Un professionista del progetto di oggi vive in un mondo sempre più virtuale, con conseguente necessità di guidare progetti virtuali. La dinamica di un team remoto richiede ai project manager di comunicare con i propri team in modo diverso. In questo documento, introduciamo la situazione attuale e condividiamo le migliori pratiche e le strategie pratiche. Questi aiuteranno un leader del progetto a superare le barriere culturali, temporali e linguistiche e contribuiranno ad eliminare la distanza tra i team virtuali, sia i team all’interno di un’organizzazione, sia quelli inclusi liberi professionisti e partner di organizzazioni diverse.
Parole chiave: team virtuali, leadership virtuale
INTRODUZIONE
I team di progetto virtuali sono quelli in cui almeno un membro del team è remoto dagli altri. A causa di una combinazione di globalizzazione, outsourcing, l’uso delle persone più talentuose ovunque si trovino, lavoro flessibile e altro ancora, i progetti virtuali sono in aumento. Il project manager di oggi deve essere in grado di fornire progetti virtualmente, e questo documento mira ad aiutarli a farlo.
IL SONDAGGIO
In primo luogo consideriamo i risultati del sondaggio del Dr. Penny Pullan di professionisti di tutto il mondo, acquisendo una visione più profonda di ciò che rende il lavoro virtuale una sfida per molti oggi. Quindi, sulla base dei risultati, presentiamo i nostri suggerimenti combinati per le migliori pratiche e le strategie pratiche che il leader del progetto di oggi può applicare per far funzionare i propri progetti virtuali.
Quindi, tuffiamoci. Penny ha condotto un webinar sulla leadership virtuale con 205 professionisti del progetto nel luglio 2015 (Pullan, 2015) e ha ottenuto risposte alle sue domande iniziali su questo argomento. Ha poi aperto un sondaggio chiedendo domande più dettagliate, che si è svolta da luglio 2015 a febbraio 2016 con 168 partecipanti. Questi provenivano da 24 paesi, prevalentemente il Regno Unito con 66%, dove Penny ha sede. Altri paesi rappresentati sono Stati Uniti (10%), seguiti da Belgio, Italia, Germania, Australia, Svizzera e Finlandia, tutti intorno al 2%. La maggior parte dei partecipanti lavora per aziende multinazionali (60%), molti per grandi organizzazioni con più di 250 dipendenti (46%), anche se c’erano anche persone che rispondevano che provenivano da micro-imprese con dieci o meno dipendenti (18%). Poco più della metà erano membri di team virtuali e poco meno della metà guidavano il lavoro virtuale.
Ai partecipanti è stato chiesto di contrassegnare tutte le sfide del lavoro virtuale che hanno trovato applicate alla loro situazione e di commentare ciò che hanno personalmente trovato difficile quando lavorano virtualmente. “Coinvolgere i partecipanti remoti” si è distinto come la sfida principale, spuntata dal 76% degli intervistati.
Avanti sulla lista come sfide erano un gruppo di commenti, tutti valutati in modo simile:
- Perdere le dinamiche e le sfumature della conversazione (58%)
- Lavorare attraverso i fusi orari(56%)
- Lavorare attraverso culture diverse(56%)
- Costruire fiducia (55%)
Queste sono questioni chiave per i responsabili del progetto, soprattutto quando si tratta di dettagli minimi dei progetti.
Il raggruppamento successivo comprendeva:
- Monitoraggio del lavoro svolto (47%)
- Diversa comprensione di uno stesso termine o parola (44%)
- individuare e affrontare i conflitti (42%)
- non riesco a passare molto tempo con telecomando, quindi non li conosco e locale, i membri del team (42%)
- di Lavoro in diverse lingue (41%)
- Utilizzando la tecnologia (41%)
L’indagine ha poi chiesto quali erano le cose che ha fatto il team virtuali lavorare insieme in modo più produttivo. Le risposte erano in forma libera e la risposta più popolare di gran lunga era incontrarsi faccia a faccia, una volta all’inizio del progetto, una volta all’anno o più regolarmente. Altri suggerimenti comuni inclusi:
- regolari, comunicazioni chiare, senza lunghe lacune tra
- ruoli e responsabilità chiare
- l’uso di riunioni
- essere chiaro su come la squadra continuerà a lavorare insieme nelle riunioni, e in generale
- visione condivisa, i risultati, e il senso di scopo
- un team di cultura, con ogni persona ascoltato e in grado di chiedere aiuto da altri
- tempo per conoscersi e costruire un rapporto e la fiducia
- la comprensione di ogni membro del team di prospettive e di come si preferisce lavorare
- tecnologia dovrebbe essere facile da usare e la sfida
- l’utilizzo di video-audio solo
- uso diffuso di condivisione dello schermo tecnologia
- l’utilizzo di un repository comune a cui tutti possono accedere facilmente
è Interessante notare che, mentre alcune persone preferisce utilizzare il telefono, altri hanno preferito utilizzare la messaggistica istantanea. Forse queste persone provenivano da generazioni diverse? Oltre a questo punto, il feedback è stato molto coerente.
