overheidsopdrachten hebben nooit een hoger profiel gehad. Door het realiseren van de besparingen die kunnen worden bereikt door goed uitgevoerde inkoopoefeningen is het belang van aanbestedingsstrategie toegenomen.
deze blog geeft een leidraad voor de aanbestedingscyclus en bespreekt enkele van de belangrijkste overwegingen die in elke fase moeten worden gemaakt.
kennismaken met aanbestedingen
inzicht krijgen in de regels is een vereiste bij aanbestedingen.
kopers en leveranciers moeten inzicht hebben in de structuur van het aanbestedingsproces, de vereiste minimumtermijnen, de procedures die deze termijnen regelen, de processen die daarbij horen, met inbegrip van raamovereenkomsten, selectie-en gunningscriteria, het evaluatieproces en het standstill-proces.
zonder inzicht in deze problemen, en nog veel meer, is het risico op fouten te hoog en is falen een duidelijke mogelijkheid.
de aanbestedingscyclus helpt kopers om het proces te begrijpen en splitst het aanbestedingsproces in 13 secties.
Wat is een aanbestedingscyclus?
de aanbestedingscyclus is een belangrijk onderdeel van het aanbestedingsproces.
in de aanbestedingscyclus worden de stappen beschreven die kopers in de loop van elke aanbestedingsprocedure moeten nemen.
The CIPS Procurement and Supply Cycle
deze blog zal u door de stappen van de aanbestedingscyclus leiden.
de inkoop-en Aanbodcyclus van het CIPS is het cyclische proces van belangrijke stappen voor de aankoop van goederen of diensten.
de cyclus omvat 13 fasen:
- Definiëren Behoeften van de Business en het Ontwikkelen van Specificatie
- marktanalyse en de Make or Buy-Beslissing
- het Ontwikkelen van de Strategie en het Plan
- Pre-Markt van Overheidsopdrachten Testen
- Ontwikkeling-Documentatie en Gedetailleerde Specificatie
- de Keuze van een Leverancier om Deel te nemen in de Aanbesteding
- Probleem aanbestedingsdocumenten
- Bod en Teder Evaluatie en Validatie
- Gunning en Uitvoering
- Magazijn, Logistiek en Ontvangst
- Contract Prestaties en Verbetering
- Supplier Relationship Management
- Actief Management
definieer bedrijfsbehoeften en ontwikkel specificatie
Allereerst moet een organisatie haar aanbestedingsbehoeften begrijpen en definiëren. Dit kan worden gedaan door samen te werken met stakeholders in uw hele organisatie, en dit onderzoek zal de creatie van een high-level specificatie ondersteunen. De betrokkenheid van belanghebbenden in deze eerste fase betekent dat zij meer geneigd zijn het veranderingsproces te ondersteunen wanneer een buy-in van belanghebbenden vereist is.
marktanalyse en besluit tot het maken of kopen
de tweede fase van de aanbestedingscyclus vereist marktanalyse. Het uitvoeren van deze analyse zal uw organisatie helpen om de beschikbare marktopties te beoordelen.
als onderdeel van dit onderzoek moet uw organisatie zich richten op uitgaven, huidige positionering en de dynamiek van de markt. Dit zal uw organisatie helpen om potentiële leveranciers en de mate van voltooiing te identificeren.
het zal ook steun verlenen aan beslissingen over aankoop en outsourcing ten opzichte van interne voorzieningen.
strategie en planning
zodra u uw zakelijke behoeften hebt gedefinieerd, kunt u de inkoopstrategie van uw organisatie ontwikkelen.
uw strategie moet rekening houden met de mogelijke impact van de externe omgeving. CIPS geeft hiervan een voorbeeld op hun website en merkt op dat:
“het uitvoeren van een openbare aanbesteding is een goed idee als er concurrentie is en u goed gepositioneerd bent om de markt te benutten.
ontwikkeling van de concurrentie op de markt of invoering van deze interne markt kan een betere strategie zijn als u afhankelijk bent van één enkele bevoorradingsbron”
indien u besluit een openbare aanbesteding uit te voeren, zult u ook moeten beginnen te overwegen welke aanbestedingsroute u wilt gebruiken. Zal de waarde van de goederen/werken/diensten die u van plan bent aan te schaffen, vereisen dat u een hoogwaardige aanbestedingsroute volgt, die in het OJEU wordt gepubliceerd (tot eind 2020 en daarna een aanbesteding vindt)? Zo ja, welke gunningsprocedure is waarschijnlijk het meest geschikt voor uw aanbesteding?
