offentlig upphandling har aldrig haft en högre profil. Förverkligandet av de besparingar som kan uppnås genom välskötta upphandlingsövningar har sett vikten av upphandlingsstrategi förhöjd.
den här bloggen ger en guide till upphandlingscykeln och diskuterar några av de viktigaste övervägandena som bör göras under varje steg.
lär känna upphandling
att få en förståelse för reglerna är en förutsättning för upphandling.
köpare och leverantörer måste förstå strukturen i upphandlingsprocessen, de minimitidsskalor som krävs, de förfaranden som styr dessa tidsskalor, de processer som går parallellt med dem, inklusive Ramavtal, urvals-och tilldelningskriterier, utvärderingsprocessen och stillastående processen.
utan förståelse för dessa problem, och många fler förutom, är risken för fel för hög, och misslyckande är en tydlig möjlighet.
upphandlingscykeln hjälper köpare att förstå processen och bryter upphandlingsprocessen i 13 sektioner.
Vad är en inköpscykel?
upphandlingscykeln är en viktig del av upphandlingsprocessen.
upphandlingscykeln beskriver de steg som bör vidtas av köpare under varje upphandlingsövning.
CIPS upphandling och leveranscykel
den här bloggen guidar dig genom stegen i upphandlingscykeln.
CIPS-upphandlings-och leveranscykeln är den cykliska processen med viktiga steg för upphandling av varor eller tjänster.
cykeln innehåller 13 steg:
- definiera affärsbehov och utveckla Specifikation
- marknadsanalys och fatta eller köpa beslut
- utveckla strategin och Planen
- Pre-upphandling Marknadstestning
- utveckla dokumentation och detaljerad specifikation
- leverantörsval för att delta i anbud
- utfärda Anbudsdokument
- utvärdering och validering av bud och anbud
- tilldelning och genomförande av kontrakt
- Lager, Logistik och kvitto
- utförande och förbättring av kontrakt
- hantering av leverantörsrelationer
- tillgång Management
definiera affärsbehov och utveckla specifikation
först och främst måste en organisation förstå och definiera sina upphandlingsbehov. Detta kan göras genom att samarbeta med intressenter i hela organisationen, och denna forskning kommer att stödja skapandet av en högnivåspecifikation. Att engagera sig med intressenter i detta inledande skede innebär att de är mer benägna att stödja förändringsprocessen där intressentinköp krävs.
marknadsanalys och fatta eller köpa beslut
den andra etappen av upphandlingscykeln kräver marknadsanalys. Att genomföra denna analys hjälper din organisation att bedöma tillgängliga marknadsalternativ.
som en del av denna forskning bör din organisation omfatta utgifter, nuvarande positionering och dynamiken på marknaden. Detta hjälper din organisation att identifiera potentiella leverantörer och graden av slutförande.
det kommer också att stödja beslut kring köp och outsourcing kontra intern bestämmelse.
strategi och planering
när du har definierat dina affärsbehov kan du utveckla din organisations upphandlingsstrategi.
din strategi bör överväga den potentiella effekten av den yttre miljön. CIPS ger ett exempel på detta på deras hemsida och noterar att:
”att genomföra ett konkurrenskraftigt anbud är en bra ide om det finns konkurrens och du är väl positionerad för att utnyttja marknaden.
utveckla konkurrensen på marknaden eller föra denna In-house kan vara en bättre strategi om du är beroende av en enda leverantörskälla”
om du väljer att genomföra en konkurrensutsatt anbudsövning, måste du också börja överväga vilken anbudsväg du ska använda. Kommer värdet på de varor/arbeten/tjänster du planerar att upphandla att kräva att du följer en högvärdig upphandlingsväg, publicerar i OJEU (fram till slutet av 2020 och I hitta ett anbud därefter)? Om så är fallet, vilket tilldelningsförfarande är sannolikt lämpligast för din upphandling?
Förupphandling
förupphandling bör omfatta marknadstestning och engagemang. Ett marknadstest hjälper din organisation att bedöma om det är rätt tid att gå in på marknaden. Bland de faktorer som ska beaktas i detta skede är skördecykler konkurrentaktivitet, ny lagstiftning och leverantörernas slut på räkenskapsåret.
utveckla anbudsdokumentation
oavsett anbudets värde måste du utveckla anbudsdokumentation, som informerar potentiella leverantörer om upphandlingen, vad du vill köpa, villkoren de måste uppfylla för att övervägas och de kriterier som du, köparen, kommer att använda vid både urvals-och tilldelningsstadiet. Detta måste förberedas innan du utfärdar meddelandet om upphandling.
vid utveckling av anbudsdokumentation är det viktigt att det ger leverantörerna en detaljerad uppdelning av volymerna av varor eller tjänster som krävs, servicenivåavtal och villkor. Dina viktigaste intressenter bör vara en del av detta skede.
