som människor tionde och ger, litar de på kyrkans ledare att använda pengarna klokt. För att upprätthålla utmärkt förvaltning av kyrkans ekonomi behöver du väldefinierade policyer och interna kontroller på plats. Dessa metoder kan kraftigt minska sannolikheten för ekonomiskt bedrägeri och öka klok användning av kyrkans medel.
#1: Ha alltid minst tre personer närvarande medan du räknar erbjudandet
även om text-till-ge och online-ge ökar i popularitet, fortsätter många att ge via kontanter eller checkar. Om du har tre eller fler individer närvarande medan du räknar erbjudandet är det mycket svårare för någon person att stjäla från församlingen.
# 2: upprätta nivåer av finansiell myndighet
Bestäm, dokumentera och kommunicera vem som har befogenhet att göra följande:
- signera kontroller (och till vilka belopp)
- ådra dig skuld på kyrkans vägnar
- upprätta nya bankkonton
- använd kyrkans betal – /kreditkort (för vilka typer av inköp och vid vilka utgiftsgränser)
för var och en av dessa scenarier är det klokt att ha mer än en orelaterad person involverad i dessa processer. Denna policy skyddar kyrkan från individer som arbetar tillsammans för att begå bedrägeri och de med auktoritet från obefogade anklagelser.
#3: Definiera och dokumentera en välvillighetsbegäran
Välvillighetsförfrågningar drar i våra hjärtsträngar, vilket gör det svårt att erbjuda ett objektivt svar. För att säkerställa rättvis behandling och god förvaltning av kyrkans ekonomi bör du utveckla en standardmetod för att behandla sådana förfrågningar. Detta bör innehålla ett förfrågningsformulär, specifika kriterier för varför en begäran skulle godkännas eller ogillas, hur pengarna kommer att spridas, vem som har behörighet att godkänna förfrågningarna och hur begäran kommer att dokumenteras från början till slut.
#4: Utveckla en budget
en budget är en plan för hur kyrkan kommer att fördela de pengar som Gud (och församlingen) anförtror ledarskap. Varje ministeriets avdelningsledare bör föreslå vad han / hon vill uppnå under det kommande året och vilka medel de behöver för den ansträngningen. Konsolidera dessa förfrågningar och ta den totala budgeten genom kyrkans gransknings-och godkännandeprocess. Du kommer sannolikt att behöva göra några iterationer innan du slutför budgeten för det kommande året.
#5: Granska kyrkans ekonomi månadsvis
senior pastor, verkställande pastor och ledare för varje avdelning bör granska finansiella rapporter som budget vs. faktiska för varje ministerium på månadsbasis. Avdelningsledare bör förklara eventuella betydande avvikelser. Denna rapport bör också ses över med styrelsen, äldste och/eller diakoner.
# 6: begär en extern revision
hyr en neutral tredje part för att granska kyrkans bokföring årligen och lämna sina resultat till senior pastor, styrelse, äldste och diakoner. Detta ger opartiska experter för att ge sin åsikt om hur ditt redovisningsteam presterar och effektiviteten i dina redovisningsprocesser och policyer. Denna process ger också ett annat lager av ansvarsskyldighet. Överväg att ge resultaten av denna revision i en årsrapport till församlingen.
# 7: anställa erfaren bokföringspersonal
att anställa en medlem av församlingen för att övervaka ditt finanskontor på grund av ett familjeförhållande och individens vilja att ta en lönesänkning är inte klokt. Du har inte råd att ha kyrkans ekonomi dåligt hanterad, så investera i en kvalificerad person som har många års beprövad redovisningserfarenhet. Om du kan hyra en CPA är det bra. Om inte, åtminstone anställa någon med en redovisning examen och 5+ års erfarenhet (med bra referenser och en tydlig säkerhetsprövning). Outsourcinguppgifter som kräver mer erfaren personal kan också vara ett mer ekonomiskt alternativ. Sedan har en CPA granska dina finansiella poster minst årligen.
när din församling anförtror dig sina tionde och erbjudanden, vidta dessa åtgärder för att säkerställa att dessa finanser spenderas effektivt och med integritet. Det är lätt att förbise back-office-processerna eftersom de inte omedelbart ser ut som ministeriet. Att upprätthålla förtroendet för din församling och samhället är dock en grund på vilken du bygger tjänst.