Pre-Procurement
de pre-procurementfase moet markttests en betrokkenheid omvatten. Een markttest zal uw organisatie helpen om te meten of het het juiste moment is om naar de markt te gaan. Tot de factoren die in dit stadium in aanmerking moeten worden genomen, behoren de activiteiten van de concurrenten op het gebied van gewascycli, nieuwe wetgeving en het einde van het boekjaar van de leveranciers.
het ontwikkelen van aanbestedingsdocumentatie
ongeacht de waarde van de aanbesteding, moet u aanbestedingsdocumentatie ontwikkelen waarin potentiële leveranciers worden geïnformeerd over de aanbesteding, wat u wilt kopen, de voorwaarden waaraan zij moeten voldoen om in aanmerking te worden genomen en de criteria die u, de koper, zowel in de selectie-als in de gunningsfase zult gebruiken. Dit moet worden voorbereid voordat u de aankondiging van de opdracht uitbrengt.
bij de ontwikkeling van aanbestedingsdocumenten is het van essentieel belang dat de leveranciers een gedetailleerde uitsplitsing krijgen van de benodigde hoeveelheden goederen of diensten, de Overeenkomst inzake dienstverleningsniveau en de Voorwaarden. Uw belangrijkste stakeholders moeten deel uitmaken van deze fase.
dit zal deel uitmaken van een gedetailleerde specificatie, die over de hele linie consistentie garandeert (bv. prijsstelling, productkwaliteit, operationele functionaliteit). De specificaties de eerste keer goed krijgen vermindert het risico om opnieuw te moeten inschrijven. Deze specificatie zal deel uitmaken van de aanbestedingsdocumenten voor leveranciers.
selectie van Leveranciers
in dit stadium moet uw organisatie klaar zijn om een aankondiging van een opdracht te publiceren, hetzij via het OJEU, hetzij, indien de waarde van de opdracht onder de ojeu-drempels ligt, via een van de nationale portalen, zoals Contracts Finder (Engeland) of Public Contracts Scotland. Deze aankondiging van de opdracht moet het formaat hebben dat vereist is voor de door u gekozen gunningsprocedure voor het OJEU of voor het portaal waarop u publiceert. Het bevat op zijn minst de contactgegevens van de koper, informatie over de toegang tot de aanbestedingsdocumenten, een korte beschrijving en een uiterste datum voor reacties.
als u een niet-OJEU-aanbesteding uitvoert, kunt u met uw aankondiging van opdracht, samen met uw aanbestedingsdocumenten, leveranciers een reeks vragen stellen. Als u gebruik maakt van de niet-openbare procedure van het OJEU, gebruikt u de Standaardselectievragenlijst of het European Standard Procurement Document (Schotland) om de capaciteit van de leveranciers, het aanbod, de financiële draagkracht enz.te beoordelen. De SQ wordt vervolgens beoordeeld aan de hand van een vooraf overeengekomen selectiecriteria, waarmee u kunt bepalen of een leverancier op de shortlist moet staan en een uitnodiging tot inschrijving moet ontvangen.
Uitgiftedocumenten
indien u gebruik maakt van een procedure in twee fasen, zoals de niet-openbare procedure van het Publikatieblad of de procedure van gunning via onderhandelingen, moet u, zodra u de geschikte leveranciers hebt geselecteerd die voor de aanbesteding in aanmerking komen, formele documenten (bijvoorbeeld een uitnodiging tot inschrijving) toezenden. Als u een één-fase-proces, zoals het PUBLICATIEBLAD openbare Procedure, de VIERKANTE of ESPD samen met alle andere aanbestedingsdocumenten is uitgegeven in eerste instantie en alle leveranciers dienen een volledige inschrijving
Samen met deze documenten, een gedetailleerde specificatie, een document met zakelijke vereisten en duidelijke termijnen dienen te worden gezonden.
beoordeling en validatie van offertes en offertes
het is tijd voor beoordeling van offertes aan de hand van vooraf gedefinieerde criteria die deel uitmaakten van uw aanbestedingsdocumentatie, zodat leveranciers zich bewust zijn van de criteria waaraan zij proberen te voldoen.
de evaluatie van aanbestedingen moet gestructureerd, gedisciplineerd en transparant zijn.
in deze fase is het gebruikelijk dat de inkooporganisatie kredietcontroles, bezoeken ter plaatse, productbemonstering of proeven uitvoert.
een inkoopteam moet in dit stadium proberen volledig in contact te komen met hun leveranciers en er tegelijkertijd voor zorgen dat zij te allen tijde aan de aanbestedingsvoorschriften voldoen. Dit kan echter moeilijk zijn en het is geen gemakkelijke taak om alle aanbestedingen effectief te beheren.
