Moving Offices? Tässä lopullinen tarkistuslista

aivan kuten perhe voi kasvaa ulos kodista, yritykset voivat kasvaa ulos toimistotilasta. Tutkimus viittaa siihen, että yritykset siirtävät keskimäärin seitsemän vuoden välein, olipa kyse liiketoiminnan kasvusta, yrityksen uudelleensijoittamisesta tai yksinkertaisesti näkymän muutoksesta, toimistojen muuttamisella voi olla valtava vaikutus työntekijöihisi.

maailmanlaajuisen pandemian seurauksena monet yritykset haluavat muuttaa fyysistä työympäristöään täyttääkseen tarvittavat sosiaaliset etääntymissäädökset.

organisaatiosi olosuhteista riippumatta yrityksesi kehittyessä ja laajentuessa tulee lopulta aika, jolloin nykyinen toimistosi ei riitä tukemaan kaikkea tarvitsemaasi henkilöstöä ja teknologiaa. Kun näin tapahtuu, huomaat kohtaavasi monimutkaisen, mutta välttämättömän pahan: muutoksen. Vaikka muutos voi olla arvokas asia yritysmaailmassa, se on myös asia, jota monien työntekijöiden ja yritysjohtajien on vaikea hallita.

olemme koonneet ultimate office relocation guide-oppaan, joka auttaa sinua pyörittämään toimistoasi liikkumaan sujuvasti, lieventämään muutoksen haittavaikutuksia ja pitämään muuttoasi myönteisenä ja jännittävänä kehityksenä liiketoiminnallesi ja henkilökunnallesi.

Step-by-step Office Move Checklist

meidän hyödyllinen step-by-step checklist auttaa sinua suunnittelemaan ja valmistautumaan suureen toimistosi muuttoon sekä tutkimaan miten:

STEP 1. Harkitse toimistosi muuttotarpeita

ennen kuin sitoudut suureen muuttoon, on tärkeää arvioida yrityksesi tarpeet. On monia syitä muuttaa toimiston sijainti, mutta tunnistaminen syyt siirtää aikaisin prosessissa voi auttaa sinua muodostamaan strategisempi, huolellisesti harkittu toimisto muuttoprosessi.

toimistosi sijainnin muuttaminen voi kohottaa henkilöstön moraalia, parantaa tuottavuutta ja avata yrityksesi uudelle osaajapoolille. On useita syitä siirtää toimiston sijainti, mutta monet yritykset liikkuvat seuraavista mahdollisista syistä:

• liiketoiminnan kasvu

liiketoiminnan kasvaessa on tärkeää suunnitella laajennuksia fyysisen ympäristön kannalta. Uudelleensijoittaminen voi auttaa sinua muokkaamaan toimistosuunnitteluasi siten, että se sopii tiimeillesi käytännön tasolla, mutta sopii myös organisaatioeteeseesi ja arvoihisi. Halusitpa sitten ottaa käyttöön lisää työasemia, enemmän avoimia yhteistyötiloja tai tarjota enemmän saavutettavuutta kokoustiloihin, uuden toimistotilan valitseminen, joka sopii tiimisi tarpeisiin pitkällä aikavälillä, on keskeinen näkökohta nykyaikaisille yrityksille, jotka etsivät täydellistä kasvua edistävää toimistoa.

• asiakkaiden houkutteleminen

toimistotilasi toimii brändisi näyteikkunana, joten sen on kerrottava asiakkaillesi, mitä edustat organisaationa. Ottaa toimisto sijainti, että olet ylpeä, ja mukava kutsua asiakkaita on tärkeää. Tilaa asut kuin yritys voi jättää pysyviä vaikutuksia niille, jotka työskentelevät kanssasi valitsemalla toimistotilaa kadehdittava sijainti voisi auttaa antamaan yrityksesi enemmän vakavuutta, ja joissakin tapauksissa voi jopa auttaa sinua houkuttelemaan uutta liiketoimintaa.

• tuottavuuden parantaminen

valitse toimistopaikka työntekijäsi tuottavuutta ajatellen. Henkilöstön hyvinvointi on avain tuottavuuteen ja moraaliin, joten muista harkita työn ja elämän tasapainoa sekä terveyttä ja hyvinvointia avaintekijänä uuden toimipaikan valinnassa. Onko lähistöllä kuntosali? Onko lähistöllä paljon viheralueita? Onko lähistöllä paikkoja, joista työntekijät voivat ostaa lounasta tai välipalaa? Pienemmilläkin näkökohdilla, kuten luonnonvalolla ja avoimella suunnittelulla, voi olla valtava vaikutus henkilöstön moraaliin ja tuottavuuteen. Liiketoimiston muuttaminen ja siirtyminen nykyaikaisempaan ympäristöön voi parantaa yhteyksiä, motivoida tiimejä ja kehittää työntekijöiden sitoutumista.

