mikä on paperiton toimisto?
paperiton toimisto on kattotermi liiketavoille, jotka parantavat työpaikkaa vähentämällä riippuvuutta paperista.
vaikka paperitonta toimistoa voitaisiin käyttää kuvaamaan työpistettä, jossa paperiprosessit on kokonaan poistettu, sitä käytetään yleisemmin kuvaamaan menetelmiä, joilla yritykset voivat vähentää kustannuksia ja lisätä tehokkuutta siirtymällä perinteisistä paperiprosesseista digitaalisiin prosesseihin, joita hallinnoidaan tietokoneohjelmien tai-palvelujen avulla. Näissä skenaarioissa käytetään usein enterprise content management (ECM)-tai yhteistyöohjelmistoa, joka jakaa, Muokkaa tai muuten hallinnoi aiemmin paperipohjaisia yrityksen asiakirjoja.
paperittoman toimistotyön edut
käytännössä yritykset pyrkivät tyypillisesti asteittain paperittomaan toimistoon keskittyen poistamaan paperin tietystä työnkulusta tai liiketoimintaprosessista. Yritys voisi esimerkiksi digitoida dokumenttien katselmuksia ja hyväksymisiä.
tässä tapauksessa tietueiden luominen digitaalisesti ja koko työnkulun suorittaminen digitaalisessa muodossa vähentää paperi-ja tulostuskustannuksia, poistaa tarpeen skannata asiakirja digitaaliseen muotoon ja säästää aikaa ja vaivaa — ja mahdollisesti siihen liittyviä kustannuksia — fyysisten asiakirjojen kuljettamisesta työnkulkuun osallistuville ihmisille. Paperittomuuden yleisiä etuja ovat myös pienemmät paperihävityskustannukset sekä arkistojen säilytykseen tarvittava neliömateriaali.
paperittoman toimiston toinen keskeinen näkökohta on paperiprosessien tarkistaminen, digitaalisten valmiuksien hyödyntäminen yhteistyön, työnkulkujen ja muiden liiketoimintaprosessien automatisoimiseksi tai muuten tehostamiseksi. Tarkistamalla prosesseja yritykset huomaavat usein, että ne voivat poistaa uuden digitalisoidun prosessin vaiheet ja poistaa hukkaan menneen ajan ja tarpeettomat vaiheet. Matkakulujen hyväksymisprosessissa yritys saattaa löytää ihmisiä, joiden ei tarvitse hyväksyä kustannuksia ja jotka voidaan ottaa pois työnkulusta.
paperittomia prosesseja voidaan laajentaa myös yrityksen ulkopuolelle, mutta tarve tulostaa/allekirjoittaa/skannata asiakirjoja on siellä yleinen este. Sähköinen allekirjoitustekniikka voi poistaa fyysisen allekirjoituksen tarpeen ja auttaa muuntamaan perinteiset paperiprosessit, kuten sopimusten allekirjoittamisen, digitaalisiksi prosesseiksi.
paperittoman toimiston haasteet
paperittomalla toimistolla voi olla myös joitakin haasteita. Digitalisaatio edellyttää keskitettyä kuvaustietokantaa, joka helpottaa tallennusta ja yhteistyötä — tyypillisesti ECM-järjestelmä tai-palvelu. Paperittomuusaloitteen käynnistäminen vaatii työntekijöitä miettimään uudelleen työtapojaan ja mahdollisesti ottamaan käyttöön uutta teknologiaa. Mahdollisimman suuren hyödyn saamiseksi johto saattaa myös haluta arvioida, pitäisikö olemassa olevia prosesseja tarkastella uudelleen, jotta digitaalisia valmiuksia voitaisiin hyödyntää täysimääräisesti.
VPN-teknologia on ollut yleinen este keskittämiselle. Työntekijät ovat usein kiertäneet digitointia, koska se vaatii kirjautumista VPN: ään päästäkseen käsiksi keskitettyihin asiakirjoihin.
paperitonta toimistoa kuvaillaan joskus Graalin maljan tyyppiseksi tavoitteeksi, sillä se edustaa ideaalia, johon tietohallinnon ammattilaiset pyrkivät, mutta useimmissa tapauksissa ei ole käytännöllistä tai edes toivottavaa poistaa kaikkia paperiprosesseja.