Gli appalti pubblici non hanno mai avuto un profilo superiore. La realizzazione dei risparmi che si possono ottenere da esercizi di approvvigionamento ben gestiti ha visto l’importanza della strategia di approvvigionamento elevata.
Questo blog fornisce una guida al ciclo di approvvigionamento e discute alcune delle considerazioni chiave che dovrebbero essere fatte in ogni fase.
Conoscere gli appalti
Acquisire una comprensione delle regole è un requisito indispensabile negli appalti.
Acquirenti e fornitori devono comprendere la struttura del processo di approvvigionamento, i tempi minimi richiesti, le procedure che governano tali tempi, i processi che li accompagnano, compresi gli accordi quadro, i criteri di selezione e aggiudicazione, il processo di valutazione e il processo di stallo.
Senza una comprensione di questi problemi, e molti altri, il rischio di errore è troppo alto e il fallimento è una possibilità distinta.
Il ciclo di approvvigionamento aiuta gli acquirenti a comprendere il processo e suddivide il processo di approvvigionamento in 13 sezioni.
Che cos’è un ciclo di approvvigionamento?
Il ciclo di approvvigionamento è una parte importante del processo di approvvigionamento.
Il ciclo di approvvigionamento delinea le misure che dovrebbero essere adottate dagli acquirenti nel corso di ogni esercizio di approvvigionamento.
Il ciclo di approvvigionamento e fornitura CIPS
Questo blog ti guiderà attraverso le fasi del ciclo di approvvigionamento.
Il ciclo di approvvigionamento e fornitura del CIPS è il processo ciclico delle fasi chiave per l’approvvigionamento di beni o servizi.
Il ciclo comprende 13 fasi:
- Definire le Esigenze di Business e Sviluppare Specifiche
- Analisi di Mercato e di Make or Buy Decisione
- Sviluppare una Strategia e un Piano
- Pre-Mercato degli Appalti Test
- sviluppo di Documentazione e Specifiche Dettagliate
- Selezione dei Fornitori a Partecipare in Gara
- Emissione Documenti di Gara
- Offerta e di Valutazione delle offerte e la Validazione
- Di Aggiudicazione dell’appalto e l’Attuazione
- il Magazzino, la Logistica e la Ricevuta
- esecuzione del Contratto e di Miglioramento
- Supplier Relationship Management
- Bene Management
Definire le esigenze aziendali e sviluppare specifiche
Prima di tutto, un’organizzazione deve comprendere e definire le proprie esigenze di approvvigionamento. Questo può essere fatto impegnandosi con le parti interessate in tutta l’organizzazione, e questa ricerca sosterrà la creazione di una specifica di alto livello. Impegnarsi con gli stakeholder in questa fase iniziale significa che sono più propensi a sostenere il processo di cambiamento in cui è richiesto il buy-in degli stakeholder.
Analisi di mercato e prendere o acquistare decisione
La seconda fase del ciclo di approvvigionamento richiede analisi di mercato. Condurre questa analisi aiuterà la vostra organizzazione a valutare le opzioni di mercato disponibili.
Come parte di questa ricerca, la tua organizzazione dovrebbe valutare la spesa, il posizionamento attuale e le dinamiche del mercato. Ciò aiuterà la tua organizzazione a identificare i potenziali fornitori e il grado di completamento.
Sosterrà anche le decisioni relative all’acquisto e all’outsourcing rispetto alla fornitura interna.
Strategia e pianificazione
Una volta definite le esigenze aziendali, è possibile sviluppare la strategia di approvvigionamento della propria organizzazione.
La tua strategia dovrebbe considerare il potenziale impatto dell’ambiente esterno. CIPS fornisce un esempio di questo sul loro sito web, notando che:
” Condurre una gara d’appalto competitiva è una buona idea se c’è concorrenza e sei ben posizionato per sfruttare il mercato.
Sviluppare la concorrenza sul mercato o portare questo in-house può essere una strategia migliore se si fa affidamento su un’unica fonte di approvvigionamento”
Se si decide di condurre un esercizio di gara competitiva, sarà anche necessario iniziare a considerare quale percorso di gara utilizzare. Il valore dei beni / lavori / servizi che si prevede di acquistare richiederà di seguire un percorso di approvvigionamento di alto valore, pubblicando in GUEU (fino alla fine del 2020 e in Find a Tender in seguito)? In caso affermativo, quale procedura di aggiudicazione è probabilmente più appropriata per il vostro appalto?