STRATEGIE PER IL SUCCESSO
Come abbiamo visto, i team di successo sono quelli in cui i membri sono impegnati e collaborano e si fidano l’uno dell’altro, lavorando insieme in modo efficace per raggiungere la visione e i risultati del loro team. I team virtuali consentono alle organizzazioni di utilizzare le persone migliori, con le competenze e i talenti appropriati, ovunque si trovino nel mondo. Molti team virtuali includono dipendenti di società partner in outsourcing e liberi professionisti (EFIP, 2013) (FUED, 2014). Tuttavia, costruire la fiducia e sviluppare la collaborazione a distanza e oltre i confini della cultura, della lingua, dell’organizzazione, dei fusi orari e delle generazioni può essere una vera sfida!
Certamente, la nostra tecnologia del 21 ° secolo può aiutare. e-mail, messaggistica istantanea, telefono e videoconferenza, la possibilità di condividere schermi tra loro, e software di collaborazione che supporta la comunicazione e fornisce archivi di informazioni, sono davvero utili. Tuttavia, anche con tutta questa tecnologia, la comunicazione è dura rispetto a un efficace team faccia a faccia, che può raggiungere l’un l’altro camminando verso le rispettive scrivanie. Troppo spesso, il feedback dei colleghi è lento e la comunicazione è difficile. Senza il feedback immediato del linguaggio del corpo, le persone hanno maggiori probabilità di interpretare erroneamente le informazioni, il che può portare a malintesi in un ambiente virtuale.
Esploriamo alcune best practice che aiuteranno i project manager a diventare leader virtuali efficaci.
ESEGUI RIUNIONI VIRTUALI EFFICACI FIN DALL’INIZIO
Le riunioni di team virtuali sono il nucleo di grandi team virtuali e le riunioni scarse influenzano davvero la produttività. Nel sondaggio, la sfida chiave per i project manager era coinvolgere i partecipanti remoti. Il contatto regolare tra colleghi remoti li aiuterà a sentirsi parte del team, ma riunioni efficaci e coinvolgenti richiedono di più.
I modi chiari di lavorare concordati all’inizio della riunione aiuteranno tutti a sapere come lavorare insieme in modo efficace. In genere, questi includono indicando il proprio nome quando si contribuisce e fare in modo che le persone mute se sono in un ambiente rumoroso, in modo che tutti i partecipanti possono sentire bene.
Un’altra strategia utile per le riunioni virtuali è quella di sondare le persone. Polling significa chiedere ai partecipanti a turno per i loro commenti. Penny fa questo un paio di volte nelle sue chiamate in conferenza di un’ora, spesso a circa venti minuti e quaranta minuti nella chiamata. Aiuta davvero a informare i propri partecipanti all’inizio della riunione virtuale che lo farai, poiché le persone hanno meno probabilità di controllare mentalmente e fare altre cose.
RALLENTARE PER ACCELERARE
Mentre si è tentati di correre in anticipo, rallentare dà project manager il tempo di capire che cosa è necessario, ciò che rende ogni membro del team tick, come funzionano le cose, e ciò che può aiutare il team di operare senza soluzione di continuità. E ‘ davvero utile prendere tempo in anticipo per costruire una carta di squadra come un gruppo e concordare come la squadra opererà insieme, evitando così molte insidie avanti. Una visione e obiettivi comuni, con obiettivi condivisi e uno scopo forte, aiuteranno i membri del team a trovare il loro posto e a lavorare insieme ai loro colleghi virtuali.
Rallentando in anticipo come questo in un ambiente virtuale, il team leader ha posto le basi per il team in ultima analisi, per passare a una consegna del progetto più efficace e veloce.
COMUNICARE PER COINVOLGERE IL TUO TEAM
I project manager hanno già familiarità con l’uso dei piani di comunicazione per le parti interessate sui loro progetti. Ha senso prendere la stessa cura nella pianificazione delle comunicazioni all’interno dei loro team virtuali. In base alle esigenze e alle preferenze individuali di ciascun membro del team, questo piano dovrebbe anche considerare come i membri del team interagiscono durante il corso del progetto. Dovrebbe riguardare anche la tecnologia, sia per le riunioni virtuali che per gli strumenti di collaborazione per condividere informazioni e archiviare documenti. Assicurarsi che la tecnologia soddisfi i requisiti del team ed sia facile da usare. Opzioni utili includono la possibilità di effettuare registrazioni in modo che le persone possano recuperare il ritardo se perdono le riunioni. Ricordati di ricevere input dal tuo team e di aggiornare il tuo piano man mano che il tuo progetto si sviluppa.
All’interno del tuo lavoro virtuale, aiuta a utilizzare più strategie per coinvolgere le persone. Usa storie, immagini e immagini dei volti dei membri del team per aiutare le persone a rimanere impegnate.
