Oletko turhautunut monimutkaisiin prosesseihin, jotka tuntuvat raskailta, manuaalisilta ja hitailta? Haluatko nopeuttaa sijoituksesi tuottoa digitaalisilla aloitteilla?
liiketoimintaprosessien kartoitus on tärkeä ensimmäinen askel yrityksen digitaalista muutosta koskevissa tavoitteissa.
olen nähnyt digitaaliseen muutokseen liittyvien muutosaloitteiden onnistuvan ja epäonnistuvan. Puhutaan siitä, miksi prosessikartoitus on tärkeä askel epäonnistumisen välttämiseksi, miten se vaikuttaa talousarvioihin ja miten aloittaa ensimmäisen prosessikartan rakentaminen.
Yhdysvalloissa on sanonta: ”if it ain’ t broke, don ’ t fix it.”Totuus on, sinulla on todennäköisesti monia prosesseja organisaatiossasi, jotka eivät ole kirjaimellisesti rikki, mutta ovat täysin tehottomia ja pitää yrityksesi takaisin suurempi liikevaihto, voitot, asiakastyytyväisyys, ja työntekijöiden onnea.
mitä on liiketoimintaprosessien kartoitus? Miksi se on tärkeää?
liiketoimintaprosessien kartoittaminen edellyttää tiimisi tai organisaatiosi työnkulkujen visuaalista tekemistä, jotta voit virtaviivaistaa kokonaisprosessia ja lyhentää syklin aikoja dramaattisesti tai poistaa vähäiset tehokkuusedut ja tarpeettomat vaiheet.
yleisimmät liiketoimintaprosessien kartoitusesimerkit ovat vuokaaviot tai työnkulkukaaviot, joissa on kaikki mukana, syötteistä ja tuotoksista hyväksyntäpisteisiin ja ehdollisiin päätöksiin, asiakirjojen esittelyyn tai muokkaamiseen, sidosryhmien muistutuksiin ja paljon muuta.
(löytyy conceptdraw-sivustolta.com)
prosessikartan yksityiskohtaisuus riippuu siitä, kuinka paljon tehottomuutta ja kustannuksia halutaan poistaa.
yksi syy siihen, että on tärkeää kartoittaa prosessisi ennen kuin edes otat käyttöön pikavippimuutoksia, on se, että juuri työnkulun luonnosteluprosessi tuo useita sidosryhmiä yhteen. Kun otat muut tiimin jäsenet mukaan prosessin kartoitukseen, varmistat todennäköisemmin, että jokainen vaihe katetaan, jokainen kustannus otetaan talteen ja jokainen päätös hahmotellaan myös. Kaikki ovat mukana.
toinen syy prosessin kartoittamiseen on se, että sen avulla voit tunnistaa kaikki nykyisen tilasi kustannukset, jotta voit tunnistaa kustannukset, jotka liittyvät haluttuun tilaasi pääsemiseen.
miten Prosessikartoitus vaikuttaa budjettiin
työn suorittamisesta voi aiheutua kovia kustannuksia — esimerkiksi työvoimakustannukset, painatuskustannukset tai lähetyskustannukset — ja siihen liittyy aina pehmeitä kustannuksia — esimerkiksi yksittäisten tehtävien suorittamiseen käytetty aika, suoritetun työn tietojen palauttamiseen käytetty aika, tietojen arviointiin ja päätösten tekemiseen käytetty aika ja paljon muuta. Lopuksi on olemassa vaihtoehtokustannuksia — esimerkiksi kyky (tai kykenemättömyys) tehdä reaaliaikaisia päätöksiä odottaessaan valmiin työn raportointia.
Toiminnanohjausohjelmisto (ERP) voi auttaa kovien kustannusten tunnistamisessa tuotanto-ja valmistusympäristöissä. Pehmeät kustannukset on vaikeampi tunnistaa tällä tavalla, kuitenkin, ja silti ne ovat keskeinen osa vaikuttaa budjetin dollareita kohdennetaan digitaaliseen muutokseen aloitteita, joissa prosesseja dramaattisesti virtaviivaistetaan.
Kuvittele jakavasi osaston johtajan tai johtotason sponsorin kanssa, että olet tunnistanut prosessin jokaisen vaiheen, ja koko prosessin yhden vaiheen suorittaminen maksaa 17 000 Yhdysvaltain Dollaria. Ja sanotaan, että prosessi suoritetaan 100 kertaa vuodessa. Tämä prosessi maksaa järjestölle vuosittain 1 700 000 Yhdysvaltain Dollaria.
kuvittele nyt pystyväsi esittämään vaihtoehtoisen lähestymistavan, jonka toteuttaminen voi maksaa 80 000 USD, mutta poistaa 4 000 USD tuosta prosessista joka kerta, kun se suoritetaan. Se on 80,000 USD investointi säästää 400,000 USD, tai 5x tuotto.
näin prosessikartoitus vaikuttaa talousarvioihin.
ensimmäisen Prosessikartan laatiminen
- yksilöi tietty työnkulku, joka on manuaalinen, ehkä paperipohjainen tai johon liittyy useita vaiheita ennen valmistumista (esimerkiksi laaja työ tai asiakirjat, jotka on tarkistettava ja/tai hyväksyttävä). Anna tälle prosessille yksinkertainen nimi.
- pohdi tiimisi kanssa prosessin jokaista vaihetta:
- mikä käynnistää prosessin? Ketkä ovat mukana prosessissa? Kuka tekee päätöksen? Kuka arvioi työtä laadun vuoksi? Kuka syöttää tietoja teoksesta? Kuka merkitsee työn täydelliseksi? Kuka arkistoi tai koskee teokseen liittyviä asiakirjoja?
- Sisältää lisäarvovaiheet ja muut kuin lisäarvovaiheet, jotka vaativat aikaa ja/tai päätöksen.
- aseta jokainen askel oikeaan järjestykseen.
- Korosta ”keskeytyspisteet” tai prosessin pullonkaulat:
- vaiheet, joissa prosessi keskeytetään muiden odottaessa prosessin raportointia täydellisenä tai asiakirjan valmistumista.
- vaiheet, joissa prosessi on pysähdyksissä, koska yhden henkilön on tarkistettava suoritetun työn laatu.
- vaiheet, joissa tehdään päällekkäistä työtä-tiedot syötetään uudelleen, asiakirjat skannataan uudelleen.
- laske kunkin vaiheen kustannukset kovina kustannuksina tai pehmeinä / työvoimakustannuksina.
- Project The annual costs based on the frequency of the process over the one fiskary year.
Prosessikartoitus on tärkeä ensimmäinen askel digitaalisessa muutostyössä. Se ei vaadi kalliita ohjelmistoja tai sitoudu uudistamaan prosessia, mutta se voi tarjota ratkaisevan taloudellisen käsityksen. Sinun täytyy saada joukkueen sitoutumista, turvallinen budjetti dollareita, executive sponsorointi, ja täyttää tavoitteesi kääntämällä manuaaliset prosessit digitaalisiksi virtaviivaisempi, tehokas liiketoiminta.