Tender management software stelt teams in staat belangrijke informatie gedurende het gehele aanbestedingsproces op te slaan en met elkaar te delen.
Gunning en uitvoering van de opdracht
zodra u uw preferred supplier hebt geselecteerd, kunt u de opdracht gunnen.
het verstrekken van gunningscriteria stelt beide partijen in staat hun verplichtingen te begrijpen, waardoor contractuele risico ‘ s tot een minimum worden beperkt.
magazijn, logistiek en ontvangst
in dit stadium moet rekening worden gehouden met het magazijn; dit kan onder meer omvatten::
- productcodering en-classificatie
- ruimte, lay-out en rekken.
- frequentie van levering.
uitvoering en verbetering van de opdracht
openbare organisaties hebben de verantwoordelijkheid om effectief aan te schaffen en de maximale waarde van elk door hen gegund contract te verhogen.
alle contracten moeten overeengekomen KPI ‘ s bevatten – die moeten worden gecontroleerd door middel van evaluaties. Bij een contractherziening moet worden besproken hoe de relatie werkt en moeten eventuele conflicten worden opgelost.
Contractbeheersoftware kan kopers ondersteunen bij het volgen van prestaties en het stimuleren van verbeteringen.
dit soort software kan worden gebruikt via elk aspect van contractbeheer na toekenning, zodat u de prestaties van de leverancier kunt controleren, value tracking kunt uitvoeren, contractvariaties kunt maken en weet wanneer u van plan moet zijn om opnieuw te solliciteren – en nog veel meer.
het hebben van het juiste contractbeheersysteem zal uw leven een stuk gemakkelijker maken omdat er veel voordelen zijn van deze eprocurmentstrategie, waaronder:
- > Evaluatie van de prestatie gedurende het contract het toelaat maatregelen te worden genomen om de prestaties te verhogen en de doeltreffendheid van het contract
- de Beslissingen die op de juiste tijd, dat beperkt de mogelijke risico ’s die in de toekomst
- De leverancier is coöperatief en inspelen op de behoeften van de organisatie
- De levering van de diensten is die bevredigend is voor beide partijen
- Er zijn geen contractuele geschillen of verrassingen
Delta’ s de uitvoering van een Opdracht tool kan de gebruiker het creëren, beheren/bewaken en registreren van een op maat gemaakt prestatiebewakingsplan voor elk contract en elke leverancier/contractant.
de gebruiker kan voor elk actief contract een duidelijk en meetbaar Contractprestatieprogramma uitvoeren met behulp van een eenvoudig te begrijpen Key Performance Indicator (KPI) builder en een bijbehorende plan – /herinnerings – /evaluatiemethodologie.
- ondersteunende documenten kunnen bij KPI ‘ s worden gevoegd.
- Contractprestaties omvatten volledige exportfunctionaliteit.
Supplier Relationship Management
Supplier relationship management omvat strategisch beheer van alle interacties met leveranciers om de waarde van die interacties te maximaliseren. Het betekent het creëren van nauwere, meer collaboratieve relaties om waarde te realiseren.
Supplier relationship management software kan de processen van uw organisatie disciplineren en uw medewerkers helpen bij het strategisch plannen en beheren van interacties met leveranciers.
Delta ‘ s Supplier Management module biedt een eenvoudige Leverancier/vendor management service die leverancier naar één centrale hub brengt waar zij hun gegevens registreren, opslaan en beheren en waartoe kopers direct toegang hebben. De lijst gebouw functies bieden kopers met de mogelijkheid om lijsten van leveranciers te creëren en te beheren.
- Maak een onbeperkt aantal categorie – / leverancierslijsten
- mogelijkheid om framework-lijsten op te slaan en te beheren
- mogelijkheid om open-en sluitdata en-tijden in te stellen volgens deadlines
- Real-time gegevensweergave: leveranciersprofielen binnen de lijsten worden automatisch bijgewerkt als een leverancier een update uitvoert
- en de eis van tijdrovend onderhoud van leveranciersinformatie en papieropslag
Asset Management
verwijdert. Organisaties moeten ook nadenken over wat de volgende keer verbeterd en geïntegreerd kan worden.