detta kommer att ingå i en detaljerad specifikation, som säkerställer enhetlighet över hela linjen (t.ex. prissättning, produktkvalitet, operativ funktionalitet). Att få specifikationerna rätt första gången minskar risken för att behöva lämna anbud igen. Denna specifikation kommer att ingå i anbudsdokumenten för leverantörer.
leverantörsval
i detta skede bör din organisation vara redo att publicera ett meddelande om upphandling, antingen genom EU-domstolen eller, om upphandlingsvärdet ligger under EU-tröskeln, genom en av de nationella portalerna som Contracts Finder (England) eller Public Contracts Scotland. Detta meddelande om upphandling bör följa det format som krävs enligt det upphandlingsförfarande som du har valt eller av den portal som du publicerar. Åtminstone kommer det att innehålla kontaktuppgifter för köparen, information om hur man får tillgång till anbudsdokumenten, en kort beskrivning och en tidsfrist för svar.
om du genomför en icke-EU-upphandling kommer ditt meddelande om upphandling tillsammans med dina anbudsdokument att göra det möjligt för dig att ställa leverantörer en rad frågor. Om du använder OJEU: s begränsade förfarande kommer du att använda standard Selection Questionnaire eller European Standard Procurement Document (Skottland) för att bedöma leverantörsförmåga, erbjudande, ekonomisk ställning etc. SQ bedöms sedan mot en förutbestämd uppsättning urvalskriterier, vilket gör att du kan avgöra om en leverantör ska vara på listan och få en anbudsinfordran.
utfärda Anbudsdokument
om du använder en tvåstegsprocess som EU-domstolen begränsat eller förhandlat förfarande, när du har valt lämpliga leverantörer som ska listas för anbud, måste du sedan skicka formella dokument (t.ex. en anbudsinfordran. Om du använder en enstegsprocess som OJEU Open Procedure, SQ eller ESPD tillsammans med alla andra anbudsdokument utfärdas initialt och alla leverantörer lämnar in ett fullständigt anbud
tillsammans med dessa dokument, en detaljerad specifikation, ett dokument med affärskrav och tydliga tidsskalor ska skickas.
bud – och Anbudsutvärdering och validering
det är dags för budutvärdering mot fördefinierade kriterier som var en del av din anbudsdokumentation så att leverantörerna är medvetna om de kriterier de försöker uppfylla.
Anbudsutvärdering bör vara strukturerad, disciplinerad och transparent.
under detta skede är det vanligt att inköpsorganisationen genomför kreditkontroller, platsbesök, produktprovtagning eller försök.
ett upphandlingsteam bör försöka samarbeta fullt ut med sina leverantörer i detta skede, samtidigt som de alltid följer upphandlingsreglerna. Detta kan dock vara svårt och att försöka hantera alla anbud effektivt är inte en lätt uppgift.
programvara för Anbudshantering gör det möjligt för team att lagra och dela viktig information med varandra under hela upphandlingsprocessen.
Kontraktstilldelning och genomförande
när du har valt din föredragna leverantör – kan du sedan tilldela kontraktet.
genom att tillhandahålla tilldelningskriterier kan båda parter förstå sina skyldigheter, vilket minimerar avtalsrisker.
Lager, Logistik och kvitto
i detta skede måste lageröverväganden göras; detta kan inkludera:
- produktkodning och klassificering
- Utrymme, layout och inredning.
- Leveransfrekvens.
utförande och förbättring av kontrakt
offentliga organisationer har ett ansvar att upphandla effektivt och driva maximalt värde från varje kontrakt som de tilldelar.
alla kontrakt bör innehålla överenskomna nyckeltal-som bör övervakas med recensioner. En kontraktsöversyn bör innehålla diskussion om hur förhållandet fungerar och bör lösa eventuella konflikter.
Kontraktshanteringsprogramvara kan stödja köpare för att spåra prestanda och öka förbättringar.
denna typ av programvara kan användas genom alla aspekter av contract management post award, så att du kan övervaka leverantörsprestanda, genomföra värdespårning, skapa kontraktsvariationer och veta när du behöver planera för retender – och mycket mer.
att ha rätt kontraktshanteringssystem på plats kommer att göra ditt liv mycket enklare eftersom det finns många fördelar med denna eprocurmentstrategi inklusive:
- utvärdering av leverantörens prestanda genom hela kontraktet gör det möjligt att vidta åtgärder för att öka kontraktets prestanda och effektivitet
- beslut som fattas vid rätt tidpunkt, vilket mildrar potentiella risker som uppstår i framtiden
- leverantören är samarbetsvillig och svarar mot organisationens behov
- leveransen av tjänster är tillfredsställande för båda parter
- det finns inga avtalstvister eller överraskningar
delta kontrakt prestanda verktyg gör det möjligt för användaren att skapa, hantera/övervaka och spela in en skräddarsydd prestationsövervakningsplan för varje kontrakt och varje leverantör/entreprenör.
användaren kan utföra ett tydligt och mätbart Kontraktsprestationsprogram för varje aktivt kontrakt med hjälp av en lättförståelig Key Performance Indicator (KPI) builder och en tillhörande plan/påminnelse/granskningsmetodik.
