the balance of a business ’ s accounting ledger, including aged debt and days sales outstanding (DSO), can provide about efficiences in the o2c process which can be purchase to improve cash flow.
nämä tehottomuudet johtuvat yleensä manuaalisista prosesseista, jotka vaikuttavat myyntisaamisten (ar) työryhmän kykyyn hoitaa laskujen laatiminen, esittäminen ja jakelu. Tämän seurauksena tehottomalla O2C-prosessilla on kielteinen vaikutus maksuaikoihin, mikä saattaa lisätä DSO: ta ja estää kassavirtaa.
hyvä uutinen on, että ratkaisuja löytyy. Automatisoimalla koko myyntisaamisten prosessin luotonhallinnasta laskutukseen ja maksujen yhteensovittamiseen yritykset voivat optimoida o2c-prosessin jokaisen vaiheen parantaakseen kassavirtaa tuomalla rahaa organisaatioosi nopeammin.
mikä on order-to-cash ja mihin tämä sopii käteiskiertoon?
tilauksesta käteiseen-prosessi käsittää kaikki vaiheet asiakastilauksen tekemisestä liiketoiminnan (käteinen) maksamiseen asti. Näihin vaiheisiin kuuluvat tilausten hallinta ja tilausten täyttäminen, kautta luotonhallintaan, sitten laskutukseen ja lopulta maksujen perintään.
O2C: llä on implisiittinen yhteys tavaroiden toimittamiseen ja tilausten toteuttamiseen, minkä vuoksi tarvitaan hyviä toimitusketjun hallintaprosesseja.
hyöty tilausvälitysprosessin optimoinnista
suurin este myyntisaamisten tuottavuudelle on se, että AR-prosessit ovat usein liian monimutkaisia, niissä on liikaa erilaisia rahoitusjärjestelmiä, liian vähän standardointia ja liian monta manuaalista vaihetta. Näitä prosesseja vaikeuttavat usein keskeytykset, jotka johtuvat nopeaa ratkaisua vaativista asioista.
kuten jokainen yritysjohtaja tietää, vapaa kassavirta on tärkein yksittäinen mittari liiketoiminnan terveyden määrittämisessä. AR-osastolla on ainutlaatuinen vaikutusvalta kassavirran helpottamisessa. Lyhentämällä aikaa ostosta tilaukseen ja laskun toimitukseen sekä yksinkertaistamalla maksuprosessia kassavirta helpottuu. Siksi o2c-prosessin arviointi ja mukauttaminen on ilmeisin paikka vastata kassavirtahaasteisiin.
kassavirtaparannusten lisäksi parhaita hyötyjä tilausvälitysprosessin optimoinnista ovat seuraavat:
- tulonmuodostus ─ sujuva osto-ja täyttöprosessi, nopea, tarkka laskutus ja maksamisen helppous parantavat asiakastyytyväisyyttä ja kannustavat uusintahankintoihin sekä asiakkaiden edunvalvontaan. Näillä tekijöillä voi olla positiivinen vaikutus myynnin kasvuun.
- asiakaskokemus ─ asiakassuhteet voi voittaa tai hävitä tilausten täyttämisen, laskutuksen ja maksamisen kokemuksella. Luotettava O2C-järjestelmä, joka hallinnoi laskutusta ja tilausten täyttämistä, edistää kiistojen ja luotonperinnän lisäksi tarkkuutta ja oikea-aikaisuutta sekä parantaa asiakaskokemusta.
- kustannussäästöt ─ sisäisen valvonnan tehostaminen automatisoidulla O2C-prosessilla vähentää tai poistaa virheitä merkittävästi ja helpottaa varhaismaksualennusten tukemista. Liiketoimintaprosessien parantamisella mikä tahansa yritys voi alentaa yleiskustannuksia, mikä alentaa toimintakuluja ja tukee operatiivista vipuvaikutusta.
Käteisprosessien järjestämisen vaiheet
1. Tilaushallinta
kaikki alkaa tilauksesta. Asiakas tekee tilauksen verkkokaupan, suoramyyntitilausprosessien tai muiden keinojen kautta. Kun tilaus on tehty, inventaario tarkistetaan tilausten käsittelyjärjestelmä vahvistaa tavarat voidaan lähettää. Kun vahvistettu, toimitusaikataulu annetaan. Asiakkaan luottojärjestely tarkistetaan, onko tilaus hyväksytty olemassa olevilla luottoehdoilla. Tämän jälkeen tilaus kirjataan myyntikirjaan ja tavarat lähetetään. Lisäksi toimitusketjussa käynnistetään automaattinen uudelleentilaus ERP-järjestelmän kautta, jotta varastoa voidaan täydentää tulevaa myyntiä varten.
2. Luotonhallinta
valtaosa B2B-myynnistä tehdään luotolla, jolloin laskun syntymiselle, lähettämiselle ja maksamiselle jää aikaa hidastamatta kunkin tilauksen täyttämistä. Luotto on kuitenkin myönnettävä jokaisen ostajan maksukyvyn arvioinnin perusteella. Luoton tarkka määrittäminen näin varhaisessa vaiheessa ehkäisee maksuriskejä laskujen erääntyessä.
3. Asiakaslaskutusjärjestelmä
asiakkaita laskutetaan jokaisesta tilauksesta, jotta he voivat pyytää maksua tietyssä määräajassa ostamistaan tavaroista. Parhaat asiakaslaskutusjärjestelmät tuottavat ja toimittavat laskut asiakkaille automaattisesti heidän ostaessaan. Laskutusautomaatiossa on kuitenkin otettava huomioon suuri määrä vivahteita ja muuttujia, kuten laskumuoto, toimitusmekanismi ja media, vastaanottaja, hyväksymisprosessi, siihen liittyvä dokumentaatio ja monet muut tekijät.
