ja vahingossa jättämällä tärkeitä lausuntoja tai merkintöjä. Hyvä nyrkkisääntö on suunnitella prosessin loppuun saattamista 10 päivän kuluttua kuukauden päättymisestä.
- mutta muista hallita aikasi hyvin: Tehokkuusasiat tilinpidon puolella. Jos sinulla on Päättymispäivä, omistaudu täyttämään se parhaan kykysi mukaan. Keskustele tiimin jäsenten kanssa realistisista aikatauluista ja kommunikoi kunnolla viiveiden välttämiseksi.
- Opi hitaasti virheistä: suljet joka kuukauden lopussa, joten aina on uusi mahdollisuus parantaa edellisen kuukauden takaiskuja. Uudet Kirjanpitäjät tarvitsevat jonkin verran aikaa perehtyä niihin liittyviin työkaluihin ja ohjelmistoihin, ja heidän tulisi hyödyntää kaikkia käytettävissä olevia koulutusohjelmia.
- tee suhteita muihin tiimeihin, myös niihin, jotka eivät ole talousalalla: jos useammat ihmiset ovat tietoisia siitä, mitä teet, muut osastot voivat auttaa antamaan tarvittavia taloudellisia tietoja ja ymmärtämään, mihin ponnistelu on menossa. Erityisesti ylimmän johdon pitäisi saada käsitys tavoitteistasi.
- Hyödynnä automaatiota: teknologia on sujuvoittanut kirjanpitotehtäviä huomattavasti. Ohjelmistotyökaluilla voidaan kerätä dataa ja suorittaa laskelmia nopeasti ilman inhimillisen virheen riskiä, muiden optimointien ohella.
puhumme tilinpidon automaatiosta ja kuukauden lopun sulkemisprosessista tarkemmin tarkemmin myöhemmin. Mutta olitpa kokenut ammattilainen tai uusi kirjanpitäjä, joka hoitaa kirjanpidon sulkemisen, kun nämä käytännöt ovat mielessä, auttaa sinua pääsemään vauhtiin.
sudenkuopat ja haasteet
tässä kirjanpitomenettelyssä on omat haasteensa. Yksi räikeimmistä asioista, jotka yritysjohtajat tuntevat, on kaiken tarvittavan tiedon keräämisen tehottomuus.
ongelmana on, että taloudelliset tiedot ovat peräisin useista eri lähteistä, ja kun ne on poimittu, kirjanpitäjien on siivottava ne ja muutettava ne yhdenmukaiseen muotoon. Ottaa luoda useita taulukoita kattamaan työvoimavaltainen tietojen puhdistus hidastaa prosessia ja lisää hallintokustannuksia.
toinen pullonkaula on työn koordinointi kaikkien taloudellisten tietojen parissa toimivien yksiköiden kesken. Erityisesti isommat yritykset joutuvat käsittelemään monimutkaisia keskinäisriippuvuuksia, jotka on vaikea selvittää kuukauden viimeisinä päivinä. Miten varmistat, ettet ole jäämässä jälkeen tai kadottamassa sitä, missä olet tarkistuslistassa?
tämä aikaa vievä työ vie liikeaikaa, jota voitaisiin käyttää hyödyllisempiin sovelluksiin, kuten riskienhallintaan, sisäisen valvonnan hallinnointiin ja suorituskyvyn analysointiin.
ratkaisun löytäminen Automaatiotyökaluilla
Kirjanpitoohjelmisto tänään on enemmän kuin omiaan nopeuttamaan monia kuukauden loppuun liittyviä työläitä tehtäviä, kuten kirjanpitotietojen keräämistä, raporttien laatimista ja sen varmistamista, että kaikki on arkistoitu ja raportoitu päättymispäivään mennessä. Edut menee jälkeen nämä ratkaisut ovat lukuisia.
vähemmän manuaalista työtä
manuaalisen tiedon syöttämisen poistaminen on yleensä ensimmäinen myyntivaltti, jota kirjanpitotiimit odottavat, mutta tässä etu ulottuu sitä pidemmälle.
jotkut tehtävät on ajoitettava päivämäärän tai kellonajan mukaan tai ne on käynnistettävä riippuvuuksien perusteella. Automaation ansiosta jokaista tehtävää ei tarvitse jatkuvasti seurata ja vastuuhenkilöille ilmoittaa seuraavista vaiheista.
teknologiaa voidaan käyttää myös tilien täsmäytysten standardointiin ja niiden tuhansien päiväkirjamerkintöjen luomisen ja käsittelyn automatisointiin, joiden parissa yritykset väistämättä työskentelevät.
parempi näkyvyys
katso takaisin kuukauden lopun tiiviin tarkistuslistan. Jokainen listan kohta tehdään usein erillisellä taulukkolaskennalla osastoilleen ominaisten yksittäisten henkilöiden toimesta. Perinteisellä tavalla tehtynä nämä tehtävät ovat näkymättömiä laajemmalle finanssitoiminnolle, ja työtä voi olla vaikea integroida kuukausittaiseen sulkemisprosessiin kokonaisuutena.
isommatkin organisaatiot kamppailevat pirstoutumisen ja yritysten laajuisen rahoitustyön koordinoinnin kanssa, koska ne ovat levittäytyneet useille maantieteellisille paikoille. Turhautumista lisää se, että huomioon otettavia riippuvuussuhteita on paljon.
laskentaohjelmiston tavoitteena on rakentaa yhtenäinen, digitaalinen ympäristö, jossa jokainen tiimi voi tehdä yhteistyötä tarkistuslistan loppuun saattamiseksi. Näyttötaulut ja ilmoitukset seuraavat lisäksi edistymistä reaaliajassa ja antavat johdolle käsityksen siitä, mitä tehdä seuraavaksi. Tällä näkyvyyden tasolla varmistetaan, että kaikki ovat samalla sivulla ja että asiat huomataan ennen kuin niistä tulee merkittäviä ongelmia.
yksinkertaistettu tilintarkastus
ohjelmisto tallentaa helposti lopetustoimet, kuka ne suoritti ja mihin aikaan, mikä johtaa kätevään kirjausketjuun. Laskentatoimen ammattilaiset pystyvät todentamaan, että parhaita käytäntöjä noudatetaan, ja he voivat jäljittää vastuun aina, kun virheitä tehdään.
tarkempi lähestymistapa kirjanpitoon
suuri hässäkkä kuukauden lopun sulkemisprosessin aikana saattaa olla osoitus taustalla olevista ongelmista yrityksesi lähestymistavassa kirjanpitoon. Esimerkiksi, jos tilivelat joukkue ei osallistu ostoprosessiin ajoissa, se on pelata kiinni kuukauden lopussa antaa kaikki ne jääneet maksut ja kaksinkertainen tarkistaa ruuhkan asiakirjoja ja laskuja.
automaatio-ohjelmisto antaa näille tiimeille tietoa koko yrityksen taloudellisesta toiminnasta ja antaa heille mahdollisuuden vaikuttaa ostopäätöksiin jo varhaisessa vaiheessa.