Pre-Procurement
La fase pre-procurement dovrebbe comportare test di mercato e coinvolgimento. Un test di mercato aiuterà la tua organizzazione a valutare se è il momento giusto per entrare nel mercato. Tra i fattori da considerare in questa fase sono cicli colturali attività concorrente, nuova legislazione, e fine dell’esercizio finanziario dei fornitori.
Sviluppo della documentazione di gara
Indipendentemente dal valore dell’offerta, è necessario sviluppare la documentazione di gara, che informerà i potenziali fornitori sull’approvvigionamento, su ciò che si desidera acquistare, sulle condizioni che dovranno soddisfare per essere considerati e sui criteri che l’acquirente utilizzerà sia in fase di selezione che di aggiudicazione. Questo deve essere preparato prima di emettere il bando di gara.
Nello sviluppo della documentazione di gara, è fondamentale che fornisca ai fornitori una ripartizione dettagliata dei volumi di beni o servizi richiesti, dell’accordo sul livello di servizio e dei termini e condizioni. I vostri stakeholder chiave dovrebbero essere parte di questa fase.
Questo farà parte di una specifica dettagliata, che garantisce la coerenza su tutta la linea (ad esempio prezzi, qualità del prodotto, funzionalità operativa). Ottenere le specifiche giuste la prima volta riduce il rischio di dover presentare nuovamente un’offerta. Questa specifica farà parte dei documenti di gara per i fornitori.
Selezione dei fornitori
In questa fase, la vostra organizzazione dovrebbe essere pronta a pubblicare un bando di gara, attraverso la GUEU o, se il valore degli appalti è inferiore alle soglie della GUEU, attraverso uno dei portali nazionali come Contracts Finder (Inghilterra) o Public Contracts Scotland. Il presente bando di gara deve seguire il formato richiesto dalla procedura di aggiudicazione dell’OJEU da voi selezionata o dal portale su cui pubblicate. Per lo meno, conterrà i dettagli di contatto per l’acquirente, informazioni su come accedere ai documenti di gara, una breve descrizione e una data di scadenza per le risposte.
Se state conducendo un appalto non UE, il vostro bando di gara, insieme ai documenti di gara, vi permetterà di porre ai fornitori una serie di domande. Se si utilizza la procedura ristretta dell’OJEU, si utilizzerà il questionario di selezione standard o il documento di appalto standard europeo (Scozia) per valutare la capacità del fornitore, l’offerta, la capacità finanziaria, ecc. Il SQ viene quindi valutato sulla base di una serie di criteri di selezione pre-concordati, che consentono di determinare se un fornitore deve essere selezionato e ricevere un invito a presentare offerte.
Emissione di documenti di gara
Se si utilizza una procedura in due fasi, come la procedura ristretta o negoziata dell’OJEU, una volta selezionati i fornitori idonei per essere selezionati, è necessario inviare documenti formali (ad esempio un invito a presentare offerte. Se si utilizza un processo in una fase come la procedura aperta OJEU, il SQ o ESPD insieme a tutti gli altri documenti di gara viene rilasciato inizialmente e tutti i fornitori presentano un’offerta completa
Insieme a questi documenti, devono essere inviate una specifica dettagliata, un documento con requisiti aziendali e scale temporali chiare.
Valutazione e convalida di offerte e offerte
È tempo di valutare le offerte in base a criteri predefiniti che facevano parte della documentazione di gara in modo che i fornitori siano consapevoli dei criteri che stanno cercando di soddisfare.
La valutazione delle offerte dovrebbe essere strutturata, disciplinata e trasparente.
Durante questa fase è comune per l’organizzazione di acquisto per completare i controlli di credito, visite in loco, campionamento del prodotto o prove.
Un team di approvvigionamento dovrebbe cercare di impegnarsi pienamente con i propri fornitori in questa fase, assicurandosi che rimangano sempre conformi alle normative sugli appalti. Tuttavia, questo può essere difficile e cercare di gestire tutte le offerte in modo efficace non è un compito facile.
