mainokset:
tässä kirjoituksessa valotetaan työvoimasuunnitteluun liittyviä viittä päävaihetta. Vaiheet ovat: 1. Organisaation tavoitteet ja suunnitelmat 2. Työvoimatarpeen ennustaminen 3. Työvoimavarastojen valmistelu 4. Työvoimavajeen tunnistaminen 5. Toimintasuunnitelmat kuilun kuromiseksi umpeen.
Vaihe # 1. Organisaation tavoitteet ja suunnitelmat:
kaiken toiminnan lähtökohta organisaatiossa/yrityksessä on sen tavoite, joka on lähtöisin erilaisista suunnitelmista ja politiikoista, jotka antavat suunnan tulevalle toiminnalle. Näiden ohjeiden mukaan yrityksen eri osajärjestelmät laativat omat suunnitelmansa ja ohjelmansa. Tällä tavoin kunkin alajärjestelmän suunnitelmat ja ohjelmat ovat yhteydessä pääasialliseen organisaatiosuunnitelmaan ja toimintaperiaatteisiin.
alajärjestelmän panos organisaation tavoitteiden saavuttamisessa kärsii, jos yhteys ei ole asianmukainen. Tämä pätee myös työvoimasuunnitteluun. Siksi organisaatiopolitiikat tulisi tunnistaa ja sisällyttää suunnitteluprosessiin.
mainokset:
erityisesti seuraavat kysymykset ovat merkityksellisiä tässä suhteessa:
(1) täytetäänkö yksilöidyt avoimet työpaikat ylennyksellä sisä-vai ulkopuolelta?
(2) Miten kehittämis-ja koulutustavoitteet liittyvät henkilöstösuunnittelun tavoitteisiin?
(3) Mitkä ovat työvoimasuunnittelussa havaitut rajoitteet mitä politiikkoja tarvitaan näiden rajoitteiden käsittelemiseksi?
mainokset:
(4) pitäisikö rutiininomaiset ja tylsät työt jatkaa vai karsia eli miten rikastuttaa työntekijän työtä?
(5) Mitkä ovat keinot ja keinot pienentää organisaatioiden kokoa olemassa olevan kilpailun torjumiseksi?
(6) missä määrin automaatio voidaan ottaa käyttöön tuotannon ja muun toiminnan yhteydessä?
(7) Mitkä ovat keinot ja keinot, joilla varmistetaan mukautuvan ja joustavan työvoiman jatkuva saatavuus?
Vaihe # 2. Työvoimatarpeen ennustaminen:
mainokset:
työvoimasuunnittelun ensimmäinen olennainen osa on organisaation henkilöstöresurssien työvoimatarpeen ennustaminen tietyn ajan kuluessa.
yhdellä tavalla tämä vaatimus riippuu organisaatioiden toiminnan laajuudesta tarkasteltavana olevana ajanjaksona. Ihmisen kokonaistarpeilla ei kuitenkaan ole täydellistä lineaarista suhdetta tuotannon/toiminnan määrään.
tämä johtuu mm.ihmisen ja koneen suhteesta ja tuottavuuden muutoksesta. Näin ollen henkilöstötarpeita koskevia ennusteita laadittaessa on otettava huomioon kaikki ne tekijät, jotka vaikuttavat toiminnan määrän ja työntekijöiden määrän väliseen suhteeseen.
mainokset:
vaikka tämä tekee työvoimasuunnittelun ongelmista melko vaikeita, mutta antaa selkeän vastauksen kriittiseen kysymykseen, kuinka monta henkilöä tarvitaan tulevaisuudessa? Henkilöstöosaston on laadittava näihin asiakirjoihin perustuva ennuste henkilöstöresurssien tarpeesta.
henkilöstötarpeen ennustaminen palvelee seuraavia tarkoituksia:
1. Määrittää tietyn määrän tuotteita/tavaroita tai tietyn palvelumäärän tuottamiseen tarvittava työ.
2. Sen selvittäminen, mitä henkilöstösekoituksia on tulevaisuudessa toivottavaa.
mainokset:
3. Arvioida ja määrittää asianmukaiset henkilöstömäärät organisaation eri osissa tarpeettomien kustannusten välttämiseksi.
