nykypäivän projektiammattilainen elää yhä virtuaalisemmassa maailmassa, mikä johtaa tarpeeseen johtaa virtuaaliprojekteja. Etätiimin dynamiikka edellyttää, että projektipäälliköt kommunikoivat tiimiensä kanssa eri tavalla. Tässä asiakirjassa esittelemme nykytilanteen ja jaamme parhaita käytäntöjä ja käytännön strategioita. Nämä auttavat hankkeen johtajaa ylittämään kulttuuri -, aika-ja kielimuurit ja auttavat poistamaan etäisyyden virtuaalitiimeihin, organisaatioon kuuluviin tiimeihin sekä eri organisaatioiden freelancereihin ja yhteistyökumppaneihin.
Asiasanat: virtuaalitiimit, virtuaalijohtaminen
johdanto
Virtuaaliprojektitiimit ovat sellaisia, joissa vähintään yksi tiimin jäsen on etäällä muista. Globalisaation, ulkoistamisen, lahjakkaimpien ihmisten käytön kaikkialla, joustavan työskentelyn ja muiden, ansiosta virtuaaliprojektit ovat kasvussa. Tämän päivän projektipäällikön on pystyttävä toteuttamaan hankkeita virtuaalisesti, ja tämän paperin tarkoituksena on auttaa niitä siinä.
tutkimus
ensin tarkastelemme tohtori Penny Pullanin tutkimuksen tuloksia, jotka koskivat ammattilaisia eri puolilta maailmaa. Tulosten perusteella esitämme yhdistetyt ehdotuksemme parhaista käytännöistä ja käytännön strategioista, joita tämän päivän hankkeen vetäjä voi soveltaa virtuaaliprojekteihinsa.
joten sukelletaan. Penny järjesti virtuaalijohtamista käsittelevän webinaarin 205 projektiammattilaisen kanssa heinäkuussa 2015 (Pullan, 2015) ja sai vastauksia alkukysymyksiinsä aiheesta. Tämän jälkeen hän avasi tarkempia kysymyksiä esittävän kyselyn, joka kesti heinäkuusta 2015 helmikuuhun 2016 ja johon osallistui 168 henkilöä. Nämä tulivat 24 maasta, pääasiassa Yhdistyneestä kuningaskunnasta, jossa Pennyn kotipaikka on 66 prosenttia. Muita edustettuja maita olivat Yhdysvallat (10%), seuraavina Belgia, italia, saksa, Australia, Sveitsi ja suomi, kaikki noin 2%. Suurin osa osallistujista työskentelee monikansallisille yrityksille (60%), monet suurille organisaatioille, joissa on yli 250 työntekijää (46%), vaikka vastaajia oli myös mikroyrityksistä, joissa on vähintään kymmenen työntekijää (18%). Hieman yli puolet oli virtuaalitiimien jäseniä ja hieman alle puolet johti virtuaalityötä.
osallistujia pyydettiin merkitsemään kaikki virtuaalityön haasteet, jotka heidän mielestään soveltuivat heidän tilanteeseensa, ja kommentoimaan niitä asioita, joita he itse kokivat hankaliksi virtuaalityössä. ”Etäosallistujien sitouttaminen” erottui tärkeimmäksi haasteeksi, jonka valitsi 76% kyselyyn vastanneista.
seuraavana listalla haasteina oli joukko kommentteja, jotka kaikki arvioitiin samalla tavalla:
- keskustelun dynamiikasta ja vivahteista puuttuu (58%)
- työskentely aikavyöhykkeillä (56%)
- työskentely eri kulttuureissa (56%)
- luottamuksen rakentaminen (55%)
nämä ovat avainasioita hankkeiden vetäjille erityisesti silloin, kun käsitellään hankkeiden pieniä yksityiskohtia.
