Yrityksen sisäinen kirjanpito, miten se toimii?

yritysten välinen kirjanpito on monimutkainen ala kaikille yrityksille. Mutta mitä se oikeastaan sisältää? Mitä eri vaiheita on noudatettava ja mitä normeja on noudatettava? Miten näitä prosesseja voidaan optimoida?

yritysten välisellä kirjanpidolla tarkoitetaan kaikkia Rahoitus-ja kaupallisia liiketoimia, jotka toteutetaan ja kirjataan yhden konsernin tai yhteisön eri yksiköiden välillä, sekä näiden virtojen ”eliminointia” tilikauden päättyessä.

yritysten välinen kirjanpito koskee kaikkia yrityksiä, joilla on ulkopuolisia elimiä tai tytäryhtiöitä ulkomailla. Useimmilla lainkäyttöalueilla tietyn kokoisten yritysten on laadittava konsolidoitu tilinpäätös yritysten välisistä virroista. Tämä edellyttää transaktioiden tarkastelua, jotka ovat sekä vastavuoroisia (yritysten väliset transaktiot tai ”intercos”, kuten ne perinteisesti tunnetaan) että ei-vastavuoroisia.

tässä artikkelissa käsitellään yritysten välisen kirjanpidon eri vaiheita kirjanpidon konsolidoinnista ja tavanomaisesti käsiteltävien taloustoimien tyypeistä erilaisiin poikkeamiin, joita saattaa syntyä tilien täsmäytyksessä.

mitä on tilinpäätöksen konsolidointi?

konsernin tai yhteisön sisällä eri yhtiöt ja tytäryhtiöt vaihtavat tavaroita ja palveluja keskenään. Näitä virtoja kutsutaan yleisesti ryhmänsisäisiksi taloustoimiksi. Konsernin sisäisessä kirjanpidossa konsolidoinnilla tarkoitetaan mekanismia, jolla konserni mitätöi eri yksiköidensä väliset liiketoimet. Tavoitteena on yhdistää emoyhtiön ja sen tytäryhtiöiden tilinpäätökset, jolloin voidaan esittää tarkka tase ja tuloslaskelma, jotka kuvastavat koko konsernin taloudellista tilannetta.

mitä suurempi konserni on, sitä monimutkaisemmaksi sen tilinpäätöksen konsolidointi käy. Eroavaisuuksia esiintyy erityisesti tilien täsmäytysjakson aikana

näiden kirjanpitoerojen syitä ovat mm.:

• yhä lyhyemmät sulkemisajat, jotka voivat vaihdella tytäryhtiöittäin.
• tarve tunnistaa emoyhtiön ja sen tytäryhtiöiden väliset ei-vastavuoroiset liiketoimet, mikä on joskus työlästä.
• ulkomailla sijaitsevat tytäryhtiöt kirjaavat liiketoimensa paikalliseen valuuttaansa, mikä voi vaikeuttaa täsmäytysprosessia.

näiden esteiden vuoksi talousjohtajien, varainhoitajien ja muiden laskentatoimen ammattilaisten on löydettävä ratkaisuja konsolidointitoimien yksinkertaistamiseksi ja virtaviivaistamiseksi. Konkreettisesti tämä voi tarkoittaa konsernin tai konsernin eri tytäryhtiöiden kirjanpitomenettelyjen standardointia ja konsernin talous-ja laskentatoimintojen digitalisointia.

mutta millaisista yritysten välisistä liiketoimista on kyse? Mikä on paras menettely, jolla varmistetaan sujuva ja tehokas tilinpäätöksen konsolidointi?

mitkä taloustoimet kuuluvat tilinpäätöksen konsolidointiin?

ryhmänsisäisiä liiketoimia on kahdenlaisia:

• vastavuoroiset taloustoimet (yritysten väliset taloustoimet tai intercot)
  vastaava määrä on toisen konserniin kuuluvan yhtiön tileillä.
• ei-vastavuoroiset taloustoimet
  vastaavaa summaa ei ole yksilöitävissä toisen konserniin kuuluvan yhtiön tileillä,mutta taloustoimi on vielä poistettava.