- styrkande dokument kan bifogas KPI: er.
- kontraktets prestanda inkluderar full exportfunktionalitet.
hantering av leverantörsrelationer
hantering av leverantörsrelationer innebär strategiskt hantering av alla interaktioner med leverantörer för att maximera värdet av dessa interaktioner. Det innebär att skapa närmare, mer samarbetsrelationer för att realisera värde.
programvara för hantering av leverantörsrelationer kan disciplinera organisationens processer och hjälpa dina anställda att strategiskt planera och hantera interaktioner med leverantörer.
Delta Leverantörshanteringsmodul ger en enkel leverantör / leverantörshanteringstjänst som driver leverantören till ett enda centralt nav där de registrerar, lagrar och hanterar sina uppgifter och till vilka köpare som har omedelbar åtkomst. Listbyggnadsfunktionerna ger köpare möjlighet att skapa och hantera listor över leverantörer.
- skapa ett obegränsat antal kategori / leverantörslistor
- möjlighet att lagra och hantera ramlistor
- möjlighet att ställa in lista öppna och stänga datum och tider i linje med tidsfrister
- realtidsdatavy: leverantörsprofilerna i listorna uppdateras automatiskt om en leverantör gör en uppdatering
- tar bort kravet på tidskrävande underhåll av leverantörsinformation och pappersförvaring
Asset Management
bedömningar bör göras för att avgöra om kraven har ändrats. Organisationer bör också tänka på vad som kan förbättras och införlivas nästa gång.
det är här vi når slutet av cykeln – som tar oss tillbaka till början!
viktiga överväganden
vid beslut under hela cykeln rekommenderar CIPS att följande bör beaktas:
- upphandlingssystem & teknik
- Intressentengagemang
- hållbarhet/ CSR / etik/ säkerhet
- riskbedömning / begränsning
- kontinuerlig förbättring
- människor & färdigheter
- Innovation
vi utforskar några av dessa viktiga överväganden i detalj nedan.
upphandlingssystem & teknik
kravet på att all kommunikation kring offentlig upphandling ska vara elektronisk från och med oktober 2018 innebär att eProcurement-programvara och anbudshanteringssystem blir alltmer sammanvävda i kommersiella eProcurement-lösningar.
eProcurement har kommit långt sedan det började på 1980-talet. uppfinningen av Electronic Data interchange (EDI) gjorde det möjligt att dela filer och dokument mellan den offentliga och privata sektorn, vilket var revolutionerande vid den tiden.
numera har tekniken gjort det möjligt för den offentliga sektorn att köpa mer effektivt med hjälp av skräddarsydd programvara. Köpare använder Anbudshanterings-eller etenderingssystem som har arkiveringsmekanismer som gör det möjligt för köpare och leverantörer att granska och revidera buddokumentationen, tillsammans med eventuella frågor och svar som har lämnats in i samband med budet.
användning av elektronisk kommunikation tar bort onödiga manuella processer och hjälper inköpsorganisationer att påskynda svarstiderna och skapa tydligare kommunikationslinjer med sina leverantörer.
dessutom innebär övergången till en eProcurement-lösning att din organisation kommer att ha en lättare miljöpåverkan eftersom det inte finns något krav på utskrift och utstationering. Förutom att vara mer hållbar kommer din organisation att minska budgetutgifterna, vilket gör eTendering-programvaran till en utmärkt investering.
Delta eSourcing-kunder har tillgång till avancerad teknik som kan omvandla effekten av alla köpares strategier. Varje steg i upphandlingsprocessen, från inledande meddelande om upphandling till utvärdering till avtalshantering, kan genomföras elektroniskt och kan granskas fullständigt.
Intressentengagemang
under hela upphandlingsprocessen är engagemang mellan köpare och leverantörer avgörande. Genom att samarbeta med marknaden innan en upphandling övning köparen kan lära sig mer om de senaste produkter och tjänster som finns.
det finns många fördelar med tidigt engagemang för köpare, inklusive:
- nätverk och bygga relationer med leverantörer
- leverantörer kan påverka målen och kraven i ett kontrakt innan det officiella meddelandet publiceras, vilket minskar risken för retendering.
- leverantörer kan utbilda köparen om dina produkter/tjänster, det aktuella landskapet och trenderna på marknaden
GDPR
den 25 maj 2018 implementerade EU en ny lag om datasekretess och säkerhet i hela Europa, General Data Protection Regulation (GDPR).