seuraavaan ryhmään kuuluivat:
- tehty Seurantatyö (47%)
- eri käsitys samasta termistä tai sanasta (44%)
- konfliktien havaitseminen ja käsittely(42%)
- en saa viettää paljon aikaa etäihmisten kanssa, joten en tunne heitä yhtä hyvin kuin paikallisia tiimiläisiä.(42%)
- työskentely eri kielillä (41%)
- tekniikan käyttö(41%)
kyselyssä sitten kysyttiin, mitkä asiat ovat saaneet virtuaalitiimit toimimaan yhdessä tuottavammin. Vastaukset olivat vapaamuotoisia ja ylivoimaisesti suosituin vastaus oli tavata kasvotusten, joko kerran projektin alussa, kerran vuodessa tai säännöllisemmin. Muita yleisiä ehdotuksia olivat:
- säännöllinen, selkeä viestintä, ilman pitkiä kuiluja
- selkeät roolit ja vastuut
- kokousten esityslistojen käyttö
- on selvää siitä, miten tiimi toimii yhdessä kokouksissa, ja yleinen
- yhteinen näkemys, tulokset ja tarkoitusperä
- avoin tiimikulttuuri, jossa jokainen kuunteli jotta ja voivat pyytää apua muilta
- aika tutustua toisiin ja luoda suhteita ja luottamusta
- ymmärtää kunkin tiimin jäsenen näkökulmia ja sitä, miten he haluavat työskennellä
- teknologian tulisi olla helppo käyttää ja haasteeseen
- videon käyttö pelkän äänen yli
- näytön jakamistekniikan laaja käyttö
- yhteisen arkiston käyttö, johon kaikki voivat helposti
mielenkiintoista, kun taas jotkut suosivat puhelimen käyttöä, toiset pikaviestintä. Ehkä nämä ihmiset olivat eri sukupolvista? Muuten palaute oli hyvin johdonmukaista.
MENESTYSSTRATEGIAT
kuten olemme nähneet, menestyviä tiimejä ovat ne, joissa jäsenet ovat sitoutuneita, ja he tekevät yhteistyötä ja luottavat toisiinsa, työskennellen yhdessä tehokkaasti saavuttaakseen tiiminsä vision ja tulokset. Virtuaalitiimit antavat organisaatioille mahdollisuuden käyttää parhaita ihmisiä, joilla on asianmukaiset taidot ja kyvyt, sijaitsivat he missä päin maailmaa tahansa. Monissa virtuaalitiimeissä on mukana ulkoistettujen kumppaniyritysten työntekijöitä ja freelancereita (EFIP, 2013) (FUED, 2014). Luottamuksen rakentaminen ja yhteistyön kehittäminen etänä ja yli kulttuurin, kielen, organisaation, aikavyöhykkeiden ja sukupolvien rajojen voi kuitenkin olla melkoinen haaste!
Toki 2000-luvun teknologiamme voi auttaa. sähköposti, pikaviestintä, puhelin-ja videoneuvottelu, kyky jakaa näyttöjä keskenään ja yhteistyöohjelmisto, joka tukee viestintää ja tarjoaa tietovarastoja, ovat todella hyödyllisiä. Kaikesta tästä teknologiastakin huolimatta kommunikointi on rankkaa verrattuna tehokkaaseen kasvokkaiseen tiimiin, joka voi saada toisensa kiinni kävelemällä toistensa pulpeteille. Liian usein palaute kollegoilta on hidasta ja kommunikointi vaikeaa. Ilman elekielen välitöntä palautetta ihmiset todennäköisemmin tulkitsevat tietoja väärin, mikä voi johtaa väärinymmärryksiin virtuaaliympäristössä.
tutustutaan parhaisiin käytäntöihin, joiden avulla projektipäälliköistä tulee tehokkaita virtuaalijohtajia.
tehokkaiden VIRTUAALITAPAAMISTEN suorittaminen alusta asti
Virtuaalitapaamiset ovat suurten virtuaalitiimien ydin ja huonot kokoukset vaikuttavat todella tuottavuuteen. Kyselyssä projektipäälliköiden keskeisenä haasteena oli etäosallistujien sitouttaminen. Säännöllinen yhteydenpito etätovereiden välillä auttaa heitä tuntemaan itsensä osaksi tiimiä, mutta tehokkaita, mukaansatempaavia tapaamisia tarvitaan enemmän.
kokouksen alussa sovitut selkeät toimintatavat auttavat kaikkia osaamaan toimia tehokkaasti yhdessä. Tyypillisesti näitä ovat nimesi ilmoittaminen, kun osallistut ja varmista, että ihmiset mykistävät, jos he ovat meluisassa ympäristössä, jotta kaikki läsnäolijat voivat kuulla hyvin.
toinen hyödyllinen virtuaalitapaamisten strategia on ihmisten kyselytutkimus. Gallupit tarkoittavat sitä, että osallistujilta kysytään vuorollaan heidän kommenttejaan. Penny tekee tämän pari kertaa hänen tunnin puhelinkonferenssi puhelut, usein noin kaksikymmentä minuuttia ja neljäkymmentä minuuttia puhelun. Se todella auttaa ilmoittamaan omille osallistujille alussa virtuaalisen kokouksen, että teet tämän, koska sitten ihmiset ovat paljon vähemmän todennäköisesti henkisesti tarkistaa ja tehdä muita asioita.