Dit is waar we het einde van de cyclus bereiken-dat brengt ons terug naar het begin!
belangrijk
Bij het maken van beslissingen tijdens de cyclus, PCI ‘ s adviseert dat moet het volgende worden overwogen:
- Procurement Systemen & Technologie
- Stakeholder engagement
- Duurzaamheid/ MVO / Ethiek/ Beveiliging
- risicobeoordeling / Mitigatie
- Continue verbetering
- Mensen & vaardigheden
- Innovatie –
verkennen We enkele van de belangrijkste overwegingen in detail beschreven.
aanbestedingssystemen & technologie
de eis dat alle communicatie rond overheidsopdrachten vanaf oktober 2018 elektronisch moet zijn, betekent dat eprocurementsoftware en tender managementsystemen steeds meer verweven raken in commerciële eprocurementoplossingen.EProcurement heeft sinds het begin van de jaren tachtig een lange weg afgelegd. dankzij de uitvinding van Electronic Data interchange (Edi) konden bestanden en documenten worden gedeeld tussen de openbare en de particuliere sector, wat in die tijd revolutionair was.
tegenwoordig heeft de technologie de publieke sector in staat gesteld efficiënter te kopen met behulp van op maat gemaakte software. Kopers maken gebruik van Tender Management-of e-tendersystemen met indieningsmechanismen die kopers en leveranciers in staat stellen de inschrijvingsdocumentatie te beoordelen en te herzien, samen met alle vragen en antwoorden die zijn ingediend in verband met het bod.Het gebruik van elektronische communicatie verwijdert onnodige handmatige processen en helpt inkooporganisaties om de responstijden te versnellen en duidelijkere communicatielijnen met hun leveranciers tot stand te brengen.
bovendien betekent het overstappen naar een eProcurement-oplossing dat uw organisatie een lichtere impact op het milieu zal hebben, aangezien er geen vereisten zijn voor afdrukken en posten. Naast het feit dat het duurzamer is, zal uw organisatie bezuinigen, waardoor eTendering software een uitstekende investering is.Klanten van Delta eSourcing hebben toegang tot geavanceerde technologie die de effectiviteit van de strategie van elke koper kan veranderen. Elke fase van het aanbestedingsproces, van de eerste aankondiging van de opdracht tot de evaluatie tot het contractbeheer, kan elektronisch worden uitgevoerd en is volledig controleerbaar.
betrokkenheid van belanghebbenden
tijdens het aanbestedingsproces is betrokkenheid tussen kopers en leveranciers cruciaal. Door te gaan met de marktplaats voordat een aanbesteding oefening de koper kan meer te weten komen over de nieuwste producten en diensten beschikbaar.
er zijn veel voordelen van vroege betrokkenheid voor kopers, waaronder:
- netwerkvorming en relaties opbouwen met leveranciers
- leveranciers kunnen de doelstellingen en vereisten van een opdracht beïnvloeden voordat de officiële aankondiging wordt gepubliceerd, waardoor het risico van een nieuwe aanbesteding wordt verminderd.
- leveranciers kunnen de koper informeren over uw product / diensten, het huidige landschap en trends in de markt
GDPR
op 25 mei 2018 heeft de EU in heel Europa een nieuwe wet inzake gegevensbescherming en beveiliging ingevoerd, de General Data Protection Regulation (GDPR).
de GDPR bestaat uit honderden pagina ‘ s met nieuwe vereisten, waardoor toonaangevende organisaties over de hele wereld hun strategie voor gegevensbescherming opnieuw moeten beoordelen.
Velen beweren dat GDPR de strengste wet inzake gegevensbescherming en beveiliging ter wereld is. Hoewel het is opgesteld en goedgekeurd door de Europese Unie, legt het verplichtingen op aan organisaties waar dan ook, zolang zij zich richten op of gegevens verzamelen met betrekking tot burgers in de EU.
volgens IT Governance:
” de EU GDPR zal aan het einde van de overgangsperiode (31 December 2020) niet langer rechtstreeks van toepassing zijn in het Verenigd Koninkrijk. De Britse organisaties moeten na dit punt echter nog steeds aan hun eisen voldoen.
