os contratos públicos nunca tiveram um perfil mais elevado. A realização das economias que podem ser alcançadas a partir de exercícios de compras bem executados viu a importância da estratégia de compras ser elevada.
este blog fornece um guia para o ciclo de compras e discute algumas das principais considerações que devem ser feitas ao longo de cada etapa.
conheça a aquisição
obter uma compreensão das regras é um requisito na aquisição.
compradores e fornecedores precisam entender a estrutura do processo de aquisição, os prazos mínimos necessários, os procedimentos que regem esses prazos, os processos que os acompanham, incluindo acordos-quadro, critérios de seleção e premiação, o processo de Avaliação e o processo de paralisação.
sem uma compreensão dessas questões, e muitos mais além disso, o risco de erro é muito alto, e o fracasso é uma possibilidade distinta.
o ciclo de compras ajuda os compradores a entender o processo e divide o processo de aquisição em 13 seções.
o que é um ciclo de compras?
o ciclo de aquisição é uma parte importante do processo de aquisição.
o ciclo de compras descreve as medidas que devem ser tomadas pelos compradores no decorrer de cada exercício de compras.
o CIPS Procurement and Supply Cycle
este blog irá guiá-lo através das etapas do ciclo de compras.
o ciclo de aquisição e fornecimento de CIPS é o processo cíclico de etapas-chave para a aquisição de bens ou serviços.
o ciclo inclui 13 estágios:
- Definir as Necessidades de Negócios e Desenvolver a Especificação
- Análise de Mercado e de Fazer ou de Decisão de Compra
- Desenvolver a Estratégia e o Plano de
- Pré-Mercado de Contratos de Teste
- Desenvolver Documentação e Especificação Detalhada
- Selecção de Fornecedores para Participar de Licitação
- Emitir Documentos de Concurso
- Lance e Avaliação de Propostas e de Validação
- De Adjudicação do contrato e a Implementação
- Armazém, Logística e Recebimento
- Contrato de Desempenho e de Melhoria
- Supplier Relationship Management
- Ativo Gestão
definir necessidades de negócios e desenvolver Especificação
em primeiro lugar, uma organização deve entender e definir suas necessidades de compras. Isso pode ser feito envolvendo-se com as partes interessadas em toda a sua organização, e esta pesquisa apoiará a criação de uma especificação de alto nível. Envolver-se com os detentores de participações nesta fase inicial significa que eles são mais propensos a apoiar o processo de mudança em que a adesão das partes interessadas é necessária.
Análise de mercado e decisão de tomada ou compra
a segunda etapa do ciclo de compras requer análise de mercado. A realização desta análise ajudará a sua organização a avaliar as opções de mercado disponíveis.
como parte desta pesquisa, sua organização deve ampliar o gasto, o posicionamento atual e a dinâmica do mercado. Isso ajudará sua organização a identificar possíveis fornecedores e o grau de conclusão.
também apoiará decisões sobre compra e terceirização versus provisão interna.
estratégia e planejamento
depois de definir suas necessidades de negócios, você pode desenvolver a estratégia de compras da sua organização.
sua estratégia deve considerar o impacto potencial do ambiente externo. CIPS dá um exemplo disso em seu site, observando que:
“realizar uma licitação competitiva é uma boa ideia se houver concorrência e você estiver bem posicionado para alavancar o mercado.
desenvolver a concorrência no mercado ou trazer isso internamente pode ser uma estratégia melhor se você depender de uma única fonte de oferta”
se você decidir realizar um exercício de concurso competitivo, também precisará começar a considerar qual rota de licitação usar. O valor dos bens/obras/serviços que pretende adquirir exigirá que siga uma rota de aquisição de alto valor, publicando em OJEU (até ao final de 2020 e em encontrar uma proposta posteriormente)? Em caso afirmativo, qual procedimento de premiação provavelmente será mais apropriado para sua aquisição?