hidasta vauhtia
vaikka on houkuttelevaa ajaa kilpaa eteenpäin, hidastaminen antaa projektipäälliköille aikaa ymmärtää, mitä tarvitaan, mikä saa jokaisen tiimin jäsenen toimimaan, miten asiat toimivat ja mikä voi auttaa tiimiä toimimaan saumattomasti. On todella hyödyllistä ottaa aikaa etukäteen rakentaa joukkueen charter ryhmänä ja sopia, miten joukkue toimii yhdessä, jolloin vältetään monia sudenkuoppia edessä. Yhteinen visio ja tavoitteet, joilla on yhteiset tavoitteet ja vahva päämäärä, auttavat tiimin jäseniä löytämään paikkansa ja työskentelemään yhdessä virtuaalisten kollegoidensa kanssa.
hidastamalla kulissia näin virtuaaliympäristössä, tiiminjohtaja on luonut perustan sille, että tiimi voi lopulta siirtyä tehokkaampaan ja nopeampaan projektitoimitukseen.
kommunikoi tiimisi kanssa
projektipäälliköt tuntevat jo sidosryhmien viestintäsuunnitelmien käytön hankkeissaan. On järkevää ottaa niin paljon huolellisuutta viestinnän suunnittelussa heidän virtuaalitiimeissään. Jokaisen tiimin jäsenen yksilöllisten tarpeiden ja mieltymysten perusteella tässä suunnitelmassa olisi myös pohdittava, miten tiimin jäsenet ovat vuorovaikutuksessa projektin aikana. Sen pitäisi kattaa myös teknologia sekä virtuaalisia kokouksia varten että yhteistyövälineet tietojen jakamiseksi ja asiakirjojen tallentamiseksi. Varmista, että teknologia täyttää tiimin vaatimukset ja on helppokäyttöinen. Hyödyllisiä vaihtoehtoja ovat mahdollisuus tehdä tallenteita, jotta ihmiset voivat kiinni, jos he myöhästyvät kokouksista. Muista saada palautetta tiimiltäsi ja päivittää suunnitelmasi projektin kehittyessä.
virtuaalityössäsi se auttaa käyttämään useita strategioita ihmisten sitouttamiseksi. Käytä tarinoita, visuaalisia kuvia ja kuvia tiimin jäsenten kasvoista auttaaksesi ihmisiä pysymään sitoutuneina.
rakenna yksilölliset yhteydet tiimiisi
osa viestinnästäsi tiimisi kanssa sisältää kahdenkeskistä vuorovaikutusta tiimin jäsenten kanssa. Varaa aikaa kuunnellaksesi ihmisten huolia ja auttaaksesi heitä voittamaan kohtaamansa ongelmat. Tämä auttaa ihmisiä sitoutumaan projektiin ja priorisoimaan sen monien tehtävien joukossa, jotka heidän on suoritettava. Se auttaa rakentamaan luottamusta, molempiin suuntiin! Joskus henkilökohtainen kosketus, kuten käsin kirjoitettu kortti, jossa sanotaan ”kiitos”, voi olla hyvin voimakas saamaan ihmiset tuntemaan itsensä arvostetuiksi ja osaksi tiimiäsi.
käytä videota
keskeinen haaste ihmisille Pennyn kyselyssä oli ”keskustelun dynamiikan ja nyanssien Missing out.”Yksi tapa sitouttaa ihmisiä ja saada mahdollisimman paljon kehonkieltä ja keskustelun vivahteita on käyttää kasvokkaisia tapaamisia aina, kun se on mahdollista. Näitä ei tarvitse colocated, mutta voidaan saavuttaa videon kautta. Tämä auttaa ihmisiä ymmärtämään, mitä tarkoitat, ja auttaa sinua poimia niin paljon viestintää kuin voit.
Pidä silmät ja korvat auki konflikteille
konflikti näyttää todennäköisemmältä virtuaalisissa joukkueissa kuin yhteistyöryhmissä, usein johtuen laajemmasta monikulttuurisesta yhdistelmästä ja maantieteellisestä erillisyydestä (Lui et al., 2008) (Mortensen & Hinds, 2001). Yhteisissä tiimeissä on helpompi nähdä konfliktin syntyvän ja keskustella asianosaisten kanssa ongelmien ratkaisemiseksi. Etätiimissä, ellei projektipäällikkö Ole valpas konfliktien suhteen, se todennäköisesti kasvaa huomaamatta ja aiheuttaa ongelmia! Vaikka se voi olla houkuttelevaa sivuuttaa konflikti ja teeskennellä, että se ei tapahdu, virtuaalinen konflikti tarvitsee nopeaa huomiota, jota ilman se kasvaa hallitsemattomasti.