CREA CONNESSIONI INDIVIDUALI CON IL TUO TEAM
Parte delle tue comunicazioni con il tuo team includerà l’interazione one-to-one con i membri del team. Prenditi del tempo per ascoltare le preoccupazioni delle persone e aiutarle a superare i problemi che devono affrontare. Questo aiuterà le persone a impegnarsi con il vostro progetto e la priorità tra le molte attività di cui hanno bisogno per completare. Aiuta a costruire la fiducia, in entrambi i modi! A volte un tocco personale come una carta scritta a mano per dire “Grazie” può essere molto potente nel far sentire le persone apprezzate e parte della tua squadra.
USA VIDEO
Una sfida chiave per le persone nel sondaggio di Penny era “Perdere le dinamiche e le sfumature della conversazione.”Un modo per coinvolgere le persone e ottenere il maggior numero possibile di linguaggio del corpo e sfumature di conversazione è quello di utilizzare incontri faccia a faccia quando possibile. Questi non devono essere colocated ma possono essere raggiunti attraverso il video. Questo aiuta le persone a vedere cosa intendi e ti aiuta a raccogliere la maggior parte della comunicazione possibile.
TIENI GLI OCCHI E LE ORECCHIE APERTI PER IL CONFLITTO
Il conflitto sembra essere più probabile nei team virtuali rispetto ai team colocalizzati, spesso a causa di un più ampio mix multiculturale e separazione geografica (Lui et al., 2008) (Mortensen & Hinds, 2001). In squadre colocated, è più facile vedere un conflitto emergente e di avere una chiacchierata con le persone coinvolte per risolvere i problemi. In un team remoto, a meno che il project manager non sia attento ai conflitti, è probabile che cresca inosservato e causi problemi! Mentre può essere tentati di ignorare il conflitto e fingere che non stia accadendo, il conflitto virtuale ha bisogno di una pronta attenzione, senza la quale crescerà fuori controllo.
SAPERE COSA SI DESIDERA QUANDO SI RECLUTANO MEMBRI DEL TEAM VIRTUALI SIA ALL’INTERNO CHE ALL’ESTERNO DELLA PROPRIA ORGANIZZAZIONE
I project manager virtuali possono essere in grado di reclutare membri del team da tutto il mondo, portando in outsider così come le risorse interne. Per essere in grado di selezionare la persona giusta per il ruolo, i project manager oi loro colleghi HR devono avere una buona conoscenza, esperienza e caratteristiche personali necessarie per il loro team, nonché le competenze specifiche necessarie. Guardare fuori per le persone che saranno in grado di comunicare bene attraverso le culture e sarà flessibile per lavorare attraverso fusi orari, se avete bisogno di questo. Può essere una buona idea avere alcune riserve disponibili troppo, per coprire i rischi in anticipo.
RICORDA DI SVILUPPARE I MEMBRI DEL TUO TEAM
Per progetti di successo, ha senso aiutare i membri del tuo team a sviluppare le loro abilità per il futuro e per il tuo progetto. Conoscere le loro capacità attuali e il loro potenziale e cercare di aiutarli a realizzare e applicare i loro talenti.
IN SINTESI
In questo documento, avete sentito le opinioni di un gran numero di project manager e le nostre idee di strategie pratiche per le cose da fare e da non fare dei team virtuali. Vi auguriamo tutto il meglio in futuro, che conterrà un numero crescente di team virtuali. Ci auguriamo che sarete in grado di mettere in pratica le nostre idee per aiutarvi a ottenere le persone giuste nei vostri team virtuali e di lavorare in modo efficace insieme.
INFORMAZIONI SUGLI AUTORI
Penny Pullan, PhD, PMP, director of Making Projects Work Ltd, aiuta le persone in tutti i settori che sono alle prese con progetti difficili (requisiti rischiosi, ambigui, team virtuali e stakeholder disimpegnati). Il libro di Penny sulla leadership virtuale esce quest’anno. Altri libri si concentrano su come facilitare il rischio, l’analisi aziendale e la leadership. Le sue sessioni congressuali sono impegnative e divertenti, e spera che un po ‘ di ciò si presenti ai lettori di questo articolo.
Evi Prokopi, MA, è un certified workplace assessor, è specializzata nella gestione delle risorse umane di progetto per aziende Fortune 100, e lavora come consulente di gestione del programma per Palo Alto Networks, un project management diploma assessor per Paradigma Solutions, e un project management trainer per Lloyd’s Register. Viaggia molto e lavora con persone provenienti da quasi tutti i continenti, rendendola un’esperta multiculturale.
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Forum Europeo di Professionisti Indipendenti (EFIP). (2013). Lavoro futuro: l’ascesa dei professionisti indipendenti europei (IPROS). Estratto da http://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
Freelancers Union & Elance-Desk. (2014). Un sondaggio nazionale della nuova forza lavoro e freelance in America. Estratto da http://fu-web-storage-prod.s3.amazonaws.com/content/filer_public/c2/06/c2065a8a-7f00-46db-915a-2122965df7d9/fu_freelancinginamericareport_v3-rgb.pdf
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