Payroll outsourcing on yksi vaihtoehto, jolla maksetaan kotimaassa tai ulkomailla työskenteleville työntekijöille käyttämällä kolmannen osapuolen palkanlaskentatoimittajaa. Olemme koonneet tämän pikaopas palkanlaskenta ulkoistaminen, hahmotella etuja ja haittoja ja tärkeimmät syyt ulkoistaa palkanlaskenta työntekijöiden toimeksiannosta.
mitä on palkanlaskennan ulkoistaminen?
palkanlaskennan ulkoistaminen on yksinkertaisesti palveluntuottajan käyttämistä maksavien työntekijöiden hallinto-ja compliance-tehtävien hoitamiseen. On tärkeää huomata, että palkanlaskenta palvelut ovat vain, ja eivät tarjoa paikallisen työnantajan kirjaa ulkomaisen yrityksen. Tämä tarkoittaa, että paikallista yhtiöittämistä tarvitaan edelleen, ja muut työntekijöiden palkkaamiseen liittyvät asiat on hoidettava itse tai muiden asiantuntijoiden toimesta.
tilaa saadaksesi lisää tietoa tästä.
milloin palkanlaskenta ulkoistetaan?
kysymys siitä, milloin palkanlaskenta ulkoistetaan, riippuu useista tekijöistä, kuten toimeksiannossa olevien työntekijöiden määrästä, siitä, onko yrityksellä paikallinen yksikkö, sekä vastaanottavan maan työtä ja ennakonpidätystä koskevien lakien monimutkaisuudesta. Monissa tapauksissa paikallisen palkanlaskennan perustamisen ja hallinnoinnin aikaa ja kustannuksia ei voida perustella, joten palkanlaskentatoiminnot ulkoistetaan toiselle isäntämaan yritykselle.
vaikka monet pienyritykset käyttävät rutiininomaisesti palkanlaskennan ulkoistamista, myös suuremmat yritykset voivat hyötyä tästä ulkoistamisesta kansainvälisellä palkanlaskennalla lähettäessään työntekijöitä kansainväliselle komennukselle uusille markkinoille. Tässä tapauksessa yritys voi valita joko paikallisen palkanlaskentapalvelun tai GEO-palvelun, joka tarjoaa asiakkailleen kokonaisvaltaista työllistämistukea, mukaan lukien kyseisen maan kaikkien työntekijöiden Yhdenmukainen palkanlaskenta.
yritys voi tarpeidensa mukaan räätälöidä ulkoistamiaan palkanlaskentapalveluja säilyttäen kuitenkin muiden näkökohtien hallinnan. Tyypillisesti ulkopuoliselle palveluntarjoajalle ulkoistettuja palkanlaskentatoimintoja ovat:
- palkanlaskennan suorittaminen ja työntekijöiden palkanmaksu-ja ennakonpidätyslaskelmien tekeminen
- varojen tallettaminen suoraan tai tarkastusten antaminen työntekijöille
- osavaltioiden ja liittovaltion työnantajamaksujen laskeminen ja ennakonpidätysten tekeminen
- vaadittujen hallituksen raporttien toimittaminen
- työsuhde-etuuksien hallinnointi
- Sosiaaliturva-ja eläkemaksujen pidättäminen
miksi ulkoistaa palkanlaskenta?
yrityksen sisäinen palkanlaskenta voi olla haaste pienemmille yrityksille tai yritykselle, jossa ei ole henkilöstöhallinnon ja laskentatoimen ammattilaisia. Ulkoistaminen on yksi keino välttää ylimääräisten työntekijöiden palkkaamista tai asiantuntijoiden kanssa tehtäviä sopimuksia.
yritykset päättävät ulkoistaa palkanlaskennan useista ensisijaisista syistä:
- kustannussäästöt välttämällä omien varojen käyttöä monimutkaisten palkanlaskentavaatimusten täyttämiseksi
- jatkuvan palkanlaskennan helppous henkilöstömuutosten, korvausrakenteen pienentämisen tai lisäämisen kautta sekä raportointi viranomaisille
- virheiden ja veroseuraamusten välttäminen
- jos käytetään GEO-palvelua vieraassa maassa, ei tarvitse perustaa oikeushenkilöä, joka hoitaa velvoittavaa palkanlaskentaa
mitä palkanlaskentatoimintoja voidaan ulkoistaa?