4. Päästä eroon ihmispulasta, kun & siellä, missä niitä eniten tarvitaan.
5. Havainnollistaa lakisääteisten vaatimusten noudattamista muun muassa työpaikkojen varaamisessa.
Vaihe # 3. Työvoima-inventaarion laatiminen:
inventaario on termi, jota käytetään yleensä sellaisten aineellisten hyödykkeiden laskemiseen, jotka ovat välttämättömiä tuotteen valmistamiseksi ja laitteiden ja koneiden pitämiseksi hyvässä toimintakunnossa. Samoin voidaan laatia henkilöresurssien inventaario.
mainokset:
erona on se, että henkilöresurssien inventaario ei ole vain käytettävissä olevien päiden laskemista vaan niiden nykyisten ja tulevien mahdollisuuksien luettelointia. Ottaen huomioon, että konsernin/organisaation kokonaishenkilöstö luokitellaan esimies – ja muuhun henkilöstöön.
Osaamisvarasto koskee muita kuin esimieshenkilöstöä, kun taas esimiesvarasto liittyy esimieshenkilöstöön. Luettelo luetteloi henkilön taidot, kyvyt ja potentiaalit. Koska esimies-ja ei-esimieshenkilöstö eroavat toisistaan, tarvitaan erityyppistä tietoa inventaarioiden laatimiseksi.
johdon inventaario:
johdon inventaario antaa seuraavat tiedot:
mainokset:
1. Henkilöstötiedot.
2. Työhistoria.
3. Urasuunnitelma.
4. Vahvuudet ja heikkoudet.
5. Ylennysmahdollisuudet.
6. Yrityksen koko hoidettiin eli hoidettujen työntekijöiden määrä ja tyypit.
mainokset:
7. Hallinnoitujen yritysten budjetti.
8. Erityissaavutukset, kuten lisäpätevyyden hankkiminen, konferenssit/seminaarit, niihin osallistuminen, lehdissä esitetyt/kirjoitetut paperit.
osaamisen inventaario:
osaamisen inventaariossa tarvitaan seuraavantyyppisiä tietoja:
1. Työntekijän biodata.
2. Taidot hankittu i.e. työkokemus, koulutus jne.
mainokset:
3. Erityisiä saavutuksia, jos sellaisia on.
4. Työntekijän potentiaalit.
Henkilöstötietojärjestelmät ylläpitävät mainittuja tietoja. Tietoja olisi kuitenkin tarkistettava ja päivitettävä säännöllisesti.
näin henkilöstöinventaario tarjoaa tietoa nykyisestä ja tulevasta henkilöstöstä, joka on saatavilla organisaatiossa. Soveltuvia johtamistoimenpiteitä varten luodaan perusta tällä inventaariolla, joka auttaa tunnistamaan nykyisen ja tulevan puutteen henkilöstössä ja heidän kyvyissään.
Työvoimavarastonvalmisteluprosessi:
työvoimavarastonvalmisteluprosessiin kuuluu neljä vaihetta: työvoimavarastonvalmisteluprosessi, inventaarioon otettavan henkilöstön määrittäminen, henkilöistä annettavien asiatietojen luettelointi, jokaisen yksilön systemaattinen yksityiskohtainen arviointi ja kehityspotentiaalia omaavien henkilöiden yksityiskohtainen analysointi.
mainokset:
Seuraavassa on eri vaiheet:
(1) henkilöstöinventaarion ensimmäinen vaihe koskee sen henkilöstön tunnistamista, jonka inventaario on laadittava. Pääsääntöisesti inventaarioon pitäisi ottaa ne henkilöt, jotka ovat käytettävissä organisaatiossa ja joilla on kehitysmahdollisuuksia tuleviin tehtäviin.
henkilöstövarastoon voidaan siten sisällyttää henkilöitä, jotka ovat johtotehtävissä ja tiettyyn ikäryhmään asti. Lupaavia työntekijöitä ja esimiehiä, jotka pystyvät toimimaan tulevissa johtotehtävissä, voidaan harkita sisällytettäväksi tähän kategoriaan.
