the Skills Gap Analysis-a Full Guide

aikana, jolloin yrityksillä on nopeasti kasvava tarve uudistaa ja parantaa työntekijöidensä ammattitaitoa, osaamisvajeanalyysistä tulee yhä tärkeämpi väline. Mutta mistä aloitat? Tässä artikkelissa kerromme, mitä taitovajeanalyysi on, miksi se voi olla hyödyllinen työkalu, ja jaamme kolmivaiheisen lähestymistavan taitovajeanalyysin suorittamiseen.

Content
What is a skills gap analysis?
miksi osaamisvajeanalyysi on hyödyllinen?
miten osaamisvajeanalyysi tehdään
kvantitatiivinen lähestymistapa osaamisvajeanalyysin tekemiseen
loppuhuomautuksella
FAQ

mikä on osaamisvajeanalyysi? Määritelmä

osaamisvajeanalyysi on työkalu, jolla arvioidaan todellisen ja tulevan, tavoitetilan eroa (tai aukkoa). Organisaatiot käyttävät sitä tunnistamaan taitoja, joita yksittäinen työntekijä tarvitsee, mutta ei välttämättä ole vielä suorittaa työnsä tai suorittaa tiettyjä tehtäviä tehokkaasti (Antonucci, Ovidio, 2012).

HR: n osalta osaamisvajeanalyysi on tapa selvittää, mitkä taidot ja tiedot organisaation työntekijöiltä puuttuvat. Kun heillä on nämä tiedot, HR voi korjata osaamisvajetta organisaatiossa. Tämä voidaan tehdä muun muassa ammattitaidon kohentamisen, uudelleenkoulutuksen, l&d investointipäätösten, perintösuunnittelun ja niin edelleen avulla. Tarkastelemme eri vaihtoehtoja myöhemmin tässä artikkelissa.

jos haluat mieluummin katsoa videon siitä, miten osaamisvajeanalyysi tehdään, katso Oppimispala alta:

miksi osaamisvajeanalyysi on hyödyllinen?

Maailman talousfoorumi toteaa 2018 the Future of Jobs-raportissaan, että vuoteen 2022 mennessä peräti 54 prosenttia kaikista työntekijöistä joutuu päivittämään tai vaihtamaan osaamistaan. Tämä on seurausta nopeasta teknologisesta kehityksestä ja lisääntyvästä digitalisaatiosta, jotka vaikuttavat sekä henkilökohtaiseen että työelämään.

organisaatioille kaikilla toimialoilla tämä tarkoittaa sitä, että tietyt työpaikat katoavat automaation myötä, kun taas toiset muuttuvat ydintehtäviensä ja vastuidensa osalta. Tässä kohtaa työn uudelleensuunnittelu tulee ajankohtaiseksi; näiden tehtävien ja vastuiden uudelleenjärjestely niiden mukauttamiseksi työn muuttuvaan todellisuuteen.

ennen työpaikkojen uudelleensuunnittelua on kuitenkin tärkeää tietää, mitä taitoja ja tietoja työvoimasta tällä hetkellä puuttuu ja mitkä näistä taidoista ovat välttämättömiä organisaatiosi suorituskyvyn kannalta.

tästä pääsen niihin syihin, miksi osaamisvajeanalyysin tekeminen on hyödyllistä:

Käytä 1: Se antaa sinulle tietoa koko työvoimastasi

pystyt tunnistamaan, ketkä työntekijöistä ovat eniten perillä liiketoiminnan tietyistä osa-alueista, sekä työntekijät, joilla on (tärkeitä) osaamisvajeita.

sinällään pystyt paremmin kohdentamaan (koulutus) resurssit niihin taitoihin, jotka vaativat eniten huomiota. Tämä puolestaan johtaa resurssien optimaaliseen käyttöön joukkueen yleisen suorituskyvyn parantamiseksi.