yritys voi tarpeidensa mukaan räätälöidä ulkoistamiaan palkanlaskentapalveluja säilyttäen kuitenkin muiden näkökohtien hallinnan. Tyypillisesti ulkopuoliselle palveluntarjoajalle ulkoistettuja palkanlaskentatoimintoja ovat:
- palkanlaskennan suorittaminen ja työntekijöiden palkanmaksu-ja ennakonpidätyslaskelmien tekeminen
- varojen tallettaminen suoraan tai tarkastusten antaminen työntekijöille
- osavaltioiden ja liittovaltion työnantajamaksujen laskeminen ja ennakonpidätysten tekeminen
- vaadittujen hallituksen raporttien toimittaminen
- työsuhde-etuuksien hallinnointi
- Sosiaaliturva-ja eläkemaksujen pidättäminen
palkanlaskennan ulkoistamisen edut
palkanlaskennan ulkoistamisen edut sekä pienille että suurille yrityksille ovat lukuisat, ja suuri osa yrityksistä käyttää tätä palvelumuoto ulkomailla. Kustannus-ja aikasäästöjen, raporttien kirjaamisen ja vaatimustenmukaisuusongelmien välttämisen hyödyt tekevät kansainvälisestä palkanlaskennan ulkoistamisesta suositun palvelun. Nämä edut moninkertaistuvat ulkomaisilla markkinoilla, joilla palkkasäännöt ja verolait ovat tuntemattomia uudelle yritykselle, ja paikallinen palkanlaskija voi olla arvokas kumppani.
palkanlaskennan ulkoistamisen haitat
palkanlaskennan ulkoistaminen on rajallinen, hallinnollinen ulkomaisen työn ratkaisu, eikä se takaa verotus -, maahanmuutto-tai työlainsäädännön noudattamista vastaanottavassa maassa. Kansainvälinen palkanlaskija ei tarjoa ulkomaiselle yritykselle paikallista työsuhdeyksikköä, joten yhtiöittäminen on edelleen tarpeen rekisteröinnin ja muiden säännösten noudattamisen edellyttämien toimenpiteiden ohella.
muita käytännön haittoja ovat palkka-ja työntekijätietojen hallinnan menettäminen, turvallisuuskysymykset ja palvelun laadun tai oikea-aikaisen raportoinnin puute. Nämä voidaan kompensoida perusteellisella tutkimuksella palkanlaskijoiden maassa ja valitsemalla paras yritys saatavilla.
mitä kysyä palkanlaskennan ulkoistamisessa
on muutamia keskeisiä kysymyksiä, jotka on kysyttävä keneltä tahansa palkanlaskijalta ennen ulkoistamista, jotta palvelun laatuun liittyvät ongelmat voidaan minimoida:
mitkä ovat tarjotut perus-ja/tai lisäpalvelut?
miten he turvaavat luottamukselliset työntekijä-ja palkkatiedot?
kuinka monta asiakasta heillä on ja kuinka kauan?
lasketteko veronpidätyksen jokaiselle työntekijälle?
mitä hintoja laskutatte palkanlaskennasta per työntekijä, ja onko suuremmalla volyymilla erilainen hinnoittelu?
autatko verolomakkeiden laatimisessa paikallisia veroilmoituksia varten?
a Step Beyond Payroll Outsourcing: Employer of Record Solution
There is a more complete solution for running a foreign payroll through a geo employer of record. ”Ennätystyönantaja” (EOR), joka tunnetaan joskus nimellä ”ennätystyönantaja”, on kolmas osapuoli, jonka kanssa on tehty sopimus kaikista virallisista työtehtävistä, ei ainoastaan palkanlaskennasta. EOR: n tehtävänä on huolehtia maahanmuuttoon, työllistymiseen ja palkanlaskentaan liittyvistä lakisääteisistä ja lakisääteisistä vaatimuksista, mutta se ei osallistu työntekijän päivittäiseen työtoimintaan.
erityisesti tietueiden työnantaja on oikeushenkilö, joka:
- järjestää työntekijälle kaikki viisumit ja työluvat välttäen viivästyksiä tai kieltäytymisiä
- tarjoaa rekisteröidyn yhteisön hoitamaan paikallista, vaatimustenmukaista palkanlaskentaa maan sisällä
- täyttää kaikki paikallista sopimista ja työntekijöiden suojelua koskevat isäntämaan työlait
- neuvoo asiakasta irtisanomisajoista, irtisanomissäännöistä ja irtisanomiskorvauksista
- on isäntämaan liittymä työntekijöiden ja viranomaisten
Shield GEO: n tarjoaman kattavan EOR-ratkaisun edut ovat ilmeisiä, koska yrityksen ei tarvitse perustaa paikallista yhtiötä tai olla huolissaan isäntämaan lukuisista vaatimustenmukaisuusvaatimuksista. EOR tekee kaiken sen, minkä palkanlaskija voi, mutta myös paljon enemmän, jotta monikansallisella yrityksellä on todellinen päästä päähän-työllisyysratkaisu yhdillä tai useammilla ulkomaisilla markkinoilla.
palkanlaskennan ulkoistamisella saattaa olla paikkansa yrityksille, joilla on sitoutuminen maahan, runsaat resurssit ja jotka ovat jo perustaneet paikallisen kokonaisuuden. Mutta muille yrityksille, jotka ovat vasta tulossa markkinoille tai joilla on rajalliset HR-resurssit, EOR-ratkaisu on ihanteellinen täystyöllisyyden ja palkanlaskennan noudattamisen varmistamiseksi.
- työntekijän palkkaaminen ulkomaille
- kansainvälisen työn ulkoistaminen
- laajentumassa uudessa maassa
- työntekijöiden lähettäminen tehtävään