se on 2021, ja totta puhuen: virtuaalinen konesali (VDR) on tullut jäädäkseen. Virtuaaliset konesalit ovat olleet tärkeä väline kommunikaation virtaviivaistamisessa sopimuksen eri vaiheissa, erityisesti silloin, kun on kyse due diligence-periaatteesta sopimuksen lopussa. Nykyteknologialla voimme sanoa, että fyysiset datahuoneet ovat menneisyyttä.
tässä on mitä sinun tulee tietää virtuaalisista tietohuoneista luottamuksellisten tietojesi, arkaluonteisten asiakirjojen, taloudellisten tietojen, M&a transaktiotiedostojen, oikeuksien hallinnointiasiakirjojen, immateriaalioikeuksien ja minkä tahansa muun arkaluonteisen tiedon tai digitaalisen omaisuuden jakamiseen suojatussa tietohuoneessa.
the state of the virtual data room (VDR) in 2021
Virtual data room providers like Intralinks and Merrill Datasite has long been considered as the standard when it comes to optimizing deal productivity and velocity.
kuten me kaikki tiedämme, VDR: ää käytetään ensisijaisesti helpottamaan sopimuksen molempia osapuolia due diligence-menettelyn avulla, joka on sopimuksen viimeinen vaihe. Due diligence on kriittinen vaihe eri toimialoilla ja käyttötapauksissa. Oli kyse sitten M&a-diilien, liikekiinteistödiilien, varainhankintadiilien tai jokseenkin minkä tahansa muunlaisen diilin suorittamisesta.
pelätty due diligence-prosessi hallitsee usein keskusteluja virtuaalisten tietohuoneiden arvosta. Todellisuus on kuitenkin se, että virtuaaliset konesalit voivat olla arvokas työkalu kaupantekoprosessin jokaisessa vaiheessa-etsinnästä due diligence—menettelyyn. (Lisää siitä vähän!)
VDR: n voittava lähestymistapa
riippuvuuden lisääntyessä virtuaalisesta tietohuoneesta asiakirjojen turvallisuus on oikeutetusti ensisijainen näkökohta VDR: ää valittaessa. On vaikea kuvitella tehokasta virtuaalista datahuonetta, joka ei tarjoa ainakaan salasanasuojausta tai perusasiakirjojen salausta. Ilman salasanasuojausta asiakirjojen luvaton jakaminen on vain ajan kysymys.
virtuaalisten datahuoneiden optimoinnissa voittoisa strategia on turvallisen dokumenttien jakamisen yhdistäminen actionable document Analyticsiin. Tämän pariliitoksen avulla voit hallita sinulle tärkeitä asiakirjoja ja samalla priorisoida yhteydenpitoa ja seurantaa sellaisten näkymien kanssa, jotka ovat sitoutuneempia.
Katsotaanpa esimerkkiä siitä, miltä tämä näyttää reaalimaailmassa. Sanotaan, että Jessica on juuri aloittanut yrityksen myynnin. Hänen täytyy odottaa, tavata ja kehittää suhteita mahdollisiin ostajiin. Käyttämällä virtuaalista datahuonetta, jossa on kehittyneitä dokumenttien turvallisuus-ja analytiikkaratkaisuja, voidaan nopeuttaa ja optimoida jokaista m& – prosessin vaihetta antamalla Jessicalle kuva siitä, kuka on kiinnostunut m& – sopimuksesta ja kuinka kiinnostunut he ovat, ja ehkä jopa korostamalla tiettyjä kiinnostuksen tai huolen osa-alueita.
Intralinkit & Merrill: Legacy virtual data rooms
Legacy (tai traditional data room) tarjoajat kuten Intralinks ja Merrill Datasite tarjoavat virtuaalisia datahuoneita, jotka turvaavat asiakirjoja ja (tietyssä määrin) seuraavat käyttäjien sitoutumista ja suorituskykyä.
aloitetaan tarkastelemalla intralinksin tarjoamaa dokumenttia turvatoimista. Intralinks mainostaa ” secure file sync and share, collaborative team spaces, large-scale virtual data rooms and structured workflows.”Kautta Intralinkit, voit tarjota pääsyn salattuja materiaaleja ilman tarpeen IT osallistuminen salasanasuojaus.