Ten eerste worden in de DPA 2018 de vereisten van de EU-GDPR vastgelegd in de Britse wetgeving. Ten tweede heeft de Britse regering een wettelijk instrument uitgegeven – de Data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 – dat de DPA 2018 wijzigt en samenvoegt met de vereisten van de EU GDPR om een gegevensbeschermingsregeling te vormen die na de Brexit in een Britse context zal werken.
deze nieuwe regeling zal bekend staan als’de Britse GDPR’.
Cyber Security
nieuwe regelgeving, zoals de AVG, en de berichtgeving in de media over de impact van cyberincidenten, hebben de verwachtingen gewekt van partners, belanghebbenden, klanten en het brede publiek. Organisaties – en met name bestuursleden – moeten simpelweg de cyberbeveiliging onder de knie krijgen.
de publieke sector beschikt over grote hoeveelheden gevoelige gegevens, en het is belangrijk dat alle publieke lichamen over de kennis en het vermogen beschikken om zich te verdedigen tegen cyberdreigingen, wat betekent dat ze investeren in meer veiligheid voor zowel hun eigen organisatie als de toeleveringsketen.
de Britse regering verbetert de cyberveiligheid in haar toeleveringsketen. Sinds 1 oktober 2014 moeten alle leveranciers voldoen aan de Cyber Essentials controls als zij inschrijven op overheidscontracten die de verwerking van gevoelige en persoonlijke informatie en de levering van bepaalde technische producten en diensten omvatten.
Ethical sourcing
aanbesteding is aan het veranderen en kopers zijn niet langer in staat om opdrachten op kosten te gunnen zonder rekening te houden met het bredere effect van de aanbesteding.
aangezien bij aanbestedingen complexe relaties tussen veel verschillende organisaties kunnen optreden, is het mogelijk dat veel onethische praktijken ergens in de toeleveringsketen betrokken raken. Deze kunnen variëren van illegale activiteiten zoals moderne slavernij en corruptie, tot bredere kwesties zoals het negeren van de gevolgen van klimaatverandering
ethische sourcing kan kopers helpen om deze valkuilen te vermijden, omdat het zich richt op het uitvoeren van sourcingactiviteiten volgens de hoogst mogelijke normen van verantwoorde, duurzame, milieubewuste en sociaal bewuste bedrijfspraktijken.
sociale waarde
sociale waarde kan betekenen dat bij aanbestedingen aandacht wordt besteed aan milieukwesties, waarbij bijvoorbeeld prioriteit wordt gegeven aan duurzame of koolstofarme praktijken. Maar sociale waarde kan ook elementen omvatten die ‘dichter bij huis’ zijn voor bedrijven.
bedrijven die hun werknemers goed behandelen, zijn een soort “sociale waarde”. Het betalen van een leefbaar loon aan alle werknemers draagt bijvoorbeeld bij aan het welzijn van de werknemers en de lokale economie.Malcolm Harrison, CEO van het Chartered Institute of Procurement & Supply, heeft eerder benadrukt dat het een misvatting is te denken dat sociale waarde alleen belangrijk is bij lokale overheidsaanbestedingen. Sociale waarde is steeds belangrijker geworden voor de centrale overheid, nationale overheden over de hele wereld, en ook de particuliere sector.
aanbestedingsstrategie met Delta eSourcing
biedt Delta een centrale, veilige, online oplossing die veel van de tijdrovende processen bij het opstellen en uitgeven van oproepen tot mededinging en het beheren van reacties op aanbestedingen vereenvoudigt en automatiseert.De rijke functionaliteit van Delta omvat alle aspecten van het e-tenderproces, van de inbedrijfstelling, het opstellen van aankondigingen, pre-kwalificatie en het uitschrijven van aanbestedingen tot de evaluatie van reacties en de gunning van contracten en zelfs het beheer van contracten.
met deze uitgebreide oplossing kunt u zowel de verwerkingskosten van aanbestedingen als de termijnen voor aanbestedingen boven de aanbestedingsdrempels van het OJEU aanzienlijk verlagen.
Delta eSourcing biedt een reeks inkoopsoftware en zet zich in om organisaties uit de publieke sector te helpen efficiëntiebesparingen te realiseren om hun inkoopprocessen te verbeteren. Onze inkoopdiensten bieden u de flexibiliteit om een inkooppakket op maat te maken voor uw organisatie.
boek uw live demo met een lid van ons deskundige team.
aan de slag