Use 2: Se edistää yksilöllistä oppimista ja kehitystä

yksittäiset työntekijät voivat selvittää, mitä parannuksia heidän on tehtävä hankkiakseen tai parantaakseen taitoja ja osaamista, joita he tarvitsevat suoriutuakseen mahdollisimman hyvin (tulevassa) tehtävässään. Lopulta tällä on myös myönteinen vaikutus työntekijöiden tuottavuuteen.

Käytä 3: Se auttaa sinua strategisessa työvoimasuunnittelussa

strategisessa työvoimasuunnittelussa on muun muassa kyse siitä, että sinulla on oikea määrä ihmisiä, joilla on oikeat taidot oikeassa paikassa. On aika vaikeaa alkaa suunnitella tulevaisuutta, jos et tiedä tarkalleen missä olet juuri nyt taitojen näkökulmasta …

Käytä 4: se voi parantaa rekrytointiponnistelujasi

tämä käy käsi kädessä edellisen kappaleen kanssa. On paljon helpompaa rekrytoida hyviä ihmisiä, jos voit tunnistaa ehdokkaita, joiden taidot vastaavat paremmin niitä, joita tarvitaan toimimaan tehokkaasti tietyssä roolissa.

Käytä 5: Se luo kilpailuedun

jos yhdistät kaikki edellä mainitut, voit luoda kilpailuedun ja pysyä kilpailijoitasi edellä. Tiedät työvoimasi vahvuudet ja heikkoudet, pystyt suunnittelemaan tulevaisuutta oppimisen, kehittämisen ja rekrytoinnin suhteen ja siten optimoimaan organisaatiosi suorituskyvyn.

miten osaamisvajeanalyysi tehdään

kun on kyse varsinaisen osaamisvajeanalyysin suorittamisesta, ehdotamme kahta taitovajeanalyysimenetelmää, kvalitatiivista menetelmää ja kvantitatiivista menetelmää.

ensimmäinen lähestymistapa on laadullinen ja perustuu löyhästi organisaation kehittämisprosessiin. Toinen on Antonuccin ja Ovidion ehdottama menetelmä, joka noudattaa määrällistä lähestymistapaa. Käymme läpi molemmat taitovajeen analyysimenetelmät alkaen laadullisesta menetelmästä.

Scope and diagnostics

tässä ensimmäisessä vaiheessa tutkitaan haastetta. Osaamisvajeanalyysissä tämä tarkoittaa tarvittavien taitojen tunnistamista.

tunnistaaksesi taidot, joita järjestö tarvitsee nyt – ja tulevaisuudessa – sinun on ensin kysyttävä ja vastattava tiettyihin kysymyksiin. Esimerkiksi:

• mikä on järjestön tehtävä?
• mitkä ovat organisaation liiketoiminnalliset tavoitteet?
• mitä kriittisiä taitoja tarvitaan tehtävän suorittamiseen ja liiketoiminnan tavoitteiden saavuttamiseen?

kriteeri sen määrittämiseksi, onko taito kriittinen vai ei, on seuraava. Jos työntekijältä puuttuu tietty taito, mutta hän silti suorittaa tehtävän tyydyttävästi, taito on kritiikitön. Jos taas työntekijä suorittaa tietyn tehtävän, mutta epätyydyttävällä tuloksella, puuttuva taito on kriittinen.

tulevaisuuden taitoja, joita organisaatiossa ja toimialalla tarvitaan, pitää osata mm.:

• mitkä työt organisaatiossasi/toimialallasi ovat todennäköisesti (osittain) automatisoituja?
• mitkä taidot ovat tällä hetkellä nousussa alallasi?
• millaisia (olemassa olevia) työpaikkoja yrityksesi tarvitsee lisää?

tiedonkeruu ja analysointi

toinen vaihe on tiedonkeruu ja analysointi. Tämän vaiheen tavoite on kolminkertainen: analysoida, mitä tehtäviä nyt tehdään, arvioida, miten tärkeitä nämä tehtävät ovat, ja tiedustella taitoja, joita tarvitaan tekemään työ oikein. Jos kyseessä on osaamisvajeanalyysi, tiedonkeruu – ja analysointitoimia voivat olla:

– työnkuvien kehittäminen ja kuhunkin työtehtävään tarvittavien kriittisten taitojen tunnistaminen

• Tarkastele nykyisiä työtehtävien kuvauksia tulevia tarpeita varten
• harkitse tulevien (sääntely -) muutosten ja tulevaisuuden työn suuntausten vaikutusta työhön
• käytä aikaa sellaisen pätevyysluettelon laatimiseen, joka selkeimmin ja täsmällisimmin kuvaa, mitä työssä tarvitaan

– kartoituksen tekeminen työntekijöiden nykyisistä taidoista

• työtehtävien kuvaukset
• työtehtävien määrittely
• suoritustaso arvioinnit ja henkilöstöarvioinnit
• haastattelut/kohderyhmätapaamiset esimiesten, esimiesten ja työntekijöiden kanssa

– työntekijöiden osaamisen ja osaamistason tunnistaminen

• laita pätevyysarvioinneista kerätyt tiedot yhteen hakukelpoiseen tietokantaan
• tietokantaan kaikista työntekijöistä ja heidän olemassa olevasta osaamisestaan
• suojatie, jolla on tunnistetut välttämättömät kriittiset taidot nyt ja tulevaisuudessa

HR-teknologia voi auttaa sinua tämän useissa osissa. Varsinkin kun organisaatiosi täyttää keskisuuren tai suuren koon vaatimukset, käy nopeasti mahdottomaksi seurata käsin jokaista työntekijää ja heidän osaamistaan ja taitotasoaan.

esimerkiksi talent management system voi olla se yksittäinen haettava tietokanta, johon kootaan kaikki tiedot työntekijöiden suoritusarvioinneista ja pätevyysarvioinneista.

interventioiden suunnittelu

tässä vaiheessa on kyse organisaation tarpeeseen sopivan intervention luomisesta. Meidän tapauksessamme tämä tarkoittaa sitä, että kun olet saanut selville, missä taitoerot ovat organisaatiossasi, voit luoda strategian, jolla nämä puutteet voidaan parhaiten täyttää.

mahdolliset osaamisvajeet voivat olla esimerkiksi puutteellisia digitaalitaidoissa-kuten todettiin Alankomaissa tehdyssä raportissa, jonka mukaan 50 prosentilla työntekijöistä ei ole digitaitoja.

toinen esimerkki on sellaisten työntekijöiden puute, joilla on pehmeät digitaaliset taidot (kuten asiakaskeskeisyys ja intohimo oppimiseen); Capgeminin ja LinkedInin raportin mukaan 59% työnantajista kokee tämän.

ja sitten on tietysti esimerkkejä toimiala-ja työpaikkakohtaisista taidoista, joita yrityksiltä voi puuttua. Esimerkiksi Deloitte ja Manufacturing Institute paljastivat vuoden 2018 osaamisvajetutkimuksessaan, että Yhdysvaltain valmistavan teollisuuden osaamisvaje voi jättää täyttämättä noin 2,4 miljoonaa työpaikkaa vuosina 2018-2028.

sama tutkimus osoitti, että erityisesti ammattitaitoiseen tuotantoon, digitaalisiin lahjakkuuksiin ja operatiivisiin johtajiin liittyviä virkoja voi olla vaikea täyttää jopa kolminkertaisesti.