Il software di gestione delle offerte consente ai team di archiviare e condividere le informazioni chiave tra loro durante tutto il processo di approvvigionamento.
Aggiudicazione e implementazione del contratto
Una volta selezionato il fornitore preferito, è possibile aggiudicare il contratto.
Fornire criteri di aggiudicazione consente a entrambe le parti di comprendere i propri obblighi, riducendo al minimo i rischi contrattuali.
Magazzino, logistica e ricevuta
In questa fase devono essere fatte considerazioni sul magazzino; ciò può includere:
- Codifica e classificazione del prodotto
- Spazio, layout e scaffalature.
- Frequenza di consegna.
Prestazioni e miglioramento dei contratti
Le organizzazioni del settore pubblico hanno la responsabilità di procurarsi in modo efficace e ottenere il massimo valore da ogni contratto che aggiudicano.
Qualsiasi contratto dovrebbe stabilire KPI concordati, che dovrebbero essere monitorati con revisioni. Una revisione del contratto dovrebbe includere una discussione su come funziona la relazione e dovrebbe risolvere eventuali conflitti.
Software di gestione del contratto in grado di supportare gli acquirenti per monitorare le prestazioni e aumentare i miglioramenti.
Questo tipo di software può essere utilizzato in ogni aspetto della gestione dei contratti post award, consentendo di monitorare le prestazioni dei fornitori, intraprendere il monitoraggio del valore, creare variazioni contrattuali e sapere quando è necessario pianificare il retender e molto altro ancora.
Avere il giusto sistema di gestione dei contratti in atto renderà la vita molto più facile in quanto vi sono molti vantaggi di questa strategia di eProcurment, tra cui:
- Valutazione delle prestazioni del fornitore per tutto il contratto consente di intervenire per aumentare le prestazioni e l’efficacia del contratto
- Decisioni prese al momento giusto, che mitiga i rischi potenziali che appaiono in futuro
- Il fornitore è cooperativo e rispondente alle esigenze dell’organizzazione
- L’erogazione dei servizi è soddisfacente per entrambe le parti
- non Ci sono le controversie contrattuali o sorprese
Delta del Contratto di Prestazione strumento permette all’utente di creare, gestire/monitorare e registrare su misura piano di monitoraggio delle prestazioni per ogni contratto e ogni fornitore / appaltatore.
L’utente può eseguire un programma di prestazioni del contratto chiaro e misurabile per ogni contratto attivo utilizzando un generatore di indicatori chiave di prestazioni (KPI) di facile comprensione e una metodologia di piano/promemoria/revisione associata.
- I documenti giustificativi possono essere allegati ai KPI.
- Le prestazioni del contratto includono la piena funzionalità di esportazione.
Supplier Relationship Management
Supplier relationship management comporta la gestione strategica di tutte le interazioni con i fornitori per massimizzare il valore di tali interazioni. Significa creare relazioni più strette e collaborative per realizzare il valore.
Il software di gestione delle relazioni con i fornitori può disciplinare i processi della tua organizzazione e aiutare i tuoi dipendenti a pianificare e gestire strategicamente le interazioni con i fornitori.
Il modulo di gestione fornitori di Delta fornisce un servizio di gestione fornitori/fornitori semplice che porta il fornitore a un unico hub centrale in cui registra, archivia e gestisce i propri dettagli e a cui gli acquirenti hanno accesso immediato. Le funzioni di creazione elenco offrono agli acquirenti la possibilità di creare e gestire elenchi di fornitori.
- Crea un numero illimitato di elenchi di categorie/fornitori
- Possibilità di archiviare e gestire elenchi di framework
- Possibilità di impostare date e orari di apertura e chiusura degli elenchi in linea con le scadenze
- Visualizzazione dati in tempo reale: i profili dei fornitori all’interno degli elenchi vengono aggiornati automaticamente se un fornitore effettua un aggiornamento
- Elimina il requisito di una lunga manutenzione delle informazioni dei fornitori e della conservazione della carta
Asset Management
Le valutazioni devono essere effettuate per determinare se i requisiti sono cambiati. Le organizzazioni dovrebbero anche pensare a ciò che può essere migliorato e incorporato la prossima volta.
