koronaviruksen uhka on vaatinut pakottavaa ja tiukempaa yhtiöittämisohjelmaa. Sääntelynormien parantaminen ja täytäntöönpanotoimien uudistaminen on siksi tärkeämpää kuin koskaan.
tässä blogikirjoituksessa käsittelemme siksi yleisimpiä kysymyksiä, jotka liittyvät yrityksen vaatimustenmukaisuuteen ja kaikkeen, mitä sinun tarvitsee tietää organisaatiosi parhaan compliance-ohjelman rakentamisesta.
mitä on vaatimustenmukaisuus?
tuoreessa viestissämme liiketoiminnan noudattamisesta määrittelimme vaatimustenmukaisuuden sekä toiminnaksi että standardiksi. Sääntöjen noudattaminen toimena edellyttää vakiintuneiden säännösten ja politiikkojen noudattamista. Se kertoo myös yrityksen velvollisuuksista ja vastuista työntekijöitään ja yhteiskuntaa kohtaan. Ymmärtää sen velvoitteet, yrityksen on toteutettava tarvittavat toimet ja toimenpiteet täyttää oikeudelliset ja tai hallituksen vaatimukset pysyä vaatimustenmukainen organisaationa.
toisaalta vaatimustenmukaisuudesta tulee standardi, kun yritys menee ylitse muiden eikä pidä noudattamista pelkkänä vaatimuksena vaan pikemminkin eettisenä kompassina työntekijöille.
kaiken kaikkiaan yritysten vaatimustenmukaisuus on sekä toimenpide, joka vähentää oikeudellisia että turvallisuusriskejä. Mutta se on myös standardi, joka johtaa ihmisiä asianmukaiseen käyttäytymiseen.
saadakseen syvällisemmän käsityksen siitä, mitä liiketoiminnan noudattaminen tarkoittaa, sitä on tarkasteltava sekä toimintana että standardina. Jos se nähdään pelkkänä toimintana, se voidaan pelkistää pelisäännöiksi. Samoin se saattaa toimia vain brändäyskoristeena, jos sitä pidetään vain standardina.
tarvitsevatko kaikki yritykset corporate compliance-ohjelman?
kaikki yritykset tarvitsevat corporate compliance-ohjelman. Yrityksen koosta, ulottuvuudesta tai toimialasta riippumatta sillä on oltava määritelty tai strukturoitu compliance-ohjelma, joka määrittää sen käytännöt, menettelyt ja toimet.
vuonna 2017 julkaistun tutkimuksen mukaan sääntöjen noudattamiseen kannattaa investoida, kun otetaan huomioon, että compliance-toimintojen lisääminen maksaa (esim., auditoinnit, koulutus ja asiantuntijahenkilöstö) ovat alhaisemmat kuin kustannukset, joita aiheutuu siitä, että yritykset eivät noudata alan standardeja.
samassa tutkimuksessa todettiin myös, että vaatimustenvastaisuuden kustannukset ovat 2,71-kertaiset vaatimusten noudattamisesta aiheutuviin kustannuksiin verrattuna. Tässä vain muutamia noudattamatta jättämisen vaikutuksia:
- liiketoiminnan häiriöt
- tuottavuuden menetykset
- tulojen menetykset
- sakot, seuraamusmaksut ja selvityspalkkiot
näin ollen ennalta ehkäisevien toimenpiteiden toteuttaminen vaatimusten noudattamiseksi voi pitää sinut poissa vaikeuksista ja auttaa sinua säästämään huomattavan määrän organisointikustannuksia.
mitä kohteita yritysten compliance-ohjelmien tulisi sisältää?
monet yritykset ovat epävarmoja siitä, mitä yritysten compliance-koulutusohjelman pitäisi kattaa. Ja NO, kaikki riippuu säännöistä, joita haluat säätää ja asioista, joita haluat käsitellä. Yleisesti ottaen yritysten vaatimustenmukaisuus keskittyy kuitenkin näihin ensisijaisiin huolenaiheisiin:
korruptio
vahvan noudattamiskulttuurin rakentaminen alkaa sitoutumisesta liiketoiminnan harjoittamiseen rehellisellä, eettisellä ja laillisella tavalla. Mutta erilaiset korruption muodot, kuten lahjonta, tarjousten peukalointi ja muut laittomat liiketoimet, turmelevat toisinaan joidenkin työntekijöiden moraalisen perustan. Siksi sellaisten vaatimustenmukaisuusperiaatteiden luominen, jotka keskittyvät korkeiden eheysstandardien kehittämiseen, minimoi tämän ongelman esiintymisen.