Osaamisvajeanalyysiinterventiot

puuttuvista taidoista ja nykyisen työvoiman kyvyistä riippuen voidaan toteuttaa useita ”interventioita” :

• olemassa olevien työntekijöiden koulutus ja kehittäminen
• työn uudelleensuunnittelu
• kriittisten taitojen henkilöiden rekrytointi
• yhden tai useamman edellä mainitun yhdistelmä

käydään jokainen näistä vaihtoehdoista läpi yksi kerrallaan.

olemassa olevien työntekijöiden koulutus ja kehittäminen

osaamisvajeanalyysin tulokset voivat johtaa sellaisten oppimis-ja kehitysohjelmien kehittämiseen, jotka täyttävät työntekijäsi uudelleen juuri vaadituissa tai puuttuvissa taidoissa.

työpaikkojen uudelleensuunnittelu

kysymykset yrityksen tehtävästä, liiketavoitteista ja näiden tavoitteiden saavuttamiseen tarvittavista taidoista – nyt ja tulevaisuudessa – voivat johtaa siihen johtopäätökseen, että tiettyjen työtehtävien tehtävät ja vastuut on järjestettävä uudelleen. Tätä kutsutaan työpaikkojen uudelleensuunnitteluksi, ja tämä voi johtaa myös siihen, että työntekijät saavat uusia taitoja.

kriittisiä taitoja omaavien rekrytointi

osaamisvajeanalyysin tulokset todennäköisesti muuttavat kriteerejä, joiden perusteella myös ihmisiä palkataan. Koska vaikka pystyisit uudelleenkouluttamaan tai kehittämään nykyisiä työntekijöitäsi, sinun on jossain vaiheessa rekrytoitava uusia ihmisiä (työntekijöiden lähdön, eläkkeelle jäämisen jne. vuoksi).

kriittisiä taitoja omaavan henkilön palkkaaminen suoraan säästää aikaa näiden taitojen kouluttamisessa. Se auttaa niitä myös toimimaan ja tuottamaan nopeammin. Jos et löydä ihmisiä tarpeeksi nopeasti, voit hyödyntää ehdollista työvoimaa ja palkata freelancerin tai urakoitsijan auttamaan sinua (väliaikaisesti) täyttämään osaamisvajeen.

kvantitatiivista lähestymistapaa taitovajeanalyysin tekemiseen

toista menetelmää taitovajeiden mittaamiseksi ovat ehdottaneet Antonucci ja Ovidio. Heidän kvantitatiivinen lähestymistapansa mittaa jokaisen tutkitun oppiaineen osaamisen vajetta. Heidän suunnittelemansa algoritmi ottaa huomioon vain tilanteen, jossa havaittiin niin sanottu negatiivinen aukko. Tämä tarkoittaa sitä, että työntekijän osaaminen on vähäisempää kuin mitä tarvitaan.

riippuen siitä, onko ero pieni vai suuri, yritykset voivat järjestää omatoimista koulutustoimintaa tai ne joutuvat turvautumaan koulutusohjelmaan. Toinen ero, joka on tehtävä tässä yhteydessä, on usein käytettyjen taitojen ja harvoin käytettyjen taitojen välinen ero.

aivan kuten edellisessä kuvaamassamme menetelmässä, lähtökohtana on kunkin työprofiilin edellyttämien taitojen kartoitus. Kunkin vaaditun osaamisen vertailuarvo voidaan määrittää joko ylhäältä alaspäin (esimiehiltä työntekijöille) tai alhaalta ylöspäin (työntekijöiltä esimiehille)-prosessilla.

näin tehdyn esikuva-analyysin edut ovat:

• menettely ei muutu, jos käytetään ylhäältä alas-tai alhaalta ylös-lähestymistapaa
• taitovajeesta saadaan kvantitatiivisia arvioita ottaen huomioon käytön tärkeys ja tiheys
• se mahdollistaa joustavan, puoliautomaattisen prosessin koulutuksen suunnittelussa

tämä johtaa seuraavaan taitovajeen indikaattoriin:

tässä kaavassa lasketaan J-TH-taidon aukon indikaattori G. Kaavan muut muuttujat ovat:

• N – ilmaisee
• i: nnen haastateltavan
• j: nnen taidon
• P-ilmaisee työntekijän taidon tason
• F osoittaa, kuinka usein sama työntekijä käyttää taitoa
• C-on vakio, jolla leikataan pienten tai negatiivisten aukkojen vaikutusta (ts. nolla tai yksi)
• F osoittaa käyttötiheyden, joka yrityksen ihanteellisessa vertailukohdassa edustaa kynnysarvoa, jonka ylittävänä osaajapula on ratkaistava ongelma (ottaen huomioon koulutuskustannukset).
• k sallii ottaa huomioon vain positiivisia aukkoja (kun tiettyä, suhteellisen usein käytettyä taitoa ei ole riittävästi)

tämä herättää useita kysymyksiä, alkaen siitä, miten asiaankuuluvat tiedot kerätään? Yleisesti ottaen tämä voidaan tehdä joko paperipohjaisilla arvioinneilla ja tukihaastatteluilla tai taidonhallintaohjelmistolla. Varsinkin kun olet tekemässä taitovaje analyysi keskuudessa suuri määrä työntekijöitä, jälkimmäinen tulee ilmeisempi vaihtoehto.

yritykset kuten Skills Base, AG5 ja Avilar tarjoavat taitojenhallintaohjelmistoja, joiden avulla voit helposti tunnistaa (tulevat) taitovaatimukset ja tallentaa koko työvoiman osaamisen ja kiinnostuksen tason.

toinen mieleen tuleva kysymys on, millaisella arvioinnilla voit hankkia tarvittavat tiedot? Tietoa esimerkiksi yrityksen osaamistarpeista, tiettyjen taitojen käyttötiheydestä ja kullekin tehtävälle ominaisten taitojen varastosta voidaan kerätä itsearviointikyselyillä tai 360 asteen arvioinneilla. Viimeksi mainitut ovat kollegoiden ja esimiesten välisiä arviointeja.

tässäkin asiassa HR-tekniikka voi muuten auttaa. Voit käyttää Palautetyökaluja, kuten Impraise, 15five ja Reflektive, kerätäksesi ja analysoidaksesi palautetta työntekijöiltäsi.

kolmas kysymys koskisi itse luokitusta, miten pisteytys toimii? Antonuccin ja Ovidion mainitsemassa esimerkissä taitoarviot ilmaistaan asteikolla 1 o 5 siten, että 1 on alin ja 5 korkein taso. Jokaisesta tasosta jokainen haastateltava antaa pisteet sille osaamistasolle, joka hänellä todellisuudessa on, ja sille taitotasolle, jota hän pitää tarpeellisena. Samalla pisteytystavalla kerrotaan, kuinka intensiivisesti siiliä yrityksessä käytetään.

kun olet kerännyt kaikki asiaankuuluvat tiedot, voit tarkastella yksittäisten työntekijöiden taitotason ja tarpeen välisiä poikkeamia sekä sitä, kuinka usein niitä käytetään yrityksessä. Tämän jälkeen voit ryhtyä toimiin, jotka johtavat yhteen tai useampaan edellä kuvatuista osaamisvajeen interventioista.

lopuksi

aikana, jolloin yritykset haluavat yhä enemmän valmistaa väkeään tulevaisuutta varten, on tärkeää tietää, mitä taitoja ja osaamista työntekijöillänne tällä hetkellä on. Osaamisvajeanalyysi voi olla hyvä työkalu tähän; hyvin toteutettuna se antaa arvokasta tietoa koko työvoimastasi, voi auttaa sinua strategisessa työvoiman suunnittelussa ja parantaa rekrytointipyrkimyksiäsi. Tehokas osaamisvaje analyysi mahdollistaa myös optimoida oppimisen ja kehitysohjelmat uudelleen ihmisiä tarvittaessa.

a Academy to Innovate HR (AIHR), autamme HR-ammattilaisia heidän osaamisessaan – jotta he voivat välttää Oman osaamisvajeensa. Näin ollen jokainen elinikäiseen oppimiseen sitoutunut HR-ammattilainen voi laajentaa osaamistaan asiaankuuluvilla ja tarvittavilla taidoilla.

FAQ