seuraavat ovat useimmin havaitut ryhmänsisäiset liiketoimet:

vastavuoroisten transaktioiden (tai intercos-transaktioiden) eliminointi on teoreettisesti yksinkertaista, sillä erään konserniin kuuluvan yrityksen kirjanpidossa saamiseksi yksilöityä määrää käsitellään toisen yrityksen kirjanpidossa velkana. Konsernin tuloslaskelma ei muutu eliminointiprosessin jälkeen.

ei-vastavuoroisten transaktioiden eliminointi on erillistä, koska vastaavaa summaa ei ole yksilöitävissä toisen konserniin kuuluvan yhtiön kirjanpidossa. Konsernin tuloslaskelmaa muutetaan siis poistoprosessin jälkeen.

mutta miten tunnistaa kyseessä olevat liiketoimet? Mistä konsolidointiprosessi alkaa? Millä menetelmillä voidaan varmistaa tiliotteiden luotettavuus?

mitkä ovat konsolidoinnin eri vaiheet?

tilinpäätöksen konsolidointi alkaa ”konsolidoinnin laajuuden”kartoituksella. Tällä tarkoitetaan konserniin kuuluvia yhteisöjä, jotka sisällytetään konsernitilinpäätöstä laadittaessa. Sen vaihteluvälin määrittää emoyhtiön määräysvalta tytäryhtiöissään. Kun soveltamisala on määritelty, on laadittava luettelo poistettavista vastavuoroisista toimista ja lopuksi täsmäytettävä tilit, jotta voidaan varmistaa kaikkien toteutettujen toimien todenmukaisuus ja vaatimustenmukaisuus.

konsolidoinnin soveltamisalan kartoittaminen

tytäryhtiöiden sisällyttäminen konsolidoinnin soveltamisalaan riippuu siitä, kuinka suuri määräysvalta emoyhtiöllä on ulkopuoliseen yksikköön nähden. Jos yhtiöllä on yli 50 prosenttia äänivallasta yhtiössä, sen sisällyttäminen konsolidoinnin piiriin on välttämätöntä. Tämä johtuu siitä, että tällainen äänioikeus antaa emoyhtiölle kokonaisvastuun tytäryhtiön Rahoitus-ja toimintaperiaatteista.

inventaarion laatiminen ryhmänsisäisistä taloustoimista

inventaario-tilinpäätöksen konsolidoinnin toinen vaihe-koostuu kaikkien tietojen keräämisestä vastavuoroisista ja ei-vastavuoroisista ryhmänsisäisistä taloustoimista. Tämä on ensimmäinen askel niiden perumiseksi. Tässä vaiheessa on myös tärkeää vahvistaa kynnysarvo, jonka alittuessa mahdolliset raportointivirheet eivät vaaranna vastaavien tilinpäätösten luotettavuutta.

kynnysarvoon sovelletaan ammatillisia standardeja ja parhaita käytäntöjä. Vaikka se voi vaihdella toimialoittain, yleisesti olennaisina pidetyt kynnysarvot ovat:

• 1-3 prosenttia liikevaihdosta.
• 1-5% oman pääoman osalta.
• 5-10% nykyisistä nettotuloista.

tilien täsmäyttäminen

tilien konsolidointi edellyttää myös raportointipaketin laatimista. Tässä luetellaan konserniin kuuluvien yritysten toteuttamat erilaiset liiketoimet, joiden avulla on mahdollista tehdä vertaileva analyysi ja sovittaa tilit yhteen. Viimeksi mainitulla tarkoitetaan kahden vastavuoroisen tilinpäätöksen vertailua tai ei-vastavuoroisten virtojen arviointia, jonka lopullisena tavoitteena on todenmukaisuuden ja todenmukaisuuden varmistaminen.

yritysten välisten virtojen yhteensovittaminen voi olla väsyttävää ja aikaa vievää. Jotta se onnistuisi, konsernin eri tytäryhtiöiden kirjanpitoammattilaisten on tehtävä tiivistä yhteistyötä kollegoidensa kanssa ennalta määrättyjen konserninlaajuisten prosessien mukaisesti. Sovintovaiheen aikana on tärkeää luoda:

• tarkat menetelmät merkityksellisten kirjanpitotietojen vaihtamiseksi.
• tiukka aikataulu asiaankuuluvien kirjanpitotietojen vaihtamiseksi.
• selkeät menettelyt mahdollisten poikkeamien tunnistamiseksi ja ratkaisemiseksi.