Työntekijöiden käyttäytyminen
Työntekijöiden käyttäytyminen korreloi suoraan työpaikan tuottavuuden, sitoutumisen ja tehokkuuden kanssa. Ja mikä tahansa epäammattimaiseksi tai epäeettiseksi koettu toiminta häiritsee yritysten prosessien asianmukaista kulkua. Näiden ongelmien välttämiseksi olisi otettava mukaan vaatimustenmukaisuusohjelmat, kuten häirinnän ja syrjinnän vastaiset politiikat.
työterveys ja-turvallisuus
työnantajilla on lakisääteinen ja moraalinen velvollisuus huolehtia työntekijöidensä turvallisuudesta ja suojelusta työssä. Siksi yrityksillä on oltava joukko toimintatapoja, suunnitelmia ja menettelyjä, jotka auttavat hallitsemaan työterveyttä ja-turvallisuutta. Sen tarkoituksena on minimoida loukkaantumis-tai sairastumisriski työntekijöiden keskuudessa, ja siksi se on yhtä tärkeää sisällyttää siihen.
työturvallisuus-ja Työterveyshallinto tai OSHA on yksi maailman johtavista sääntelyvirastoista, joka antaa standardoituja ohjeita työterveys-ja työturvallisuusjohtamisesta.
ympäristövaatimusten noudattaminen
jotkut yritykset pitävät ympäristövaatimusten noudattamista vapaaehtoisena. Mutta koska ekologiset ongelmat, kuten ilmastonmuutos ja saastuminen, vaikuttavat kielteisesti yrityksiin, ympäristöystävällisyyden tulisi olla vakava huomioiminen kaikissa compliance-ohjelmissa.
tiedonhallinta
jokainen, joka joutuu tekemisiin yrityksesi kanssa, tuo mukanaan paljon henkilökohtaisesti tunnistettavia tietoja. Ja se on yrityksesi velvollisuus turvata kaikki arkaluonteiset tiedot, jotka voivat johtaa tietosuojaongelmiin. Vaatimustenmukaisuus tällä alalla edellyttää tietosuojakäytäntöjen ja-prosessien hahmottamista. Tähän prosessiin voi sisältyä tietoturvan hallintajärjestelmän tai ISMS-järjestelmän käyttöönotto.
tuotteiden vaatimustenmukaisuus
on välttämätöntä, että yritysten tuotteet täyttävät olennaiset lakisääteiset vaatimukset. Vaatimustenmukaisuuden olisi näin ollen osoitettava, että tuote täyttää nämä lakisääteiset vaatimukset. Muista, että vastuun ottaminen tuotteista ja palveluista on fiksua liiketoimintaa.
viisi ydinosaa tehokkaassa yritysten vaatimustenmukaisuusohjelmassa
nyt tiedät yritysten vaatimustenmukaisuusohjelman peruselementit. Yksi asia on kuitenkin päättää sisällöstä. Toinen asia on, miten rakennat ohjelman ja varmista, että se on tehokas alusta alkaen.
mitä monimutkaisempaa vaatimustenmukaisuuden hallinta on, sitä vaikeampi sitä on välittää. Näin ollen onnistunut compliance-ohjelma on jotain, joka on keskittynyt, hyvin määritelty ja yksinkertainen. Tämän saavuttamiseksi varmista, että sinulla on nämä viisi ydinosaa:
standardit ja menettelyt
compliance-ohjelmassasi tulee olla selkeät toimintaperiaatteet ja menettelytavat, joiden puitteissa yrityksesi toimii. Lakien tai ohjeiden on oltava konkreettisia, käytännöllisiä ja ennen kaikkea saatavilla. Kun sanomme ”accessible”, tarkoitamme, että yrityksen noudattamisperiaatteista tulisi kertoa säännöllisesti – erityisesti silloin, kun muutoksia tehdään.
viranomainen
aloitteen tai tuen täydelliselle ja kattavalle vaatimustenmukaisuusohjelmalle on tultava ylimmältä johdolta. Jos esimiehet tai esimiehet eivät anna lupaa vaatimustenmukaisuuden suunnitteluun ja toteutukseen, ohjelma näyttää turhalta ja hampaattomalta sääntökokonaisuudelta.
lisäksi yhtiöllä tulee olla virallinen Compliance Officer, joka voi toimia valvojana kaikessa compliance-toiminnassa.
koulutus ja koulutus
jotta työntekijöillä olisi muodollista koulutusta teollisuuteen liittyvistä tai valtiokohtaisista laeista ja politiikoista, heillä tulisi olla erityinen compliance-koulutusohjelma prosessin yksinkertaistamiseksi.
kuten mikä tahansa muukin henkilöstön kehittämistoiminta oppimisakatemiassasi, compliance-koulutuksen tavoitteiden on oltava fiksuja. SMART compliance-tavoitteet ja-tavoitteet voivat sujuvoittaa oppimistoimintaasi. Se auttaa myös tunnistamaan oikeat työkalut ja parhaan lähestymistavan onnistua koulutusaloitteita.
