nykyaikaiselle kenttäpalvelutoiminnalle ei voi välttyä siltä tosiasialta, että sähköiset tehtävälomakkeet ovat tie eteenpäin. Jos yrityksesi käyttää edelleen vanhentuneita paperisia tehtäväsivuja, voisi olla aika alkaa miettiä organisaatiosi tiedonhallintaa ja sitä, miten voit tuoda sen 2000-luvulle. Tiedon keskittäminen on avain menestykseen kenttäpalveluyritysten digitaaliaikaan, ja tässä viestissä, aiomme tarkastella, miten job sheet ohjelmisto voi tuoda lukuisia etuja yrityksesi tänään.
mitä tehtävälomakkeet ovat?
mutta aloitetaan ensin perusasioista: mitä tehtävälomakkeet tarkalleen ottaen ovat? Yksinkertaisesti sanottuna, ne ovat sivu, joka antaa kenttähuoltoinsinöörille kaiken tarvittavan tiedon työn suorittamiseen, ja ne ovat siellä, missä he voivat tallentaa valmistuneen työn, kun se on suoritettu. Niissä on tärkeitä tietoja, kuten käytetyt materiaalit, insinöörin nimi ja sivuston sijainti, ja ne ovat välttämättömiä field service management-teollisuudelle, koska ne tukevat jokaista puhelua. Asioiden helpottamiseksi monet kenttäinsinööriohjelmistovaihtoehdot käyttävät nyt job sheet-ohjelmistoa job sheetien luomiseen käyttäen malleja nopeuttamaan asioita entisestään.
paperiset työtehtävät vs mobiilitehtävät
paperiset työtehtävät ovat juuri sitä: paperinpala, johon on kirjoitettu työn yksityiskohdat. Mobiilissa tai digitaalisessa työssäkäyntilomakkeessa on potentiaalia paljon muuhunkin. Kun se on sisällytetty kenttäpalvelunhallintaohjelmistoon, kuten Redzebran Call2fieldiin, tehtävälomakkeesi voidaan integroida saumattomasti prosesseihisi, jolloin voit luoda ne osana puhelun aikataulutusprosessia ja sen jälkeen voit seurata insinöörin sijaintia, nähdä työn tilan ja käyttää asiakastietoja.
paperisten tehtäväsivujen haitat
Liikuteltavat tai digitaaliset tehtäväsivut tarjoavat useita selkeitä etuja verrattuna paperisiin tehtäväsivuihin, ja vuosien mittaan luettelo syistä päästä eroon paperisista tehtäväsivuista on pidentynyt tehokkaampien ratkaisujen tullessa saataville. Tarkastellaanpa joitakin vanhentuneiden paperilehtien käytön haittoja.
aikaa vievä
tietojen syöttäminen paperilomakkeelle manuaalisesti on aikaa vievää, koska joka kerta on syötettävä samat asiakastiedot. Tämä päällekkäisyys vältetään käyttämällä ohjelmistoa, joka automaattisesti täyttää tehtävälomakkeen keskustietokannan asiakastiedoilla.
väärää tietoa
siitä ei ole epäilystäkään – paperilaskut ovat luonnollisesti alttiimpia inhimillisille virheille, ja on osoitettu, että näin on. Tämä johtuu siitä, että järjestelmä ei ole käytössä, ja se, miten tehtävälomake täytetään, jää yksilön tehtäväksi. Tämä johtaa siihen, että insinöörit voivat lähteä työhön väärät tiedot käsissään tai väärät tiedot kirjataan, kun työ on valmis.
johdonmukaisuuden puute
kun paperiset työtehtävät ovat alttiita inhimillisille virheille, tämä myös tasoittaa tietä johdonmukaisuuden puutteelle. Paperisilla tehtävälehdillä annetuissa tiedoissa on todennäköisesti enemmän eroavaisuuksia kuin digitoidussa järjestelmässä, koska insinööri voi täyttää asiakkaan nimen kaltaisia yksityiskohtia eri tavalla kuin esimerkiksi kollegansa.