Insights Dashboard-sivustonsa kautta Intralinks tarjoaa oivalluksia dokumenttien suosiosta ja makrotason käyttäjien toiminnasta. Käyttämällä Intralinks ’ Insights Dashboard, voit määrittää:
- mitkä käyttäjät ovat olleet vuorovaikutuksessa minkä sisällön kanssa
- käyttäjien ja ryhmien Kokonaistoimintataso
- Suosituimmat asiakirjat sekä käyttäjä-että ryhmätasolla
Merrill Datasite data room-ratkaisu on samanlainen kuin VDR-turvallisuus ja analytiikka. Toisin sanoen Merrill Datasite tarjoaa ” roolipohjaiset suojauksen kulunvalvonnat reaaliaikaisilla ja tulevilla käyttöoikeuksien lavastuksilla.”Pohjimmiltaan tämä toiminnallisuus kiteytyy reaaliaikaiseen, roolipohjaiseen dokumenttien hallintaan.
document analytics-puolella Merrill Datasite mahdollistaa makrotason sitoutumisen seuraamisen asiakirjan, käyttäjän, roolin ja Q&a toiminnon mukaan. Voit sitten viedä tietoja ja seurata näitä havaintoja ajan.
What legacy virtual data rooms get wrong in securing documents
Document security sudenkuopat
salasanasuojauksen ja dynaamisen vesileimauksen avulla annat virtuaalisessa datahuoneessasi olevat liiketoimintamateriaalit jokaisen katsojan käsiin. Kun jaat dokumentteja perinteisten konesalien kanssa, toivot parasta. Jos luotat pelkästään salasanasuojaukseen, virtuaalisen datahuoneen jakaminen on yhtä helppoa kuin salasanan jakaminen.
tästä syystä katsojavarmennus on pakollinen virtuaalisissa konesaleissa vuonna 2021. Virtuaaliset tietohuoneet, jotka tarjoavat katsojan vahvistuksen, valtuuttavat sinut vaatimaan, että katsojat eivät vain anna sähköpostiaan päästäkseen käsiksi VDR: ään, vaan myös napsauttamalla linkkiä vahvistussähköpostissa vahvistaakseen henkilöllisyytensä. Tämä voi merkittävästi vähentää suurten panosten materiaalien leviämistä virtuaalisissa konesaleissa.
kun halutaan saada yleinen, sivistymätön tuntuma Prospektin kiinnostukseen, voivat Vanhat virtuaaliset konesalit riittää. Intralinkit ja Merrill Datasite tarjoavat vain yleisiä katseita dokumenttianalytiikkaan eri roolien ja segmenttien välillä. Nämä dokumenttianalyysit alkavat ja päättyvät VDR-tasolla; ne näyttävät, mikä dokumentti tai dokumentit hallitsevat Prospektin sitoutumisaikaa.
Document analytics sudenkuopat
mitä nämä virtuaaliset konesalit eivät anna sinulle on ymmärrys siitä, missä prospects vietti aikaansa asiakirjoissasi. Legacy virtual data rooms tarjoaa tietoa, joka lakkaa kertomasta tarinaa, kun prospects klikkaa asiakirjaa. Et voi todella selvittää, mikä on ajo näköpiirissä kiinnostusta, puhumattakaan siitä, mitkä varat ja materiaalit suorittavat ja jotka eivät ole. sinun täytyy tietää, mitä komentaa heidän huomionsa sisällä että kannella, ehdotus, sopimus, tai muu voimavara.
näissä virtuaalisissa tietohuoneissa ei myöskään tunnisteta keskeisiä sopimuksen sidosryhmiä, joista et välttämättä edes tiedä. Seuraamalla linkkejä, jotka on välitetty jollekin, jonka kanssa et ole vielä sitoutunut, voi tarjota arvokasta tietoa. Erityisesti, voit ymmärtää, mitä on yhteystietosi(s) n (ja jopa muiden yritysten sidosryhmien) verkkotunnuksia. Käyttämällä näitä oivalluksia, voit täydellisesti räätälöidä jokaisen keskustelun käyt kunkin sidosryhmän.
Where premier document security meets advanced document analytics
Legacy virtual data rooms like Intralinks and Merrill Datasite stop telling the story of your document analytics just when the story ’ s getting good. Joten, miten voit käyttää Docsendin virtuaalisia datahuoneita kerätäksesi toimivaa, oivaltavaa dokumenttianalytiikkaa uhraamatta dokumenttien suojausta?