tiedä mitä haluat REKRYTOIDESSASI VIRTUAALITIIMIN jäseniä sekä organisaatiosi sisällä että sen ulkopuolella
Virtuaaliprojektin vetäjät voivat ehkä rekrytoida tiimiin jäseniä ympäri maailmaa, tuoden mukaan ulkopuolisia sekä sisäisiä resursseja. Jotta projektipäälliköt tai heidän HENKILÖSTÖKOLLEGANSA voisivat valita tehtävään oikean henkilön, heillä on oltava hyvä käsitys tiiminsä tarvitsemasta tiedosta, kokemuksesta ja henkilökohtaisista ominaisuuksista sekä tarvittavista erityistaidoista. Varo ihmisiä, jotka pystyvät kommunikoimaan hyvin eri kulttuureissa ja ovat joustavia työskentelemään yli aikavyöhykkeiden, jos tarvitset tätä. Voi olla hyvä ajatus, että on olemassa myös joitakin varauksia, jotka kattavat edessä olevat riskit.
muista kehittää tiimisi jäseniä
onnistuneita projekteja varten, on järkevää auttaa tiimiläisiä kehittämään taitojaan tulevaisuutta sekä omaa projektia varten. Tunne heidän nykyiset taitonsa ja potentiaalinsa ja pyri auttamaan heitä toteuttamaan ja soveltamaan kykyjään.
yhteenvedossa
tässä asiakirjassa olette kuulleet lukuisten projektipäälliköiden näkemyksiä ja ideoitamme käytännön strategioista virtuaalitiimien käskyjä ja kieltoja varten. Toivotamme teille kaikkea hyvää tulevaisuudessa, joka sisältää yhä useamman virtuaalitiimin. Toivomme, että pystyt toteuttamaan ideoitamme käytännössä auttaaksesi sinua saamaan oikeat ihmiset virtuaalitiimeihisi ja työskentelemään tehokkaasti yhdessä.
tekijöistä
Penny Pullan, PMP, johtaja Making Projects Work Ltd, auttaa ihmisiä eri toimialoilla, jotka painiskelevat hankalissa projekteissa (riskialttiit, monitulkintaiset vaatimukset, virtuaalitiimit ja irralliset sidosryhmät). Pennyn kirja virtuaalijohtamisesta ilmestyy tänä vuonna. Muut kirjat keskittyvät riskien helpottamiseen, liiketoiminta-analyysiin ja johtamiseen. Hänen kongressin istunnot ovat haastavia ja hauskoja, ja hän toivoo, että vähän, että tulee vastaan lukijoille tämän lehden.
Evi Prokopi, MA, on sertifioitu työympäristön arvioija, erikoistunut Fortune 100-yritysten projektihenkilöjohtamiseen, työskentelee Palo Alto Networksin Ohjelmahallinnan konsulttina, Paradigma Solutions-yhtiön projektinhallintadiplomina ja Lloyd ’ s Registerin projektinhallinnan kouluttajana. Hän matkustaa paljon ja työskentelee ihmisten kanssa lähes joka mantereelta, mikä tekee hänestä monikulttuurisuuden asiantuntijan.
OTA MEIHIN YHTEYTTÄ!
 |
Penny Pullan Evi Prokopi |
| |  @pennypullan |
| |
Making Projects Work |
| |
Penelope Pullan Evi Prokopi |
European Forum of Independent Professionals (EFIP). (2013). Tulevaisuuden työ: Euroopan riippumattomien ammattilaisten nousu (IPROS). Haettu http://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
Freelancers Union & Elance-Desk. (2014). National survey of the new workforce and freelancing in America. Viitattu 5.2.2008. (englanniksi) http://fu-web-storage-prod.s3.amazonaws.com/content/filer_public/c2/06/c2065a8a-7f00-46db-915a-2122965df7d9/fu_freelancinginamericareport_v3-rgb.pdf
Liu, Y., Luo, M., & Wei, X. (2008). Kulttuurisen monimuotoisuuden, konfliktien ja konfliktien hallinnan vaikutukset suorituskykyyn maailmanlaajuisissa virtuaalitiimeissä. 4th IEEE International Conference on Wireless Communications, Networking and Mobile Computing, Dalian, Kiina.
Mortensen, M., & Hinds, P. (2001). Konflikti ja jaettu identiteetti maantieteellisesti jakautuneissa joukkueissa. International Journal of Conflict Management, 12(3), 212-238.
Project Management Institute. (2013). A guide to the project management body of knowledge (PMBOK® guide) – viides painos. Newtown Square, PA: kirjailija.
Pullan, P. (2015). Johtava virtuaaliprojektityö. Retrieved from https://www.apm.org.uk/news/webinar-recording-penny-pullan-talks-through-leading-virtual-projects Princes Risborough, Bucks, England: Association for Project Management.
Pullan, P (2016) Virtual Leadership: Practical Strategies for Getting the Best Out of Virtual Work and Virtual Teams. Lontoo: Kogan Page