• lahjakkuuksien houkutteleminen

uuden liiketoiminnan houkuttelemisen lisäksi toimistosi siirtäminen voisi mahdollisesti auttaa sinua houkuttelemaan paremman osaajajoukon, joka auttaisi sinua muokkaamaan organisaatiosi tulevia johtajia. Jos yrityksesi toimistoon on vaikea päästä, ei-toivotulla alueella tai erityisen maaseudulla, se voi olla vaikeampaa suurten ehdokkaiden suunnitella tulevaisuuttaan osana organisaatiosi. Koska kasvot yrityksesi, toimistosi sijainti olisi valittava helposti keskus seuraavan sukupolven lahjakkaan työvoiman, auttaa sinua houkuttelemaan oikeat ihmiset osallistumaan tulevaisuuteesi.

Vaihe 2. Suunnittele toimistosi muutto

hyvin organisoitu toimiston muuttosuunnitelma on kriittinen kaikissa muutostrategioissa-siirrytpä sitten uuteen puhelinjärjestelmään tai vaihdat toiseen toimistoon.

muista noudattaa näitä vinkkejä toimiston siirtosuunnitelman laatimiseen:

• luo toimistosi muutolle aikataulu, jossa on määräajat uuden teknologian ja järjestelmien käyttöönotolle.
• analysoi Uusi sijaintisi ja varmista, että ymmärrät sen tietotekniset ominaisuudet, tilat ja apuohjelmat.
• Suunnittele toimistotilasi ja mieti, mitä muutoksia saatat joutua tekemään työasemiin, IT-infrastruktuuriin ja kalusteisiin.
• mieti, miten toimistosi muutto vaikuttaa käynnissä oleviin projekteihisi.

Vaihe 3: kulujen tunnistaminen ja budjetin suunnittelu

toimistojen muuttaminen voi olla kallista ja voi olla myös suuri mullistus seisokista aiheutuvien kulujen suhteen. On tärkeää tunnistaa kaikki mahdolliset kustannukset toimiston uudelleensijoittamisesta ennen budjetin asettamista. Näin office relocation project manager voi määrittää, mikä taso budjetti voisi olla kohtuullinen ja toteutettavissa.

jotta voit alkaa tutkia mahdollisia kuluja ja piilokuluja, olemme koonneet listan tyypillisistä muuttokuluista vastikkeeksi.

• vuokrat (mukaan lukien vuokrakatselmukset ja ARVONLISÄVERO)
• Talletukset ja määräaikaispalkkiot
• Sopimuskatkopalkkiot
• hallinto-/agenttipalkkiot
• vakuus
• muuttoyritys/muuttotoimittaja
• Varastointipalkkiot
• vakuutusmaksut
• palvelumaksut
• remontti – /sisustusmaksut
• yleishyödylliset palvelut
• liitettävyys-ja viestintäpalvelujen tarjoajan maksut
• uudelleenohjaus

lataa toimistosi muuttokulujen tarkistuslista käteväksi lähtökohdaksi avaimen kokoamiseksi toimiston muuttokulut.

Vaihe 4: Projektitehtävän tarkistuslista

kun päätät vaihtaa toimistoa, tarvitset suunnitelman, jotta et menetä mitään oleellisia yksityiskohtia muuttoprosessissasi.

jos sitä ei hoideta tehokkaasti, muutto toimistoon voi aiheuttaa useita ongelmia ja se voi merkittävästi haitata tuloksiasi. Kun keskitytään säilyttämään mahdollisimman suuri tuottavuus ja vähentää häiriöitä henkilökunnalle ja asiakkaille, tehostamalla aikaisin strategisoida ja suunnitella suuren liiketoiminnan manöövere huolellisesti voi estää henkilöstön turhautumista, epäonnistuneita laskuja, ja vahingoittuneet asiakassuhteet.

kun olet laatinut budjetin ja ennakoinut toimiston muuttokustannukset, sinun on koottava kattava tarkistuslista, jossa on selkeät tavoitteet ja tavoitteet, joita projektitiimisi ja henkilökuntasi voi helposti seurata. Sisällytä mitattavat tavoitteet aikatauluista ja seisokkien minimoinnista ja sisällytä tämä kattavaan ja toteutettavissa olevaan tehtävälistaasi.

muista, että varmistat, että voit valmistella kaiken etukäteen ja tehdä siirron päivänä mahdollisimman vähän seisokkeja ja mahdollisimman vähän häiriöitä henkilökunnalle on keskeinen näkökohta, kun projekti hallinnoi tulevaa toimistosi muuttoa.