pré-aquisição
a fase de pré-aquisição deve envolver testes de mercado e engajamento. Um teste de mercado ajudará sua organização a avaliar se é o momento certo para entrar no mercado. Entre os fatores a serem considerados nesta fase estão os ciclos de cultivo da atividade concorrente, a nova legislação e o final do exercício financeiro dos fornecedores.
desenvolvendo documentação do concurso
independentemente do valor do concurso, você precisará desenvolver documentação do concurso, que informará os Fornecedores em potencial sobre a aquisição, o que você deseja comprar, as condições que eles terão que atender para serem considerados e os critérios que você, o comprador, usará na fase de seleção e premiação. Isso precisa ser preparado antes de emitir o aviso de contrato.
ao desenvolver a documentação do concurso, é vital que forneça aos fornecedores uma análise detalhada dos volumes de bens ou serviços necessários, acordo de nível de serviço e termos e Condições. Seus principais stakeholders devem fazer parte desta etapa.
isso fará parte de uma especificação detalhada, que garante consistência em todos os aspectos (por exemplo, Preços, qualidade do produto, funcionalidade operacional). Acertar as especificações pela primeira vez reduz o risco de ter que se apresentar novamente. Esta especificação fará parte dos documentos do Concurso para fornecedores.
seleção de fornecedores
nesta fase, sua organização deve estar pronta para publicar um aviso de contrato, seja por meio da OJEU ou, se o valor da aquisição estiver abaixo dos limites da OJEU, por meio de um dos portais nacionais, como Localizador de contratos (Inglaterra) ou contratos públicos Escócia. Este Aviso de contrato deve seguir o formato exigido pelo procedimento de adjudicação da ojeu que você selecionou ou pelo portal no qual você publica. No mínimo, conterá detalhes de contato para o comprador, informações sobre como acessar os documentos do concurso, uma breve descrição e uma data limite para respostas.
se você estiver realizando uma aquisição não-OJEU, seu aviso de contrato, juntamente com seus documentos de concurso, permitirá que você faça uma série de perguntas aos fornecedores. Se você usar o Procedimento restrito OJEU, você usará o questionário de seleção padrão ou o documento de aquisição Padrão Europeu (Escócia) para avaliar a capacidade do Fornecedor, oferta, posição financeira etc. O SQ é então avaliado em relação a um conjunto pré-acordado de critérios de seleção, o que permitirá determinar se um fornecedor deve ser selecionado e receber um concurso.
emitir documentos do Concurso
se você estiver usando um processo de duas etapas, como o Procedimento restrito ou por negociação da OJEU, depois de selecionar os fornecedores adequados para serem pré-selecionados para o concurso, precisará enviar documentos formais (por exemplo, um convite à apresentação de propostas. Se você estiver usando um estágio do processo, tais como a JOUE concurso público, o SQ ou ESPD junto com todos os outros documentos do concurso é emitido inicialmente, e todos os fornecedores enviar uma proposta
Juntamente com estes documentos, uma especificação detalhada, um documento com os requisitos de negócios e claro escalas de tempo deve ser enviado.
Bid and Tender Evaluation and Validation
é hora de avaliar bid contra critérios pré-definidos que faziam parte da documentação do seu concurso para que os fornecedores estejam cientes dos critérios que estão tentando atender.
a avaliação do concurso deve ser estruturada, disciplinada e transparente.
durante esta fase, é comum que a organização compradora conclua verificações de crédito, visitas ao local, amostragem de produtos ou ensaios.
uma equipe de compras deve tentar se envolver totalmente com seus fornecedores nesta fase, garantindo que eles permaneçam em conformidade com os regulamentos de compras o tempo todo. No entanto, isso pode ser difícil e tentar gerenciar todas as propostas de forma eficaz não é uma tarefa fácil.
o software de gerenciamento de Licitações permite que as equipes armazenem e compartilhem informações importantes entre si durante todo o processo de aquisição.
adjudicação e implementação do contrato
depois de selecionar seu fornecedor preferido – você pode então adjudicar o contrato.O fornecimento de critérios de adjudicação permite que ambas as partes compreendam as suas obrigações, o que minimiza os riscos contratuais.
armazém, Logística e recibo
nesta fase, as considerações do armazém precisam ser feitas; isso pode incluir:
- codificação e classificação do produto
- espaço, layout e estantes.