kaksinkertainen tiedonsyöttö
sen lisäksi, että paperiset tehtäväsivut vievät enemmän aikaa, ne saattavat edellyttää tietojen kopioimista YRITYKSEN muille toimihenkilöille, kuten esimiehille ja johdolle, sillä jokainen osasto voi vaatia kopion. Tämä työ voi maksaa yritykselle tunteja arvokasta aikaa, joka voitaisiin käyttää muualla.
mobile job sheet-ohjelmiston edut
kuten olemme jo käsitelleet, mobile job sheet-ohjelmistoon siirtymisestä on selviä etuja, eivätkä ne korvaa paperisten tehtäväsivujen vajausta. Sähköisiin tehtävälomakkeisiin siirtymisestä on kaksi keskeistä etua, ja ne liittyvät työvoiman liikkuvuuteen – erityisen tärkeää kenttäpalveluiden johtamisen maailmassa, jossa tämä on ollut osa alaa jo jonkin aikaa.
Paranna Asiakassuhdehallintaa (CRM)
ennen kaikkea digitalisoitu job sheet creation-järjestelmä voi auttaa parantamaan asiakassuhteita. Sen sijaan, että perinteisempiä laskuja odoteltaisiin päiväkausia tai jopa viikkoja, kuten paperisilla tehtävälehdillä, asiakkaat voivat saada laskunsa lähes välittömästi digitoidulla järjestelmällä. Liikkuva job sheet-järjestelmä leikkaa tehottomat sisäiset prosessit ja ulkoiset tekijät, kuten postinjakelun, mahdollistaen sujuvan ja tehokkaan asioinnin asiakkaidesi kanssa alusta loppuun – hyvä tapa tehdä hyvä vaikutus.
työntekijöiden sitoutumisen parantaminen
kun vanhentuneita järjestelmiä vielä käytetään, insinöörien motivaatio saattaa ajan myötä heikentyä, mikä saa heidät kiirehtimään tehtävälomakkeiden täyttämistä päivän päätteeksi. Tämä voi aiheuttaa tarpeetonta stressiä ja konflikteja organisaatioissa sekä tarkoittaa, että tehtävälomakkeita ei täytetä kunnolla.
modernisoinnin avulla on usein mahdollista parantaa työntekijöiden sitoutumista, koska he tunnistavat työnantajansa pyrkimykset voimaannuttaa heidät tekemään työnsä parhaan kykynsä mukaan. Ja kenttäpalvelualan täydellisen modernisoinnin hyödyt ulottuvat paljon tätä pidemmälle, kuten olemme keskustelleet tuoreessa viestissämme digitaalisesta muutoksesta.
Redzebran job-laskutusohjelma
Call2fieldin job-laskutusohjelmalla voit digitalisoida tehtävälomakkeesi ja luoda laskuja automaattisesti, kun työ on valmis. Tämä tehostaa prosesseja, säästää arvokasta aikaa ja lopulta rahaa. Se on erittäin mukautuva ratkaisu, joka voidaan räätälöidä vastaamaan erityisiä vaatimuksia yrityksesi.
ota yhteyttä
tehtävälomakkeet ovat olennainen osa mitä tahansa kenttäpalvelutoimintaa, ja vankka online-tietokanta on hyvä paikka aloittaa, jos haluat tehostaa laskutusprosessia. Miksi ei kokeilla ohjelmistoa ja nähdä itse, miten se voisi hyödyttää yrityksesi? Varaa konsultaatio redzebra asiantuntija tänään ja annamme sinulle online demo näyttää, mitä työmme laskutus ohjelmisto voi tehdä sinulle. Vaihtoehtoisesti voit lähettää kysymyksesi sähköpostitse osoitteeseen [email protected] tai soita numeroon 01296 350350.