Do ’s and don’ t to include in your checklist:

Do:

Appoint your office move manager

you need to appoint one person who can head up your office relocation project. Vaikka tarvitset sisäänoston koko tiimiltäsi, ja Managerisi tarvitsee ihmisiä, joille siirtää, toimistosi siirto tarvitsee yhden go-to-henkilön, joka voi olla vastuussa budjetoinnista, suunnittelusta ja vastaamisesta kaikkiin toimistosi muuttoa koskeviin kyselyihin.

anna runsaasti aikaa suunnitteluprosessille

toimistosi muuton suunnitteluprosessin tulisi todella alkaa noin 3-6 kuukautta ennen toimistosi muuton määräaikaa. Muista jättää itsellesi riittävästi aikaa budjetointiin, tutkimukseen, tehtävien delegointiin ja varmistaa, että kaikki logistiikkasi on toteutettavissa tuossa aikataulussa.

Aseta prioriteettisi (mutta ei vain ylimmän johtoryhmän sisällä)

varmista, että tiedät mitä etsit toimistosi muutolla. Kannattaa keskittyä vain vuokrakustannusten vähentämiseen, kun taas työntekijät saattavat tarvita parempaa pysäköintiä tai turvallisempaa ympäristöä lähtiessään myöhään illalla. Kyselyn tekeminen työntekijöillesi voi auttaa sinua tuntemaan enemmän työntekijöitä sitoutuneina ja mukana projektissa, joten muista ottaa heidän tarpeensa huomioon, kun kokoat prioriteettisi.

hahmottele budjettikriteerisi

kun sinulla on yleinen käsitys siitä, mitä kaiken pitäisi maksaa, pitäisi olla helpompaa määrittää, mikä sinun kokonaisbudjettisi pitäisi olla. Muista aina yliarvioida budjetti niin, että sinulla on hieman liikkumavaraa, jos asiat lisätä jopa hieman enemmän kuin olet odottanut.

luo realistinen Aikajana ja pidä siitä kiinni

Aseta kohtuullinen aikajana, jossa määritellään selkeästi määräajat ja nimetään projektitiimin jäsenet tiettyihin tehtäviin. Yritä olla huomaamatta määräaikoja; mitä enemmän onnistut rasti pois tarkistuslista aikaisin, sitä vähemmän stressaavaa muuttopäiväsi (ja sitä edeltävät viikot) on.

Don ’t:

Don’ t try and do the move yourself

While it may be tempting to save costs on a office remotes company or managing the project only on your own, look you shared the load. Älä aliarvioi, kuinka laaja office move-projekti voi olla. Muista delegoida ja palkata luotettava muuttoyritys, joka auttaa sinua tekemään raskaan työn.

älä aliarvioi budjettiasi

älä väitä itsellesi, että voisit oikoa mutkia toimistosi muuton yksityiskohdissa. Se tulee kieltämättä kalliiksi. Hyväksy se ja jätä itsellesi hieman pelivaraa, jotta jos asiat muuttuvat kalliimmiksi, sinulla on puskuri. Jos ne eivät, hemmottele tiimiäsi hieman jotain ylimääräistä, joka auttaa kaikkia juhlimaan uutta työympäristöään.

älä jätä kaikkea viime hetkeen

viivyttely siirtoprosessin suhteen ei ole hyvä idea. Kuten sanonta kuuluu, muutto talo on stressaavin elämäntapahtuma meidän täytyy voittaa. Toimistojen muutto ei varmasti tule ilman merkittävää stressiä myöskään, mutta jos pysyt aikatauluissasi etkä lopulta ahtaudu logistiikkaan, muuttopäiväsi saattaa sujua odotettua sujuvammin.