(2) työvoimavarastoon sisällytettävän henkilöstön tunnistamisen jälkeen kerätään yksityiskohtaiset tiedot.
tiedot voivat olla faktatietoja, jotka koskevat ikää, koulutusta, kokemusta, terveydentilaa, eläkeikää, psykologisten ja muiden testien tuloksia, työhistoriaa, ansioluetteloa jne. Jotkut organisaatiot järjestävät lyhyitä haastatteluja tietojen oikeellisuuden varmistamiseksi ja myös yksilöiden mahdollisten kykyjen paljastamiseksi. Kaikki tällaiset levyt toimivat catalogue of talents.
(3) kolmannessa vaiheessa arvioidaan inventaarioon sisältyvää henkilöstöä. Näin saadaan tietoa kunkin yksilön nykyisistä ja potentiaalisista kyvyistä.
mainokset:
kaikki yksilöt voidaan luokitella jollakin tavalla. Luokituksen lisäksi yksilöistä olisi kirjattava erityisiä huomioita, kuten luettelo ansiokkaista töistä, erityisistä rajoituksista, paikoista, joihin henkilöt ovat mahdollisesti päteviä ja tarvitsevat lisäkoulutusta jne.
(4) yksityiskohtainen tutkimus tehdään niistä henkilöistä, joilla on korkea ylennys-ja sijoittumispotentiaali organisaation avaintehtäviin nähden, sen jälkeen kun on arvioitu koko henkilöstöinventaarioon sisältyvä henkilöstö. Tällainen tutkimus auttaa määrittelemään koulutusvaatimukset, koulutuksen ylennystyypin, ylennyksen ajankohdan ja muut asiaan liittyvät kysymykset.
Vaihe # 4. Työvoimavajeen tunnistaminen:
tiettynä ajankohtana tarvittavan työvoiman ja sillä hetkellä käytettävissä olevan henkilöstön välinen ero tunnetaan nimellä työvoimavaje. Koska pelkällä yhteenlasketulla määrällisellä kuilulla ei olisi paljonkaan merkitystä, kuilua olisi mitattava erilaisten henkilöstötyyppien osalta. Pohjimmiltaan tämä kuilu voi olla kahdenlaista: henkilöresurssien ylijäämä ja henkilöresurssien puute.
erilaisia toimintasuunnitelmia, joita tarvitaan ylimääräisten henkilöresurssien käsittelemiseksi, ovat vapaaehtoinen eläkejärjestelmä, lomautukset, lyhennetyt työajat jne. tapauksen mukaan ja lakisääteisten vaatimusten sallimalla tavalla. Henkilöstöpulaan voidaan vastata lisäämällä rekrytointia ja valintaa, kehittämällä henkilöstöä sekä motivoimalla ja integroimalla heitä organisaatioon.
Vaihe # 5. Toimintasuunnitelmat kuilun kuromiseksi umpeen:
on laadittu erilaisia toimintasuunnitelmia henkilöresurssien välisen kuilun kuromiseksi umpeen. Henkilöstöresurssien ylijäämä tai puute johtuu yleensä epäasianmukaisesta henkilöstösuunnittelusta tai organisaatiosuunnitelmien muutoksista, kuten liiketoiminnan divestoinnista tai joidenkin liiketoimintojen sulkemisesta, ja joistakin muista syistä voidaan laatia toimintasuunnitelmia niiden koon pienentämiseksi edellä kuvatulla tavalla.