Kerrataanpa ensin docsendin Tarkennettuun suunnitelmaan liittyvät virtuaaliset konesalin turvatarjoukset. Erityisesti, Advanced suunnitelma avulla voit rakentaa kevyt käsitellä huonetta pitää kaikki asiakirjat liittyvät käsitellä. Docsendin edistyneellä suunnitelmalla voit:
- salaa asiakirjat edistyneellä salasanasuojauksella. (Klikkaa tästä oppia lähettämään ja seuraamaan turvallinen PDF.)
- ota valkoiselle listalle ja katsojan vahvistus käyttöön lisätäksesi ylimääräisen suojakerroksen linkeihisi.
- helposti vesileimataan kokonainen asiakirja tai kaikki asiakirjat tilassa.
- Ota tai poista mahdollisuus ladata tiedostoja.
- Määritä porrastetut admin-roolit hallinnoidaksesi sisäistä yhteistyötä ja käyttöoikeuksia turvallisella tavalla.
- jonkun on allekirjoitettava salassapitosopimus ennen luottamuksellisen asiakirjan katsomista.
your virtual data room and DocSend
How can you perform this for you and your business? Ensimmäinen asia ensin, sinun kannattaa aloittaa DocSend—kaksi ensimmäistä viikkoa ovat täysin ilmaisia! Sitten haluat yksinkertaisesti luoda tilaa ja lisätä kansioita ja sisältöä.
kun olet järjestänyt kaikki tiedostot, jotka aiot lähettää, voit vesileimata asiakirjasi ja luoda linkkejä valkoiselle listalle ja katsojavarmennukseen, jotta jaetut dokumenttisi pysyvät jopa turvallisempina kuin vanhojen virtuaalisten datahuoneiden kautta jaetut.
seuranta sitoutuminen virtuaaliseen konesaliin
nyt kun dokumentit ovat jaettavissa, voit jakaa ne ja seurata sitoutumista dokumenteittain (ja jopa sivu kerrallaan!) taso.
kuinka kauan kukin katsoja vietti dokumenttien katseluun Docsendin suojatussa konesalissa? Mihin teidän Tilassanne (ja jokaisen katsellun dokumentin sisällä) he keskittivät aikansa? Kenelle he välittivät tilan? Docsendin avulla voit helposti vastata näihin ja moniin muihin kysymyksiin. Kaikki mitä sinun tarvitsee tehdä, on kuulla ”viime toiminta”, ”suorituskyky”, ja ”käyttö” välilehdet tietyn asiakirjan.
mitä näillä uutuustietämyksillä voi tehdä? Vain taivas on rajana. Ehkä päätät priorisoida seurannan johtolankojen kanssa, jotka harjoittavat sisältöä, mutta eivät virallisesti vastaa. Ehkä päätät jalostaa luottamuksellisia asiakirjoja ja liiketoimintamateriaaleja perustuen asiakirjamittareihin, joilla on merkitystä sinulle ja tiimillesi. (Sitten, voit ladata tarkistetut omaisuuserät ja vertailla sitoutumista käyttäen DocSend versionhallinta ominaisuus.)
riippumatta siitä, sovellatko näitä tietoja sopimustapaasi, Docsendin dokumentti insights antaa sinulle arvokkaan kuvan sitoutumisesta sopimuksen haavoittuvimpien kohtien aikana.
optimoimalla virtuaalisen datahuoneen mittakaavalla
kun olet rakentanut ensimmäisen VDR: n Docsendin turvalliseen konesaliratkaisuun, voit helposti kopioida sen niin, ettei jokaista konesalia tarvitse luoda käsin. Näin voit muokata, turvata ja seurata sitoutumista mittakaavassa. (Itse asiassa, kun lataat uuden version asiakirjasta tiettyyn tilaan, se soveltaa sitä automaattisesti kaikkiin tiloihin!)
loppujen lopuksi tarvitset virtuaalisen konesalin, joka on paitsi turvallinen, myös aktiivisesti toimiva, jotta saat yhä tarkemman käsityksen asiakkaistasi ja siitä, mistä he välittävät.