4. Myyntisaamiset
kun kauppa on tehty ja tavarat lähetetty, myyntiprosessi käynnistyy. Tähän sisältyy laskujen laatiminen ja toimittaminen, maksujen seuranta ja täsmäytys tilikirjaan nähden.
hyvätasoiset myyntisaamiset automatisoivat maksumuistutusten eli tiliotteiden lähettämisen ennen laskujen erääntymistä. Laskutusvirheiden selvittäminen ja ratkaiseminen on myyntitiimin vastuulla, ja mikäli virheitä on sattunut, laskujen uudelleenjulkaisu on oikean suuruinen.
5. Maksujen periminen
asiakasmaksujen käsittely tulisi tehdä selväksi ostohetkellä ja laskussa (tai siihen liittyvässä dokumentaatiossa). Maksujen periminen tapahtuu sitten joko siten, että asiakkaat suorittavat verkkomaksuja, tilisiirtoja tai lähettävät maksuja muussa muodossa. Ostotilausnumero on tyypillinen seurantaviite, joka varmistaa, että jokainen maksu on oikein sovitettu vastaavaan tilaukseen. Maksamattomia laskuja jahdataan suoraan ennalta määrättyyn ajankohtaan asti, jolloin ne joko poistetaan luottotappioina tai siirretään kolmannen osapuolen perintätoimistolle.
6. Tiedonhallinta
O2C-prosessissa hyvä tiedonhallinta on avainasemassa. Tilausten hallintajärjestelmän on liityttävä reaaliaikaisesti varastonhallintaan toiminnanohjausjärjestelmän (ERP) kautta. Näin organisaatio voi työskennellä eri järjestelmissä varastotasojen määrittämiseksi ja tilausten täyttämiseksi tai uudelleenjärjestelyn käynnistämiseksi.
laskutusjärjestelmän on hyväksyttävä laukaiseva tekijä laskun laatimiseksi, kun tilaukset on täytetty, järjestelmä hakee tiedot tilauksesta, tarkistaa asiakkaan luottorajat ja sovitut maksuehdot ennen laskun laatimista ja toimittamista oikealle yhteyshenkilölle.
tämän jälkeen perintämenettely on linkitettävä takaisin ostokirjaan, jotta maksut täsmäytetään oikean järjestyksen mukaisesti. Jokainen vaihe voidaan ja pitäisi automatisoida tehokkuuden ja tarkkuuden parantamiseksi.
optimoi tilaus-käteisvarat automaatiolla
kokonaisvaltainen lähestymistapa o2c-prosessin optimointiin yhdistää teknologian, konsultointipalvelut ja rahoituspalvelut. Monet organisaatiot hyödyntävät teknologiaa, koska se voi automatisoida asiakkaiden luottopäätöksiä tai AR-ja Treasury-prosesseja O2C-syklissä. Automaatio vähentää tai poistaa manuaalisia ja paperipohjaisia prosesseja. Tähän liittyvät kustannussäästöt ja virheiden vähentäminen osoittavat yleensä positiivisen sijoitetun pääoman tuoton. O2c-prosessin automatisointi tuo runsaasti etuja, mm. seuraavat:
ajansäästö: Laskujen laatiminen ja toimittaminen voivat olla hyvin manuaalisia prosesseja, jotka kuluttavat arvokkaita ammattitaitoisen henkilöstön työtunteja. Automatisoimalla printti-ja postinjakelua eli laskujen sähköpostittamista ja jälkiviestinnän toimittamista maksujen perässä AR-tiimi voi keskittyä liiketoiminnallisempiin asioihin. Automaatio voi jopa ottaa lähdön ERP-järjestelmästä ja liittää tämän suoraan ostajien maksulaskuportaaleihin-ohittaen tarpeen manuaalisesti uudelleenavata tai kopioida laskut näihin.
Parantunut Kassavirta: Automaatio ei vain säästä prosessiaikaa, se estää pullonkauloja laskujen toimituksessa, maksujen käsittelyssä ja sovinnossa. Nämä tekijät vähentävät kitkaa käteisen tuomisessa liiketoimintaan, mikä parantaa kassavirtaa.
parempi tarkkuus: automaatiolla on positiivinen vaikutus tarkkuuteen koko O2C-prosessissa. Kun konejärjestelmät puhuvat keskenään, suoran tiedonsiirron kautta, ei ole riskiä siitä, että copy-paste-tai muita inhimillisiä virheitä tapahtuisi.
Kustannusten Alentaminen: Prosessiautomaation aikasäästöt sekä kyselyjen ja helpdesk-puhelujen väheneminen voivat olla niin merkittäviä, että ne usein tekevät investointeja O2C-automaatioon, kuten AR-automaatioon, maksavat itsensä takaisin muutamassa kuukaudessa.
Paranna asiakaskokemusta: asiakassuhteet hyötyvät parannuksista, joita automaatio tuo prosessien johdonmukaisuuteen, toimitusvarmuuteen, brändinäkyvyyteen ja maksamisen helppouteen.
Hanki reaaliaikaista näkyvyyttä: Automatisointi tilaus-käteisprosessit tarkoittaa, että jokainen vaihe käsitellään digitaalisesti, siksi helposti seurata ja esittää yhdellä silmäyksellä kautta johdon tiedot kojelautoja tai muita menetelmiä.
yksinkertaistetaan raportointia ja auditointeja: automatisoimalla O2C-prosessi kaikki toimet ja tiedot voidaan ryhmitellä ja analysoida raportteina tai kirjausketjuina napin painalluksella.