kirjettä, joka on kirjoitettu vastauksena tiedustelukirjeeseen, kutsutaan vastauskirjeeksi tiedusteluun. Laajemmin sanottuna, kun tiedustelukirjeen saaja kirjoittaa vastauskirjeen alkuperäiselle lähettäjälle, sitä kutsutaan vastauskirjeeksi tiedusteluun. Tämä kirje antaa lukijalle tai kysyjälle tietoja henkilöistä, tuotteista ja yrityksistä. Vastauskirje voi sisältää myönteisiä uutisia (positiivista tietoa) tai epäsuotuisia uutisia (negatiivista tietoa).
Sponsoroidut linkit
Quiben mielestä ”kyselyihin vastauskirjeet ovat viestejä, joilla lukija saa tietoa tuotteista, palveluista ja henkilöistä.
tiedustelukirjeeseen vastaamisen pitäisi olla ajankohtaista. Vasteen viivästyminen voi vähentää tiedon hyödyllisyyttä. Jos vastausta ei kuitenkaan voida antaa välittömästi, voidaan lähettää kuittauskirje, jossa mainitaan odotettu vastauspäivä.
henkilökohtaisen tiedustelukirjeen vastauskirjeen sisältö tai osatekijät tai henkilötilannekyselykirjettä laadittaessa huomioon otettavat seikat.
vastaus henkilökohtaiseen tiedustelukirjeeseen voi sisältää joko myönteistä tai kielteistä tietoa. Olipa vastauksen luonne mikä tahansa, se sisältää jonkin yleisen sisällön sekä erityisen myönteisen tai kielteisen lausunnon. Seuraavat sisällöt sisältyvät yleensä vastaukseen henkilökohtaisen tilan tiedustelukirjeeseen:
- tunnustan kirjeen kysyjä. Se tarkoittaa, että tutkintakirjeen hyväksyminen on mainittava.
- sen henkilön nimi, osoite ja muut tiedot, josta tietoja annetaan.
- antaa erityisiä tietoja tiedustelijan pyynnöstä. Toimitettujen tietojen olisi oltava täsmällisiä ja merkityksellisiä riippumatta siitä, ovatko ne positiivisia vai negatiivisia.
- annetaan lisätietoja, jotka voivat auttaa tiedustelijaa tekemään paremman päätöksen.
- selostajan ei pidä esittää omia oletuksiaan tosiasioiden kanssa.
- lausuma, jossa ilmaistaan aikomus olla ottamatta vastuuta henkilön kanssa toteutettavista tulevista liiketoimista.
- tiedustelijaa pyydetään pitämään tiedot salassa.
- antaa varmuuden lisäavun antamisesta tulevaisuudessa.
- arkuus ilmenee, jos toimitetut tiedot ovat hakijaa vastaan.
- käyttäen yksinkertaisia ja yksiselitteisiä sanoja ja lauseita.
- Wishing inquirer ’ s business prosperity with thanks.
- tiedonantajan nimi, asema ja osoite mainitaan.