- frequência de entrega.
desempenho e melhoria do contrato
as organizações do setor público têm a responsabilidade de obter efetivamente e gerar o valor máximo de cada contrato que adjudicam.
quaisquer contratos devem estabelecer KPIs acordados-que devem ser monitorados com revisões. Uma revisão de contrato deve incluir discussão sobre como o relacionamento está funcionando e deve resolver quaisquer conflitos.
software de gestão de Contratos pode apoiar os compradores para acompanhar o desempenho e melhorar as melhorias.
Este tipo de software pode ser usado em todos os aspectos do contrato de gestão pós prêmio, permitindo que você monitore o desempenho do fornecedor, realizar acompanhamento de valor, criar contrato variações e sabe quando você precisa planejar para retender – e muito mais.
ter o sistema de gerenciamento de contratos certo em vigor tornará sua vida muito mais fácil, pois há muitos benefícios dessa estratégia de eProcurment, incluindo:
- Avaliação de desempenho do fornecedor ao longo de todo o contrato permite a ação a ser tomada para aumentar o desempenho e a eficácia do contrato
- Decisões tomadas no momento adequado, o que mitiga os riscos potenciais que aparecem no futuro
- O fornecedor é cooperativa e ágil para a organização necessita
- A prestação de serviços é satisfatória para ambas as partes
- não Existem disputas contratuais ou surpresas
Delta do Contrato de Desempenho ferramenta permite ao usuário criar, gerenciar/monitorar e gravar um sob medida plano de monitoramento de desempenho para cada contrato e cada fornecedor/contratante.
o usuário pode executar um programa de desempenho de contrato claro e mensurável para cada contrato ativo usando um construtor de indicadores-chave de desempenho (KPI) de fácil compreensão e uma metodologia de plano/lembrete/revisão associada.
- os documentos comprovativos podem ser anexados aos KPIs.
- o desempenho do contrato inclui a funcionalidade de exportação completa.
gerenciamento de Relacionamento com fornecedores
o gerenciamento de relacionamento com fornecedores envolve o gerenciamento estratégico de todas as interações com fornecedores para maximizar o valor dessas interações. Significa criar relacionamentos mais próximos e colaborativos para obter valor.O software de gerenciamento de Relacionamento com fornecedores pode disciplinar os processos de sua organização e ajudar seus funcionários a planejar e gerenciar estrategicamente as interações com os fornecedores.
o módulo de gerenciamento de fornecedores da Delta fornece um serviço fácil de gerenciamento de fornecedores / fornecedores, levando o fornecedor a um único hub central onde eles se registram, armazenam e gerenciam seus detalhes e aos quais os compradores têm acesso instantâneo. As funções de construção de listas fornecem aos compradores a capacidade de criar e gerenciar listas de fornecedores.
- crie um número ilimitado de listas de categorias/fornecedores
- capacidade de armazenar e gerenciar listas de estruturas
- capacidade de definir datas e horários abertos e fechados de acordo com prazos
- visualização de dados em tempo Real: fornecedor de perfis dentro das listas são atualizadas automaticamente um fornecedor, se ele faz uma atualização
- Remove o requisito de tempo de manutenção das informações do fornecedor e de armazenamento de papel
Gestão de Ativos
, a avaliação deve ser realizada para determinar se os requisitos foram alterados. As organizações também devem pensar sobre o que pode ser melhorado e incorporado na próxima vez.
