Come persone decima e dare, stanno confidando leader della chiesa di utilizzare quel denaro saggiamente. Per mantenere un’eccellente gestione delle finanze della chiesa, sono necessarie politiche ben definite e controlli interni sul posto. Queste pratiche possono ridurre notevolmente la probabilità di frode finanziaria e aumentare l’uso saggio dei fondi della chiesa.
#1: Avere sempre almeno tre persone presenti mentre contando l’offerta
Anche se text-to-give e on-line dando stanno aumentando in popolarità, molte persone continuano a dare via contanti o assegni. Se hai tre o più persone presenti mentre conteggi l’offerta, è molto più difficile per una persona rubare dalla congregazione.
#2: Stabilire i livelli di autorità finanziaria
Determinare, documentare e comunicare chi ha l’autorità di effettuare le seguenti operazioni:
- Segno controlli (e in quale quantità)
- Incorrere in debito conto della chiesa
- Stabilire nuovi conti bancari
- Utilizzare chiesa di debito/carte di credito (per quali tipi di acquisti e in quali limiti di spesa)
Per ognuno di questi scenari, si consiglia di avere più di un estraneo persona coinvolta in questi processi. Questa politica protegge la chiesa da individui che lavorano insieme per commettere frodi e quelli con l’autorità da accuse ingiustificate.
#3: Definire e documentare un processo di richiesta di benevolenza
Le richieste di benevolenza attirano le nostre corde del cuore, rendendo difficile offrire una risposta obiettiva. Per garantire un trattamento equo e una buona gestione delle finanze della chiesa, è necessario sviluppare un metodo standard per l’elaborazione di tali richieste. Questo dovrebbe includere un modulo di richiesta, criteri specifici per il motivo per cui una richiesta sarebbe stata approvata o disapprovata, come il denaro sarà disperso, chi ha l’autorità di approvare le richieste e come la richiesta sarà documentata dall’inizio alla fine.
#4: Sviluppare un budget
Un budget è un piano per come la chiesa assegnerà il denaro che Dio (e la congregazione) affida alla leadership. Ogni capo dipartimento del ministero dovrebbe proporre ciò che lui / lei vuole realizzare nel prossimo anno e quali fondi avranno bisogno per questo sforzo. Consolidare queste richieste e prendere il budget complessivo attraverso il processo di revisione e approvazione della chiesa. Probabilmente dovrai fare alcune iterazioni prima di finalizzare il budget per il prossimo anno.
#5: Revisione finanze chiesa mensile
Il pastore anziano, pastore esecutivo, e leader di ogni dipartimento dovrebbe rivedere i rapporti finanziari come il bilancio vs. effettivi per ogni area ministero su base mensile. I leader dipartimentali dovrebbero spiegare eventuali variazioni significative. Questo rapporto dovrebbe anche essere esaminato con il consiglio, gli anziani e / o i diaconi.
#6: Richiedi un audit esterno
Assumi una terza parte neutrale per controllare annualmente i registri contabili della chiesa e fornire i loro risultati al pastore senior, al consiglio, agli anziani e ai diaconi. Ciò porta esperti imparziali a fornire la loro opinione su come il tuo team di contabilità sta eseguendo e l’efficacia dei processi e delle politiche contabili. Questo processo fornisce anche un altro livello di responsabilità. Considerate di fornire i risultati di questo audit in un rapporto annuale alla congregazione.
#7: Assumere personale contabile esperto
Assumere un membro della congregazione per supervisionare il tuo ufficio finanziario a causa di un rapporto familiare e la volontà dell’individuo di prendere un taglio salariale non è saggio. Non puoi permetterti di gestire male le finanze della chiesa, quindi investi in un individuo qualificato che ha anni di comprovata esperienza contabile. Se si può assumere un CPA, che è grande. In caso contrario, almeno assumere qualcuno con una laurea in contabilità e 5 + anni di esperienza (con grandi riferimenti e un chiaro controllo dei precedenti). Inoltre, le attività di outsourcing che richiedono personale più esperto potrebbero essere un’opzione più economica. Poi avere un CPA rivedere i record finanziari almeno ogni anno.
Mentre la vostra congregazione vi affida le decime e le offerte, fate questi passi per assicurare che quelle finanze siano spese in modo efficace e con integrità. È facile trascurare i processi di back-office poiché non sembrano immediatamente ministero. Tuttavia, mantenere la fiducia della vostra congregazione e della comunità è un fondamento su cui edifichi il ministero.