älykkäiden tavoitteiden avulla löydät tapoja tehdä oppimisprosessista mukaansatempaavampi ja työntekijöille sopivampi. Jolla on oikea ajattelutapa ja oivallus, saat tutkia erilaisia strategioita, kuten käyttämällä Oppimisen hallintajärjestelmä e-learning tai online compliance koulutus.
tilintarkastus ja valvonta
yksi tapa, jolla organisaatiot eivät koskaan menetä vaatimustenmukaisuusohjelmansa valvontaa, on jatkuva valvonta ja auditointi. Hyvä vaatimustenmukaisuuden valvonta-ja auditointijärjestelmä antaa yrityksille yhdenmukaiset protokollat ja helpottaa ongelmien tarkastamista ja havaitsemista säännöllisesti.
aina, kun sääntöjenmukaisuudessa havaitaan poikkeamia, seuranta ja auditointi helpottavat välitöntä analysointia ja sopivat toimet vikojen ehkäisemiseksi.
sääntöjen noudattamisen valvonta sisältää nykyisten sääntömuutosten kirjaamisen, sisäisten valvontamenettelyjen kehittämisen näiden muutosten noudattamiseksi ja koko organisaatiolle tiedottamisen merkittävistä päivityksistä.
toisaalta vaatimustenmukaisuuden tarkastaminen edellyttää käynnissä olevien seurantaprosessien tehokkuuden tarkastamista ja tarkistamista. Vaatimustenmukaisuuden tarkastuksiin liittyvään toimeen kuuluu sen validointi, saavutetaanko nykyisellä seurantajärjestelmällä toivotut tulokset.
joka tapauksessa vaatimustenmukaisuudesta vastaavan johtajan olisi varmistettava, että sekä tarkastus-että valvontayksiköt työskentelevät käsi kädessä mahdollisten vaatimusten noudattamiseen liittyvien riskien vähentämiseksi.
korjaavat toimenpiteet
vaatimustenmukaisuus on sekä ennakoiva että reaktiivinen vaste. Näin ollen compliance management-järjestelmäsi tulee sisältää konkreettisten ohjeiden lisäksi selkeitä korjaavia toimenpiteitä. Tämä tarkoittaa sitä, että aina, kun ilmenee säännösten noudattamatta jättämistä tai epäasianmukaisuutta, osataan vastata asianmukaisin vastatoimin.
mutta muistakaa, että korjaavia toimia ei ole tyhjiössä. Mitään vastatoimia ei pitäisi erottaa asiaankuuluvista vaatimustenmukaisuuslakien tai-asetusten aloista. Toisin sanoen toimet, joiden pitäisi ratkaista noudattamatta jättämistä koskevat kysymykset, olisi yhdistettävä asianmukaisiin lähteisiin, kuten:
- tarkastuksen tulokset
- todelliset vaaratilanteet tai inhimillinen erehdys
- asiakkaiden valitukset
- vaatimustenvastaiset toimihenkilöt
tavallisesti korjaava menettely seuraa näitä kuutta vaihetta: tunnistaminen, arviointi, perussyyanalyysi, korjaavat vasteet ja seuranta.
digitoi corporate compliance-ohjelmasi
digitaalinen muutos on lähes väistämätön, kun kyse on yrityksen prosesseista – jopa vaatimustenmukaisuudesta. Valitettavasti yritykset näkevät digitaalisen murroksen mahdollisuutena vain vahvistaa asiakassuhteita, virtaviivaistaa toimintaa ja jalostaa liiketoimintaansa. Tämän seurauksena yritysten noudattamisesta tulee jälkikäteen ajateltua.
digitaalitekniikka kuitenkin kannustaa organisaatioita suunnittelemaan uudelleen yritysten compliance-järjestelmät. Ensimmäinen askel kohti liiketoiminnan vaatimustenmukaisuusohjelmien nykyaikaistamista on tunnistaa esteet, jotka haittaavat digitaalista muutosta.
ja me haluamme auttaa sinua rikkomaan nuo esteet! Lue lisää palveluistamme ja anna meidän auttaa sinua aloittamaan digitaalisen muutoksen matkasi. Napsauta tätä linkkiä, niin tiedät, miten voit digitoida compliance-ohjelmasi. Tai ota meihin yhteyttä saadaksesi käsityksen siitä, miten voit rakentaa oman compliance-koulutusratkaisusi.