é aqui que chegamos ao final do ciclo – o que nos leva de volta ao início!
considerações-Chave
Quando a tomada de decisões ao longo do ciclo, PIC, informa que as seguintes devem ser consideradas:
- Sistemas de aquisição & Tecnologia
- engajamento das partes Interessadas
- Sustentabilidade/ CSR / Ética/ Segurança
- / Avaliação de Risco de Mitigação
- melhoria Contínua
- Pessoas & habilidades
- Inovação
Vamos explorar algumas dessas considerações-chave em detalhes a seguir.
Sistemas de compras & tecnologia
a exigência de que toda a comunicação em torno dos contratos públicos seja eletrônica a partir de outubro de 2018 significa que o software de eProcurement e os sistemas de gerenciamento de licitações estão se tornando cada vez mais entrelaçados em soluções comerciais de eProcurement.O eProcurement percorreu um longo caminho desde que começou na década de 1980. a invenção do intercâmbio eletrônico de dados (EDI) permitiu que arquivos e documentos fossem compartilhados entre o setor público e privado, que era revolucionário na época.
atualmente, a tecnologia permitiu que o setor público comprasse com mais eficiência usando software sob medida. Os compradores usam sistemas de gerenciamento de licitações ou eTendering que possuem mecanismos de arquivamento que permitem que compradores e fornecedores revisem e revisem a documentação do LANCE, juntamente com quaisquer perguntas e respostas que tenham sido enviadas em relação ao lance.
o uso de comunicação eletrônica remove processos manuais desnecessários e ajuda as organizações de compra a acelerar os tempos de resposta e definir linhas de comunicação mais claras com seus fornecedores.
além disso, mudar para uma solução de eProcurement significa que sua organização terá um impacto ambiental mais leve, pois não há necessidade de impressão e postagem. Além de ser mais sustentável, sua organização reduzirá os gastos orçamentários, tornando o software de eTendering um excelente investimento.Os clientes Delta eSourcing têm acesso a tecnologia de ponta que pode transformar a eficácia da estratégia de qualquer comprador. Todas as etapas do processo de aquisição, desde o aviso inicial do contrato até a avaliação até o gerenciamento do contrato, podem ser conduzidas eletronicamente e são totalmente auditáveis.
envolvimento das partes interessadas
durante todo o processo de aquisição, o envolvimento entre compradores e fornecedores é crucial. Ao se envolver com o mercado antes de um exercício de compras, o comprador pode aprender mais sobre os produtos e serviços mais recentes disponíveis.
existem muitos benefícios do engajamento antecipado para os compradores, incluindo:
- Networking e construção de relacionamentos com fornecedores
- os fornecedores podem influenciar os objetivos e requisitos de um contrato antes da publicação do aviso oficial, o que reduz o risco de reenvio.
- os fornecedores podem educar o comprador sobre seus produtos / serviços, o cenário atual e as tendências do mercado
GDPR
em 25 de Maio de 2018, a UE implementou uma nova lei de Privacidade e segurança de dados em toda a Europa, o Regulamento Geral de proteção de dados (GDPR).
o GDPR consiste em centenas de páginas de novos requisitos, fazendo com que as principais organizações em todo o mundo reavaliem sua estratégia de proteção de dados.
muitos argumentariam que o GDPR é a lei de Privacidade e segurança de dados mais difícil do mundo. Embora tenha sido elaborado e aprovado pela União Europeia, impõe obrigações às organizações em qualquer lugar, desde que visem ou coletem dados relacionados aos cidadãos da UE.
de acordo com a governança de TI:
“o GDPR da UE não será mais aplicado diretamente no Reino Unido no final do período de transição (31 de dezembro de 2020). No entanto, as organizações do Reino Unido ainda devem cumprir seus requisitos após este ponto.
primeiro, o DPA 2018 aprova os requisitos do GDPR da UE na lei do Reino Unido. Em segundo lugar, o governo do Reino Unido emitiu um instrumento estatutário – os regulamentos de proteção de dados, Privacidade e Comunicações Eletrônicas (emendas etc) (saída da UE) 2019 – que altera o DPA 2018 e o funde com os requisitos do GDPR da UE para formar um regime de proteção de dados que funcionará em um contexto do Reino Unido após o Brexit.
este novo regime será conhecido como “o RGPD do Reino Unido”.