älä sulje pois henkilökuntaasi tai asiakkaitasi

suunnitelmiesi jakaminen ja henkilökunnan kertominen siitä, miten he voivat auttaa, voi vaikuttaa suuresti henkilöstön moraaliin. Työntekijöiden saaminen mukaan office Moveen on olennainen osa työntekijöiden sitoutumista on erittäin tärkeää, kun halutaan saada massa-sisäänosto työvoimalta. Samoin varhainen yhteydenpito asiakkaisiisi ja heidän kertominen toimistosi muutosta voivat auttaa vahvistamaan asiakassuhteitasi pitkällä aikavälillä.

älä unohda tarkempia yksityiskohtia

ideoinnin varmistaminen projektitiimin kanssa voi olla avain siihen, että olet ajatellut kaikkia hienompia yksityiskohtia. Tee esimerkiksi Luettelo yleisistä tarvikkeista, joita saatat joutua hankkimaan, kuten seuraavat:

• säilytyslaatikot erikokoisia
• pakkauspaperit ja kuplamuovi
• pakkauspöytä / oma pakkauspöytä
• pysyvät tussit ja etiketit
• Ilmatäytteiset pehmusteet

ultimate office move-muistilista

stage one: aseta perustukset

• nimitä toimistosi muutto projektipäällikkö ja projektitiimi
• käy läpi nykyinen vuokrasopimus ja määritä mahdolliset ennenaikaisen irtisanomisen kustannukset
• Määritä perusteesi ja tee tarvittavat henkilöstökyselyt
• tutkimuskustannukset ja aseta budjetti
• Aseta toimistosi muutto määräaika
• tutkimustoimiston muuttoyritykset ja toimiston muuttovakuutuskulut
• aloita netistä yrityksesi tarpeisiin sopivien toimistotilojen haku
• dokumentoi suunnitelmasi ja aikajanasi
• lyhyt lista, keskustele ja valitse uusi toimisto ja tarvittavat paperityöt

Vaihe kaksi: ilmoita

• varmista, että nykyiset asiakasluettelosi ovat ajan tasalla
• Suorita yksityiskohtainen tarkastus kaikesta verkossa ja offline-tilassa olevasta sisällöstä ja päivitä osoitteeseen
• ilmoita Postille Uusi osoitteesi
• Tee yhteistyötä lakitiimiesi kanssa päivittääksesi tarvittavat sopimukset uusi osoite
• päivitä sosiaalisen median ja online-tilit (mukaan lukien Google Business jne.) uudessa osoitteessa
• Tarkista yhteistyökumppaneiden ja sidosryhmien luettelot osoitteenmuutoksesta ilmoittamiseksi (Päivitä luettelot tarvittaessa)
• suorita tarkastus paperitavaralle ja brändimateriaalille osoitteiden päivittämiseksi tarvittaessa
• Tarkista ja päivitä kaikki toimitustilaukset
• ilmoita suunnitelmasi henkilökunnallesi (kerro heille miten/jos he voivat osallistua)
• ilmoita nykyiselle vuokranantajalle/isännöitsijä
• aseta päiväkirjaan päivämäärä, jolloin henkilökunta voi päivittää osoitteen sähköpostissa allekirjoitukset
• varaa valitsemasi toimiston muuttoyritys
• Aloita toimistosi muuttologistiikan koordinointi IT-tiimisi kanssa keskustellakseen IT-järjestelmien ja laitteiden tarpeista
• lähetä osoitteenmuutosilmoitukset asiakkaille, asiakkaille, yhteistyökumppaneille, toimialajärjestöille ja mediajulkaisuille, joiden jäsen tai Tilaaja olet
• ilmoita internet-palveluntarjoajallesi toimistosi muutosta ja keskustele internetyhteystarpeista
• ilmoita teleoperaattorillesi toimistosi muutosta ja järjestä tarvittavat päivitykset puhelinnumeroosi, puhelinjärjestelmiisi tai kaapelointitarpeisiisi

kolmas vaihe: valmistelkaa logistiikkanne

• tarkastakaa nykyiset toimistokalusteenne ja tunnistakaa kaikki tarvitsemanne uudet huonekalut
• Kartoita Uusi toimistosuunnittelunne yksityiskohtaisella pohjapiirroksella ja mitoilla
• Suunnittele uusi tilanne toimistotilojen ja pöytäkortteleiden mukaan
• tunnista kokoustilat ja yhteistilat uudessa toimistosuunnitelmassa
• Järjestä kaikki ulkopuoliset väliaikainen varastointi tarvittaessa
• uuden toimiston paperitavarat ja tarvikkeet
• uuden toimiston mahdolliset turvallisuustarpeet vahvistetaan
• Järjestä/määrää siivouspalvelut (sekä vanhan toimiston tarkistamiseen että uuden tilan säännölliseen siivoukseen)
• Tarkista ja varaa lastauspaikat tai Oma pysäköintialue muuttopäivää varten
• viimeistele kaikki uudet sopimuspaperit
• Keskustele ja järjestä uudet tietotekniset laitteet uusiin toimistotiloihin ja kokoustiloihin
• lähtöselvitys internet-/telekommunikaatiopalveluihin ja muihin tarvittaviin palveluntarjoajiin suuri päivä kulkee sujuvasti ja ilman kohtuuttomia seisokkeja