GDPR består av hundratals sidor med nya krav, vilket får ledande organisationer runt om i världen att ompröva sin dataskyddsstrategi.
många skulle hävda att GDPR är den tuffaste datasekretess-och säkerhetslagen i världen. Även om det utarbetades och godkändes av Europeiska unionen, innebär det skyldigheter för organisationer var som helst, så länge de riktar sig till eller samlar in uppgifter om medborgare i EU.
enligt IT-styrning:
” EU: s GDPR kommer inte längre att gälla direkt i Storbritannien i slutet av övergångsperioden (31 December 2020). Brittiska organisationer måste dock fortfarande uppfylla sina krav efter denna punkt.
för det första antar DPA 2018 EU: s GDPR-krav i brittisk lag. För det andra har den brittiska regeringen utfärdat ett lagstadgat instrument – data Protection, Privacy and Electronic Communications (Amendments etc) (EU Exit) Regulations 2019 – som ändrar DPA 2018 och slår samman det med kraven i EU GDPR för att bilda ett dataskyddssystem som kommer att fungera i ett brittiskt sammanhang efter Brexit.
denna nya ordning kommer att kallas ’den brittiska GDPR’.
cybersäkerhet
nya regler som GDPR, liksom högprofilerad mediebevakning om effekterna av cyberincidenter, har höjt förväntningarna hos partners, intressenter, kunder och allmänheten. Helt enkelt måste organisationer – och särskilt styrelseledamöter – ta itu med cybersäkerhet.
den offentliga sektorn har stora mängder känslig data, och det är viktigt att alla offentliga myndigheter har kunskap och förmåga att försvara sig mot cyberhot, vilket innebär att investera i ökad säkerhet både för sin egen organisation och försörjningskedjan.
den brittiska regeringen förbättrar cybersäkerheten i sin leveranskedja. Sedan den 1 oktober 2014 har alla leverantörer behövt följa Cyber Essentials-kontrollerna om de bjuder på statliga kontrakt som innebär hantering av känslig och personlig information och tillhandahållande av vissa tekniska produkter och tjänster.
etiska inköp
upphandling förändras och köpare kan inte längre tilldela kontrakt på kostnad utan att ta hänsyn till upphandlingens bredare inverkan.
med tanke på att upphandlingsövningar kan innebära komplexa relationer mellan många olika organisationer finns det potential för många oetiska metoder att engagera sig någonstans i leveranskedjan. Dessa kan sträcka sig från olagliga aktiviteter som dagens slaveri och korruption till bredare frågor som bortse från konsekvenserna av klimatförändringar
etisk sourcing kan stödja köpare för att undvika dessa fallgropar eftersom det fokuserar på att bedriva sourcing aktiviteter på högsta möjliga standard för ansvarsfull, hållbar, miljömässig och socialt medveten affärspraxis.
socialt värde
socialt värde kan innebära ett engagemang för miljöfrågor vid upphandling, till exempel att säkerställa att hållbara eller koldioxidsnåla metoder prioriteras. Men socialt värde kan också omfatta element som är’ närmare hemmet ’ för företag.
företag som behandlar sina anställda väl är en typ av’socialt värde’. Att betala den levande lönen till alla arbetstagare bidrar till exempel både till arbetstagarnas välbefinnande och den lokala ekonomin.
Malcolm Harrison, VD på Chartered Institute of Procurement & Supply, har tidigare betonat att det är en missuppfattning att tro att socialt värde bara är viktigt i kommunal upphandling. Socialt värde har blivit allt viktigare för staten, nationella regeringar runt om i världen och även den privata sektorn.
upphandlingsstrategi med Delta eSourcing
Delta tillhandahåller en central, säker, online-lösning som förenklar och automatiserar många av de tidskrävande processer som är involverade i att skapa och utfärda anbudsinfordringar och hantera anbudssvar.
Delta rika funktionalitet omfattar alla aspekter av eTendering processen från driftsättning, meddelande skapande, pre-kvalificering och utfärdande av anbudsinfordringar till utvärdering av svar och tilldelning av kontrakt och även kontraktshantering.
med denna omfattande lösning kan du avsevärt minska både bearbetningskostnaden för upphandling och tidsskalorna för anbud över EU: s upphandlingströsklar.
Delta eSourcing erbjuder en rad upphandlingsprogramvaror och har åtagit sig att hjälpa offentliga organisationer att göra effektivitetsbesparingar för att förbättra sina upphandlingsprocesser. Våra upphandlingstjänster erbjuder dig flexibiliteten att skapa ett skräddarsytt upphandlingspaket för din organisation.
boka din live demo med en medlem av vårt expertteam.
Kom igång