Questo è dove raggiungiamo la fine del ciclo – che ci riporta all’inizio!
considerazioni
Quando si prendono decisioni per tutto il ciclo, CIPS consiglia che si dovrebbe considerare quanto segue:
- Sistemi di acquisizione & Tecnologia
- Stakeholder engagement
- Sostenibilità/ CSR / Etica/ Sicurezza
- Valutazione del Rischio / Mitigazione
- miglioramento Continuo
- Persone & competenze
- Innovazione
esploriamo alcune di queste considerazioni principali in dettaglio qui di seguito.
Sistemi di approvvigionamento & Tecnologia
L’obbligo per tutte le comunicazioni relative agli appalti pubblici di essere elettroniche a partire da ottobre 2018 significa che il software di eProcurement e i sistemi di gestione delle gare d’appalto stanno diventando sempre più intrecciati nelle soluzioni di eProcurement commerciali.
eProcurement ha percorso una lunga strada da quando è iniziato nel 1980. L’invenzione di Electronic Data interchange (EDI) ha permesso file e documenti da condividere tra il settore pubblico e privato, che era rivoluzionario al momento.
Al giorno d’oggi, la tecnologia ha permesso al settore pubblico di acquistare in modo più efficiente utilizzando software su misura. Gli acquirenti utilizzano sistemi di gestione delle offerte o di eTendering che dispongono di meccanismi di archiviazione che consentono agli acquirenti e ai fornitori di rivedere e rivedere la documentazione dell’offerta, insieme a tutte le domande e risposte che sono state presentate in relazione all’offerta.
L’uso della comunicazione elettronica elimina i processi manuali non necessari e aiuta le organizzazioni di acquisto ad accelerare i tempi di risposta e a stabilire linee di comunicazione più chiare con i loro fornitori.
Inoltre, passare a una soluzione di eProcurement significa che la tua organizzazione avrà un impatto ambientale più leggero in quanto non è necessario stampare e pubblicare. Oltre ad essere più sostenibile, la tua organizzazione ridurrà la spesa del budget, rendendo il software eTendering un investimento eccellente.
I clienti Delta eSourcing hanno accesso a tecnologie all’avanguardia in grado di trasformare l’efficacia della strategia di qualsiasi acquirente. Ogni fase del processo di approvvigionamento, dal bando di gara iniziale alla valutazione fino alla gestione del contratto, può essere condotta elettronicamente ed è completamente verificabile.
Coinvolgimento degli stakeholder
Durante tutto il processo di approvvigionamento, l’impegno tra acquirenti e fornitori è cruciale. Impegnandosi con il mercato prima di un esercizio di approvvigionamento, l’acquirente può saperne di più sugli ultimi prodotti e servizi disponibili.
Ci sono molti vantaggi di impegno precoce per gli acquirenti, tra cui:
- Networking e costruzione di relazioni con i fornitori
- I fornitori possono influenzare gli obiettivi e i requisiti di un contratto prima della pubblicazione dell’avviso ufficiale, il che riduce il rischio di retendering.
- I fornitori possono istruire l’acquirente sul tuo prodotto/servizio, sul panorama attuale e sulle tendenze del mercato
GDPR
Il 25 maggio 2018, l’UE ha implementato una nuova legge sulla privacy e sulla sicurezza dei dati in tutta Europa, il Regolamento generale sulla protezione dei dati (GDPR).
Il GDPR consiste in centinaia di pagine di nuovi requisiti, che inducono le principali organizzazioni di tutto il mondo a rivalutare la loro strategia di protezione dei dati.
Molti sostengono che il GDPR è la legge sulla privacy e sulla sicurezza dei dati più dura al mondo. Sebbene sia stato redatto e approvato dall’Unione europea, impone obblighi alle organizzazioni ovunque, a condizione che prendano di mira o raccolgano dati relativi ai cittadini dell’UE.
Secondo la Governance IT:
“Il GDPR dell’UE non si applicherà più direttamente nel Regno Unito alla fine del periodo di transizione (31 dicembre 2020). Tuttavia, le organizzazioni del Regno Unito devono ancora soddisfare i suoi requisiti dopo questo punto.