Segurança Cibernética
novos regulamentos como o GDPR, bem como a cobertura da mídia de alto perfil sobre o impacto de incidentes cibernéticos, aumentaram as expectativas de parceiros, partes interessadas, clientes e o público em geral. Muito simplesmente, as organizações-e os membros do conselho, especialmente-devem se familiarizar com a segurança cibernética.
o setor público detém grandes quantidades de dados sensíveis, e é importante que todos os órgãos do setor público possuam o conhecimento e a capacidade de se defender contra ameaças cibernéticas, o que significa investir em maior segurança tanto para sua própria organização quanto para a cadeia de suprimentos.
o governo do Reino Unido está melhorando a segurança cibernética em sua cadeia de suprimentos. Desde 1 de outubro de 2014, Todos os fornecedores precisam estar em conformidade com os controles do Cyber Essentials se licitarem contratos governamentais que envolvam o manuseio de informações confidenciais e pessoais e o fornecimento de certos produtos e serviços técnicos.
Ethical sourcing
a aquisição está mudando e os compradores não são mais capazes de adjudicar contratos de custo sem levar em consideração o impacto mais amplo da aquisição.
dado que os exercícios de compras podem envolver relações complexas entre muitas organizações diferentes, há potencial para que muitas práticas antiéticas se envolvam em algum lugar da cadeia de suprimentos. Estes podem variar de atividades ilegais, como a escravidão moderna e a corrupção, a questões mais amplas, como o desrespeito pelas consequências das mudanças climáticas
o sourcing ético pode apoiar os compradores a evitar essas armadilhas, pois se concentra na realização de atividades de sourcing nos mais altos padrões possíveis de práticas comerciais responsáveis, sustentáveis, ambientais e socialmente conscientes.
valor Social
o valor Social pode significar um compromisso com as questões ambientais nas compras, por exemplo, garantir que Práticas Sustentáveis ou de baixo carbono sejam priorizadas. Mas o valor social também pode abranger elementos que estão “mais próximos de casa” para as empresas.
as empresas que tratam bem seus funcionários são um tipo de’valor social’. Pagar o salário digno a todos os trabalhadores, por exemplo, contribui tanto para o bem-estar dos funcionários quanto para a economia local.
Malcolm Harrison, CEO do Chartered Institute of Procurement & Supply, enfatizou anteriormente que é um equívoco pensar que o valor social só é importante na aquisição do governo local. O valor Social tornou-se cada vez mais importante para o Governo central, Governos nacionais em todo o mundo e o setor privado também.
estratégia de compras com a Delta eSourcing
a Delta fornece uma solução Central, segura e on-line que simplifica e automatiza muitos dos processos demorados envolvidos na criação e emissão de chamadas para a concorrência e gerenciamento de respostas aos concursos.
a rica funcionalidade da Delta abrange todos os aspectos do processo de eTendering, desde o comissionamento, criação de avisos, pré-qualificação e emissão de convites para propostas para avaliação de respostas e adjudicação de contratos e até mesmo gerenciamento de contratos.
ter esta solução abrangente permite reduzir significativamente o custo de processamento da aquisição e os prazos para propostas acima dos limites de aquisição da OJEU.A Delta eSourcing oferece uma gama de softwares de compras e está comprometida em ajudar as organizações do setor público a economizar eficiência para melhorar seus processos de compras. Nossos serviços de compras oferecem a você a flexibilidade de criar um pacote de compras sob medida para sua organização.
reserve sua demonstração ao vivo com um membro de nossa equipe de especialistas.
começar