vaihe 5: Valmistele toimistotarvikkeesi muuttaessasi toimistoja

mitä aiot tehdä fyysisillä laitteillasi muuttaessasi uuteen toimistoon? Jos aiot siirtyä cloud communications, tai sinulla on jo isännöi järjestelmä, sinun tarvitsee vain kuljettaa työpöydän puhelimet ja muut päätepisteet uuteen sijaintiin. Jos käytössäsi on täydellinen yritysviestintäjärjestelmä, joudut ehkä miettimään, onko aika päivittää vai kannattaako se ottaa mukaan.

muista ottaa nämä asiat huomioon, kun valmistelet toimistovälineitä ennen muuttoa:

• tee tarkistuslista kaikista tietotekniikka-ja tietoliikennevalmiuksista, jotka haluat tuoda uuteen toimistoosi.
• selvitä, toimiiko kaikki omaisuutesi hyvin uuden sijaintisi IT-infrastruktuurin kanssa.
• päätä, onko aika päivittää viestintästrategian eri osia vaihtamalla pilveen.
• harkitse mahdollisia tulevia IT / telealan hankintoja tai päivityksiä ja selvitä, voidaanko ne toteuttaa samaan aikaan muuton kanssa.

Vaihe 6: osoite Televiestintäjärjestelmäsi

kuten edellä mainittiin, televiestintäjärjestelmäsi laitteisto on vain yksi osa, johon voit kääntyä toimistosi muuton aikana. Sinun täytyy myös miettiä erilaisia muita osia yrityksesi viestintästrategia.

harkitse tätä tietoliikennejärjestelmää office move-tarkistuslista:

• arvioi, mitä sinun täytyy tehdä uuden järjestelmäsi äänidatalle. Aiotko omaksua uuden teknologian ja pilviratkaisut?
• päätä, kuinka monta puhelinlinjaa tarvitset, ja ilmoita teleoperaattorillesi, jos haluat pysyä niissä.
• päätä, mitä aiot tehdä nykyisillä puhelinnumeroillasi. Jos asiakkaasi tuntevat heidät jo entuudestaan, niin voi olla, että heidät kannattaa pitää ennallaan.
• tutki muuton yhteydessä mahdollisesti saatavilla olevia päivityksiä. Tuoko lisäkaistanleveys uusia viestintävaihtoehtoja saataville?
• tee varmuuskopiot kaikista ääni-tai viestintätiedoista, joita otat mukaasi. Cloud storage varmistaa, että voit saada takaisin vauhtiin nopeasti toisella puolella.

Vaihe 7: Hallitse turvallisuuttasi muuttaessasi toimistoja

lopuksi muista, ettet sivuuta hallinnollisia yksityiskohtia toimistoja muuttaessasi. Nyt on täydellinen tilaisuus harkita verkon turvallisuutta ja varmistaa, että kaikki on turvallista.

asiat, jotka kannattaa muistaa, kun hallinnoi verkon tietoturvaa ennen toimistosiirtoa:

• Luo luettelo kaikista varoistasi ja resursseistasi ja laadi suunnitelma tietojesi suojaamiseksi kauttakulussa.
• Laadi luettelo työntekijöistä ja heidän verkkoonpääsyoikeuksistaan.
• Tarkenna ja päivitä turvakäytäntösi tarvittaessa ennen toimiston siirtoa.
• arvioi tietoturvamyyjien kanssa tehdyt sopimukset ja tutki teleoperaattoriltasi saatavia tietoturvaratkaisuja.

toimistojen muuttaminen voi parhaimmillaan olla monimutkainen kokemus. Onneksi ringcentralin joustavien pilvipohjaisten viestintäjärjestelmien avulla voit minimoida muuton aiheuttaman stressin ja vähentää liiketoimintasi häiriöitä.