In primo luogo, il DPA 2018 sancisce i requisiti del GDPR dell’UE nella legge del Regno Unito. In secondo luogo, il governo britannico ha emesso uno strumento statutario – la protezione dei dati, la privacy e le comunicazioni elettroniche (modifiche ecc.) (EU Exit) Regulations 2019 – che modifica il DPA 2018 e lo fonde con i requisiti del GDPR dell’UE per formare un regime di protezione dei dati che funzionerà in un contesto britannico dopo Brexit.
Questo nuovo regime sarà noto come “UK GDPR”.
Cyber Security
Le nuove normative come il GDPR, così come la copertura mediatica di alto profilo sull’impatto degli incidenti informatici, hanno sollevato le aspettative di partner, stakeholder, clienti e pubblico in generale. Molto semplicemente, le organizzazioni – e in particolare i membri del consiglio di amministrazione-devono fare i conti con la sicurezza informatica.
Il settore pubblico detiene grandi quantità di dati sensibili ed è importante che tutti gli enti pubblici possiedano le conoscenze e la capacità di difendersi dalle minacce informatiche, il che significa investire in maggiore sicurezza sia per la propria organizzazione che per la supply chain.
Il governo britannico sta migliorando la sicurezza informatica nella sua catena di fornitura. Dal 1 ° ottobre 2014, tutti i fornitori devono essere conformi ai controlli Cyber Essentials in caso di offerte per contratti governativi che comportano la gestione di informazioni sensibili e personali e la fornitura di determinati prodotti e servizi tecnici.
Ethical sourcing
Gli appalti stanno cambiando e gli acquirenti non sono più in grado di aggiudicare contratti sul costo senza prendere in considerazione l’impatto più ampio degli appalti.
Dato che gli esercizi di approvvigionamento possono comportare relazioni complesse tra molte organizzazioni diverse, è possibile che molte pratiche non etiche vengano coinvolte da qualche parte nella catena di approvvigionamento. Questi possono variare da attività illegali come la schiavitù moderna e la corruzione, a questioni più ampie come il disprezzo per le conseguenze dei cambiamenti climatici
Il sourcing etico può supportare gli acquirenti ad evitare queste insidie poiché si concentra sulla conduzione di attività di sourcing ai più alti standard possibili di pratiche commerciali responsabili, sostenibili, ambientali e socialmente consapevoli.
Valore sociale
Valore sociale può significare un impegno per le questioni ambientali negli appalti, ad esempio garantendo che le pratiche sostenibili o a basse emissioni di carbonio siano prioritarie. Ma il valore sociale può anche comprendere elementi che sono “più vicini a casa” per le imprese.
Le aziende che trattano bene i loro dipendenti sono un tipo di “valore sociale”. Pagare il salario di sussistenza a tutti i lavoratori, ad esempio, contribuisce sia al benessere dei dipendenti che all’economia locale.
Malcolm Harrison, CEO del Chartered Institute of Procurement & Supply, ha precedentemente sottolineato che è un equivoco pensare che il valore sociale sia importante solo negli appalti pubblici locali. Il valore sociale è diventato sempre più importante per il governo centrale, i governi nazionali di tutto il mondo e anche per il settore privato.
Strategia di approvvigionamento con Delta eSourcing
Delta offre una soluzione centrale, sicura e online che semplifica e automatizza molti dei processi dispendiosi in termini di tempo coinvolti nella creazione e nell’emissione di bandi di gara e nella gestione delle risposte alle gare d’appalto.
La ricca funzionalità di Delta copre tutti gli aspetti del processo di eTendering, dalla messa in servizio, alla creazione di avvisi, alla pre-qualificazione e all’emissione di bandi di gara, alla valutazione delle risposte e all’aggiudicazione dell’appalto e persino alla gestione dei contratti.
Avere questa soluzione completa consente di ridurre significativamente sia il costo di elaborazione degli appalti che i tempi per le offerte al di sopra delle soglie di approvvigionamento della GUEU.
Delta eSourcing offre una gamma di software di approvvigionamento e si impegna ad aiutare le organizzazioni del settore pubblico a risparmiare efficienza per migliorare i loro processi di approvvigionamento. I nostri servizi di approvvigionamento vi offrono la flessibilità di creare un pacchetto di approvvigionamento su misura per la vostra organizzazione.
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