prosessien keskittäminen on yksinkertaisempaa pienemmissä ryhmissä ja muuttuu huomattavasti monimutkaisemmaksi, kun ryhmänsisäisiä transaktioita on paljon. Viimeksi mainitussa tarvitaan tiukkaa johtamista jokaisessa tytäryhtiössä.

ilman tiukkoja yhteistyömenettelyjä kirjanpidossa on kuitenkin todennäköisesti eroja. Miten nämä siis voidaan ratkaista? Miten ne voidaan välttää kokonaan ja miten kirjanpitoprosessia voidaan tehostaa paremmin?

miksi kirjanpitoerot syntyvät ja miten ne voidaan korjata

yritysten välisten kirjanpitoerojen korjaamiseksi täsmäytysprosessi on optimoitava, valuuttasuojausratkaisuja on harkittava ja konsernitasolla on omaksuttava yhtenäisempi lähestymistapa johtamiseen.

yleisimmät poikkeamat yritysten välisessä kirjanpidossa johtuvat usein seuraavista tekijöistä:

• eri päivämäärät merkityksellisten kirjanpitotietojen kirjaamiselle tytäryhtiöltä toiselle.
• erilaiset päättymisajat.
• valuuttamääräiset yritysten väliset transaktiot, joiden valuuttakurssi vaihtelee transaktiopäivän ja täsmäytyspäivän välillä.

joitakin tapoja, joilla ryhmä voi poistaa tästä johtuvat poikkeamat, on perustaa:

• ylhäältä alas – kirjanpidon hallinta, jossa asetetaan tiukat määräajat tilien täsmäytysprosessille kaikissa tytäryhtiöissä.
• yritysten väliset täsmäytysmoduulit, jotka täydentävät käytössä olevia konsolidointiohjelmistoja. Nämä voivat automatisoida täsmäytysprosessin koko konsernissa kaikkien tytäryhtiöiden yhteisen tietokannan avulla.
• alustat tai palvelut, jotka mahdollistavat kiinteän valuuttakurssin vahvistamisen valuuttakohtaisesti, erityisesti valuuttamääräisissä ryhmänsisäisissä liiketoimissa.

Konsolidointiohjelmistot ovat nykyään erittäin yleisiä, mutta lisämoduuleja, jotka automatisoivat ja keskittävät täsmäytyksen, ei käytetä yhtä yleisesti niiden ilmeisistä eduista huolimatta. Samaa voidaan sanoa valuuttasuojausratkaisuista, kuten valuuttatermiinisopimuksista, jotka mahdollistavat kiinteän valuuttakurssin asettamisen tietylle ajanjaksolle, mikä helpottaa valuuttamääräisten tilien täsmäyttämistä.

niinkin monimutkaisella alalla kuin yritysten välinen kirjanpito, prosessien optimointi ja digitaalinen muutos ovat välttämättömiä yrityksille asetettujen lakisääteisten vaatimusten täyttämiseksi ja niiden toiminnan tehostamiseksi.

kirjanpidon konsolidointi on yksi yrityksen sisäisen kirjanpidon suurimmista haasteista. Vaikka se on usein monimutkainen, se on pakollinen tietyn kokoisille ryhmille tai yhteisöille, ja se vaatii yksityiskohtien huomioimista ja optimointia, jotta voidaan antaa tarkka kuva konsernin taloudellisesta tilanteesta.

konsolidointiprosessiin liittyy useita vaiheita konsolidoinnin laajuuden kartoittamisesta konserninsisäisten taloustoimien inventaarion laatimiseen ja konsernin tilinpäätöksen täsmäyttämiseen. Kuten minkä tahansa päätösjakson aikana, ristiriitaisuuksia voi syntyä, mutta on olemassa digitaalisia ratkaisuja, jotka helpottavat niiden käsittelyä ja käsittelyä.

Viime kädessä ryhmän käyttämät kirjanpitoprosessit riippuvat useista tekijöistä, aina konsernin maantieteellisestä sijainnista siihen osallistuvien yritysten määrään. Konserneille, joilla on tytäryhtiöitä, joiden kirjanpitovaluutta poikkeaa konsolidointivaluutasta, suojausratkaisuja kannattaa varmasti tutkia, koska ne auttavat käsittelemään konsernin sisäisiä transaktioita yksinkertaisemmin ja edistävät monivaluuttaisten rahavirtojen optimointia.